gFM-Business 2.7 mit Projektverwaltung veröffentlicht.

gFM-Business 2.7 mit Projektverwaltung

Wir freuen uns, Ihnen heute die Unternehmenssoftware gFM-Business Light und Professional in aktualisierter Version 2.7 vorstellen zu können. Die neue Version verfügt ab sofort über eine integrierte Projektverwaltung, mit der sich individuelle Projekte planen und verwalten lassen und eignet sich damit sehr gut auch als Agentursoftware.

Dabei können jedem Projekt beliebig viele Kunden, Kontaktpersonen, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Dokumente, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Vorgänge und externe Dateien zugewiesen werden. Die Ist-Werte von Erlösen und Kosten werden dabei automatisch aus den zugewiesenen Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen und Vorgängen berechnet. Für jedes Projekt lassen sich zahlreiche Planungsdaten wie die Projektart, Start- und Enddatum, Budget, Erlöse oder Kosten vordefinieren. Für individuelle Daten stehen entsprechende Freifelder zur Verfügung. Die neue Projektverwaltung kann auf Mac, Windows und iPad verwendet werden. gFM-Business 2.7 enthält außerdem einige Fehlerbereinigungen und Optimierungen für die Nutzung auf dem Apple iPad.

Planung und Verwaltung von Projekten

Projektverwaltung in gFM-Business

Im Bereich [Unternehmen] steht in gFM-Business ab sofort eine Projektverwaltung zur Planung beliebig vieler Projekte zur Verfügung. Jedem Projekt können dazu beliebig viele der folgenden Daten zugewiesen werden:

  • Kunden – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Kunden zu. Ein Kunde kann problemlos mehreren Projekten zugeordnet werden.
  • Kontakte – Jedem Projekt können beliebig viele Kontaktpersonen zugewiesen werden.
  • Dienstleistungen – Ordnen Sie Dienstleistungen aus der Zeiterfassung beliebigen Projekten zu.
  • Mitarbeiter – Jedem Projekt können beliebig viele Mitarbeiter aus der Benutzerverwaltung zugewiesen werden.
  • Dokumente – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] zu.
  • Angebote – Ermöglicht die Zuordnung beliebig vieler Angebote aus der Fakturierung zu einem Projekt.
  • Aufträge – Ermöglicht die Zuordnung beliebig vieler Aufträge aus der Fakturierung zu einem Projekt.
  • Rechnungen – Zugewiesene Rechnungen erhöhen automatisch den Istwert von Erlösen.
  • Gutschriften – Zugewiesene Gutschriften erhöhen automatisch den Istwert von Kosten.
  • Bestellungen – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Bestellungen zu.
  • Vorgänge – Jedem Projekt können beliebig viele Vorgänge mit Unterstützung von Meilensteinen zugewiesen werden.
  • Dateien – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele externe Dateien zu.

Zu jedem Projekt können folgende Stammdaten verwaltet werden:

  • Projektname – Name des Projekts
  • Projektart – Art des Projekts mit editierbarer Werteliste
  • Projektleiter – Auswahl von Benutzern aus der Benutzerverwaltung
  • Beschreibung – Textbeschreibung des Projekts
  • Status – Aktivitätsstatus des Projekts
  • Phase – Projektphase mit editierbarer Werteliste
  • Priorität – Priorität des Projekts
  • Bild – Projektbild
  • Datum – Erfassungsdatum des Projekts
  • Startdatum und Enddatum Soll und Ist
  • Geplantes Budget
  • Erlöse und Kosten Soll mit automatischer Berechnung der Summe
  • Erlöse und Kosten Ist mit automatischer Berechnung der Summe aus Erlösen, Kosten und zugeordneten Belegen
  • Fünf frei definierbare Felder für individuelle Daten

Erstellung eines neuen Projekts

Um ein neues Projekt zu erstellen, rufen Sie in der gFM-Business Unternehmenssoftware zunächst den Auswahlpunkt [Unternehmen > Projekte] auf und klicken dort in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [Neu].

