3.1 Das Hauptmenü von gFM-Business

Auf dem Hauptmenü von gFM-Business werden nach dem ersten Start alle verfügbaren Programmteile angezeigt. Jeder Programmteil ist farblich gekennzeichnet – Masken in tieferen Ebenen besitzen die jeweils gleiche Farbe aufgehellt.

3.1.1 Einführungsvideo zum Hauptmenü in gFM-Business

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3.1.2 Kunden und Kontakte (CRM)

In der linken Spalte des Hauptmenüs befinden sich alle verfügbaren Menüpunkte für die Kunden- und Kontaktdatenbank (Customer Relationship Management, CRM).

  • Kunden – Hauptmaske für die Verwaltung von Kunden und Kontakten. Enthält Registerschaltflächen für Details, Selektionen und Anfahrt mit Anbindung an Google Maps.
  • Adressen – Dient zur Erfassung beliebig vieler weiterer Adressen des aufgerufenen Kundendatensatzes mit Geotagging, Routenplanung und automatischer Erfassung von Entfernungen zwischen mehreren Orten.
  • Dienstleistungen – Zeiterfassung für die Abrechnung von Dienstleistungen an den aufgerufenen Kundendatensatz.
  • Belege – Enthält eine Übersicht aller Belege des aufgerufenen Kundendatensatzes: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen. Sowie SEPA-Mandate und Banktransfers.

Die Kundendatenbank enthält alle Kontakte und Adressen von Kunden, Lieferanten, Interessenten oder anderen Kontakten. Von diesem Programmteil aus können Kunden und Kontakte verwaltet werden, Adressen erfasst und E-Mails, Briefe oder Telefaxe an Kunden oder andere Kontakte versendet werden. In der Registerschaltfläche Übersicht > Selektionen können bis zu vier unterschiedliche Wertelisten für jeweils beliebig viele frei definierbare Selektionen erfasst werden. Der Programmteil Dienstleistungen dient zur Erfassung von Arbeitszeiten, in denen Dienstleistungen für den aufgerufenen Kunden erbracht wurden. Der Programmteil Belege zeigt alle in der Fakturierung erfassten Belege für den aufgerufenen Kunden, jeweils getrennt nach der Art des Beleges aufgerufenen.

3.1.3 Korrespondenz

Der Programmteil Korrespondenz enhält alle E-Mails, Briefe und Telefaxe, die bisher an Kunden oder Kontakte versendet wurden.  Im Programmteil Vorlagen können Dokumentvorlagen erstellt werden, die in der Kunden- und Kontaktverwaltung auf Knopfdruck versendet werden können.

Briefe und Telefaxe basieren auf Drucklayouts, die in der Datei gFM-Drucklayouts frei definiert werden können. Weitere Information zur Definition eigener Drucklayouts finden Sie im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs.

3.1.4 Fakturierung

Im Programm-Modul Fakturierung können Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen für beliebige Kontaktadressen aus dem Programmteil Kunden erzeugt werden. Es enthält für jede Belegart eine eigene Bildschirmmaske, in der alle Angaben, Beleg- und Lieferanschrift sowie beliebig viele Positionen zum jeweiligen Beleg gepflegt werden.

3.1.5 Artikelverwaltung

Der Programmteil Artikel dient zur Verwaltung von materiellen und immateriellen Gütern, die zum Verkauf an Kunden bestimmt sind. Die Artikelverwaltung dient auch als Grundlage für Dienstleistungs-Artikel, die für die Zeiterfassung und Abrechnung von erbrachten Dienstleistungen verwendet werden können.

  • Die Maske für den Artikelstamm enthält die Registerschaltfläche Beschreibung, in der eine detaillierte Artikelbeschreibung, eine Kurzbeschreibung und Schlagworte erfasst werden können.
  • In der Maske Lieferanten können für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten mit jeweils bis zu drei Rabattstaffeln erfasst werden.

3.1.6 Einstellungen

Im Programmteil Einstellungen kann gFM-Business individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

  • Firmenstamm– Erfassen Sie hier alle Stammdaten zur Firma wie Anschrift, Kommunikationswege, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, Abteilungen, Adressarten, Firmenlogo oder Erlöskonten.
  • Bankverbindungen– Unter diesem Menüpunkt können Sie beliebig viele Bankverbindungen Ihres Unternehmens speichern.
  • Vorgaben– Texte und Pfade – Erfassen Sie hier Standardtexte für alle Belegarten aus der Fakturierung sowie den Systempfad und den Pfad für gespeicherte Aktionen.
  • Fakturierung– Vorgaben für Zahlungsarten, Nummernkreise, Buchungskonten, Erlöskonten, Umsatzsteuer, Standard-Währung und Statistiksätze.
  • Währungen– Valutakurse für die Fremdwährungen AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD und ZAR mit automatischer Aktualisierung über die Europäische Zentralbank.
  • Wertelisten– Individuelle Anpassung aller Wertelisten, die in gFM-Business verwendet werden.
  • Erscheinungsbild– In diesem Programmteil können Sie wählen, welches Erscheinungsbild  aufgerufen werden soll, wenn dem Benutzer kein Erscheinungsbild zugeordnet wurde. Standardmäßig stehen Benutzeroberflächen für Mac OS X, Windows und „Internetverbindung“ zur verfügung. Letztere kann bei langsamen Internetverbindungen genutzt werden, um die Geschwindigkeit der Software bei niedrigen Bandbreiten zu erhöhen.
  • Benutzer– In der Benutzerverwaltung können beliebig viele Benutzer erfasst werden, die Zugriff zu gFM-Business erhalten sollen. Unter der Registerschaltfläche Allgemein werden der Kontoname, Name und Vorname, Abteilung, Grußkürzel, Kürzel, Durchwahl und bei Bedarf eine grafische Unterschrift verwaltet.
    • Die Registerschaltfläche Einstellungen enthält Angaben zur E-Mail-Adresse, dem Standard-Erscheinungsbild, Quickinfos, Telefonnummer, Pfad zum Arbeitsverzeichnis, Position des Hauptmenüs sowie eine E-Mail-Signatur für jeden Benutzer.