gFM-Business free und Basic 2.1 mit Funktionen zum Datenimport veröffentlicht.

Markus Schall 19. November 2015 4 Kommentare

Heute haben wir die Freeware-Warenwirtschaft gFM-Business free sowie gFM-Business Basic in aktualisierter Version 2.1 veröffentlicht. Mit dem neuen Softwarerelease des Rechnungsprogramms ist es nun möglich, Kundenadressen und Artikel aus beliebigen Datenquellen zu importieren. Zu diesem Zweck steht in der Kundenverwaltung sowie in der Artikelverwaltung jeweils die neue Funktion „Daten importieren“ zur Verfügung. Daten können aus beliebigen Dateien wie Excel-Tabellen, Textdateien (CSV oder getrennt durch Tabulatoren), FileMaker Pro (12-14) oder aus DBASE-Dateien importiert werden. Die Importfolge aller Felder kann dabei individuell angepasst werden, so dass Daten aus beliebigen anderen Systemen oder Dateien in gFM-Business importiert werden können. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Kundenadressen oder Artikel aus externen Dateien in gFM-Business free oder Basic importieren können.

Import von Kundendaten

In der Kundenverwaltung steht ab sofort die neue Funktion [Daten importieren] zur Verfügung, mit der Daten aus beliebigen externen Dateien in gFM-Business importiert werden können. Beim Import von Kundenadressen können folgende Felder importiert werden:

• Anrede
• Bankverbindung: Bankinstitut
• Bankverbindung: BIC
• Bankverbindung: BLZ
• Bankverbindung: IBAN
• Bankverbindung: Kontonummer
• Bemerkungen
• Briefanrede
• Bundesland
• E-Mail
• Firma
• Name
• Vorname
• Straße
• Hausnummer
• Land
• Ländercode
• Postleitzahl
• Ort
• Telefon
• Telefon Mobilfunk
• Telefax

Um die Funktion für den Datenimport aufzurufen, klicken Sie mit der Maus auf die Funktionsschaltfläche links unten in der Schaltflächenleiste. Daraufhin öffnet sich in der Symbolleiste ein Popover-Dialog für den Datenimport. Bestätigen Sie  den Popover-Dialog durch Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren], woraufhin ein Dialog zur Auswahl einer Importdatei erscheint. Wählen Sie im Popupmenü am unteren Rand des Dialogs zunächst das gewünschte Importformat aus (Text CSV oder Tabulator-getrennt, FileMaker, Excel oder DBASE). Wählen Sie anschließend Ihre gewünschte Importdatei, deren Daten Sie in gFM-Business importieren möchten. Auf dem Bildschirm erscheint nun ein Dialogfeld, in dem Sie die Feldfolge für den Import festlegen können.

Ordnen Sie nun alle Felder für die korrekte Feldfolge beim Import der Daten zu. In der linken Spalte finden Sie alle Felder Ihrer Importdatei, in der rechten Spalte befinden sich alle Felder aus gFM-Business. Bitte stellen Sie sicher, dass die Schlüssel- und Statusfelder [_fk_Kunden_ID], [_pk_Adress_ID], [Adressart_Nr], [Adressart_Text], [sta_Schutz] und [sta_Standard] sowie die Datensatz-Änderungsfelder mit dem Präfix [DS_…] nicht in die Feldfolge aufgenommen werden.

Wenn Sie die Feldfolge für den Import fertig eingerichtet haben, bestätigen Sie den Zuordnungsdialog durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren]. Es folgt noch eine Abfrage, ob die automatischen Eingabeoptionen durchgeführt werden sollen. Ändern Sie bitte nichts an dieser Einstellung und bestätigen Sie den Dialog durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren], woraufhin alle Datensätze aus Ihrer Datei in gFM-Business importiert werden. Alle Datensätze aus Ihrer externen Datei stehen ab sofort für die Bearbeitung in gFM-Business zur Verfügung. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Freeware-Warenwirtschaft gFM-Business free auf die Bearbeitung von bis zu 100 Datensätzen pro Modul beschränkt ist. Die Beschränkung kann aufgehoben werden durch den Erwerb einer Lizenz von gFM-Business Basic. Bei der Freischaltung ist keine Neuinstallation der Software erforderlich.

Import von Artikeldaten

In der Artikelverwaltung steht in den Rechnungsprogrammen  gFM-Business free und Basic 2.1 die neue Funktion [Daten importieren] zur Verfügung, mit der Daten aus beliebigen externen Dateien in gFM-Business importiert werden können. Beim Import von Produkten und Artikeln können folgende Felder importiert werden:

• Artikelnummer
• Artikelnummer Hersteller
• Artikel-URL im Internet
• Artikelbeschreibung
• Artikelbezeichnung
• Bemerkungen
• Datenblatt-URL im Internet
• EAN-Code
• Erlöskonten 1-4
• Freie Selektion
• Freifelder 1-3
• Geschäftsbereich
• Gewicht
• Hersteller
• Kategorie
• Kurzbeschreibung
• Mehrwertsteuersatz
• Preis UVP
• Schlagworte
• Verkaufspreis
• Währung

Um die Funktion für den Datenimport aufzurufen, klicken Sie mit der Maus auf die Funktionsschaltfläche links unten in der Schaltflächenleiste. Daraufhin öffnet sich in der Symbolleiste ein Popover-Dialog für den Datenimport. Bestätigen Sie  den Popover-Dialog durch Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren], woraufhin ein Dialog zur Auswahl einer Importdatei erscheint. Wählen Sie im Popupmenü am unteren Rand des Dialogs zunächst das gewünschte Importformat aus (Text CSV oder Tabulator-getrennt, FileMaker, Excel oder DBASE). Wählen Sie anschließend Ihre gewünschte Importdatei, deren Daten Sie in gFM-Business importieren möchten. Auf dem Bildschirm erscheint nun ein Dialogfeld, in dem Sie die Feldfolge für den Import festlegen können.

Ordnen Sie nun alle Felder für die korrekte Feldfolge beim Import der Daten zu. In der linken Spalte finden Sie alle Felder Ihrer Importdatei, in der rechten Spalte befinden sich alle Felder aus gFM-Business. Bitte stellen Sie sicher, dass die Schlüssel- und Statusfelder [_fk_Kunden_ID], [_pk_Adress_ID], [Adressart_Nr], [Adressart_Text], [sta_Schutz] und [sta_Standard] sowie die Datensatz-Änderungsfelder mit dem Präfix [DS_…] nicht in die Feldfolge aufgenommen werden.

Wenn Sie die Feldfolge für den Import fertig eingerichtet haben, bestätigen Sie den Zuordnungsdialog durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren]. Es folgt noch eine Abfrage, ob die automatischen Eingabeoptionen durchgeführt werden sollen. Ändern Sie bitte nichts an dieser Einstellung und bestätigen Sie den Dialog durch Klick auf die Schaltfläche [Importieren], woraufhin alle Datensätze aus Ihrer Datei in gFM-Business importiert werden. Alle Datensätze aus Ihrer externen Datei stehen ab sofort für die Bearbeitung in gFM-Business zur Verfügung. Die Freeware-Warenwirtschaft gFM-Business free ist auf die Bearbeitung von bis zu 100 Datensätzen pro Modul beschränkt ist. Die Beschränkung kann aufgehoben werden durch den Erwerb einer Lizenz von gFM-Business Basic. Bei der Freischaltung ist keine Neuinstallation der Software erforderlich.

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Mehr Informationen zu gFM-Business free/Basic

gFM-Business Basic im goFileMaker Onlineshop – 99 Euro

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