Alle Daten in der Tasche mit FileMaker Go auf dem iPhone, iPad und iPod touch.

Mit FileMaker Go Datenbanken im Hosentaschenformat erstellen und mobil nutzen

FileMaker Go iPhone IconAb sofort ist es möglich, FileMaker-Dateien auf dem iPad sowie auf dem iPhone und iPod touch unter iOS zu nutzen [1]. Möglich macht das die App „FileMaker Go“, die einfach im iTunes App Store erworben werden kann. Auf dem iPad sieht das hervorragend aus und ist sehr komfortabel. Doch bei der App für den iPod touch oder das iPhone stellt sich möglicherweise die Frage: Bringt das eigentlich etwas, eine komplette Datenbank auf dem kleinen Display des iPhone oder iPod touch? Die erste Antwort: Es kommt ganz darauf an, wie digital man lebt. Wer des öfteren beispielsweise ein PDF-Dokument in iBooks [1] liest, der wird auch mit einer umfangreicheren Datembank mit FileMaker Go keine Schwierigkeiten haben. Wie ein PDF-Dokument in iBooks, so läßt sich nämlich auch eine FileMaker-Go-Datenbank  ausschnittweise  vergrößern. Was man ohne Anstrengung lesen will, schiebt man einfach mit den Fingern auf das Display. Eine FileMaker-Go-Datenbank läßt sich ebenso bequem durchsuchen wie das Desktop-Pendant. Zudem besteht die Möglichkeit, neue Datensätze anzulegen und die aktualisierte FileMaker-Go-Datenbank anschließend wieder mit der Desktop-Version unter FileMaker Pro synchronisieren. Deshalb ist FileMaker Go auch für iPod touch und iPhone eine durchaus sinnvolle Sache.

Datenbanken mit FileMaker Go „artgerecht“ nutzen

Viel weitreichendere Möglichkeiten, eine Datenbank mit FileMaker Go zu nutzen, erhält man jedoch, wenn man sie „artgerecht“ einsetzt. Beispielsweise legt man in FileMaker Pro auf dem Desktop jene Datenbanken, die auf die mobile Variante übertragen werden sollen, extra so an, dass sie dort optimal nutzbar sind. Das heißt konkret: Größenverhältnisse bewusst einplanen und nur so viele Felder aufnehmen, wie sie gut lesbar in das Display passen. In den meisten Fällen benötigt man unterwegs ohnehin nur bestimmte Daten, während andere nur am Schreibtisch in der Firma oder zuhause eine Rolle spielen. Wenn beispielsweise jemand einen kleinen Weinhandel hat und es sich nicht nehmen lässt, die liefernden Unternehmen selbst zu besuchen, kann der Computer zu Hause gelassen werden und stattdessen eine abgespeckte Lieferanten-Datenbank auf dem iPhone oder iPod touch mit sich führen. Hierzu legt man in FileMaker auf dem Desktop eine ganz normale FileMaker-Datenbank etwa mit den Feldern „Lieferant“, „Adresse_Straße “, „Adresse_Ort“, „Sorte_1“, „Sorte_2 “ und „Sorte_3“ an. Danach kann man noch drei Zahlfelder („Anzahl_1“, „Anzahl_2“, „Anzahl_3“) erstellen, in die die Anzahl der bestellten Weinkisten pro Sorte eingetragen werden. Anschließend bewegt man die Datenbank über iTunes auf FileMaker Go für das iPhone, iPad oder den iPod touch. Damit läßt sich dann bereits während der Verkostung beim Winzer die getätigte Bestellung in FileMaker Go eintragen.

