gFM-Business 4.0 ERP-Software mit vielen neuen Funktionen veröffentlicht

Heute haben wir die brandneue gFM-Business 4.0 ERP-Software für Mac, Windows und Apple iOS veröffentlicht. Die auf der FileMaker-Plattform basierende Software enthält in der neuen Version zahlreiche neue Funktionen wie einen integrierten E-Mail-Client, neue Onlineshop-Schnittstellen auf REST-API-Basis, ein Ticket-System zur automatisierten Nachverfolgung von Supportfällen, einige Erweiterungen im Statistik-Modul sowie viele weitere neue Funktionen im CRM, der Faktura und der Warenwirtschaft. Lesen sie in zwei separaten Beiträgen auf gofilemaker.de, wie Sie den integrierten E-Mail-Client sowie die neue Onlineshop-Schnittstelle einrichten und mit Ihrem Onlineshop nutzen können. Der folgende Beitrag enthält eine Übersicht aller neuen Funktionen in der gFM-Business 4.0 ERP-Software. gFM-Business 4.0 steht ab sofort zum Download zur Verfügung und kann in unserem Onlineshop erworben werden. Kunden mit gültiger Lizenz für eine vorherige Version können die neue Version zu einem reduzierten Upgradepreis erhalten.

Integrierter E-Mail-Client zum Senden und Empfangen von E-Mails

gFM-Business 4.0 enthält ab sofort einen integrierten E-Mail-Client, mit dem E-Mails auf beliebig vielen POP3- oder IMAP-Konten empfangen und gesendet werden können. Alle in gFM-Business enthaltenen Funktionen für den E-Mail-Versand werden ab sofort mit dem integrierten E-Mail-Client durchgeführt. Empfangene E-Mails von bekannten E-Mail-Adressen aus dem CRM-Modul „Kunden“ werden automatisch den entsprechenden Kunden zugewiesen.

E-Mails können im neuen Fenster des integrierten E-Mail-Clients, im CRM-Modul „Kunden“ unter [Ereignisse > E-Mails] sowie im Modul „Korrespondenz“ unter [Korrespondenz > E-Mails] eingesehen und bearbeitet werden. Zu allen Funktionen des integrierten E-Mail-Clients finden Sie auf gofilemaker.de einen separaten Beitrag.

Neue Onlineshop-Schnittstellen auf REST-API-Basis

Die vormals in gFM-Business integrierte Onlineshop-Schnittstelle wurde durch eine neue Schnittstelle auf Basis der REST-API-Technologie ersetzt. gFM-Business free und Basic erhalten erstmals ebenfalls eine Onlineshop-Schnittstelle und unterstützt dabei einen Shopware-5, Gambio-GX3- oder WooCommerce. In gFM-Business Light und Professional 4.0 können beliebig viele Onlineshops als Importquellen für Kunden, Aufträge, Rechnungen und Artikel eingerichtet werden (Multishopfähig).

Die neue Onlineshop-Schnittstelle unterstützt in gFM-Business 4.0 Onlineshops auf Basis von Gambio GX3, Shopware 5.x sowie WooCommerce für WordPress. Für künftige Versionen von gFM-Business ist die Unterstützung weiterer Onlineshopsysteme geplant. Zu allen Funktionen der neuen Onlineshop-Schnittstelle finden Sie auf gofilemaker.de einen separaten Beitrag.

Integriertes Ticket-System für Support-Tickets

gFM-Business 4.0 enthält ein neues Ticket-System, mit dem Tickets im Rahmen von Kundensupport automatisch nachverfolgt werden können. Senden Sie ein neues Ticket einfach und schnell per E-Mail an Ihren Kunden. Antwortet der Kunde auf die E-Mail eines erstellten Tickets, wird die Antwort des Kunden in gFM-Business automatisch dem Kunden und dem Ticket zugewiesen.

Voreinstellungen für Tickets

Im Bereich [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] befindet sich ein neuer Popover-Dialog für Voreinstellungen für Support-Tickets, der mit Klick auf die entsprechende Schaltfläche geöffnet werden kann.

Unter dem Punkt [Erled.-Stat.] tragen Sie den Status ein, mit dem ein Ticket als erledigt gilt. Dieser Status wird für die korrekte Anzeige erledigter Tickets benötigt. Tragen Sie unter dem Punkt [E-Mail Matchwort] ein Matchwort ein, mit dem empfangene E-Mails einem Ticket zugewiesen werden sollen. Dieses Matchwort muß sich exakt identisch auch auf der E-Mail-Vorlage für Tickets befinden. Wir empfehlen, hier ein Matchwort zu wählen, das möglichst eindeutig nur Ihr Unternehmen betrifft, also zum Beispiel „gofilemaker.de Ticket-ID“.

