gFM-Business 1.6.0 mit Archivierungssystem veröffentlicht.

Ab sofort ist das FileMaker-basierte CRM- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business Professional und gFM-Business Light in aktualisierter Version 1.6.0 verfügbar. Das neue Software-Release enthält neben einigen Fehlerbereinigungen ein neues Archivierungssystem mit Unterstützung von Scannern mit Twain-kompatibler Software. Das neue Archivierungssystem steht in der Kontaktverwaltung und in der Fakturierung zur Verfügung und ermöglicht es, eingehende Dokumente, Visitenkarten und Belege zu scannen, danach  zu verschlagworten und dem jeweiligen Datensatz zuzuordnen. Belege können im Kassenbuch als Papierbeleg gescannt oder als PDF- oder Bildbeleg importiert werden. Die Maske „Kassenbuch“, die die Buchungen enthält, wurde neu gestaltet, und es wurde ein Fehler beim Buchen von Ausgangsrechnungen entfernt. In gFM-Business 1.6.0 wurde außerdem die Mehrwährungsfähigkeit der Artikelverwaltung optimiert. Die Unternehmenssoftware gFM-Business 1.6.0 steht ab sofort auch als Demoversion für Mac OS X und Windows zum Download zur Verfügung. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Änderungen an der aktuellen Version vorgenommen werden und wie Sie die neue Version erhalten können.

Unterstützung von Scannern

gFM-Business 1.6.0 enthält unter [Einstellungen] > [Vorgaben] ein neues Register [Geräte], in dem angeschlossene Scanner eingerichtet werden können. FileMaker Pro ist eine 32-bit-Anwendung, deshalb werden ausschließlich Scanner unterstützt, deren Twain-Treiber ebenfalls für 32-bit erhältlich sind.

Mit Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] oben rechts sucht gFM-Business nach angeschlossenen Scannern und zeigt diese anschließend in der Liste der Twain-Scanner an. Mit der Funktionsschaltfläche vor jedem Eintrag kann ein Scanner als Standardgerät definiert werden, mit dem künftig in gFM-Business gearbeitet werden soll.

Archivieren von eingehenden Dokumenten

In der Kontaktverwaltung steht ab sofort in jeder Bildschirmmaske der Menüpunkt [Dokument scannen] zur Verfügung. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Popover, in dem die zugehörigen Daten des Dokuments eingetragen werden können: Der Name des Dokuments, die Dokumentart, das Referenzdatum des Dokuments, eine Referenznummer sowie beliebige Bemerkungen.

Zusätzlich zu den Angaben zum Dokument kann optional automatisch eine Aktion, ein Wiedervorlagedatum und ein Termin zum archivierten Dokument erfaßt werden. Werden Daten in diese Felder eingetragen, wird mit dem Scanvorgang automatisch eine Aktion und ggf. eine Wiedervorlage und ein Termin zum aktuell aufgerufenen Kontaktdatensatz angelegt. Mit Klick auf die Schaltfläche [Scannen] erscheint der Dialog des angeschlossenen Scanners zum Einlesen des Dokuments. gFM-Business unterstützt das Scannen von Dokumenten mit beliebig vielen Seiten. In gFM-Business Professional wird jedes Dokument zusätzlich automatisch als PDF-Datei archiviert.

Archivierte Dokumente werden in der Kontaktverwaltung unter dem Menüpunkt [Ereignisse] > [Archiv] chronologisch aufgelistet und können in dieser Maske bearbeitet oder aufgerufen werden. Mit Klick auf das Vorschaubild am linken Rand öffnet sich ein Popover, in dem das Dokument in vergrößerter Ansicht gezeigt wird. Mit Klick auf das Dokument im Popover wird das Dokument in der Vorschau-App oder in Adobe Acrobat Reader geöffnet.

Scannen von Visitenkarten

Mit gFM-Business 1.6.0 können in der Kontaktverwaltung unter [Kontakte] > [Kontaktpersonen] auch Visitenkarten eingelesen werden. Diese Funktion kann bei jeder Kontaktperson mit der kontextsensitiven Funktion [Visitenkarte scannen] aufgerufen werden, mit der Funktion [Visitenkarte entfernen] wird die eingescannte Visitenkarte wieder aus der Kontaktperson entfernt. Mit Klick auf das Vorschaubild am rechten Rand der Liste wird die Visitenkarte vergrößert in einem Popover angezeigt.