Neues-Projekt-erstellen

Tragen Sie in die Felder des Popover-Dialogs alle gewünschten Angaben zum neuen Projekt ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Hinzufügen] wird das neue Projekt in der Datenbank erstellt und kann weiter bearbeitet werden.

Hinzufügen von Kunden zu einem Projekt

Um einen Kunden zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Kunden] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+]. Im folgenden Dialog können Sie Kunden per Volltextsuche finden und per Mausklick zum Projekt hinzufügen.

Kunden zum Projekt hinzufügen

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Kunden durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Kunden per Mausklick wird der Kunde zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Kunden mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

Hinzufügen von Kontaktpersonen zu einem Projekt

Zu jedem Projekt können Sie beliebig viele Kontaktpersonen zuordnen. Um eine Kontaktperson zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Kontakte] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Kontaktpersonen zum Projekt hinzufügen

Im Dialog zum Hinzufügen von Kontaktpersonen werden ausschließlich Kontakte der mit dem Projekt verbundenen Kunden angezeigt. Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Kontaktpersonen durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl einer Kontaktperson per Mausklick wird der Kontakt zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, eine Kontaktperson mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

Hinzufügen von Dienstleistungen zu einem Projekt

Die in gFM-Business integrierte Zeiterfassung wurde für die Verwendung in der Projektverwaltung erweitert. So können eingetragene Dienstleistungen auch im Bereich [Kunden > Dienstleistungen] des CRM einem bestimmten Projekt zugeordnet werden. Um direkt in einem Projekt eine neue Leistung hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Leistungen] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Dienstleistung zum Projekt hinzufügen

Nach Bestätigung des Popover-Dialogs mit der Schaltfläche [Neue Leistung] wird die eingetragene Dienstleistung zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Die gespeicherte Dienstleistung ist beim zugeordneten Kunden auch im CRM unter [Kunden > Dienstleistungen] sichtbar.

Mitarbeiter einem Projekt zuordnen

Unter dem Auswahlpunkt [Mitarbeiter] im Bereich [Verbundene Daten] können einem Projekt mehrere Mitarbeiter des eigenen Betriebs zugewiesen. Um eine Kontaktperson zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie in den entsprechenden Bereich und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Mitarbeiter zum Projekt hinzufügen

Im Popover-Dialog zur Auswahl von Mitarbeitern stehen alle in der Benutzerverwaltung erfassten Mitarbeiter zur Verfügung. Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Mitarbeitern durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Mitarbeiters per Mausklick wird der Mitarbeiter zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Mitarbeiter mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

Dokumente zu einem Projekt hinzufügen

Zu jedem Projekt können beliebig viele Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] zugeordnet werden. Um ein Dokument zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Dokumente] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Dokument zum Projekt hinzufügen

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Dokumenten durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Dokuments per Mausklick wird das Dokument zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, ein Dokument mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

Belege zu einem Projekt hinzufügen

gFM-Business unterstützt das Hinzufügen beliebig vieler Angebote, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen zu einem Projekt. Um einen Beleg zum Projekt zuzuordnen, wählen Sie im Bereich [Verbundene Daten] die gewünschte Belegart aus und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Beleg zum Projekt hinzufügen

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in den Positionen aller verfügbarer Belege durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Belegs per Mausklick wird der Beleg zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Beleg mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen. Bei zum Projekt zugeordneten Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen werden automatisch die Istwerte von Erlösen und Kosten neu berechnet.

Vorgänge zu einem Projekt hinzufügen

Zu einem Projekt können beliebig viele Vorgänge hinzugefügt werden, die einzelne Schritte innerhalb eines Projekts darstellen. Ein Vorgang kann als Meilenstein definiert werden, um ihn in der Vorgangsliste entsprechend hervorzuheben. Um einen neuen Vorgang zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie in die Registerschaltfläche [Vorgänge] und klicken am rechten Rand in der Titelzeile auf die Schaltfläche [+].

Vorgang zum Projekt hinzufügen

Zu jedem Vorgang kann ein externes Bild und ein externes Dokument gespeichert werden. Wird der Vorgang als Meilenstein markiert, wird er in der Vorgangsliste hervorgehoben dargestellt. In jedem Vorgang kann angegeben werden, ob sich eingegebene Beträge in den Felder für Kosten und Erlöse auf die Gesamtberechnung im Projekt auswirken sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Hinzufügen] wird der neue Vorgang zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt.

