Heute haben wir die Unternehmenssoftware gFM-Business Light und Professional in der aktuellen Version 1.7.7 veröffentlicht. Das Update enthält einige neue Funktionen sowie einige Fehlerbereinigungen. Angebotspositionen im Fakturierung-Modul lassen sich nun sowohl bei der Erfassung als auch im Nachhinein als Alternativpositionen in ein Angebot einfügen. Ausserdem wurde in den Popover-Dialog zum Hinzufügen neuer Positionen eine Artikelsuche integriert, mit der sich einzufügende Artikelpositionen leichter auffinden und zum Beleg hinzufügen lassen. Die neue Artikelsuche steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen zur Verfügung. gFM-Business 1.7.7 erlaubt nun die Erfassung weiterer Mitarbeiterstammdaten wie Beschäftigung, Urlaubstage, Dienst-PKW und viele weitere Angaben zum Mitarbeiter. Das Modul [Statistik] wurde umbenannt zu [Unternehmen] und enthält nun die Möglichkeit, beliebig viele Fahrtenbücher für dienstlich genutzte PKW zu erfassen. gFM-Business 1.7.7 steht als Professional-, Light- und Demoversion ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden der Light- und Professional-Version erhalten eine separate Benachrichtigung per E-Mail.
Verbesserungen im Fakturierung-Modul
Im Fakturierung-Modul wurde ein Fehler der vorherigen gFM-Business-Versionen ab 1.7 beseitigt, der bei mehrfachen Positionen zu Rundungsfehlern im Gesamtbeleg führen konnte. Wir empfehlen deshalb allen Nutzern einer Version 1.7.x, das Update auf die aktuelle Version 1.7.7 zu installieren.
Alternativpositionen in Angeboten
In ein Angebot lassen sich ab sofort Alternativpositionen einfügen, die in der Eingabemaske farblich hervorgehoben werden und deren Berechnung zur Gesamtsumme entfällt. Im Popover-Dialog zur Erfassung einer neuen Artikelposition kann nun der Status [Alternativposition] aktiviert werden. Bereits bestehende Artikelpositionen können mit der neuen kontextsensitiven Funktion [Alternativposition] nachträglich in eine Alternativposition umgewandelt werden.
Erweiterte Artikelsuche bei der Positionserfassung
Für die Erfassung neuer Artikelpositionen steht nun eine neue Artikelsuche zur Verfügung, mit der sich Positionsartikel leichter auffinden lassen. Im Popover-Dialog zur Eingabe neuer Positionen befindet sich ab sofort vor der Artikel-Nummer ein Funktionspfeil, mit dem ein neues Fenster für die Suche von Artikeln geöffnet werden kann.
Im Suchfenster werden alle Artikel als Liste angezeigt, die sich in der Artikelverwaltung befinden. Durch Eingabe eines Suchbegriffes kann die Anzeige der Datensätze gefiltert werden. Der Suchbegriff kommt als Volltextsuche in den Feldern [Artikelnummer], [Artikelbezeichnung] und [Artikelbeschreibung] zum Einsatz; die Liste wird bereits während der Eingabe des Suchbegriffes aktualisiert.
Durch Klick auf einen Listeneintrag wird der Artikel automatisch in den Popover-Dialog zur Erfassung neuer Artikelpositionen übernommen. Alternativ kann das Suchfenster durch Klick auf die Schaltfläche [Abbrechen] geschlossen werden.
Benutzerverwaltung: Erweiterte Mitarbeiterstammdaten
In der Benutzerverwaltung lassen sich nun erweiterte Mitarbeiterstammdaten wie beispielsweise Tätigkeit, Urlaubstage, Finanzamt, Steuernummer und viele weitere Angaben erfassen. Alle Feldeingaben wurden in die Kategorien Adressdaten, Beschäftigung, Bankverbindung, Stammdaten und Vermögenswirksame Leistungen (VWL) gegliedert. In der rechten Spalte kann ein Foto des Mitarbeiters gespeichert werden.
Unternehmensverwaltung: Fahrtenbücher
Ab gFM-Business 1.7.7 wurde das vormalige Modul [Statistik] in [Unternehmen] umbenannt – die jährlichen, monatlichen und wöchentlichen statistischen Auswertungen sind wie gehabt an dieser Stelle verfügbar. Zusätzlich wurde nun eine Fahrtenbuch-Verwaltung hinzugefügt, mit der beliebig viele Fahrtenbücher für dienstlich genutzte PKW verwaltet werden können. Die Fahrtenbuch-Verwaltung entspricht den gesetzlichen Vorschriften und enthält ein Änderungsprotokoll für alle im Nachhinein erfassten Änderungen.
Fahrtenbücher und Fahrten erfassen
In der linken Spalte [Fahrtenbücher] können Fahrtenbücher für beliebig viele dienstlich genutzte Fahrzeuge erfasst werden. Pro amtliches Kennzeichen kann genau ein Fahrtenbuch erstellt werden – die Anlage mehrerer Fahrtenbücher für ein Kennzeichen ist nicht möglich und wird unterbunden. Nach Klick auf die Schaltfläche [+] über der linken Spalte [Fahrtenbücher] kann ein neues Fahrtenbuch für ein noch nicht erfasstes Fahrzeug erstellt werden.
