ERP-Software gFM-Business in neuer Version 3.7 veröffentlicht

Heute haben wir die gFM-Business ERP-Software in aktualisierter Version 3.7 veröffentlicht. Die neue Version enthält einige neue Funktionen und Fehlerkorrekturen, intern wurde das MBS FileMaker Plugin aktualisiert.

In gFM-Business 3.7 wurde die iPad-Version vollständig überarbeitet. Mit der neuen Notiz-Funktion, die systemweit zur Verfügung steht, können kurze Notizen zu Kontakten erfasst werden, die sich noch nicht in der Kundenverwaltung von gFM-Business befinden. In der Notizliste erfasste Kontakte können per Mausklick aus Kunden erfasst werden, so dass sich die neue Notizfunktion auch für Vertriebszwecke zur Akquisition neuer Kunden eignet. gFM-Business 3.7 unterstützt Sie optimal bei Prozessen zur neuen DSGVO. Zum Scannen von Dokumenten, Visitenkarten und Belegen unterstützt gFM-Business ab sofort auch ImageCapture, um mit unter macOS eingerichteten Scannern ohne separatem Twain-Treiber scannen zu können. Im Artikelstamm kann ab sofort die Standard-Gewichtseinheit für alle Artikel definiert werden. gFM-Business 3.7 enthält außerdem Fehlerkorrekturen beim DATEV-Export und ein verbessertes Suchfenster zur Erfassung von Belegpositionen. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, welche Neuerungen die aktualisierte Version besitzt.

Neue systemweit verfügbare Notizfunktion

gFM-Business Light und Professional enthalten in Version 3.7 eine neue Notizfunktion, die auf jeder Bearbeitungsmaske in der Symbolleiste mit dem Symbol [Notizen] aufgerufen werden kann. Die neue Notizfunktion steht auf allen Masken der Desktop- und iPad-Version zur Verfügung.

Nach Klick auf das Symbol [Notizen] wird die Notizliste in einem neuen Fenster geöffnet, das unabhängig von den geöffneten gFM-Business-Fenstern genutzt werden kann. Mit dem Symbol [+] am oberen rechten Rand kann eine neue Notiz erstellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kontakt bereits in gFM-Business erfaßt wurde. Nutzen Sie diese Liste beispielsweise als Akquisitionsliste für Erstkontakte, die noch nicht im CRM erfasst wurden.

Nach Bestätigung des Erfassungsdialogs mit der Schaltfläche [Neu] wird die neue Notiz in der Notizliste erfaßt. Für bestehende Notizen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Telefonnummer wählen – wählt die Telefonnummer des Kontakts, sofern eine Telefonnummer erfaßt wurde
• E-Mail senden – sendet eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kontakts, sofern eingetragen
• Als Kontakt erfassen – Mit dieser Funktion kann der Kontakt einer Notiz als Kontakt in der Kundenverwaltung von gFM-Business erfaßt werden. Alle bereits vorhandenen Angaben werden dabei automatisch erfaßt.
• Notizliste drucken – druckt eine Liste aller aufgerufenen Notizen aus.
• Kurznotiz löschen – Funktion zum Entfernen einer Kurznotiz.

Sobald ein Kontakt in der Kundenverwaltung von gFM-Business erfaßt wurde, wird der Eintrag in der Notizliste blau hinterlegt angezeigt, wie im obigen Beispielbild der erste Datensatz.

Für die Notizliste wurde in der Datei [gFM-Drucklayouts.fmp12] ein eigenes Drucklayout erstellt, das mit FileMaker Pro an individuelle Anforderungen angepaßt werden kann.

iPad-Version mit neuen Funktionen und Unterstützung des iPad Pro

In der iPad-Version wurden alle Masken und Listen auflösungsunabhängig entwickelt, um auf allen iPad-Auflösungen eine optimale Anzeige aller Daten zu gewährleisten. Im Hauptmenü wurden alle Register hinzugefügt, die auch auf der Desktop-Version sichtbar sind.

Neue Funktionen in der Kundenverwaltung

In der Kundenverwaltung wurde unter [Adressen] die Routenplanung mit den Registern [Landkarte] und [Routen] hinzugefügt. Unter [Ereignisse] wurden in der Kundenverwaltung die Register [Projekte] und [Chargen] hinzugefügt.

