gFM-Business 1.9 mit OCR Texterkennung und Dokumentarchiv veröffentlicht.

Dokumentmanagement mit OCR SchrifterkennungHeute stellen wir die Unternehmenssoftware gFM-Business in Version 1.9 mit OCR Texterkennung, Dokumentarchiv und weiteren neuen Funktionen sowie einigen Fehlerbereinigungen vor. Beim Scanvorgang wird nun automatisch der Text des eingelesenen Dokuments erkannt und in das Hinweisfeld eingetragen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente im Rahmen einer Volltextsuche auffinden, ohne manuell verschlagwortet werden zu müssen. Die neue Maske Dokumentarchiv im Modul [Korrespondenz] zeigt alle archivierten Papierdokumente an und bietet eine Volltextsuche zur Filterung der Liste. Für die Erstellung von Dokumentvorlagen steht ab sofort ein Info-Popover zur Verfügung, das weiterführende Informationen über die möglichen Platzhalter zum Einfügen dynamischer Daten enthält. gFM-Business 1.9 enthält ausserdem einige Fehlerbereinigungen – im folgenden Beitrag finden Sie alle Informationen zum Update, das für alle registrierten Kunden kostenlos ist. 

OCR Texterkennung archivierter Papierdokumente

Der Scanvorgang archivierter Papierdokumente wurde in gFM-Business Light und Professional um eine OCR (Optical Character Recognition) Texterkennung erweitert. Dadurch ist es möglich, archivierte Papierdokumente auch ohne manuelle Eingabe von Schlagwörtern über die integrierte Volltextsuche aufzufinden.

Vorgaben für die OCR Texterkennung

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] kann die Texterkennung mit dem Markierungsfeld

Einstellung für OCR Texterkennung

ein- oder ausgeschaltet werden. Rechts daneben kann eingestellt werden, welches Sprachwörterbuch bei der Erkennung von Texten verwendet werden soll.

Archivieren von Papierdokumenten

In gFM-Business steht die Funktion [Dokument scannen] wie gewohnt in jeder Bildschirmmaske des CRM-Moduls [Kunden] zur Verfügung. Während des Scanvorgangs wird bei aktivierter Schrifterkennung automatisch der Text des Dokumentes erkannt und in das Textfeld eingefügt.

Dokumente archivieren mit OCR Texterkennung

 

Verwenden Sie zum Scannen eine Auflösung von mindestens 300dpi, um eine korrekte Erkennung von Texten zu gewährleisten. Bei geringeren Auflösungen erhöht sich die Fehlerquote bei der Texterkennung, höhere Auflösungen erhöhen die Trefferquote.

Zentrales Dokumentarchiv

Im Modul [Korrespondenz] steht ab sofort ein zentrales Dokumentarchiv zur Verfügung, das alle gescannten Papierdokumente ohne Bezug zum Kontaktdatensatz anzeigt. Über die integrierte Volltextsuche lassen sich Dokumente nun zielgenau und ohne Bezug zu einem Kontakt auffinden.

Screenshot: Dokumentarchiv im Modul 'Korrespondenz'

Im Rahmen der integrierten OCR Texterkennung werden die Texte der eingescannten Dokumente automatisch erkannt und in das Textfeld eingetragen. Durch Eingabe eines Suchbegriffs im Suchfeld am oberen Rand der Liste kann die Liste eingeschränkt werden. Dabei werden alle Datensätze angezeigt, in denen der eingegebene Suchbegriff im Text, im Dokumentnamen oder in der Referenznummer vorkommt.

Platzhalter-Infos für Dokumentvorlagen

Für die Erstellung von Dokumentvorlagen steht in gFM-Business 1.9 nun ein neues Info-Popover zur Verfügung, das weiterführende Informationen zur Verwendung von Platzhaltern in Dokumentvorlagen enthält. Mit einem Platzhalter können dynamische Texte aus der Datenbank eingefügt werden wie z.B. eine Briefanrede oder in HTML-basierten E-Mail-Newsletter auch ein Bild oder eine URL.