Scannen eingehender Belege

Im Programmteil „Fakturierung“ können im Bereich „Kassenbuch“ eingehende Belege gescannt und archiviert werden. Liegt ein Beleg nicht in Papierform sondern in digitaler Form vor, kann ein Beleg auch aus einer Datei importiert werden. Für diesen Zweck stehen in gFM-Business 1.6.0 für jeden Beleg die beiden kontextsensitiven Funktionen [Beleg scannen] und [PDF-Beleg importieren] zur Verfügung.

Existiert für einen Beleg ein gescanntes oder importiertes Dokument, kann dieses mit Klick auf das Vorschaubild am linken Rand der Liste in einem Popover vergrößert dargestellt werden.

Alle Neuerungen von gFM-Business 1.6.0 im Überblick

• Korrespondenz: Tabellen “Archiv_Stamm” und “Archiv_Inhalt” erstellt.
• Stammdaten: Feld “wl_Dokumentarten” erstellt und bei Wertelisten platziert.
• Werteliste “kor.Dokumentarten” erstellt.
• gFM-Business: Beziehungen “Kunden_Archiv_Stamm” und “Kunden_Archiv_Inhalt” erstellt.
• gFM-Business: Systemlayouts “sys.Archiv_Stamm” und “sys.Archiv_Inhalt” erstellt.
• System.fmp12: Tabelle “Twain” erstellt mit Feldern für Scannertreiber
• Beziehung “Twain” erstellt.
• Systemlayout “sys.Twain” erstellt.
• Script “sys.Twain_FindDevices” erstellt
• Einstellungen: Feld “skn_button_60x60_aktualisieren” erstellt
• Layout “scr.Einstellungen_Vorgaben”: Register “Geräte” hinzugefügt, Portal für Twain-Scanner platziert.
• Script “Twain_GetImage” erstellt mit Routine zum Scannen mehrseitiger Dokumente.
• Script “ts.kor_Dokument_archivieren” erstellt.
• Testlauf mehrseitige Dokumente scannen erfolgreich.
• Werteliste “pop.kun_Übersicht” erweitert durch “Dokument scannen”.
• Script “lay.Kunden_Übersicht” erweitert durch Funktion “Dokument scannen”.
• Kunden: “Popover_Archivieren” erstellt.
• lay.Kunden_Adressen: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Kontaktpersonen: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Leistungsprotokoll: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Belege: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Ereignisse: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Statistik: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• lay.Kunden_Listenansicht: “Popover_Archivieren” hinzugefügt.
• Script “sys.Twain_Dokument_archivieren” erstellt.
• Einstellungen: Feld “pfad_scans” erstellt und auf Layout scr.Einstellungen > Vorgaben > Geräte platziert.
• Script “lay.Einstellungen_Vorgaben”: Teilscript “sf.Scanpfad” hinzugefügt.
• Script “sys.Twain_Dokument_archivieren” erstellt mit PDF-Archivierung und Komprimierung der Scans zu Thumbnails.
• Layout “scr.Kunden_Ereignisprotokoll”: Registerschaltfläche “Archiv” erstellt.
• Portal zu “Kunden_Archiv_Stamm” unter Registerschaltfläche “Archiv” platziert. Test OK.
• Feld <<Einstellungen::_kon_Suche_Archiv>> erstellt und in Registerschaltfläche “Archiv” platziert.
• Script “sys.LayoutRefresh”: Feld “_kon_Suche_Archiv” hinzugefügt.
• Hauptmenü: Alle Layoutbezeichnungen “…Ereignisse…” auf Bezeichung “Ereignisprotokoll” geändert.
• User_Hauptmenü: Alle Layoutbezeichnungen “…Ereignisse…” auf Bezeichung “Ereignisprotokoll” geändert.
• Hauptmenü: Schaltflächen für “Kunden > Ereignisse > Archiv” und “Kunden > Ereignisse > Bankbuchungen” hinzugefügt.
• User_Hauptmenü: Schaltflächen für “Kunden > Ereignisse > Archiv” und “Kunden > Ereignisse > Bankbuchungen” hinzugefügt.
• Hauptmenü: Schaltflächen für “Kunden > Dienstleistungen > Protokolle” hinzugefügt.
• User_Hauptmenü: Schaltflächen für “Kunden > Dienstleistungen > Protokolle” hinzugefügt.
• Hauptmenü: Schaltflächen für “Einstellungen > Vorgaben > Geräte” hinzugefügt.
• User_Hauptmenü: Schaltflächen für “Einstellungen > Vorgaben > Geräte” hinzugefügt.
• Feld “Kontaktpersonen::Visitenkarte” erstellt
• Portalfelder in Kunden > Kontaktpersonen durch neuen Layer erweitert (sichtbar, wenn Visitenkarte Wert enthält)
• Script “lay.Kunden_Kontaktpersonen” erweitert durch Funktion “Visitenkarte scannen” und “Visitenkarte entfernen”.