Vorgänge bearbeiten

Um einen bestehenden Vorgang zu bearbeiten, klicken Sie in der Vorgangsliste auf den entsprechenden Eintrag, woraufhin sich der oben gezeigte Dialog zum Bearbeiten des Vorgangs öffnet. In diesem Dialog ist es zusätzlich möglich, den Vorgang mit Start- und Enddatum als Termin in den Gruppenkalender zu übertragen.

Vorgangsliste zum Anordnen und Bearbeiten von Vorgängen

In der Vorgangsliste finden Sie am linken Rand eines Eintrags das Symbol zum Aufruf entsprechender Funktionen für den Vorgang. Folgende Funktionen stehen für Vorgänge zur Verfügung:

  • Neuer Vorgang – Dient zur Anlage eines neuen Vorgangs zum aufgerufenen Projekt.
  • Vorgang duplizieren – Erstellt einen neuen Vorgang auf Basis des ausgewählten Vorgangs.
  • < Vorgang zurück – Ordnet den gewählten Vorgang vor den vorherigen Vorgang an.
  • > Vorgang weiter – Ordnet den gewählten Vorgang hinter den nächsten Vorgang an.
  • Vorgang löschen – Entfernt den gewählten Vorgang aus dem aufgerufenen Projekt.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Vorgänge aus dem aufgerufenen Projekt.

Mit der Schaltfläche rechts neben der Funktionsschaltfläche kann ein Vorgang per Mausklick auf den Status [Erledigt] gesetzt werden. Rechts daneben können Vorgänge in der Liste markiert werden, um beispielsweise mehrere Vorgänge in einem Schritt entfernen zu können. Vorgänge mit dem Status [Meilenstein] werden in der Liste gelb markiert hervorgehoben.

Externe Dateien an ein Projekt anhängen

Jedem Projekt können beliebig viele externe Dateien zugeordnet werden. Unter der Registerschaltfläche [Dateien] werden alle zum Projekt gehörigen Dateien in Listenform angezeigt.

Dateianhänge von Projekten

Mit Klick auf einen Dateinamen wird eine Vorschau des Dokuments in einem Popover-Dialog angezeigt. Das Dokument kann durch Klick auf die Dokumentvorschau in einem externen Programm geöffnet werden. Dateianhänge können geöffnet, gedruckt und wieder aus dem Projekt entfernt werden.

Ereignisprotokoll von Projekten

Unter der Registerschaltfläche [Ereignisse] werden in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen angezeigt, die in der Vergangenheit am aufgerufenen Projekt vorgenommen wurden.

Projektliste und Projektübersicht drucken

Um eine Liste aller Projekte oder eine Übersicht eines Projektes zu drucken, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Drucken], woraufhin der Druckdialog für Projekte erscheint.

Drucken von Projektlisten und Übersichten

Standardmäßig verfügt gFM-Business in der Projektverwaltung über die Drucklayouts „Projektliste“ (Liste aller aufgerufenen Projekte) und „Projektübersicht“ (Übersicht des aufgerufenen Projekts mit allen Vorgängen). Unter Verwendung von FileMaker Pro können die Drucklayouts an individuelle Anforderungen angepaßt oder weitere Drucklayouts für Projekte hinzugefügt werden.

Projektübersicht als Drucklayout

Projektverwaltung auf dem iPad

Die Projektverwaltung steht auch für die Verwendung auf dem Apple iPad mit optimierten Masken zur Verfügung. Auf dem iPad wird das Hinzufügen externer Dateien nicht unterstützt.

Projektverwaltung auf dem iPad

Überarbeitete Masken und Listen auf dem iPad

In gFM-Business 2.7 wurden alle Masken und Listenansichten für das Apple iPad überarbeitet und für die Verwendung mit FileMaker Go 15 optimiert.

gFM-Business im Onlineshop kaufen

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Light

Download gFM-Business Professional (FileMaker 13-15)

Download gFM-Business Professional

 

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-15), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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