gFM-Business 2.4 mit neuen Funktionen veröffentlicht.

Heute haben wir das ERP-, CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business Light und Professional in einer aktualisierten Version 2.4 veröffentlicht. Die neue Version verfügt über zahlreiche neue Funktionen und einige Optimierungen und Fehlerbereinigungen. Sowohl die Benutzerverwaltung als auch die Verwaltung von Drucklayouts enthalten nun getrennte Pfadangaben für Mac OS X und Windows. Dadurch ist es möglich, dass sich identische Nutzer sowohl an Mac- als auch an Windows-Arbeitsstationen anmelden können, ohne beim Start auf dem anderen System den Dokumentpfad neu angeben zu müssen. gFM-Business erkennt automatisch das Betriebssystem und stellt den Dokumentpfad beim Start der Software automatisch ein. In der Verwaltung der Drucklayouts kann ab sofort für jedes Layout ein eigener E-Mail-Begleittext gespeichert werden, der mit Platzhaltern aus der neuen Platzhalterverwaltung angereichert werden kann. gFM-Business unterstützt die Verwaltung beliebig vieler Platzhalter für E-Mail-Anschreiben. E-Mails können nun systemweit wahlweise via Client oder direkt über einen SMTP-Server versendet werden. gFM-Business 2.4 enthält ausserdem einige Optimierungen im Fakturierung-Modul.

Barrierefreies Arbeiten in gemischten Netzwerken

Bisher konnte in der Benutzerverwaltung und in den Drucklayouts ein Pfad angegeben werden, unter dem gFM-Business alle Dokumente speichern soll. Der Pfad konnte somit entweder für Mac OS X oder im Windows-Format angegeben werden. Für die Arbeit in gemischten Umgebungen enthalten die Benutzerverwaltung und die Verwaltung von Drucklayouts nun getrennte Felder für Mac OS X und Windows. Beim Start erkennt die Software automatisch, welches Betriebssystem läuft und stellt den Dokumentpfad und die Speicherpfade für Drucklayouts automatisch auf die angegebenen Pfade des entsprechenden Systems ein. Auf diese Weise können Anwender nun problemlos zwischen Mac OS X und Windows wechseln, ohne dabei Speicherpfade neu einstellen zu müssen.

Separate E-Mail-Anschreiben für alle Dokumente

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Texte] konnten in allen vorherigen Versionen von gFM-Business Textvorlagen mit festgelegten Platzhaltern für den E-Mail-Versand aller Belegarten aus der Fakturierung vorgegeben werden. Beim Versand eines Belegs per E-Mail wurde der Betreff und der Text der E-Mail aus diesen Vorgaben entnommen. Diese Maske wurde in gFM-Business 2.4 entfernt.

In der aktuellen Version können nun alle Drucklayouts mit entsprechenden Vorgabetexten versehen werden. Sobald ein beliebiges Dokument über den Druckdialog per E-Mail versendet wird, setzt gFM-Business automatisch die für das Drucklayout vorgegebenen Texte in den Betreff und den E-Mail-Text ein. Die Vorlagen können für alle Drucklayouts zentral unter [Einstellungen > Drucklayouts > Details] vorgegeben werden. Hier können auch für jedes Drucklayout separate Speicherpfade für Mac OS X und Windows angegeben werden.

Beliebig viele Platzhalter für E-Mail-Anschreiben

Für den Versand von Dokumenten per E-Mail enthält gFM-Business 2.4 eine neue Verwaltung von Platzhaltern, die in den E-Mail-Anschreiben separat für jedes Drucklayout genutzt werden können. In der neuen Maske unter [Einstellungen > Drucklayouts > E-Mail-Platzhalter] können beliebig viele Platzhalter verwaltet werden.

Mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Platzhalterliste können durch den Anwender neue Platzhalter hinzugefügt werden. Dabei müssen für jeden Platzhalter folgende Angaben eingetragen werden:

• Tabellenursprung – Datentabelle, die im Drucklayout unter [TOC] zugewiesen wurde. Der Tabellenursprung kann auch in der Datei „gFM_Drucklayouts“ im geöffneten Drucklayout unter „Layouteinstellungen“ gefunden werden.
• Platzhalter – Name des Platzhalters, sinnvollerweise in geschweiften Klammern.
• Tabelle – Datentabelle, aus der die Daten für den Platzhalter bezogen werden sollen.
• Feld – Name des Feldes, das den Inhalt für den Platzhalter enthält.
• Bezugsschlüssel – Schlüsselfeld, über das der gewünschte Datensatz aufgefunden werden kann. Bei Angeboten z.B. „_pk_Angebot_ID“, bei Rechnungen „_pk_Rechnung_ID“ usw.