Daten „tiefstapeln“

Was der Platz des iPhone-Displays in Höhe und Breite gerechnet nicht hergibt, lässt sich durch Platz in der Tiefe ausgleichen. FileMaker Go unterstützt nämlich die so genannten Registersteuerelemente, wie es sie auch im großen FileMaker Pro gibt – beispielsweise die Möglichkeit, die einzelnen Datensätze durch Registerkarten mit Reitern zu erweitern, wie man sie von herkömmlichen Karteikästen kennt. Diese Registersteuerelemente können auch von einem FileMaker-Einsteiger ganz einfach in einer Datenbank eingerichtet werden. Besonders zu empfehlen ist die Nutzung dieser Registersteuerelemente, wenn zwei (oder mehr) Ebenen willkommen sind, weil man vielleicht etwas mehr Text unterbringen möchte. Eine Zeiterfassung für Arbeiten bei Auftraggebern vor Ort könnte so mit FileMaker Go Realität werden. Hierzu benötigt man im Grunde nur zwei Kartei-Reiter, einen für „Kunde & Auftrag“ und einen für „Leistung & Arbeitszeit“. In den einen Teil des Registersteuerelements („Kunde & Auftrag“) legt man die Felder für den Kunden, seinen Auftrag und die Auftragsnummer. In den anderen Teil kommt jeweils ein Feld für die ausgeführte Aktion, das Datum, die veranschlagten Arbeitsstunden, die tatsächlich an diesem Tag geleisteten Stunden sowie ein Summenfeld, das die geleisteten Stunden insgesamt oder auf einen Kunden bezogen addiert.

FileMaker Go

Einfaches Beispiel einer Kundenverwaltung und Zeiterfassung mit FileMaker Go

Der Weg der Datenbank hin und zurück

Es ist sehr komfortabel, die Datenbanken vom Computer auf das iPhone oder den iPod touch zu bringen. Die Informationen hierzu findet man bei FileMaker Go in der Hilfedatei. So findet die FileMaker-Datei ihren Weg vom Computer auf das iPhone beziehungsweise den iPod touch:

iOS-Gerät an den Computer anschliessen, in iTunes auf die Registerkarte „Apps“ anklicken, unten links in der Liste „FileMaker Go“ anklicken, rechts daneben auf [Hinzufügen] klicken und danach die FileMaker-Datei auswählen, die in FileMaker Go übertragen werden soll.

Und so geht’s zurück vom iOS-Gerät auf den Computer:

iOS-Gerät an den Computer anschliessen, in iTunes auf die Registerkarte „Apps“ anklicken, oben links in der App-Gesamtliste FileMaker Go markieren, danach unten rechts aus der Liste der FileMaker-Go-Dateien die gewünschte markieren und auf [Sichern unter] klicken.

Es ist jedoch bisher nicht möglich, aus FileMaker Go heraus eine ganz neue Datenbank zu erstellen. Darum geht es beim Datei-Transfer von FileMaker Go auf den Computer immer nur um eine aktualisierte Datenbank, nicht um eine grundsätzlich neue. Das bedeutet natürlich auch, dass FileMaker Go nicht unabhängig genutzt werden kann. Für die Erstellung einer FileMaker-Datenbank, die auf dem iPhone oder iPod touch genutzt werden kann, benötigt man FileMaker Pro ab mindestens Version 7. FileMaker Go ist das jüngste Mitglied der FileMaker-Familie und wird stetig weiterentwickelt. Richtig eingesetzt, ist die App FileMaker Go bereits jetzt ein Gewinn für das mobile digitale Leben. Weitere Informationen und interessante Geschichten rund um den  kreativen Einsatz von FileMaker-Datenbanken finden Unternehmer und die, die es noch werden wollen, auf dem Blog Daten & Denken [3].

[1] Link: http://www.datenunddenken.de/blog/?p=160

[2] Link: http://www.apple.com/de/iphone/features/ibooks.html

[3] Link: http://www.datenunddenken.de/blog/

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Über den Autor

FileMaker GmbH
FileMaker, Inc. ist einer der weltweit führenden Anbieter von anwenderfreundlicher Datenbanksoftware für den professionellen Einsatz in Unternehmen. Zu den Millionen zufriedenen Kunden zählen private Anwender genauso wie kleine und mittelständische Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Behörden sowie vernetzte Arbeitsgruppen in den von Fortune in die Top 100 eingestuften Unternehmen.

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