In der Kundenverwaltung stehen außerdem ab sofort die Funktionen [Dokument scannen] und [Datei archivieren] sowie bei Kontaktpersonen die Funktion [Visitenkarte scannen] zur Verfügung. Mit den neuen Funktionen können Dokumente und Visitenkarten mit der integrierten Kamera des iPad eingelesen werden. Mit der Funktion [Datei archivieren] können bereits aufgenommene Fotos/Dokumente in gFM-Business archiviert werden. An Aktionen können nun mit der integrierten Kamera Dateianhänge angehängt werden.

Neue Funktionen in der Faktura

Die Faktura enthält ab sofort auch auf dem iPad in allen Belegarten Info-Popover für verbundene Artikelpositionen. Belegpositionen können außerdem markiert und mehrere Positionen gleichzeitig entfernt werden. Das Fenster zum Hinzufügen beliebig vieler Belegpositionen in einem Arbeitsschritt steht nun in allen Belegarten auch auf dem iPad zur Verfügung. Im Kassenbuch können Eingangsbelege auf Papier ab sofort mit der integrierten Kamera des iPad erfasst werden.

Neue Funktionen in der Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung steht nun direkt vor dem Feld [EAN-Code] eine Schaltfläche zum Scannen eines EAN-Barcodes mit der integrierten Kamera des iPad zur Verfügung. Vor der Artikel-ID befindet sich ebenfalls eine Schaltfläche zum Suchen eines Artikels per Scan. Nach Antippen der Schaltfläche kann der EAN-Code oder Barcode des Artikels mit der Kamera gescannt werden, der daraufhin automatisch in der Artikelverwaltung aufgerufen wird.

Optimiertes Drucksystem auf dem iPad

In der iPad-Version wurde systemweit das Drucksystem optimiert. Bei allen Druckausgaben wird ab sofort ein PDF-Dokument erstellt und nach der Ausgabe automatisch geöffnet. Wird im Druckdialog die Option [Per E-Mail senden] ausgewählt, wird das Dokument automatisch in eine neue E-Mail eingefügt.

Unterstützung von ImageCapture auf macOS-Computern

Zum Scannen von Dokumenten, Visitenkarten und Belegen wurden in allen bisherigen Versionen der gFM-Business ERP-Software TWAIN-kompatible Scanner unterstützt (Light und Professional). Seit die Apple-Betriebssysteme und FileMaker auf 64-Bit umgestellt wurden, gibt es allerdings immer weniger Scanner, die über einen 64-Bit-TWAIN-Treiber verfügen. Deshalb unterstützt gFM-Business 3.7 ab sofort ImageCapture, also die Scannerverwaltung, die direkt in macOS integriert ist.

Einrichtung eines Scanners mit ImageCapture am Mac

Eine Liste aller kompatiblen Scanner finden Sie auf der Website von Apple.

Um einen Scanner mit ImageCapture auf Ihrem Mac einzurichten, öffnen Sie die Systemeinstellungen Ihres Mac und wählen dort das Symbol [Drucker & Scanner] aus.

Um einen neuen Scanner unter macOS einzurichten, klicken Sie auf das Symbol [+] am linken unteren Rand der Geräteliste und vergewissern sich vorher, dass der Scanner am Mac angeschlossen und eingeschaltet ist. Wählen Sie im nächsten Dialog Ihren Scanner und bestätigen den Dialog. Sobald der Scanner erfolgreich eingerichtet wurde, erscheint das Gerät in der Geräteliste in der linken Spalte des Fensters.

Einrichtung von ImageCapture in gFM-Business

In der aktualisierten Version 3.7 unterstützt gFM-Business das Scannen von Dokumenten mit TWAIN oder ImageCapture. Wenn Ihr Scanner über einen 64-Bit-Twain-Treiber verfügt, können Sie weiterhin TWAIN nutzen. Wenn Sie stattdessen ImageCapture nutzen möchten, können Sie dies in gFM-Business unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] einstellen:

Um ImageCapture zu nutzen, wählen Sie im oberen Bereich [Scanner] die Option [ImageCapture (Mac)] aus. Klicken Sie daraufhin auf die Funktionsschaltfläche [>] vor dem Feld für den Scannernamen, um Ihren Scanner auszuwählen.