Sobald ein Platzhalter in diese Liste eingetragen wurde, kann er in den Vorlagen für die E-Mail-Texte verwendet werden, sofern der Tabellenursprung mit dem TOC des Drucklayouts übereinstimmt.

E-Mail-Versand systemweit per Client oder SMTP-Server

Über den Druckdialog können alle Dokumente per Mausklick auch per E-Mail versendet werden; in gFM-Business 2.4 erfolgt dies nun wahlweise über den E-Mail-Client oder direkt über einen SMTP-Mailserver. Für diese Funktion steht unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] ab sofort die Möglichkeit zur Verfügung, eine Sendeadresse für den Versand per SMTP-Server sowie optional eine E-Mail-Adresse anzugeben, an die alle Dokumente zu Kontrollzwecken als Blindkopie (BCC) versendet werden. Hierbei ist für den Empfänger nicht ersichtlich, dass eine Kopie der E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse versendet wurde. Diese Einstellung gilt sowohl für den E-Mail-Versand über den Druckdialog als auch für die Funktionen [per E-Mail senden] und [Alle senden] in der Fakturierung.

Erweiterte Funktionen in der Fakturierung

In gFM-Business 2.4 wurde die Verwaltung von Belegpositionen in allen Belegarten erweitert. So kann nun für jede Artikelposition ein separater Rabatt sowie ein Belegstatus gepflegt werden. Für die Eingabe eines Rabatts öffnet sich nach Klick auf eine Preisangabe ein Dialog-Popover, in dem der Einzelpreis sowie ein etwaiger Rabatt für die Artikelposition eingetragen werden kann. Sobald die Position über einen Rabatt verfügt, wird das Feld [Gesamtpreis netto] in der Positionsliste rot eingefärbt.

Die Belegpositionen enthalten nun außerdem die Information der Verpackungseinheit aus dem Artikelstamm, womit nun auch die Verpackungseinheit auf den Beleglayouts angezeigt werden kann.

In allen Belegarten der Fakturierung steht ab sofort die neue Funktion [Beleg duplizieren] zur Verfügung, um bereits erstellte Belege per Mausklick inklusive aller enthaltenen Positionen kopieren zu können. Außerdem wurden die neuen Funktionen [Bestände ausbuchen] in Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen sowie [Bestände einbuchen] in Gutschriften und Bestellungen integriert. Mit diesen Funktionen können alle Belegpositionen per Mausklick in den Lagerbestand ein- oder ausgebucht werden.

Bestandsprotokoll in der Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung haben wir unter dem Punkt [Lagerbestand] ein Bestandsprotokoll hinzugefügt, in dem alle bisherigen Warenbewegungen des aufgerufenen Artikels nachvollziehbar sind. Sobald der Bestand des Artikels auf einem Beleg ein- oder ausgebucht wird, erscheint im Bestandsprotokoll ein neuer Eintrag für diesen Vorgang, in dem das Datum, der Sachbearbeiter, die Belegart und Belegnummer, der Anfangsbestand und Reservierungen, Zugang oder Abgang sowie der Endbestand und Reservierungen eingetragen wurde. Ein Eintrag im Protokoll wird außerdem erzeugt, wenn der Lagerbestand des Artikels manuell korrigiert wird.

Wichtiger Hinweis zur Lagerverwaltung

In der Artikelverwaltung kann in gFM-Business 2.4 ab sofort für jeden Artikel angegeben werden, ob der Artikel in der Lagerverwaltung berücksichtigt werden soll oder nicht. Dieses Statusfeld befindet sich im Artikelstamm unter der Maske „Lagerbestand“ mit der Beschriftung [Buchen]. Die Lagerverwaltung wird nur für Artikel aktiviert, deren Buchungsstatus aktiviert wurde. In den vorherigen Versionen von gFM-Business gab es dieses Statusfeld noch nicht. Wenn Sie Daten aus einer vorherigen Version importieren, stellen Sie sicher, dass der Buchungsstatus aller Artikel aktiviert ist, die in der Lagerverwaltung berücksichtigt werden sollen. Rufen Sie dazu am Einfachsten alle gewünschten Artikel auf, aktivieren Sie im ersten Artikel den Buchungsstatus und ersetzen Sie diesen Status mit der Funktion [Datensätze > Feldinhalt ersetzen…] in allen anderen aufgerufenen Datensätzen. Weitere Informationen, wie Sie mit dieser Funktion Feldwerte in allen aufgerufenen Datensätzen ändern können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Alle neuen Funktionen und Verbesserungen:

