AZURO Office: Kontakte, Artikel, Projekte und Rechnungen.

Rechnungen und Adressen verwalten mit AZURO Office auf Mac und PC.Das Programm AZURO Office, das auf einer FileMaker-Datenbank basiert, ist bereits seit einigen Jahren am Markt erhältlich und wurde bereits vielfach gelobt und ausgezeichnet. Mit der Fakturierungssoftware lassen sich Kontakte wie Kunden, Behörden und Lieferanten, Artikel, Projekte und Jobs verwalten sowie Rechnungen und Gutschriften erzeugen und archivieren. Die aktuelle vierte Version wurde vom Hersteller vollständig überarbeitet und bietet  mehr als 100 neue Funktionen. Das Programm verfügt über eine einheitliche und einfach bedienbare Benutzeroberfläche und zahlreiche Eingabeassistenten. Neu ist eine Quickfind-Funktion, die Datensätze wie Spotlight oder iTunes in Echtzeit finden kann. Gefeilt wurde auch an der Erfassung von Adressen, die nun auch Fotos, Bilder oder beliebige Dateien sowie das die Kontaktaufnahme auf Knopfdruck per Skype, iChat oder Facebook erlaubt. Dank FileMaker-Basis ist AZURO Office netzwerkfähig und kann unter Mac OS X oder Windows eingesetzt werden. 

Mit der integrierten Benutzerverwaltung lassen sich verschiedenen Benutzer unterschiedliche Rechte einräumen. Die Software sorgt selbständig für regelmäßige Sicherheitskopien des Datenbestandes. Auf der Website des Herstellers läßt sich eine Light-Version von AZURO-Office herunterladen, die uneingeschränkt nutzbar, jedoch auf maximal 30 Datensätze beschränkt ist. Nachdem das Programm heruntergeladen, in den Programmordner von Mac OS X gezogen und gestartet wurde, erscheint ein Fenster zur Benutzeranmeldung – die Daten für die Erstanmeldung werden in einem mitgelieferten PDF-Dokument mitgeteilt.

Schnelle und einfache Erfassung von Adressen und Kontaktpersonen.

Nach der erfolgreichen Benutzeranmeldung startet die Software direkt mit einer Maske zur Eingabe und Verwaltung von Adressen, die sehr übersichtlich gestaltet wurde. In einer Untermaske können weitere für das Rechnungswesen relevante Daten erfaßt werden, die Unterkategorie „Übersicht“ zeigt eine Übersicht aller Vorgänge, Briefe, Projekte, Angebote, Aufträge und Rechnungen des aufgerufenen Kunden.

Maske 'Adressen' in der FileMaker-Lösung AZURO Office

Nicht nur die Maske an sich sticht hervor durch sehr übersichtliche Gestaltung, auch die Erfassung einer Adresse gelingt in AZURO Office auf sehr einfache Weise. Das Programm kennt deutsche Postleitzahlen, so daß beispielsweise der Ort automatisch nach Eingabe der Postleitzahl erfaßt wird. Neben der Adreßkategorie befinden sich in dieser Maske zwei weitere Listen für Kategorien, die durch den Benutzer frei definierbar sind. So läßt sich das Programm schnell und einfach an individuelle Bedürfnisse des Benutzers anpassen.

Briefe, Projekte und Jobs zusammen in einer Datenbank

Mit AZURO Office 4 können Briefe, Projekte und Jobs (Zeiterfassung) für Kunden auf schnelle Weise erfaßt und bearbeitet werden. Dabei bietet das Programm für Einsteiger jeweils einen ersten Datensatz, der die Funktionsweise des jeweiligen Softwaremoduls auf einfache Weise erklärt.

Maske 'Briefe' in AZURO Office mit Erklärungstext

Auch in den Masken für Projekte und Jobs befinden sich entsprechende Erklärungstexte, die einen Einsteiger leicht mit der neuen Software umgehen läßt. Aus erfaßten Jobs läßt sich per Mausklick eine To-Do-Liste erzeugen, die aufzeigt, welche Schritte an welchen Projekten als Nächstes zu tun sind.

Artikel, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen

Die für das Rechnungswesen erforderlichen Module bildet AZURO Office in exakt der Reihenfolge wie in der Überschrift ab. Das Programm bietet die einfache Erfassung von Artikeln mit Name, Artikelbeschreibung, Artikelnummer, Einheit, Artikelgruppe, Produktart und Einzelpreis inklusive Berechnung der Marge und Staffelpreise. Zusätzlich kann pro Artikel ein Bild und beliebige Notizen hinterlegt werden.

Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine verfügen weitgehend über identische Eingabemasken, die typischerweise die Anschrift des Rechnungsempfängers, das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer und entsprechende Artikel enthalten. Zusätzlich kann für jeden Beleg unter „Texte“ eine Anrede, ein Fließtext sowie ein Fußtext hinterlegt werden. Diese Texte können auch beim Kunden voreingestellt werden, so daß die Texte kundenbezogen automatisch gepflegt werden können. Am rechten oberen Rand informiert eine Historie über den aktuellen Stand des Belegs und ob bereits andere zugehörige Belege wann erfaßt wurden.

