gFM-Business 3.0 CRM, Faktura + Warenwirtschaft veröffentlicht.

gFM-Business 3.0 WarenwirtschaftHeute haben wir das CRM-, Faktura- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business in der neuen Version 3.0 veröffentlicht. Die Software wurde vollständig auf die 64-Bit-Plattform portiert und ist ab FileMaker Pro 14 lauffähig. Die Einzelplatzversionen gFM-Business free, Basic und Light basieren auf FileMaker 14 und können ab Mac OS X 10.9 „Mavericks“ eingesetzt werden. Alle Bildschirmmasken von gFM-Business sind ab sofort in allen Versionen frei skalierbar.

In der Fakturierung wurden viele Funktionen zur Umwandlung von Belegen optimiert, und ab sofort können Teilbelege aus markierten Belegpositionen erstellt werden. In der Belegverlaufsleiste kann nun ein Popover-Fenster geöffnet werden, das alle zugehörigen Belege inklusive Teilbelege anzeigt. gFM-Business 3.0 enthält ein erweitertes Hauptmenü mit Direktsuche von Kunden, Artikeln, Korrespondenz und Belegen sowie eine Tabelle aller aktuellen Vorgänge in der Fakturierung. In der neuen Version wurde die Einrichtung des Dokumentpfades stark vereinfacht: Ab sofort genügt die Einrichtung eines Speicherpfades pro Benutzer, was die gemeinsame Nutzung von Netzwerkpfaden auch bei unterschiedlichen Pfadangaben ermöglicht. gFM-Business 3.0 steht ab sofort in allen Versionen zum Download zur Verfügung. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, welche neuen Funktionen das neue Warenwirtschaftssystem gFM-Business 3.0 enthält.

gFM-Business 3.0 Warenwirtschaft

64-Bit-Plattform für verbesserte Kompatibilität und Performance

Die gFM-Business 3.0 Warenwirtschaft basiert ab sofort vollständig auf der 64-Bit-Plattform von FileMaker 14/15 und enthält entsprechend aktualisierte Plugins. Die neue Version ist somit lauffähig ab Mac OS X 10.9 „Mavericks“. Wer die Software mit FileMaker Pro 15 betreibt, kann sie ab macOS 10.10 „Yosemite“ nutzen. gFM-Business Professional, Custom und die offene Lizenz enthalten ab sofort eine 5-Benutzer-Lizenz des MBS FileMaker Plugins.

gFM-Business 3.0 wurde intern vollständig auf die aktuelle 64-Bit-Plattform von FileMaker aktualisiert, was in der Praxis zu einer verbesserten Performance und Kompatibilität zu den aktuellen Betriebssystemen führt.

Hinweis für bestehende Nutzer von gFM-Business free, Basic und Light

Beim Installationsvorgang des gFM-Business free- und Light-Rechnungsprogramms werden zwei Library-Dateien in Ihrem bestehenden Dokumentverzeichnis nicht überschrieben und liegen deshalb noch in einer 32-Bit-Version vor. In den Update-Hinweisen zu Ihrer Version finden Sie weitere Informationen zur Aktualisierung dieser Dateien.

Hinweis für bestehende Nutzer von gFM-Business Professional mit FileMaker

Für die Ausführung von gFM-Business Professional 3.0 ist mindestens FileMaker Pro 14 erforderlich. Um gFM-Business 3.0 nutzen zu können, müssen also ältere FileMaker-Lizenzen auf FileMaker 14 oder 15 aktualisiert werden. Außerdem muß das verwendete MBS FileMaker Plugin und das Base Elements Plugin auf die aktuelle Version aktualisiert werden. Kopieren Sie nach dem Download die beiden Plugindateien mit der Endung .fmx64 (Windows) oder .fmplugin (Mac) in den „Extensions“-Ordner Ihrer FileMaker-Installation. Für das MBS FileMaker Plugin können Sie Ihre Registrierungsdaten eintragen unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte]. Für die Ausführung von gFM-Business ist das MBS FileMaker Plugin mindestens in Version 5 als 64-Bit-Version erforderlich.

In der Größe skalierbare Fenster und erweitertes Hauptmenü

In allen neuen 3.0-Versionen können alle Bildschirmmasken und Listenansichten in der Größe frei skaliert werden. Beim Beenden der Software merkt sich gFM-Business die zuletzt eingestellte Fenstergröße des aktuellen Benutzers und öffnet das Fenster beim nächsten Start in der gleichen Größe.