Tickets verfügen über einen eigenen Nummernkreis, dessen Kerndaten wie Präfix, Differenz und Anzahl der Stellen unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] und der Schaltfläche [Nummernkreise] eingerichtet werden können.

E-Mail-Vorlage für Tickets einrichten

Für die E-Mail, die Ihr Kunde im Rahmen des Ticketsystems erhält, gibt es im Bereich [Einstellungen > Drucklayouts] eine neue E-Mail-Vorlage „Ticket-E-Mail“, die nach individuellen Anforderungen angepaßt werden kann.

Über den Feldern für Betreff und Mailtext können Sie das Format der E-Mail auswählen. Bei den Formaten „Rich“ und „Text“ tragen Sie in die Felder [E-Mail Betreff] und [Text] ausschließlich Text ein. Beim Format „HTML“ können Sie zur Erstellung grafischer E-Mails in das Feld „Text“ HTML-Anweisungen für Ihre E-Mail eintragen. Tragen Sie innerhalb des HTML-Codes an der gewünschten Stelle folgende Platzhalter ein:

• {Betreff} – Betreff bzw. Name des Tickets
• {Ticketnummer} – Ticketnummer des entsprechenden Tickets
• {Ticketstatus} – Ticketstatus des entsprechenden Tickets
• {Mailtext} – Text, der als Bemerkung in das Ticket eingetragen wurde

Alle Platzhalter wurden im Bereich [Einstellungen > Drucklayouts > E-Mail-Platzhalter] definiert und können bei individueller Erweiterung des Ticketsystems ebenfalls auf einfache Weise erweitert werden.

Erstellung eines neuen Tickets

Im CRM-Modul [Kunden] können unter [Kunden > Dienstleistungen > Tickets] alle Support-Tickets zum aufgerufenen Kunden eingesehen und bearbeitet werden.

In dieser Maske werden alle Tickets zu einem Kunden in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Wenn ein Ticket erledigt wurde, wird das Ticket grau hinterlegt und am Ende der Liste angezeigt. In der linken Spalte der Ticketliste befinden sich zu jedem Ticket folgende Schaltflächen:

• Funktionsmenü – Enthält folgende Funktionen zu einem Ticket:
  • Neues Ticket – Öffnet den Dialog zur Erstellung eines neuen Tickets
  • Ticket (ent-) schützen – Mit dieser Funktion kann ein Ticket vor dem Löschen geschützt werden. Geschützte Tickets werden am Anfang der Liste angezeigt.
  • Per E-Mail senden – Sendet das aufgerufene Ticket per E-Mail an den Kunden. Vor dem endgültigen Versand wird die E-Mail in einem separaten Fenster des E-Mail-Clients geöffnet.
  • Ticket löschen – Löscht das ausgewählte Ticket aus der Datenbank.
  • Markierte Tickets löschen – Löscht alle ausgewählten Tickets aus der Datenbank.
• Ticket schützen/entschützen – Mit diesem Symbol kann ein Ticket vor dem Löschen geschützt werden. Geschützte Tickets werden am Anfang der Liste angezeigt.
• Ticketmeldungen – Mit diesem Symbol wird ein Popoverfenster mit allen Ticketmeldungen zu einem Ticket angezeigt.
• Per E-Mail senden – Mit diesem Symbol kann das Ticket inkl. aller etwaiger Ticketmeldungen an den Kunden per E-Mail versendet werden.

Mit dem Feld [Suchen] kann die Liste der Tickets um den eingetragenen Suchbegriff gefiltert werden. Markieren Sie Tickets mit dem unteren Auswahlfeld, das sich in der linken Spalte jedes Tickets befindet.

Zum Erstellen eines neuen Tickets klicken Sie am oberen rechten Rand des Bereichs [Tickets] auf das Hinzufügen-Symbol [+], woraufhin sich der Eingabedialog für Tickets öffnet. Tragen Sie im Eingabedialog folgende Daten ein:

• Datum: Datum des Tickets (trägt automatisch Tagesdatum ein)
• Fachbereich: Hier können Sie beliebige Fachbereiche eintragen. Die Werteliste der Einblendliste füllt sich automatisch durch alle in diesem Feld eingetragenen Werte.
• Titel: Titel des Tickets (Ticketname)
• Meldung: Textmeldung des Tickets (Fehlerbeschreibung, Kundenanfrage o.Ä.)
• Status: Ticketstatus

Nach Klick auf die Schaltfläche [Neues Ticket] wird das neue Ticket in der Datenbank erfasst, dem aufgerufenen Kunden zugewiesen und in der Ticketliste angezeigt.

