gFM-Business installieren und einrichten – eine Anleitung.

Die aktuelle Version 1.7.5 der Unternehmenssoftware gFM-Business verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, um Arbeitsabläufe in Unternehmen zu optimieren und vielfältige Daten zu verwalten. Damit der Start mit dem CRM- und Warenwirtschaftssystem möglichst reibungslos gelingt, haben wir in diesem Artikel eine Anleitung zusammengefasst, wie gFM-Business als Einzelplatzversion unter Mac OS X oder Windows installiert und eingerichtet werden kann. Dabei beschreiben wir die Installation, die Eingabe wichtiger Stammdaten und Voreinstellungen des Unternehmens, die Anlage und den Import neuer Artikel, Kunden und Belege sowie die Einrichtung der Schnittstelle für Gambio-basierte Onlineshops. Diese Anleitung ist gültig für die Einzelplatzversionen gFM-Business Light sowie für die Demoversion von gFM-Business.

Installation einer gFM-Business Einzelplatzversion

Die reine Einzelplatzversion gFM-Business Light sowie die Demoversion von gFM-Business werden sowohl unter Mac OS X als auch unter Windows ganz einfach mit einem Installationsprogramm auf dem Computer eingerichtet. Eine Demoversion von gFM-Business können Sie auf der Seite Support & Downloads für Mac OS X oder Windows herunterladen.

Für die Installation wird unter Mac OS X per DMG-File ein neues Laufwerk verbunden, das das Programm „gFM-Business installieren“ sowie eine Schnellstart-Anleitung im PDF-Format enthält. Unter Windows heißt das Installationsprogramm „Setup_gFM_Business.exe“ und kann wie sein Mac-Pendant einfach per Doppelklick gestartet werden. Bei der Installation von gFM-Business werden zwei Komponenten auf Ihre Festplatte kopiert: das Datenbankverzeichnis, in dem sich alle gFM-Business-Datenbanken befinden sowie das Systemverzeichnis, in dem später alle Dokumente aus gFM-Business gespeichert werden.

gFM-Business wird unter Windows vollständig im Dokumentverzeichnis des angemeldeten Benutzers installiert – unter Mac OS X werden die Datenbanken im Programmverzeichnis des Mac und das Systemverzeichnis im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers installiert. Unter Windows wird standardmäßig eine Verknüpfung von gFM-Business auf dem Desktop eingerichtet – unter Mac OS X kann eine Verknüpfung von gFM-Business aus dem Programmverzeichnis per Drag & Drop in das Dock gezogen werden.

Der erste Start von gFM-Business

Um gFM-Business zu starten, doppelklicken Sie unter Mac OS X das Programm [gFM-Business], das sich im Verzeichnis [gFM-Business] des Programmordners Ihres Mac befindet. Unter Windows doppelklicken Sie die Verknüpfung [gFM-Business] auf dem Desktop Ihres Computers. Der Login für den ersten Start von gFM-Business lautet:

• Benutzer: gfmbusiness
• Passwort: gfmbusiness

Nach Eingabe der o.g. Benutzerdaten befinden Sie sich im Hauptmenü von gFM-Business, in dem nach dem ersten Start ein Willkommens-Assistent angezeigt wird. Der Assistent ermöglicht die Eingabe der wichtigsten Stammdaten sowie den Datenexport oder Datenimport im Rahmen eines Softwareupdates.

Wir empfehlen, nach dem ersten Start im Rahmen der Einrichtung unter [Einstellungen > Benutzer] die von Ihnen gewünschten Benutzer anzulegen und den Standard-Benutzer „gfmbusiness“ aus Datenschutzgründen zu entfernen.

Auswahl des System- und Dokumentverzeichnisses

Jede Installation von gFM-Business benötigt ein Verzeichnis, in das die erzeugten oder archivierten Dokumente gespeichert werden können. Bei den Einzelplatzversionen befindet sich dieses Verzeichnis i.d.R. im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers und wird bei der Installation in die Standard-Verzeichnisse automatisch gesetzt. Die Auswahl des System- und Dokumentverzeichnisses ist also nur erforderlich, wenn die Dokumente an einer anderen Position gespeichert werden sollen oder wenn gFM-Business das Verzeichnis nicht finden kann und zur Auswahl des Verzeichnisses auffordert.