• Systemvariable “$$archiv_dokumentart” erstellt
• Script “Twain_GetImage” erweitert durch Dokumentart “Visitenkarte”
• Werteliste “pop.kun_Kontaktpersonen_Portal” erweitert durch Funktion “Visitenkarte scannen” und “Visitenkarte entfernen”
• Funktionstest “Visitenkarte scannen” OK
• Layout “scr.Kunden_Kontaktpersonen”: Popover “visitenkarte” erstellt.
• Fakturierung: Feld <<Kassenbuch::Bild_Beleg>> hinzugefügt.
• Layout “scr.Fakturierung_Kassenbuch”: Feld “Bild_Beleg” in Portal “Fakturierung_Kassenbuch_Hauptbuchungen” hinzugefügt.
• Werteliste “pop.fak_Kassenbuch” durch Funktion “Beleg scannen”, “PDF-Beleg importieren” und “Beleg entfernen” erweitert.
• Fehler in Script “ts.fak_Buchungssatz_erzeugen” beseitigt (E/A-Kennzeichen)
• Kassenbuch: Feld “xLay_Betrag_Brutto” hinzugefügt.
• Layout “scr.Kassenbuch” neu gestaltet.
• Script “ts.fak_Buchungssatz erzeugen”: Script-Parameter “Währung” hinzugefügt.
• Script “lay.Fakturierung_Rechnungen”: Funktionen “Rechnung buchen” und “Alle Rechnungen buchen” durch Währung erweitert.
• Script “lay.Fakturierung_Gutschriften”: Funktionen “Gutschrift buchen” und “Alle Gutschriften buchen” durch Währung erweitert.
• Script “ts.fak_Buchungssatz_erzeugen”: Autom. Erstellung des Belegbildes bei Buchung einer Ausgangsrechnung.
• Kassenbuch: Feld “xLay_Betrag_Haben” erweitert für Mehrwährungsfähigkeit.
• Kassenbuch: Feld “xLay_Betrag_Soll” erweitert für Mehrwährungsfähigkeit.
• Layout scr.Fakturierung_Kassenbuch: Felder “xLay_Betrag_Haben” und “xLay_Betrag_Soll” auf “Anzeigen wie eingegeben” gestellt, Felder verlängert.
• scr.Kunden: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Adressen: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Kontaktpersonen: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Ereignisprotokoll: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Belege: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Ereignisprotokoll: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Statistik: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• scr.Kunden_Listenansicht: Popover “Neue Aktion”: Werteliste “Aktionsgründe” in Feld “Aktionsgründe” hinzugefügt.
• Fehler in Script “ts.kon_Neuer_Kunde” behoben.
• Script “lay.Kunden_Übersicht”: Script-Trigger „trigger.anrede“ hinzugefügt und Feld “Anrede” in Layout “scr.Kunden” belegt.
• Artikel: Custom Function “FormatNumber” integriert.
• Feld <<Artikelstamm::VKB_Empfohlen>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Feld <<Artikelstamm::VKB_Mindest>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Feld <<Artikelstamm::VKB_Online>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Feld <<Artikelstamm::VKN_Empfohlen>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Feld <<Artikelstamm::VKN_Mindest>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Feld <<Artikelstamm::VKN_Online>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Formel <<Artikelstamm::EKB_Günstigster>> auf neue Custom Function umgestellt.
• Formel <<Artikelstamm::EKN_Günstigster>> auf neue Custom Function umgestellt.

gFM-Business ist in der aktuellen Version 1.6.0 ab sofort verfügbar, bestehende Kunden werden automatisch über das Update informiert und erhalten einen entsprechenden Download-Link. Auch die Demoversion wurde aktualisiert und steht ab sofort zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Ausblick auf gFM-Business 1.6.1

Für die aktuelle Version 1.6.0 sah die ursprüngliche Planung die systemweite Optimierung des Drucksystems vor, damit Drucker direkt in gFM-Business gesteuert werden können und damit der jeweils zweite Druckdialog beim Drucken von Dokumenten und Belegen wegfallen kann. Aufgrund struktureller Ursachen in FileMaker muß für diese Funktion die Druckdatei neu aufgebaut werden, was die Implementierung des neuen Drucksystems verzögert hat. Diese Funktion ist für die kommende Version 1.6.1 geplant, diese Version wird außerdem im CRM die Eingabe beliebig vieler Kommunikationswege pro Adresse unterstützen.