Erstellung von neuen Ticketmeldungen

Jedes Ticket kann beliebig viele Ticketmeldungen enthalten, die aus Antworten von und an Kunden zustandekommen können. Ticketmeldungen markieren sozusagen den Fortschritt innerhalb eines Tickets und können mit dem entsprechenden Symbol vor einem Ticket in der Ticketliste angezeigt werden, woraufhin sich das Detail-Popover für Tickets öffnet.

Im oberen Teil des Detail-Popovers wird das Haupt-Ticket angezeigt. Darunter befindet sich ein Registerbereich mit den Registern [Meldungen] und [E-Mails]. Im Register [Meldungen] werden alle Ticketmeldungen zu einem Ticket angezeigt. Um eine neue Ticketmeldung zu erstellen, klicken Sie einfach in das Feld „Datum“ oder in ein anderes Feld des grau markierten Eintrags und beginnen mit der Eingabe der Ticketmeldung. Die Ticketmeldung wird dabei automatisch gespeichert. Mit dem Brief-Symbol in der ersten Zeile der Ticketmeldungen kann eine Ticketmeldung per E-Mail an den Kunden versendet werden. Unter dem Register [E-Mails] wird eine Liste aller E-Mails angezeigt, die dem aufgerufenen Ticket zugewiesen wurden.

Konfigurierbares Adressformat und Briefanrede

In gFM-Business 4.0 kann das Format der auf Briefbögen und Belegen verwendeten Adresse sowie systemweit die erzeugte Briefanrede frei konfiguriert werden. Diese Konfiguration kann unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] unter der Schaltfläche [Adressformat] vorgenommen werden:

Für die Anzeige einer Adresse im Briefkopf eines Dokuments oder Belegs stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Zweizeilig mit Länderkürzel ohne Land (Name/Vorname in einer Zeile)
• Dreizeilig mit Länderkürzel ohne Land (Name/Vorname in getrennten Zeilen)
• Zweizeilig ohne Länderkürzel mit Land (Name/Vorname in einer Zeile)
• Dreizeilig ohne Länderkürzel mit Land (Name/Vorname in getrennten Zeilen)

Änderungen des Adressformats wirken sich auch auf bereits bestehende Dokumente aus. Änderungen der Vorgaben für die Briefanrede wirken sich erst auf alle neu erstellten Adressen aus. Bereits bestehende Adressen müssen bei einer Änderung dieser Vorgabe ggf. manuell bearbeitet werden.

Erweiterte Statistik in Kunden und Unternehmen

Das Statistikmodul in den Bereichen [Kunden] und [Unternehmen] wurde um die neue Schaltfläche [Umsatz] erweitert. Standardmäßig werden ab sofort die Werte für Rechnungen (netto/brutto) und Bestellungen (netto/brutto) angezeigt.

Nach Klick auf die Schaltfläche [Umsatz] werden diese Werte durch die Werte für Umsatz (netto/brutto) und Gutschriften (netto/brutto) ersetzt.

Weitere neue Funktionen und Verbesserungen

• Im Hauptmenü wird im Register [Offene Posten] die Summe von Rechnungen in Fremdwährungen ab sofort in die Basiswährung umgerechnet.
• In der Faktura wird ein erledigter Beleg in der Belegverlaufsleiste ab sofort grün markiert. Somit ist nun im Belegverlauf auf einen Blick ersichtlich, welche Belege im Verlauf bereits erledigt wurden.