• Artikelverwaltung: Optimierte Verwaltung von Artikelnummern, verbesserte Importfunktion für Artikeldaten.
• Artikelverwaltung: Verbesserter Import von Artikeldaten aus externen Dateien
• Artikelverwaltung: Bestandsprotokoll aller Änderungen des Lagerbestandes.
• CRM/Kunden: Neue Funktion zum Versand von SEPA-Mandaten per E-Mail.
• CRM/Kunden: Neue Funktion zum Duplizieren von SEPA-Mandaten.
• CRM/Kunden: Verbesserter Versand von Leistungsprotokollen aus der Zeiterfassung per E-Mail.
• Fakturierung: Verbesserte Belegpositionen in allen Belegarten: Rabatt pro Position, Speicherung der Einheit und eines aktuellen Belegstatus.
• Drucklayouts: Speicherung eines Betreffs und Textteils für den E-Mail-Versand in jedem Drucklayout
• Drucklayouts: Verwaltung beliebig vieler Platzhalter mit Zuordnung auf Feldebene für die Verwendung beim E-Mail-Versand von Dokumenten
• Fakturierung: Automatisches Erzeugen einer Bestellung aus einem Angebot heraus.
• Fakturierung: Automatisches Erzeugen einer Bestellung aus einem Auftrag heraus.
• Fakturierung: Automatisches Erzeugen einer Rechnung aus einem Lieferschein heraus.
• Fakturierung: Neue Funktion zum Duplizieren eines Belegs in allen Belegarten.
• Fakturierung: Neue Funktion zum Versand von SEPA-Mandaten per E-Mail.
• Fakturierung: Neue Funktion zum Automatischen Ein- und Ausbuchen aller Belegpositionen in Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften.
• Fakturierung: Optimierte Lagerverwaltung mit Standardvorgabe und verbesserter Fehlerabfrage bei Fehleingaben
• Fakturierung: Verbesserte Eingabe von Belegpositionen im Netzwerk
• Fakturierung: Korrigierte Summierung des Bruttopreises im Popover zum Hinzufügen neuer Positionen
• Unternehmen: Alle Statistiksätze stehen von 2010 bis 2020 zur Auswahl zur Verfügung.
• Systemübergreifend: Benutzerverwaltung und Verwaltung von Drucklayouts um systembezogene Pfade erweitert für barrierefreies Arbeiten in gemischten Netzwerken mit Mac OS X und Windows.
• Systemübergreifend: Versand von E-Mails wahlweise via Client oder SMTP-Server mit optionaler Adresse für Blindkopie (BCC).

Wichtige Hinweise zur Registrierung von gFM-Business

Aufgrund eines notwendigen Serverwechsels, der auch die Registrierung von gFM-Business betrifft, läßt sich gFM-Business Professional bis Version 2.3.2 unter bestimmten Umständen nicht mehr starten und bleibt nach der Initialisierung der Software stehen. Für diesen Fall haben wir ein Tool entwickelt, mit dem Sie Ihre Daten aus der Software exportieren und automatisch in die aktuellste Version 2.4 importieren können. Für die Ausführung wird der Standardbenutzer ‚gfmbusiness‘ verwendet. Sollten Sie diesen Benutzer zwischenzeitlich entfernt haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.

Hinweise zum Update auf gFM-Business 2.4

1. Laden Sie das gFM-Business-Tool für den Datenexport herunter und kopieren es in Ihren Datenbankordner.
2. Folgen Sie den Anweisungen des Tools und führen Sie einen Datenexport durch.
3. Kopieren Sie die erstellten Dateien in den Update-Ordner Ihres gFM-Business Dokumentverzeichnisses.
4. Laden Sie die aktuelle Version 2.4 herunter und installieren Sie sie.
5. Führen Sie im Willkommens-Assistenten einen Update-Import durch.

Sollten bei der Verwendung des Update-Werkzeugs Probleme auftreten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail, um einen Termin für eine Fernwartungssitzung zu vereinbaren. Dieser Service ist für registrierte Anwender von gFM-Business Light und Professional kostenlos.