gFM-Business 3.7.5 mit neuen Funktionen zur DSGVO

gFM-Business 3.7.5 mit Funktionen zur DSGVORelativ zeitnah nach dem letzten Update haben wir heute gFM-Business 3.7.5 mit einigen neuen Funktionen zur neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) veröffentlicht. Die neue Version enthält eine Funktion zur automatischen Löschung von personenbezogenen Daten nach einem definierbaren Zeitraum. Dabei berücksichtigt die Software automatisch, ob für einen Kundendatensatz Belege in der Faktura und damit eine gültige Rechtsgrundlage zur Speicherung der Daten vorhanden ist. Die endgültige Löschung personenbezogener Daten erfolgt final nicht automatisch, sondern erst nach Bestätigung durch den Benutzer. Mit gFM-Business 3.7.5 können Sie außerdem ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO erstellen. Im CRM enthält die Software ab sofort das neue Drucklayout „Daten-Änderungsprotokoll“, mit dem Sie alle in der Vergangenheit erfolgten Datenänderungen eines Kontakt-Datensatzes dokumentieren können. gFM-Business 3.7.5 enthält außerdem einige Fehlerbereinigungen im CRM und in der Faktura.

Neue Funktionen in Bezug auf die DSGVO

gFM-Business 3.7.5 enthält einige neue Funktionen, die Ihnen die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erleichtern.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Mit gFM-Business Light und Professional können Sie ab sofort ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten erstellen. Für diesen Zweck befindet sich unter [Einstellungen > Firmenstamm] das neue Register [DSGVO].

DSGVO: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Auf dieser Maske stehen alle Felder zur Verfügung, die zur Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten im Rahmen der DSGVO erforderlich sind. Mit der Schaltfläche im Bereich „Zuständige Aufsichtsbehörde“ kann eine Liste der Aufsichtsbehörden aller Bundesländer aufgerufen werden. Mit dem Symbol [Drucken] kann das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf einem Drucker ausgegeben werden. Folgende Felder stehen für die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung:

  • Verantwortlicher (Firma/Legaleinheit)
  • Gesetzlicher Vertreter (Geschäftsführung)
  • Vertreter in der EU (gem. Art. 27 DSGVO)
  • Datenschutzbeauftragter
  • Zuständige Aufsichtsbehörde
  • Meldung des/der Datenschutzbeauftragten erfolgt (ja/nein)
  • Regelungen zur Datensicherheit
  • Regelungen zur Datenlöschung
  • Sachverhalte zu Drittstaatenübermittlungen
  • Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
  • Verantwortlicher Fachbereich
  • Kontaktdaten Fachbereichsleiter
  • Zwecke der Verarbeitungen
  • Rechtsgrundlage der Verarbeitungen
  • Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten
  • Kategorien von Empfängern
  • Datenübermittlung in Drittländer (ja/nein)
  • Name des Drittlandes/der internationalen Organisation
  • Vorgesehene Fristen zur Löschung
  • Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
  • Art der eingesetzten DV-Anlagen/Software
  • Allgemeine Beschreibung

Datenschutz-Einstellungen zur DSGVO

Unter [Einstellungen > Firmenstamm] befindet sich in gFM-Business 3.7.5 eine neue Popover-Schaltfläche für Datenschutz-Einstellungen.

Einstellungen zum Datenschutz und DSGVO

Geben Sie in den ersten beiden Feldern an, welche Werte standardmäßig in die Felder [Datenherkunft] und [Rechtsgrundlage] eingetragen werden sollen, wenn ein neuer Kontakt erfasst wird. 

gFM-Business 3.7.5 enthält eine neue Funktion, mit der personenbezogene Daten nach einem definierbaren Zeitraum gelöscht werden können. Dabei berücksichtigt die Software automatisch, ob für den Datensatz Belege im Faktura-Modul und damit eine gültige Rechtsgrundlage vorhanden ist.

Dialog für automatischen LöschlaufBei aktivierter Funktion [Automatische Datenlöschung] prüft gFM-Business bei jedem Start, ob Kontakt-Datensätze mit abgelaufenem Löschdatum vorhanden sind, die über keine Belege im Faktura-Modul verfügen. Bei vorhandenen Datensätzen erscheint ein Dialog, mit dem die Datensätze entweder im CRM angezeigt oder gelöscht werden können. Die Löschung von Datensätzen erfolgt nie ganz automatisch, sondern grundsätzlich nach Betätigung der Schaltfläche [Löschen] in diesem Abfragedialog. Nach Klick auf die Schaltfläche [Anzeigen] werden die Datensätze im CRM aufgerufen.