Durch Klick auf ein Fahrzeug in der linken Spalte wird es ausgewählt, und alle für das Fahrzeug erfassten Fahrten werden in der rechten Spalte [Fahrten] angezeigt sowie das gewählte Fahrzeug farblich markiert. In der oberen Zeile kann die Anzeige der Fahrten durch einen Zeitraum oder einen Suchbegriff eingeschränkt werden. Ein dort eingetragener Zeitraum wird auch berücksichtigt, wenn ein Fahrtenbuch ausgedruckt werden soll. Wurde in den Feldern [von] und [bis] ein Datumsbereich festgelegt, wird das Fahrtenbuch für genau diesen Zeitraum ausgedruckt. Sind die Datumsfelder leer, wird das gesamte Fahrtenbuch ausgedruckt.
Um eine neue Fahrt zu erfassen, wählen Sie in der linken Spalte das gewünschte Fahrzeug aus und klicken in der rechten Spalte auf die Schaltfläche [+], um eine neue Fahrt zu erfassen. Beim Öffnen des Popover-Dialogs werden die Felder [Amtl. Kennzeichen], [Abfahrtsdatum], [Fahrer] und [Ankunftsdatum] bereits vorausgefüllt. Fand die Fahrt am gleichen Tag statt, müssen vom Benutzer nur noch die Felder [Grund der Fahrt], [Ort Abfahrt], ggf. [Ort über/via], [Ort Ankunft] und die Anzahl gefahrener Kilometer eingetragen werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Neue Fahrt] wird die Fahrt in das Fahrtenbuch eingetragen.
Fahrten ändern
Die Verwaltung von Fahrtenbüchern in gFM-Business entspricht den gesetzlichen Vorschriften. Diese besagen, dass nachträgliche Änderungen an einer Fahrt in einem Protokoll festgehalten werden müssen. Mit Klick auf den Funktionspfeil [>] wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem alle Felder mit Ausnahme des Kennzeichens und des Kilometerstandes geändert werden können. Nach der Änderung wird die Änderung in einem Protokoll festgehalten, das im unteren Bereich des Popovers angezeigt wird.
Versionsübersicht gFM-Business Light und Professional 1.7.7
- Fakturierung > Angebote: Erfassung von Alternativpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Angebote: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Aufträge: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Lieferscheine: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Rechnungen: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Gutschriften: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Mahnungen: Neue Artikelsuche in Erfassung von Artikelpositionen hinzugefügt.
- Fakturierung > Angebote: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Fakturierung > Aufträge: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Fakturierung > Lieferscheine: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Fakturierung > Rechnungen: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Fakturierung > Gutschriften: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Fakturierung > Mahnungen: Rundungsfehler bei der Berechnung der Mehrwertsteuer korrigiert.
- Hauptmenüpunkt [Statistik] umbenannt in [Unternehmen].
- [Statistik > Jahresstatistik] in Hierarchie [Unternehmen > Statistik > Jahresstatistik] verschoben.
- [Statistik > Monatsstatistik] in Hierarchie [Unternehmen > Statistik > Monatsstatistik] verschoben.
- [Statistik > Wochenstatistik] in Hierarchie [Unternehmen > Statistik > Wochenstatistik] verschoben.
- Fahrtenbuchverwaltung in [Unternehmen > Fahrtenbücher] implementiert, Ursprungstabellen aus Fakturierung.
- Update > Datenexport und Datenimport erweitert um Fahrtenbücher, Fahrten und Änderungsprotokoll.
- Script „ts.Update_Primärschlüssel“ erweitert um Fahrtenbücher, Fahrten und Änderungsprotokoll.
- Kunden: Briefanrede “Sehr geehrte Damen und Herren” bei Firmen-Erfassung in Popover [Neu] hinzugefügt.
- Kunden: Popover-Dialog wird nach Erfassung einer Kontaktperson nicht mehr erneut angezeigt.
- Kunden: Erfassung eines neuen SEPA-Transfers ist nur noch mit gültigem SEPA-Mandat möglich.
- Korrespondenz > Vorlagen: Werteliste in Auswahl des Drucklayouts auf Layout und in Popover [Neu] korrigiert.
- Korrespondenz: Bei Anlage eines neuen Dokuments aus [Kunden] wird nun automatisch die Standard-Adress-ID erfasst.
- Korrespondenz: Schaltfläche [Kunden aufrufen] vor Kunden-ID platziert und Funktion hinzugefügt.
- Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten: Erfassung von Standard-Buchungstexten optimiert.
- Einstellungen > Benutzer > Daten: Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten hinzugefügt.
Markus Schall entwickelt seit 1994 individuelle Datenbanken, Schnittstellen und Geschäftsanwendungen auf Basis von Claris FileMaker. Er ist Claris-Partner, FMM-Award-Gewinner 2011 und Entwickler der ERP-Software gFM-Business. Zudem ist er Buchautor und Gründer des M. Schall Verlags.