Mit Klick auf die Schaltfläche [Auswählen] wird das gewünschte Gerät ausgewählt und in das entsprechende Feld in gFM-Business eingetragen.

Wählen Sie daraufhin in der Zeile [Pfad] den Speicherpfad, unter dem alle gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. Mit Klick auf die Funktionsschaltfläche [>] erscheint ein Auswahldialog, in dem Sie einen beliebigen Ordner auswählen können. Sie können beispielsweise den Ordner [Archiv] aus Ihrem gFM-Business Dokumentordner auswählen oder einen neuen Ordner, z.B. [Scans] o.Ä., in Ihrem gFM-Business-Ordner anlegen und als Scan-Ordner verwenden. Die Einrichtung des Scanners in gFM-Business ist damit abgeschlossen.

Scannen von Dokumenten mit ImageCapture

Das Scannen von Dokumenten unterscheidet sich vom Ablauf her nicht vom Scanvorgang mit TWAIN. Wenn Sie in gFM-Business eine Scan-Funktion ausgewählt haben, erscheint zum Scannen des Dokuments das Scan-Fenster, in dem Sie per Schaltfläche Details ein- oder ausblenden können.

Nach Klick auf die Schaltfläche [Scannen] wird das Dokument eingelesen und in gFM-Business archiviert. Bei aktivierter OCR Texterkennung ist keine manuelle Vergabe von Suchwörtern erforderlich.

Verbessertes Fenster zum Hinzufügen von Belegpositionen

In der Faktura wurde das Fenster zum Hinzufügen neuer Belegpositionen verbessert. Das Fenster ist nun in alle Richtungen frei skalierbar und zeigt beliebig viele Zeilen an. Für die Eingabe größerer Mengen wurde das entsprechende Eingabefeld verbreitert.

Unterstützung von Prozessen zur DSGVO Art. 15

gFM-Business unterstützt Sie optimal, um die Datenschutzgrundverordnung DSGVO einzuhalten, die ab dem 25. Mai 2018 offiziell in Kraft tritt. Mit dem enthaltenen Ereignisprotokoll enthält gFM-Business bereits seit der ersten Version eine Protokollierung aller Datenänderungen innerhalb der Software, die jeweils unter den Punkten [Ereignisse] oder [Ereignisprotokoll] aufgerufen werden kann.

Im CRM-Modul [Kunden] steht ab sofort das neue Drucklayout „Auskunft DSGVO Art. 15“ zur Verfügung, mit dem sich für den aufgerufenen Kontakt per Mausklick eine Auskunft nach Artikel 15 der Datenschutzgrundverordnung erzeugen und versenden läßt.

Die Kundenverwaltung enthält in der Maske [Allgemeines] ab sofort das Feld [Datenherkunft], in dem die Herkunft der erfassten Daten dokumentiert werden kann. In den Einstellungen kann unter [Vorgaben > Wertelisten] die für Sie zuständige Datenschutzbehörde gepflegt werden.

Mehrwertsteuer als Kleinunternehmer nach UStG § 19

Für die Nutzung des gFM-Business Rechnungsprogramms als Kleinunternehmer steht in den Einstellungen unter [Vorgaben > Faktura] ab sofort die Option [Mehrwertsteuerbefreit] zur Verfügung. Bei aktivierter Option werden die Artikelpositionen aller Ausgangsbelege ohne Mehrwertsteuer erfasst und angezeigt. Alle Ausgangsbelege enthalten dann keinen Hinweis mehr auf die Mehrwertsteuer. Für die Fusszeile von Belegen steht der neue Eintrag „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ zur Verfügung.

Automatische Installation von FileMaker-Plugins

Die auf der FileMaker-Plattform basierende ERP-Software gFM-Business verwendet FileMaker-Plugins zur Erweiterung des internen Funktionsumfangs. Bisher mussten das verwendete MBS FileMaker Plugin sowie das BaseElements Plugin manuell in den [Extensions]-Ordner von FileMaker installiert und bei einem erforderlichen Update aktualisiert werden.

gFM-Business 3.7.0 prüft nun automatisch beim Start, ob und welche Version der erforderlichen Plugins installiert sind. Sollten Plugins nicht oder in einer alten Version installiert sein, werden die aktualisierten Plugins automatisch installiert. Nach einem Neustart von gFM-Business stehen die Plugins in der aktuellen Version zur Verfügung.

