Papierlos glücklich? Nicht bei deutschen Unternehmen. Zum diesjährigen World Paper Free Day zeigen FileMaker-Tipps eine Schritt-für-Schritt-Umsetzung eines papierloseren Büros. Ist das von vielen Firmen herbeigesehnte papierlose Büro derzeit eher Wunschvorstellung oder Realität? FileMaker präsentiert anlässlich des am 6. November 2014 weltweit stattfindenden World Paper Free Day praktische Tipps, wie gerade kleine und mittelgroße Unternehmen den eigenen Papierverbrauch sinnvoll einschränken können.
Laut einer Studie aus dem April dieses Jahres haben sich mobile Endgeräte im deutschen Mitteltand durchgesetzt. So gaben 42 Prozent der Mitarbeiter in der Geschäftsführung sowie 32 Prozent der Vertriebsabteilungen an, bereits mit firmeneigenen Tablets oder Smartphones ausgestattet zu sein. Allerdings scheinen gerade die Deutschen dem papierlosen Büro eher skeptisch gegenüber zu stehen. So zeigt eine Studie von Viadesk aus dem Jahr 2014, dass deutsche Arbeitnehmer eine Menge, die 0,68 Bäumen pro Jahr und Person entspricht, ausdrucken; lediglich 38 Prozent der Befragten halten das papierlose Büro für realistisch. Zum Vergleich: In den Niederlanden können sich dagegen 85 Prozent der Befragten vorstellen, in einem Büro ohne Papier zu arbeiten.
Andere Länder sind also schon weiter, wenn es um Papiereinsparungen innerhalb der eigenen Firma geht. „Im vergangenen Jahr haben wir über hundert Anwenderfälle in den USA untersucht und festgestellt, dass mehr als die Hälfte der FileMaker-Kunden ihre papierbasierten Arbeitsabläufe durch mobile iOS-Lösungen ersetzt haben“, Hermann Anzenberger, Geschäftsführer der FileMaker GmbH. „Erstaunlicherweise zielten die meisten Unternehmen mit ihren Lösungen nicht primär auf die Reduzierung des Papierverbrauchs ab, sondern wollten ganz einfach und praktisch ihre Vertriebsprozesse rationalisieren.“
FileMaker-Tipps für ein zumindest papierloseres Büro
Damit das papierlose Büro kein Traum bleibt, hat FileMaker ein paar nützliche Tipps zusammengestellt.
- Das papierlose Büro besteht aus mehr als nur PDF-Dokumenten: Ein digitalisiertes Papierdokument als PDF-Datei ist ein guter Anfang. Einen echten Mehrwehrt erhält man allerdings erst, wenn die Daten allen Kollegen – zum Beispiel auf dem iPad – zur Verfügung stehen.
- Mitarbeiter in Prozess miteinbeziehen: Die Mehrheit der Mitarbeiter wird neue Prozesse und Technologien nur annehmen, wenn sie einfach und intuitiv zu bedienen ist. Daher sollte man Angestellte in der „Übergangsphase“ direkt in das Projekt mit einbeziehen, indem man etwa eine kleine Gruppe mit Tablet Vorabtests machen lässt.
- Das Back-End nicht vergessen: Grundlage jeder Lösung sollte eine robuste Server- oder Cloud-Infrastruktur sein, mit der man effizient und sicher Daten speichern und teilen kann.
- Eine für alle: Im Idealfall sollten die Mitarbeiter mit einer Lösung alle Aufgaben erledigen können: Waren abfotografieren, Barcodes einscannen, Daten eingeben und an den Drucker senden. Leistungsfähige und flexible Software-Lösungen wie auf Basis der FileMaker-Plattform passen sich ebenfalls an das Format der verschiedenen Endgeräte an – etwas größer und mit mehr Eingabefeldern beim iPad; etwas kleiner und schlanker beim iPhone.
Mehr Informationen zu:
Mobile Business 05/2014 – techconsult, IT-Mittelstandsindex April 2014. Das Marktforschungs- und Marketingconsulting-Unternehmen techconsult GmbH führte hierzu 200 Interviews in Unternehmen von 10 bis 999 Mitarbeitern durch.
Viadesk Studie aus dem Jahr 2014
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