Direktsuche und Vorgänge im Hauptmenü

Das Hauptmenü wurde in gFM-Business erweitert und enthält ab sofort ein Register zur direkten Suche von Kunden, Artikeln, Dokumenten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen. Außerdem enthält das Hauptmenü ein neues Register [Vorgänge], in dem alle aktuellen Belege aus der Fakturierung angezeigt und aufgerufen werden können. In der Benutzerverwaltung kann nun für jeden Benutzer separat vorgegeben werden, welche Register im Hauptmenü standardmäßig aktiviert werden sollen.

Erweiterter Funktionsumfang in der Fakturierung

Im Faktura-Modul der neuen Version können ab sofort aus markierten Belegpositionen neue Teilbelege erstellt werden. Markieren Sie einfach die gewünschten Belegpositionen und erstellen Sie beispielsweise per Mausklick eine Teilrechnung aus einem Auftrag.

Teilbelege mit allen Folgebelegen auf einen Blick

02-faktura-status-folgebelegeDas neue Popover-Fenster [Status/Folgebeleg] zeigt ab sofort für jede Belegposition an, auf welchem Folgebeleg die Position zu finden ist. Der Folgebeleg kann dabei per Mausklick aufgerufen werden.

Das Popoverfenster für Folgebelege steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfügung. Sofern für eine Position ein Folgebeleg erstellt wurde, wird die Schaltfläche [Status/Folgebeleg] rot markiert, um auf einen Blick erkennen zu können, welche Positionen eines Belegs bereits bearbeitet wurden.

Positionsrabatte können ab sofort nicht nur als absoluter Betrag, sondern auch als Prozentwert eingetragen werden.

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Alle zugehörigen Belege im Belegverlauf

Verbesserte Funktion für Sammelrechnungen und Gutschriften

gFM-Business 3.0 enthält ab sofort ein neues Drucklayout für Sammelrechnungen, auf dem alle Belegpositionen nach den zugrundeliegenden Aufträgen sortiert mit entsprechenden Auswertungen angezeigt werden. In Belegen für Gutschriften kann ab sofort der Titel frei gewählt werden und neben „Gutschrift“ beispielsweise auch „Rechnungskorrektur“ als Titel angegeben werden. Welche Titel in den Belegen ausgewählt werden können, kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] vordefiniert werden.

Aktionschronik in allen Faktura-Belegen

In allen Belegarten der Faktura steht ab sofort die bereits aus dem CRM bekannte Funktion [Aktionen] zur Verfügung, mit der beliebig viele Aktionen an einen Beleg angehängt werden können. Die hier eingetragenen Aktionen werden auch im CRM im entsprechenden Kundendatensatz angezeigt und dabei rot markiert.

Fakturierung: Aktionschronik in allen Belegarten

Dropshipping-Unterstützung im Modul „Einkauf“

Das Bestellungs-Modul „Einkauf“ wurde um das Feld [Besteller-ID] erweitert, um als Lieferanschrift nicht nur eine eigene Lieferadresse, sondern optional auch die Lieferadresse eines Kunden angeben zu können. Auf diese Weise kann die Ware eines Lieferanten auch direkt an einen Kunden versendet werden (Dropshipping).

Faktura: Dropshipping im Einkaufsmodul

Optimiertes Buchen von Rechnungen und Gutschriften

gFM-Business 3.0 enthält eine Überprüfung, ob mit den in einer Rechnung oder Gutschrift gepflegten Daten ein Buchungssatz für das Kassenbuch erzeugt werden kann. Dies ist davon abhängig, ob im Beleg eine gültige Zahlungsart gepflegt wurde und ob in diese Zahlungsart in den Einstellungen ein Buchungskonto eingetragen wurde. Außerdem wird überprüft, ob in den Einstellungen die Artikel-Erlöskonten oder im zugehörigen Kunden das Erlöskonto unter [Fibu Kunde] gepflegt wurde. Nur wenn diese Daten in gFM-Business existieren, kann die Software einen korrekten Buchungssatz im Kassenbuch erzeugen.

