Wir freuen uns, Ihnen mit der Unternehmenssoftware gFM-Business Light 1.7.1 erstmals die Einzelplatzversion mit automatischer Erstellung und Archivierung von PDF-Dateien vorstellen zu können. Wie gFM-Business Professional unterstützt gFM-Business Light nun die automatische Archivierung aller gedruckten Dokumente, Listen und Belege. Außerdem können Papierdokumente und Visitenkarten als PDF-Datei archiviert und automatisch dem jeweiligen Kontaktdatensatz zugeordnet werden. In gFM-Business Light kann ein PDF-Druckertreiber wie z.B. CUPS-PDF unter Mac OS X eingerichtet werden, dessen Ausdrucke automatisch umbenannt und in das entsprechende in gFM-Business eingerichtete Verzeichnis abgelegt werden. Mit eingerichtetem PDF-Druckertreiber ist die Funktionsweise des gesamten Drucksystems identisch mit den entsprechenden Funktionen in gFM-Business Professional; für alle Belegarten steht ab sofort außerdem die Funktion [Per E-Mail senden] zur Verfügung. Erfahren Sie im folgenden, welche Neuerungen das Update auf gFM-Business Light 1.7.1 enthält.
Einrichten eines PDF-Druckertreibers in gFM-Business
Um die automatische Archivierung von PDF-Dateien in gFM-Business Light 1.7.1 zu ermöglichen, installieren Sie zunächst einen PDF-Druckertreiber auf Ihrem System. Wie Sie unter Mac OS X den frei verfügbaren und kostenlosen PDF-Druckertreiber „CUPS-PDF“ installieren, erfahren Sie in diesem Fachartikel. Das Installationspaket für gFM-Business Light 1.7.1 für Mac OS X enthält ab sofort auch die Installation für CUPS-PDF. Wie Sie einen PDF-Druckertreiber für gFM-Business Light unter Windows installieren können, erfahren Sie im unteren Teil dieses Artikels. 
Nachdem der PDF-Druckertreiber installiert wurde, starten Sie gFM-Business und wechseln Sie nach der Anmeldung in die Maske [Einstellungen > Vorgaben > Geräte].
Aktualisieren Sie die Liste installierter Drucker durch Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] über dem Portal „Installierte Drucker und Standarddrucker“. Wenn der PDF-Druckertreiber zuvor korrekt auf dem System installiert wurde, erscheint dieser nun in der Druckerliste. 
Wählen Sie nun im Feld [PDF-Drucker] den von Ihnen installierten PDF-Druckertreiber aus (hier: CUPS-PDF). Klicken Sie nun auf die Aktionsschaltfläche vor dem Feld [Pfad] und wählen Sie den Dateipfad aus, unter dem der PDF-Druckertreiber neue PDF-Dokumente speichert. Der für Mac OS X erhältliche PDF-Druckertreiber „CUPS-PDF“ speichert Dokumente im Verzeichnis:
/private/var/spool/cups-pdf/IhrBenutzerverzeichnisname
Um dieses Verzeichnis leichter auffinden zu können, installiert CUPS-PDF standardmäßig einen Alias des Verzeichnisses unter
/Users/Shared/CUPS-PDF
oder auch:
Macintosh HD > Benutzer > Für alle Benutzer > CUPS-PDF.
TWAIN-Scanner einrichten
Möchten Sie in gFM-Business Light auch Papierdokumente als PDF-Dateien archivieren, klicken Sie über dem Portal „TWAIN-Scanner“ auf die Schaltfläche [Aktualisieren], woraufhin automatisch alle auf Ihrem System installierten TWAIN-Scanner (mit 32-bit-Treiber) in der Liste erscheinen. Sind auf Ihrem System mehrere Scanner eingerichtet, klicken Sie auf die Funktionsschaltfläche vor dem von Ihnen gewünschten Scanner und wählen die Funktion [Diesen Scanner verwenden].
Klicken Sie daraufhin auf die Funktionsschaltfläche vor dem Feld [Pfad] und wählen das Verzeichnis aus, in das gFM-Business gescannte Dokumente ablegen soll. Standardmäßig ist der Pfad:
/Users/IhrBenutzerverzeichnisname/Documents/gFM-Business/Archiv.
Pfade der Drucklayouts setzen
Nachdem Sie das Verzeichnis des PDF-Druckertreibers ausgewählt haben, müssen nun die Pfade aller Drucklayouts gesetzt werden, damit gFM-Business alle Dokumente in den korrekten Verzeichnissen speichern kann. Navigieren Sie dazu in gFM-Business zur Maske [Einstellungen > Drucklayouts].
Klicken Sie unten links auf die Funktionsschaltfläche und wählen Sie die Funktion [Alle Pfade setzen]. Sie werden nun aufgefordert, das Standard-Dokumentverzeichnis von gFM-Business auszuwählen, in dem sich alle Dokumentverzeichnisse von gFM-Business befinden (Aktionen, Angebote, Archiv, Aufträge, usw.). In der Standardinstallation unter Mac OS X lautet das Verzeichnis:
/Users/IhrBenutzerverzeichnisname/gFM-Business.
Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswählen] werden automatisch die Pfade in allen Drucklayouts gesetzt.