Info-Popover für die Verwendung von Platzhaltern

Bilder in den Fließtext HTML-basierter E-Mails und Newsletter einfügen

Für E-Mail-Newsletter, die auf einer HTML-Vorlage basieren, können nun Bilder in den Fließtext eingefügt werden. Verwenden Sie dafür einfach den gewohnten HTML-Tag:

<img src="http://Ihr-Server.de/Ihr-Bild.jpg">

Bitte berücksichtigen Sie, dass sich das Bild auf Ihrem Server befinden muss, damit es in der HTML-Vorschau und in der E-Mail angezeigt werden kann.

gFM-Business 1.9 ab sofort verfügbar

Die aktuelle Version gFM-Business 1.9 steht für die Versionen Light und Professional ab sofort auf der Seite Support & Downloads zur Verfügung. gFM-Business 1.9 basiert auf FileMaker Pro 13 und benötigt mindestens Mac OS X 10.7 oder Windows 7.

Updatehinweise für bestehende Nutzer

Sollen alle Daten aus der alten Version übernommen werden, öffnen Sie zunächst die alte Version, klicken Sie im Hauptmenü auf das gFM-Business-Logo und wählen die Funktion [Update: Datenexport]. Alternativ oder in älteren Versionen finden Sie diese Funktion unter [Einstellungen] > [Firmenstamm]. Nach Ausführung dieser Funktion können Sie die alte Version schließen.

Backup

1) Sichern Sie daraufhin im Finder oder im Windows-Explorer die alten Datenbanken, indem Sie sie beispielsweise als ZIP-Archiv komprimieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner [gFM-Business] im Programmverzeichnis und wählen Sie die Funktion „…komprimieren“ aus.

2) Sichern Sie ausserdem Ihr Standard-Dokumentverzeichnis als ZIP-Archiv, falls das Verzeichnis bei einer erneuten Installation überschrieben werden sollte.

Deinstallieren Sie nun die alte Version (Windows) oder legen Sie das Verzeichnis „gFM-Business“ innerhalb des Programmverzeichnisses in den Papierkorb (Mac OS X). Installieren Sie daraufhin die aktuelle Version von gFM-Business. Sollte das Dokumentverzeichnis bei der Installation überschrieben worden sein und sich Ihre Dateien nicht mehr darin befinden, sichern Sie den Inhalt des erstellten ZIP-Archivs in Schritt 2 unter ‚Backup‘ zurück.

Wichtiger Hinweis für gFM-Business Professional 1.9

Die OCR Texterkennung benötigt im Datenbankverzeichnis den Ordner [tessdata], in dem sich die Wörterbücher für die Schrifterkennung befinden. Bitte kopieren Sie den Ordner [tessdata] aus dem Verzeichnis [Datenbanken] des Archivs von gFM-Business Professional 1.9 in Ihr Datenbankverzeichnis, in dem sich alle FileMaker-Datenbanken von gFM-Business befinden.

Erste Anmeldung nach der Installation

Melden Sie sich nach der Installation der neuen Version an der neuen Software mit dem Standardbenutzer „gfmbusiness“ mit gleichnamigem Passwort an. Sollte beim ersten Start das Standard-Systemverzeichnis nicht gefunden werden, weisen Sie bitte zunächst das Systemverzeichnis zu (Ihr Dokumentverzeichnis „gFM-Business“, in dem sich alle weiteren Unterverzeichnisse befinden).

Wählen Sie im Willkommens-Popover die Funktion [Update: Import] und die korrekte Version, aus der die Daten importiert werden sollen. Wenn Sie zuvor das Systemverzeichnis zugewiesen haben, startet nach Bestätigung der Abfrage und Auswahl des Imports aus der alten Version der Import aller Daten aus den alten Datenbanken.