Wenn alle Daten für die Erstellung eines Buchungssatzes vorhanden sind, erscheint nach Auswahl der Funktion [Buchen] folgender Dialog:

Rechnung oder Gutschrift buchen mit Buchungssatz

Konnten nicht alle Daten zur Erzeugung eines korrekten Buchungssatzes gefunden werden, erscheint nach Auswahl der Funktion [Buchen] folgender Dialog:

Rechnung oder Gutschrift buchen ohne Buchungssatz

Das Buchungskennzeichen der Rechnung wird in beiden Fällen aktiviert, wenn dieser Dialog mit der Schaltfläche [Buchen] bestätigt wird. Wenn Buchungssätze erzeugt werden, können diese aus dem Kassenbuch im DATEV- oder beliebigen anderen Textformat exportiert werden.

Verbesserter Import von Kontoauszügen aus Bank X

Der Import von Buchungen aus Bank X über die Zwischenablage wurde verbessert und flexibilisiert. So kann nun unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] die Feldfolge angegeben werden, in der die Daten aus Bank X in die Zwischenablage übertragen werden. Für die automatische Vervollständigung eingetragener Bankverbindungen in gFM-Business wurde die integrierte Datenbank von Bankleitzahlen und BIC von der Bundesbank aktualisiert.

Neue Funktionen in der Kundenverwaltung (CRM)

In der Übersichtsmaske steht in gFM-Business 3.0 das neue Register [Dateien] zur Verfügung, unter dem beliebig viele Dateien zu einem Kundendatensatz hinzugefügt werden können. Diese neue Funktion steht ab sofort auch in gFM-Business free und Basic zur Verfügung.

CRM: Dateianhänge für Kontakte

In der Zeiterfassung unter [Kunden > Dienstleistungen] können einzelne Positionen nun markiert werden, um markierte Positionen separat als Leistungsprotokoll zu drucken oder aus der Liste zu löschen. Diese neuen Funktionen stehen ab sofort auch im gFM-Business free und Basic Rechnungsprogramm zur Verfügung.

CRM: Positionen in der Zeiterfassung markieren

Im CRM-Modul [Kunden > Belege] wird ab sofort auch eine Übersicht aller Bestellungen des aufgerufenen Kontakt-Datensatzes angezeigt.

Verbessertes Management von Speicherpfaden

Im gFM-Business 3.0 Rechnungsprogramm wurde die Einrichtung von Speicherpfaden stark vereinfacht. Die in den Vorversionen vorhandene Konfiguration des Standard-Dokumentpfads wurde entfernt. Ab sofort wird der Speicherpfad ausschließlich dem in der Benutzerverwaltung für den angemeldeten Benutzer eingestellten Pfad entnommen. In den Drucklayouts wird nicht mehr der vollständige Pfad für die Speicherung von PDF-Dateien angegeben, sondern nur noch das gewünschte Unterverzeichnis. Auf diese Weise können Benutzer im Netzwerk auch mit unterschiedlichen Zielpfaden Daten in ein gemeinsam genutztes Verzeichnis ablegen.

Neue Schnellstart-Anleitungen

Im Rahmen des Upgrades auf gFM-Business 3.0 haben wir die Schnellstart-Anleitungen zur Installation und Einrichtung von Einzelplatz- und Mehrplatzversionen überarbeitet.

Schnellstart-Anleitung für Einzelplatzversionen (PDF, 5 Seiten, 2,2 MB)

Schnellstart-Anleitung für Mehrplatzversionen (PDF, 6 Seiten, 2,8 MB)

Ab sofort verfügbar

Die neue Version gFM-Business 3.0 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Das Upgrade auf gFM-Business 3.0 ist für Nutzer von gFM-Business 2.0 kostenpflichtig und enthält alle Updates des 3.0-Versionszyklus. Alle Nutzer, die gFM-Business 2.0 während der Maintenance-Phase erworben haben, erhalten in den kommenden Tagen automatisch eine Seriennummer für gFM-Business 3.0 per E-Mail.

Ein Upgrade von gFM-Business 2.0 auf die neue Version 3.0 kann im Onlineshop bestellt werden. Für ein Upgrade wählen Sie im entsprechenden Produkt die Option „Upgrade“ aus, um automatisch den Upgrade-Rabatt zum Hauptprodukt zu erhalten.