In den Datenschutz-Einstellungen können Sie definieren, nach wievielen Monaten die Software Datensätze löschen soll.

CRM mit Datenherkunft, Rechtsgrundlage und Löschdatum

Im CRM-Modul kann nun die Datenherkunft, Rechtsgrundlage und ein Löschdatum für einen Kontakt-Datensatz gepflegt werden. Datenherkunft und Rechtsgrundlage wurden außerdem in den Dialog [Neuer Kunde] aufgenommen, weil diese beiden Felder bei aktivierter Funktion [Automatische Datenlöschung] Pflichtfelder sind. 

Datenherkunft, Rechtsgrundlage und Löschdatum im CRM

Das Löschdatum wird in roter Farbe gekennzeichnet, wenn ein Datensatz beim Löschlauf einbezogen würde. Mit der neuen Funktion [Löschlauf durchführen] kann ein Löschlauf auch manuell durchgeführt werden. Dabei erscheint ebenfalls der oben genannte Dialog mit der Abfrage zur Anzeige oder Löschung der Datensätze.

Neues Drucklayout „Daten-Änderungsprotokoll“

Im CRM-Modul steht ab sofort das neue Drucklayout „Daten-Änderungsprotokoll“ zur Verfügung. Das Daten-Änderungsprotokoll enthält alle Kundenstammdaten sowie eine Historie aller Datenänderungen innerhalb eines Kontakt-Datensatzes.

Erweiterungen und Fehlerkorrekturen in gFM-Business 3.7.5

gFM-Business 3.7.5 enthält folgende Erweiterungen und Fehlerkorrekturen:

  • DSGVO: Datenschutzeinstellungen, neue Felder zur DSGVO
  • DSGVO: Funktion zur automatischen Löschung personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage nach einem definierbaren Zeitraum
  • DSGVO: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
  • Faktura: Titel von Freifeld 12 in allen Faktura-Masken korrigiert
  • Ereignisprotokoll um weitere Funktionen erweitert: CRM: Rechnungserstellung bei Abrechnung von Dienstleistungen, neue Adresse, neue Kontaktperson, neue Aktion, neue Dienstleistung, neue Route, neues Seriendokument, neues Dokument, Datei archivieren, Dokument scannen. Korresponden: E-Mail senden, alle per E-Mail senden.
  • Anzeige von Textartikeln in Faktura-Modul korrigiert
  • Update: Chargen und Kalkulation hinzugefügt
  • Free/Basic: Ereignisprotokoll im CRM hinzugefügt
  • Faktura: Einbuchen von Teilmengen im Modul „Bestellungen“ korrigiert
  • Einstellungen: Ereignisprotokoll drucken korrigiert
  • Einstellungen > Firmenstamm: Funktion „Adressbuch löschen“ hinzufügt

Ab sofort verfügbar

Die neue Version gFM-Business 3.7.5 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Für Nutzer von gFM-Business 3.x ist das Update auf gFM-Business 3.7.5 kostenlos. Für Nutzer einer älteren Version von gFM-Business ist das Upgrade auf gFM-Business 3.x kostenpflichtig. Ein Upgrade von gFM-Business 1.x oder 2.x auf die neue Version 3 kann im Onlineshop bestellt werden. Für ein Upgrade wählen Sie im entsprechenden Produkt die Option „Upgrade“ aus, um automatisch den Upgrade-Rabatt zum Hauptprodukt zu erhalten. Ab dem 1. Mai 2018 enthält das Upgrade auch ein Upgrade auf gFM-Business 4.x.

Upgrade kostenlos: Grace Period ab dem 1. Mai 2018

Grace-Period: Upgrade auf gFM-Business 4.x kostenlos

Ab dem 1. Mai 2018 beginnt die Grace Period für gFM-Business 4.0. Alle Kunden, die gFM-Business 3.x ab dem 1. Mai 2018 erwerben, erhalten automatisch ein kostenloses Upgrade auf gFM-Business 4.0 sowie alle Updates von gFM-Business 4.x kostenlos.

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business free

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Light

Download gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)

Download gFM-Business Professional

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.

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