• Artikelverwaltung: Wenn neuer Lieferant erfaßt wird und der Einkaufspreis höher als der eingetragene Artikel-Einkaufspreis ist, erfolgt Abfrage, ob der Einkaufspreis des neuen Lieferanten in den Artikel übernommen werden soll.
• CRM/Kunden: Die Anzeige der Kundenart im CRM-Modul „Kunden“ erfolgt ab sofort zweizeilig, um eventuelle weitere Kundenarten anzeigen zu können.
• CRM/Kunden: Die Anzeige von Anfahrtsplänen im CRM-Modul „Kunden“ kann ab sofort wahlweise über Google Maps oder über OpenStreetMap erfolgen.
• CRM/Kunden: Kontaktpersonen verfügen ab sofort über 15 frei definierbare Felder, die in einem Popoverfenster nach Klick auf die Kontakt-ID bearbeitet werden können (nur Light und Professional).
• Einstellungen: Für Fremdwährungen können in den Einstellungen ab sofort auch eigene Umrechnungsfaktoren manuell eingetragen werden.
• Faktura: Nach dem Duplizieren oder Verschieben einer Belegposition springt die Positionsliste nicht mehr zur ersten Belegposition, sondern verbleibt an der Position der duplizierten oder verschobenen Belegposition.
• Faktura: Neue Funktion [Position einfügen] fügt eine neue Belegposition an der Stelle der ausgewählten Position ein.
• Faktura: Laufende Positionsnummern können ab sofort direkt in das entsprechende Feld eingetragen werden. Die Position wird daraufhin automatisch an die neu eingetragene Position verschoben (nur Light und Professional).
• Faktura: Neue Schaltfläche zum Öffnen der Artikelsuche, wenn Artikelnummer nicht gepflegt ist. Ermöglicht optimalen Workflow zum Hinzufügen von Positionen mit Artikelsuche an beliebiger Stelle eines Belegs.
• Faktura: In allen Beleglisten werden erledigte oder gebuchte Belege grau hinterlegt.
• Faktura: In gFM-Business free/Basic wurde die Eingabe von Belegadressen verbessert; es lassen sich ab sofort auch Lieferadressen direkt über die Adressnummer eintragen.
• Projektverwaltung: Abgeschlossene Projekte werden in der Listenansicht ab sofort grau hinterlegt angezeigt.

Systemvoraussetzungen von gFM-Business 4.0

gFM-Business 4.0 wurde von Grund auf erneuert und benötigt in der Professional-Version oder in netzwerkfähigen Versionen mindestens FileMaker 15 (erfordert mindestens Mac OS X 10.10 „Yosemite“). Bitte beachten Sie, daß gFM-Business 4.0 nicht mehr auf Mac OS X 10.9 „Mavericks“ lauffähig ist. Das MBS FileMaker Plugin kann problemlos von gFM-Business 3.x übernommen werden.

Preise und Verfügbarkeit

Die neue Version gFM-Business 4.0 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Nutzer einer vorherigen Version können das Upgrade auf gFM-Business 4.0 zu einem reduzierten Upgradepreis erwerben. Der Upgrade-Rabatt kann direkt in unserem Onlineshop hinzugebucht werden. Alle Nutzer, die gFM-Business 3.7.5 während der Grace-Period erworben haben, erhalten das Upgrade kostenlos und in den kommenden Tagen automatisch eine Seriennummer für gFM-Business 4.0 per E-Mail.

Preise ab 1. November 2018

Die Freeware-Version gFM-Business free 4.0 ist nach Registrierung zeitlich unbeschränkt nutzbar für bis zu 50 Datensätze pro Modul. Der Funktionsumfang ist identisch mit der Einzelplatzversion von gFM-Business Basic 4.0, die zum Preis von 199 Euro* erworben werden kann und keinerlei Einschränkungen unterliegt. gFM-Business Basic 4.0 ist auch als Mehrplatzlizenz zur Verwendung mit FileMaker im Netzwerk erhältlich.

gFM-Business Light 4.0 ist die Einzelplatzversion von gFM-Business Professional als App-Lösung und zum Preis von 399 Euro* erhältlich. Die Einzelplatzversion der Datenbank-Lösung gFM-Business Professional 4.0 ist zum Preis von 699 Euro** erhältlich. Die Mehrplatzlizenz von gFM-Business Professional 4.0 ist zum Preis ab 999 Euro** erhältlich. Alle Preise ggf. zzgl. FileMaker-Lizenzen.

gFM-Business Custom enthält ein Benutzerkonto zur Bearbeitung aller Bildschirmmasken und Listenansichten mit FileMaker und kann optional durch uns um weitere Felder und Funktionen erweitert werden. gFM-Business Custom Basic ist erhältlich als Mehrplatzlizenz ab 999 Euro**. gFM-Business Custom Professional ist als Einzelplatzversion zum Preis ab 1.499 Euro** erhältlich, als Mehrplatzlizenz ab 1.999 Euro**.

Als offene Lizenz enthält gFM-Business ein Administrator-Benutzerkonto für die Anpassung und Erweiterung der gesamten Software. Die offene Lizenz von gFM-Business Basic ist als Mehrplatzlizenz ab 2.999 Euro** erhältlich, von gFM-Business Professional ab 5.999 Euro**.

*Alle Preise zzgl. 19% MwSt.
** Alle Preise zzgl. 19% MwSt., inklusive 5-User-Lizenz des MBS FileMaker Plugin (Vollversion, kann mit eigenen Lösungen verwendet werden)

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Professional (FileMaker 15-17)