Neue Funktionen in gFM-Business Light 1.7.1
In gFM-Business Light 1.7.1 stehen nun wie in gFM-Business Professional systemweit in allen Druck-Popovers die Funktionen
- per E-Mail senden
- Senden ohne Ausdruck
sowie ein Eingabefeld für eine E-Mail-Adresse zur Verfügung. Alle Ausdrucke werden automatisch in die Verzeichnisse archiviert, die für das entsprechende Drucklayout unter [Einstellungen > Drucklayouts] vorgegeben wurden. Durch Auswahl der Funktion „per E-Mail senden“ kann das Dokument sofort nach dem Ausdruck versendet werden. Nach Auswahl der Option [Senden ohne Ausdruck] wird das Dokument ohne Druck per E-Mail als PDF-Datei versendet. Des weiteren steht die neue Funktion [Per E-Mail senden] in allen Haupt-Funktionsmenüs folgender Module zur Verfügung:
-
- Korrespondenz
- Fakturierung > Angebote
- Fakturierung > Aufträge
- Fakturierung > Lieferscheine
- Fakturierung > Rechnungen
- Fakturierung > Gutschriften
- Fakturierung > Mahnungen
- Fakturierung > Bestellungen
PDF-Druckertreiber unter Windows
Auch unter Windows läßt sich ein PDF-Druckertreiber einrichten, um Dokumente und Belege automatisch aus gFM-Business Light als PDF-Datei zu archivieren. Unter Windows verwenden wir den PDF-Druckertreiber „eDocPrintPro“, der kostenlos auf der Website des Herstellers heruntergeladen werden kann.
- Starten Sie nach dem Download das Programm „eDocPrintPro“, woraufhin sich das Setup-Programm öffnet. Gehen Sie alle Schritte durch, die für die Installation des Druckertreibers erforderlich sind. Starten Sie daraufhin Ihr Windows-System neu.
- Öffnen Sie nun in der Systemsteuerung das Kontrollfeld [Geräte und Drucker].
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Drucker „eDocPrintPro“ und wählen Sie die Funktion [Druckeinstellungen]. Wählen Sie im folgenden Dialog die Registerschaltfläche [Ziel] aus.
- Wählen Sie als Speicherungs-Modus [Speichern – ohne Dialog – mit voreingestelltem Ordner und Namen] aus.
- Wählen Sie als Ziel-Ordner das Verzeichnis [eDocPrintPro] im Dokumentverzeichnis von gFM-Business aus. (Standard: C:\Users\IhrBenutzername\Documents\eDocPrintPro)
- Wählen Sie unter „Ersetze bestehende Datei“ die Option [Automatische Numerierung] aus.
Der PDF-Druckertreiber „eDocPrintPro“ ist systemseitig nun einsatzbereit. Aktualisieren Sie in gFM-Business Light die Liste installierter Drucker in [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] durch Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] über dem Portal „Installierte Drucker und Standarddrucker“. Wenn der PDF-Druckertreiber zuvor korrekt auf dem System installiert wurde, erscheint dieser nun in der Druckerliste. Wählen Sie nun im Feld [PDF-Drucker] den installierten PDF-Druckertreiber „eDocPrintPro“. Klicken Sie nun auf die Aktionsschaltfläche vor dem Feld [Pfad] und wählen Sie den gleichen Dateipfad aus, den Sie in den Druckeinstellungen von eDocPrintPro eingetragen haben. Alle weiteren Schritte wie das Setzen der Pfade der Drucklayouts sind mit Mac OS X identisch und können dem oberen Teil dieses Artikels entnommen werden.
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gFM-Business Light 1.7.1: Versionshistorie
- Einstellungen: Felder “PDF_Druckertreiber” und “pfad_pdf_druckertreiber” hinzugefügt.
- Layout “scr.Einstellungen > Geräte”: Felder “PDF-Druckertreiber” und “Pfad PDF-Druckertreiber” platziert und Werteliste zugewiesen.
- Script “lay.Einstellungen_Vorgaben”: Teilscript “Pfadauswahl PDF-Druckertreiber” hinzugefügt, Taste auf Layout belegt.
- gFM-Business: Neues Script “ts.CUPS_PDF_Dateimigration” hinzugefügt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Scripte “ts.Drucken” und “ts.PDF_erzeugen” erweitert.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Neues Tabellenauftreten “Korrespondenz_Archiv_Inhalt” erstellt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Neue Beziehung “Korrespondenz_Archiv_Stamm” erstellt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Neues Layout “Archivierung” hinzugefügt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Script “sys.Twain_Dokument_archivieren” aus gFM-Business importiert und erweitert.
- Optimierung aller neuen Funktionen für Plattformunabhängigkeit und Microsoft Windows.
- Layout “scr.Einstellungen_Vorgaben > Fakturierung”: Feldzuordnungen “MwSt.-Satz vermindert” und “MwSt.-Konto vermindert” korrigiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Angebote“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Aufträge“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Lieferscheine“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Rechnungen“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Gutschriften“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Mahnungen“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Layout “iPad.Fakturierung_Bestellungen“: Trigger-Aufruf in Positions-Schaltfläche aktualisiert.
- Fehler in Script “ts.kor_Dokument_archivieren” korrigiert (Abbruch bei Dateiarchivierung)
Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.