Erweiterte Drucklayouts und Fehlerkorrekturen

In den Drucklayouts wurden auf allen Beleg-Layouts die Felder „Bestell-Nr.“ bzw. „Lieferanten-Nr.“, hinzugefügt, die innerhalb von gFM-Business gepflegt werden können. Die Felder werden auf den Drucklayouts mit Beschriftung nur angezeigt, wenn ein entsprechender Wert im Feld gepflegt wurde.

In gFM-Business 3.6.5 wurde der Dateiauswahl-Dialog beim Export von Daten im DATEV- oder MonkeyOffice-Format nicht angezeigt. Dieser Fehler wurde in gFM-Business 3.7.0 behoben.

Die Standard-Gewichtseinheit (Gramm, kg oder Tonnen) kann ab sofort unter [Einstellungen > Vorgaben > Artikel] vorgegeben werden, die daraufhin im Artikelstamm berücksichtigt wird.

Ab sofort verfügbar

Die neue Version gFM-Business 3.7 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Für Nutzer von gFM-Business 3.x ist das Update auf gFM-Business 3.7 kostenlos. Für Nutzer einer älteren Version von gFM-Business ist das Upgrade auf gFM-Business 3.x kostenpflichtig. Ein Upgrade von gFM-Business 1.x oder 2.x auf die neue Version 3 kann im Onlineshop bestellt werden. Für ein Upgrade wählen Sie im entsprechenden Produkt die Option „Upgrade“ aus, um automatisch den Upgrade-Rabatt zum Hauptprodukt zu erhalten. Ab dem 1. Mai 2018 enthält das Upgrade auch ein Upgrade auf gFM-Business 4.x.

Upgrade kostenlos: Grace Period ab dem 1. Mai 2018

Ab dem 1. Mai 2018 beginnt die Grace Period für gFM-Business 4.0. Alle Kunden, die gFM-Business 3.x ab dem 1. Mai 2018 erwerben, erhalten automatisch ein kostenloses Upgrade auf gFM-Business 4.0 sowie alle Updates von gFM-Business 4.x kostenlos.

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)

gFM-Business 3.7.0 Versionshistorie

• Artikelstamm: Stamm-Gewichtseinheit definierbar
• CRM: Auskunft DSGVO Art. 15 implementiert.
• CRM (Light/Pro): Systemweite Kurznotizen, Kontaktunabhängig, auch auf iPad implementiert.
• iPad: Alle Bildschirmmasken und Listenansichten optimiert.
• iPad: Hauptmenü um weitere Register erweitert.
• iPad: Maske [Kunden > Adressen] erweitert.
• iPad: Maske [Kunden > Ereignisse] erweitert.
• iPad: Maske [Kunden > Belege] erweitert.
• iPad: Neue Funktionen [Dokument scannen] und [Datei archivieren] im CRM implementiert.
• iPad: Neue Funktionen [EAN scannen] und [EAN suchen] in der Artikelverwaltung implementiert.
• iPad: Neue Funktion [Eingangsbeleg scannen] im Kassenbuch integriert.
• iPad: Funktion „Belegpositionen hinzufügen“ auf allen Belegarten integriert.
• iPad: Drucksystem optimiert, alle Ausdrucke werden als PDF erzeugt und nach der Ausgabe automatisch für die Weiterbearbeitung geöffnet.
• Faktura: Implementierung der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.
• Faktura: Fenster zum Hinzufügen neuer Belegpositionen verbessert.
• Faktura (Light/Pro): Felder „Bestell-Nr.“ und/oder „Lieferanten-Nr.“ auf Beleglayouts.
• Faktura (Light/Pro): Light/Pro: Zahlungsfenster in Rechnungsliste integriert.
• Faktura (Light/Pro): Fehler in DATEV- und MonkeyOffice-Export behoben, Dateiauswahl-Dialog wurde beim Export nicht angezeigt.
• System: Automatische Installation von Plugins mit Versionskontrolle.