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business free

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Light

Download gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)

Download gFM-Business Professional

gFM-Business 3.0 Versionshistorie

gFM-Business Light/Pro 3.0.2

  • Fehler behoben, der bei der Erstellung neuer Belegpositionen aufgetreten ist
  • Fehler beim Umwandeln von Belegen mit nachträglich geänderten Positionsdaten behoben

gFM-Business Light/Pro 3.0.1

  • Fehler behoben, bei dem nachträgliche Änderungen von Belegpositionen zurückgesetzt wurden

gFM-Business 3.0 (nicht alle Funktionen in free/Basic verfügbar)

  • Teilbelege für Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen hinzugefügt
  • Kassenbuch: Löschen von Einträgen ermöglicht
  • Eingabe für Bankverbindungen optimiert (BLZ, Kto-Nr. und Institut über IBAN automatisch)
  • Angebote: Färbung von Alternativpositionen optimiert
  • Neue Instanz über Shift: Fenstergröße optimiert
  • Alle Systemlayouts mit Overlay-Maske und Titeln versehen
  • Teilscript zur Übertragung lokaler Daten in Globalfelder, auszuführen über Startscript
  • Hilfe-System: Muß autom. immer auf 100% Zoom gestellt werden.
  • Korrektur: Texte wurden ohne Artikelnummern nicht übernommen beim Umwandeln von Belegen
  • Alle Bildschirmlayouts skalierbar gemacht
  • Letzte Fenstergröße wird pro Benutzer gespeichert und beim nächsten Start wieder angewendet
  • Hauptmenü Direktsuche für Kunden, Artikel, Dokumente und Belege hinzugefügt
  • Korrektur: Kontaktpersonen löschen: Löscht ganzen Hauptdatensatz
  • Mehrwertsteuersatz mit Nachkommastelle getestet
  • Faktura/Belege: Textfelder neu angeordnet
  • Gutschrift: Titel benennbar (“Gutschrift” oder “Rechnungskorrektur”)
  • Kunden > Belege: Register „Bestellungen“ hinzugefügt
  • Medienfeld zu “Aktionen” hinzugefügt
  • Faktura: Medienfelder in Belege mit Notizfeld, Datum usw. als Portal für mehrere Dateien über CRM > Aktionen abgebildet
  • Alle Faktura-Scripte: Aufruf “Per E-Mail senden” korrigiert
  • Korrektur Beleg-Umwandlungsscripte: Fußzeile wurde nicht übernommen
  • Bestellung-ID auf allen Faktura-Layouts bis Mahnungen in Belegverlauf hinzugefügt
  • Faktura > Bestellungen: Kunden- und Adressnummer für Besteller (Dropshipping) hinzufügen und Funktionen erweitert
  • Faktura: Belegverlaufsleiste in allen Faktura-Layouts mit Popovern und verbundenen Belegen hinzugefügt
  • Dienstleistungen: Markierungen hinzugefügt, neue Funktionen “Markierte drucken” und “Markierte löschen”, Funktionen optimiert
  • Inline-Beschriftungen auf allen Masken ersetzt durch native FileMaker-Platzhalter
  • Statistik: Datenerstellung für Aufträge korrigiert
  • Pfade für Drucklayouts entfernt und ersetzt durch Speicherverzeichnis. Druck- und PDF-Scripte angepaßt.
  • Systempfad auf Layout “Einstellungen > Firmenstamm” entfernt. Startscript angepaßt, Pfad immer aus Userpfad.
  • CRM: Dateianhänge an Kunden integriert
  • Belegpositionen: Rabatteingabe pro Position auch als Prozentwert wie in Hauptbeleg
  • Quickinfos aller Objekte auf allen iPad-Layouts entfernt
  • Userverwaltung: Passworteingabe verbessert in Funktionen „Neu“ und „Passwort ändern“
  • Bankleitzahlen/BIC von Bundesbank auf 2017 aktualisiert
  • Importe für Kontoauszüge aus Bank X verbessert
  • Korrektur Drucklayouts: Funktion “Layout löschen” wurde bei Auswahl nicht aufgerufen
  • Platzhalter auf allen iPad-Layouts ersetzt
  • Runtimes und Professional-Paket auf 64-Bit-Plugins umgestellt
  • Light/Pro: Neue Drucklayouts “Sammelrechnung” und “Sammelrechnung (engl.)“

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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