Individuell anpaßbare Einstellungen in AZURO Office

In der ersten Kategorie der Programmeinstellungen kann das Briefpapier auf die Bedürfnisse des Benutzers angepaßt werden – AZURO Office enthält bereits einige schick gestaltete Vorlagen. Bei Bedarf kann auch ein eigenes individuelles Hintergrundbild verwendet werden, so daß das Programm auch Briefpapier mit eigenem Corporate Design unterstützt. In dieser Maske kann der Benutzer außerdem das Firmenlogo einfügen sowie den Briefkopf, Fußtext, eine Standard-Grußformel und eine Unterschrift einfügen.

Im Bereich „Vorgaben“ lassen sich Voreinstellungen und Standard-Textvorgaben für alle Programm-Module hinterlegen. Mit der Nummernkreis-Verwaltung hat der Benutzer alle Nummernkreise sofort im Blick. Unter „Wertelisten“ lassen sich neben der Adreßkategorien fünf weitere Wertelisten frei definieren, um das Programm weitgehend an die Abläufe im Unternehmen anzupassen.

Ein nettes Gadget stellt die Skinfähigkeit von AZURO Office dar: Für das gesamte Programm läßt sich im Bereich „Administrator“ die Benutzeroberfläche vom Design her umschalten, der Hersteller liefert für diesen Zweck elf verschiedene Designs mit. In diesem Bereich können außerdem weitere Benutzer mit dreistufiger Rechtestruktur erfaßt und bearbeitet werden. In einem Protokoll werden außerdem alle Löschvorgänge aufgezeichnet.

Einstellungen, Benutzer und Protokoll in AZURO Office

Fazit: Einfach bedienbare Software für kleine und mittlere Unternehmen

Insgesamt kann AZURO Office sowohl vom Funktionsumfang als auch von der Übersicht her überzeugen. Mit dem Konzept des Programms konnte ich mich schnell anfreunden, zumal mir aufgefallen ist, daß der Hersteller viele Funktionen auf die gleiche Art und Weise gelöst hat wie ich in meinen FileMaker-Lösungen, die ich bisher entwickelt habe. Auch die Skin-Fähigkeit habe ich in einer meiner Lösungen bereits auf die vermutlich gleiche Art und Weise realisiert – bei Interesse verfasse ich auf goFileMaker gerne einen Artikel und zeige, wie es geht.

AZURO Office ist sowohl unter Windows als auch unter Mac OS X lauffähig und eignet sich damit hervorragend für den Einsatz in heterogenen Netzwerken. Die auf 30 Datensätze beschränkte Light-Version ist kostenlos verfügbar, die uneingeschränkte Basis-Version kostet 195 Euro zzgl. Mehrwertsteuer pro Lizenz. Soll mit der Software im Netzwerk gearbeitet werden, kostet eine netzwerkfähige Professional-Lizenz 295 Euro zuzüglich FileMaker Pro Client und Mehrwertsteuer. Wie bei FileMaker üblich empfiehlt sich ab fünf Arbeitsplätzen im Netzwerk der Einsatz eines FileMaker Server.


gFM-Business Basic für kleine Unternehmen.

gFM-Business Basic für Mac, Windows und iOS

Eine Alternative zum oben getesteten AZURO Office stellt gFM-Business Basic dar, das eine Kunden-, Korrespondenz- und Artikelverwaltung sowie eine Faktura zur Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen usw. enthält. Wie in der größeren Version können alle Drucklayouts von gFM-Business Basic optional mit FileMaker Pro an individuelle Anforderungen angepaßt werden. Im Vergleich zu AZURO Office enthält gFM-Business Basic keine Projektverwaltung. gFM-Business Basic ist für den Einzelplatz ab 99 Euro zzgl. Mehrwertsteuer erhältlich. gFM-Business Basic kann als kostenlose Freeware-Version heruntergeladen werden, die die Verwaltung von bis zu 100 Datensätzen pro Modul unterstützt.

gFM-Business Light und Professional für kleine und mittlere Unternehmen

gFM-Business Professional für Mac, Windows und iOS

gFM-Business Professional ist eine FileMaker-basierte Unternehmenssoftware, die in eingen Belangen weit über den Funktionsumfang von AZURO Office hinaus geht. gFM-Business Professional enthält neben den Standardfunktionen ein Dokumentmanagement-System mit Unterstützung von TWAIN-Scannern, den Versand von E-Mails und Newslettern auf Basis von HTML-Vorlagen und enthält ein Kassenbuch mit DATEV-Schnittstelle sowie Anbindung an Onlinebanking-Programme.

gFM-Business Professional Unternehmenssoftware

Die Einzelplatzversion gFM-Business Light ist ab 299 Euro zzgl. Mehrwertsteuer erhältlich und benötigt wie gFM-Business free und Basic keine separate FileMaker-Lizenz. gFM-Business Professional mit Gruppenkalender ist als Einzelplatzversion ab 499 Euro und als Netzwerklizenz ab 799 Euro erhältlich. Alle Preise zuzüglich Mehrwersteuer und ggf. FileMaker-Pro-Lizenz(en).

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-15), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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