Das System- und Dokumentverzeichnis besitzt folgende Struktur:

• gFM-Business – System- und Dokumentverzeichnis
  • Aktionen – Verzeichnis für Dateianhänge in der Aktionschronik
  • Angebote – Verzeichnis für Angebotsbelege
  • Archiv – Verzeichnis für archivierte Dokumente
  • Aufträge – Verzeichnis für Auftragsbestätigungen
  • Dokumentation – Verzeichnis für die gFM-Business-Dokumentation im PDF-Format
  • Export – Standardverzeichnis für Datenexporte
  • Gutschriften – Verzeichnis für Gutschriftsbelege
  • Leistungsprotokolle – Verzeichnis für Leistungsprotokolle der Zeiterfassung
  • Lieferscheine – Verzeichnis für Lieferscheinbelege
  • Listen – Standardverzeichnis für gedruckte Listen
  • Mahnungen – Verzeichnis für Mahnungsbelege
  • Rechnungen – Verzeichnis für Rechnungsbelege
  • SEPA – Verzeichnis für exportierte SEPA-Dateien
  • System – Systemverzeichnis für gFM-Business
  • Temp – Temporäres Verzeichnis für gFM-Business
  • Termine – Verzeichnis für exportierte Termine im ICS-Format
  • Update – Verzeichnis für temporäre Datenbanken bei einem Softwareupdate
  • Visitenkarten – Standardverzeichnis für Visitenkarten (vCards)

Bei der Installation einer gFM-Business Professional Mehrplatzversion ist es oftmals sinnvoll, das System- und Dokumentverzeichnis nicht lokal auf einem Computer, sondern auf einem Netzlaufwerk zu installieren, damit alle Computer auf das Verzeichnis zugreifen können, die sich im gleichen Netzwerk befinden. Wird das System- und Dokumentverzeichnis auf ein anderes Laufwerk kopiert, muss gFM-Business dieser neue Pfad mitgeteilt werden, was unter [Einstellungen > Firmenstamm] erfolgt. Mit Klick auf das Pfeilsymbol vor dem Systempfad öffnet sich ein Dialog, in dem der neue Pfad eingestellt werden kann.

Speichern von Unternehmens-Stammdaten

Unter [Einstellungen > Firmenstamm] werden alle Stammdaten eingetragen, die auf Ihr Unternehmen bezogen sind, während der Arbeit mit gFM-Business immer wiederkehren und beispielsweise auf Drucklayouts zur Anwendung kommen. Alle in dieser Maske unter [Anschrift und Briefkopf] eingetragenen Daten erscheinen automatisch in allen Drucklayouts von gFM-Business. Im rechten Bereich dieser Maske können Sie ein Firmenlogo als Bilddatei einfügen, das ebenfalls auf allen Drucklayouts verwendet wird. Unter den Registerschaltflächen [Bankverbindungen] und [Standorte] können Sie beliebig viele weitere Bankverbindungen und ggf. Filialen Ihres Unternehmens eintragen.

Unter [Einstellungen > Vorgaben] werden alle Voreinstellungen gespeichert, die gFM-Business künftig verwenden soll. Dieser Menüpunkt enthält folgende Registerschaltflächen:

• Texte/Pfade: Textvorlagen für die Versendung von Fakturierungbelegen per E-Mail. Alle Vorlagen unterstützen die gleichen Platzhalter wie Vorlagen im Modul Korrespondenz.
• Fakturierung: Voreinstellungen für das Fakturierung-Modul wie beliebig viele Zahlungsarten, Einstellungen aller Nummernkreise, Artikel-Erlöskonten, Standard-Währung, Mehrwertsteuersätze, Buchungskonten und Statistiksätze. Die Angaben zum Standard-Finanzkonto und Standard-Forderungskonto werden beim Erzeugen neuer Buchungssätze im Kassenbuch verwendet.
• Währungen: Einstellungen und aktuelle Valutakurse von Fremdwährungen. Valutakurse können per Knopfdruck über einen Service der EZB aktualisiert werden.
• Artikel: Produktkategorien, Artikeloptionen und -Optionswerte sowie Wertelisten für freie Selektion, Freifelder und Geschäftsbereiche, Anlage beliebig vieler Preisgruppen/Kundengruppen, mit denen Sonderpreise und Staffelpreise abgebildet werden können.
• Wertelisten: Verwalten Sie hier alle Wertelisten, aus denen innerhalb von gFM-Business ausgewählt werden soll.
• Felder: In dieser Maske verwalten Sie alle frei definierbaren Felder für die Artikelverwaltung im CRM und für alle Belegarten im Fakturierung-Modul. Jedes Feld kann über eine individuelle Beschriftung, einen speziellen Eingabetyp und optional über eine eigene Werteliste verfügen.
• Dialoge: Geben Sie in dieser Maske vor, welche Standard-Eingabewerte Dialogboxen innerhalb von gFM-Business beim Erzeugen neuer Datensätze eingetragen werden sollen. Diese Angaben können zusätzlich benutzerbezogen gespeichert werden, so daß Benutzer unterschiedlicher Abteilungen über verschiedene Standard-Eingabewerte verfügen können.
• Geräte: Hier können Sie beliebig viele Drucker, Scanner und E-Mail-Sendeadressen (SMTP-Server) für die Verwendung in gFM-Business einrichten. Außerdem können Sie in dieser Maske die Schnittstelle für Gambio-basierte Onlineshops freischalten.

Pfade für Drucklayouts einrichten

Unter [Einstellungen > Drucklayouts] werden alle in gFM-Business verfügbaren Drucklayouts angezeigt. Damit gFM-Business alle Ausdrucke in die korrekten Verzeichnisse als PDF-Dateien speichern kann, muss für jedes Drucklayout der entsprechende Speicherpfad angegeben werden.

Zu diesem Zweck befindet sich unten links im Masken-Hauptmenü die Funktion [Alle Pfade setzen], mit dem die Speicherpfade aller Drucklayouts in einem Arbeitsschritt eingerichtet werden können. Nach Auswahl dieser Funktion erscheint ein entsprechender Dialog, in dem Sie nun einfach das System- /Dokumentverzeichnis auswählen, in dem sich alle weiteren Verzeichnisse befinden. gFM-Business setzt daraufhin automatisch die Pfade aller Standard-Drucklayouts auf den von Ihnen eingestellten Pfad.

Einstellungen benutzerbezogen speichern

Unter [Einstellungen > Benutzer] können Sie für jeden Benutzer individuell einstellen, welche Menüpunkte im Hauptmenü und in der Navigation sichtbar sein sollen. Ausserdem können unter dem Register [Dialoge] die Standard-Eingabewerte für Dialogboxen benutzerbezogen eingerichtet werden.

Eingabe oder Import von Artikelstammdaten

Die Grundeinrichtung von gFM-Business ist nun abgeschlossen. Im nächsten Schritt können Sie nun beginnen, Artikelstammdaten für Ihre Produkte einzupflegen oder aus einer externen Datei zu importieren.

Für den Import von Artikeldaten aus externen Dateien finden Sie im Dokumentverzeichnis „Export“ die Beispieldatei Export_Artikel.xlsx im Excel-Format. Wenn Sie die Exportdatei mit Ihren Artikeln in dieser Form formatieren, können Sie Ihre Artikel ohne Anpassung der Feldreihenfolge in gFM-Business importieren. Für jeden Artikel können beliebig viele Artikelattribute, Lieferanten sowie ein Artikelbestand eingepflegt werden. Um Datensätze aus einer externen Datei zu importieren, wählen Sie im Artikelstamm die Hauptfunktion [Daten importieren] aus. Bitte beachten Sie, daß die Hauptfunktion nur ausgewählt werden kann, wenn sich mindestens ein Artikel in der Datenbank befindet. Sollte die Datenbank noch leer sein, legen Sie zunächst einen leeren Artikel an, um die Funktion auszuwählen. Die Beispieldateien für den Import von Artikel- und Kundendaten können auch heruntergeladen werden.