Nach Abschluß des Imports können Sie gFM-Business schließen und sich wieder mit den gewohnten Benutzernamen anmelden.

Für die Registrierung verwenden Sie bitte Ihre vorhandene Seriennummer.

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Versionshistorie gFM-Business 1.9.0

  • System.fmp12: Neues Feld <<prf::Status_Archivierung_OCR>> und <<prf::Archivierung_OCR_Sprache>> erstellt.
  • gFM-Business: Neue Werteliste “prf.Archiv_OCR” und “prf.Archiv_OCR_Sprache” erstellt.
  • gFM-Drucklayouts: Fehler in Script “sys.Twain_Dokument_archivieren” behoben.
  • Teilscript “OCR Schrifterkennung” in Teilscript “sys.Twain_Dokument_archivieren” hinzugefügt.
  • Custom Function “cfDialog_SelectFolder” durch Funktion “BE_SelectFolder” ersetzt.
  • Custom Function “cfDialog_SelectFileDialog” durch Funktion “BE_SelectFile” ersetzt.
  • scr.Kunden: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Adressen: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Kontaktpersonen: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Dienstleistungen: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Belege: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Ereignisse: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • scr.Kunden_Listenansicht: Script-Trigger-Zuweisung in Popover “Dokument scannen” korrigiert.
  • Neues Layout “scr.Korrespondenz_Archiv” hinzugefügt.
  • Korrespondenz: Neues Feld <<Archiv_Stamm::_sGlobal>> hinzugefügt.
  • gFM-Business: Neue Beziehungen “glo.Archiv_Stamm” und “glo.Archiv_Inhalt” hinzugefügt.
  • Portal “glo.Archiv_Stamm” auf Layout “scr.Korrespondenz_Archiv” eingerichtet.
  • Datensatz für Layout “scr.Korrespondenz_Archiv” in Tabelle “GUI” hinzugefügt.
  • Datensatz für Layout “scr.Korrespondenz_Archiv” in Tabelle “Hauptmenü” hinzugefügt.
  • Userlayouts und Hauptmenü für alle Benutzer neu generiert.
  • Berechnung für Anzahl Datensätze in Script “ts.GUI_Menüaufbau” hinzugefügt.
  • Fehlerhafte Feldzuweisung für <<Freifeld_3>> auf “scr.Artikel” korrigiert.
  • Script “sys.Start”: FileMaker Versionsabfrage hinzugefügt.
  • Fehlerhafte Variablendefinition $pdf_pfad in Script “ts.kon_Dienstleistungen_abrechnen” korrigiert.
  • “scr.Kunden”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Adressen”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in  „Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Kontaktpersonen”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Dienstleistungen”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Belege”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Ereignisse”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • “scr.Kunden_Statistik”: Fehlerhafte Wertelistenzuordnung “Dokumentart” in “Popover_Dokument_archivieren” korrigiert.
  • Script “lay.Fakturierung_Kassenbuch”: Fehlerhaften Scriptaufruf in Teilscript “SEPA-Mandat drucken” korrigiert.
  • Layout “scr.Einstellungen_Firmenstamm”: Quickinfos überprüft und bei Bedarf angepaßt.
  • Layout “scr.Einstellungen_Vorgaben”: Quickinfos überprüft und bei Bedarf angepaßt.
  • Layout “scr.Einstellungen_Drucklayouts”: Quickinfos überprüft und bei Bedarf angepaßt.
  • Layout “scr.Einstellungen_Erscheinungsbild”: Quickinfos überprüft und bei Bedarf angepaßt.
  • “scr.Korrespondenz”: Berechnung in Webviewer für E-Mail-Vorschau erweitert.
  • Script “ts.kor_EMail_senden”: Variablendefinition $html_text erweitert.
  • Script “ts.kor_EMail_senden_alle”: Variablendefinition $html_text erweitert.
  • “scr.Korrespondenz”: Neues Info-Popover für Platzhalter integriert.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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