Eingabe oder Import von Kundendaten

Haben Sie Ihren Artikelstamm in gFM-Business gepflegt, können Sie mit der Eingabe oder dem Import von Kundendaten beginnen.  Für den Import von Kundendaten aus externen Dateien finden Sie im Dokumentverzeichnis „Export“ die Beispieldatei „Export_Kunden.xlsx“ im Excel-Format. Wenn Sie die Exportdatei mit Ihren Kundenadressen in dieser Form formatieren, können Sie Ihre Kunden ohne Anpassung der Feldreihenfolge in gFM-Business importieren. Für jeden Kunden können beliebig viele Adressen und Kontaktpersonen gespeichert werden.

Tragen Sie unter [MySQL-Einstellungen] die Server- und Logindaten für die MySQL-Datenbank Ihres Gambio-basierten Onlineshops ein, unter [FTP-Einstellungen] die Server- und Logindaten für den FTP-Zugang zu Ihrem Onlineshop. Aufgrund unterschiedlicher Shopkonfigurationen empfehlen wir dringend, die Funktionen von gFM-Business zunächst mit einem Testshop zu testen. Mit allen anderen Einstellungen können Sie festlegen, welche Angaben bei Neuanlage oder Import von Artikeln standardmäßig eingetragen werden sollen.

Import von Herstellern, Kategorien, Kundengruppen und Optionen

Nachdem die Stammdaten des Onlineshops eingetragen wurden, können Sie Hersteller, Artikelkategorien, Kundengruppen und Artikeloptionen aus Ihrem Gambio GX2 Onlineshop importieren. Alle Importe stehen als Hauptfunktion unter [Einstellungen > Onlineshop] zur Verfügung. Nach dem Import stehen alle entsprechenden Daten aus dem Onlineshop unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] zur Verfügung. Vorher eingetragene Produktkategorien, Hersteller, Kundengruppen und Produktoptionen werden beim Import aus dem Onlineshop überschrieben.

Import von Daten aus Gambio Onlineshops

Nach Aktivierung der Onlineshop-Schnittstelle steht in der Importfunktion der Module [Kunden], [Artikel], [Fakturierung > Aufträge] und [Fakturierung > Rechnungen] der neue Menüpunkt „Gambio Onlineshop“ zur Verfügung. Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird ein neues Fenster geöffnet, in dem alle Datensätze auf dem Shopserver angezeigt werden.

Bereits in gFM-Business importierte Datensätze werden dabei farblich markiert. In der unteren Funktionsleiste befinden sich Schaltflächen, um alle Datensätze oder noch nicht importierte Datensätze zu markieren sowie um entsprechende Markierungen wieder zu entfernen. Die Onlineshop-Schnittstelle erlaubt den Import von Kunden, Artikeln sowie von Bestellungen, wahlweise als Auftrag oder direkt als Rechnung.

Export von Artikeln in Gambio Onlineshops

Nach Aktivierung der Onlineshop-Schnittstelle befindet sich unter [Artikel > Artikelstamm > Onlineshop] ein neues Register, in dem alle shoprelevanten Daten eines Artikels gepflegt und Artikel in den Onlineshop exportiert werden können. Nach Klick auf die Schaltfläche [Shop-Export] erscheint ein Dialog, in dem ausgewählt werden kann, ob der aktuelle Artikel oder ob alle aufgerufenen Artikel in den Onlineshop exportiert werden sollen. Auf diese Weise können beispielsweise bestimmte Artikel selektiert und gezielt auf dem Onlineshop-Server aktualisiert werden.