5. Datensätze selektieren und sortieren

In gFM-Business gibt es mehrere Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen und bestimmte Selektionen zu erzeugen. Datensätze müssen meist in zwei Fällen aufgefunden werden:

  • Gezielte Suche nach einem bestimmten Datensatz
  • Selektion einer bestimmten Menge von Datensätzen nach vorher bestimmten Kriterien; beispielsweise für die Erstellung eines Mailings.

Für die gezielte Suche nach einem bestimmten Datensatz wird beispielsweise nach der Kundennummer, Rechnungsnummer oder nach dem Namen eines Unternehmens gesucht. Für diese Suche kann entweder der im folgenden beschriebene Suchen-Modus oder die Schnellsuche in einer Listenansicht verwendet werden (siehe Kapitel 5.6.1).

5.1 Der Suchen-Modus

Mit Klick auf die Schaltfläche Suchen in der Symbolleiste wird der Suchen-Modus aktiviert (siehe Kapitel 5.4). Der Suchen-Modus wird dadurch gekennzeichnet, dass alle Felder über einen gestrichelten Rahmen und über ein Lupen-Symbol verfügen. Der Suchen-Modus kann von allen Bildschirmlayouts aufgerufen werden, ausser im Programmteil Einstellungen, da Einstellungen nur aus einem Datensatz bestehen.

Nach Aufrufen des Suchen-Modus können beliebige Suchbegriffe eingegeben und miteinander kombiniert werden. Bei der Durchführung einer Suchabfrage durchsucht gFM-Business alle Datensätze einer Tabelle und vergleicht die eingegebenen Kriterien mit den Daten in der Datenbank. Nur Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen, werden daraufhin in der Selektion angezeigt. Die gefundenen Datensätze, die sogenannte Ergebnismenge, ist eine Untermenge aller vorhandenen Datensätze in der aufgerufenen Datenbank. Datensätze, die der Suchabfrage nicht entsprechen, werden nicht angezeigt und sind ausgeschlossen. Mit der Schaltfläche Abfrage ändern in der Symbolleiste können Sie die Ergebnismenge einschränken oder erweitern (siehe Kapitel 5.2).

5.1.1 Suchen nach Text

Suchen Sie in Textfeldern nach Text oder Textpassagen. Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Übereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z.B. „Hotel“ in das Feld „Firma“ eingeben, findet gFM-Business Datensätze für „Hotel“, „Wellness Hotel“ und „Hotel & Restaurant“.

Wörter, die mit bestimmten Zeichen beginnen:
Chris Schmidt
…findet Chris Schmidt, Chris Schmidtmeyer und Schmidt Christiane.

Eine Phrase oder Zeichenfolge, die exakt gesucht werden soll:
“Hotel Jonas & Fischer”
…findet nur „Hotel Jonas & Fischer“

Wörter mit einem unbekannten variablen Zeichen:
B@rg
…findet Berg, Burg und Borg.

Ungültige Zeichen
? (Fragezeichen)
…findet ungültige Zeichen

Mehrere unbekannte Zeichen:
Mei*er
…findet Meier, Meisner und Meitinger.

Ziffern in einem Textfeld
# (für jede Ziffer)
…findet 3, aber nicht 30

Teile einer Phrase (eine Wort- oder Zeichenfolge):
*”son & Philips”
…findet „Johnson & Philips“, aber auch „Paulson & Philips“.

Exakte Übereinstimmung:
== (zwei Gleichheitszeichen)

==Johann
…findet Johann, aber nicht Johann Schmidt.

Exakte Übereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wörtern:
= (ein Gleichheitszeichen)

=Chris =Schmidt
…findet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder Christoph Schmidtmer.

5.1.2 Suchen nach Zahlen und Datum

Eine Zahl in einem Zahlenfeld
0,50
…findet 0,50 und 50%.

Ein Datum in einem Datumsfeld
3.3.2005
…findet 3.3.2005, 3. März 2005 und 03-03.2005.

Heutiges Datum in einem Datumsfeld
// (zwei Querstriche)
…findet das heutige Datum

Ungültige Datumsangaben
? (Fragezeichen)
…findet ungültige Einträge

Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datumsfeld
Dienstag
…findet alle Einträge, die auf einen Dienstag fallen

Alle gültigen Werte für eine Datums- oder Zeitkomponente
* (Stern)
…findet alle gültigen Werte

5.1.3 Suchen nach Wertbereichen

Kleiner als der angegebene Wert
Beispiel: <40, <31.12.2005

Kleiner oder gleich dem angegebenen Wert
Beispiel: <=40, <=31.12.2005

Größer als der angegebene Wert
Beispiel: >40, >01.01.2006

Größer oder gleich dem angegebenen Wert
Beispiel: >=40, >=31.12.2005

Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp. Zahlen (kleinste bis größte), Datum (frühestes bis spätestes), Uhrzeit (früheste bis späteste), Text (erstes bis letztes Wort).
… (drei Punkte)

Beispiele:

Im Juni 2005
6.2005

Von Juli 1997 bis Oktober 1998
7.1997…10.1998

Vom 1.7.1997 bis 31.10.1998
01.07.1997…31.10.1998

Zwischen 8:00 Uhr und 20:00 Uhr
8:00…20:00

5.1.4 Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern

Suche nach nicht leeren Feldern (d.h. Felder, die Daten enthalten):
* (Stern)

Suche nach leeren Feldern
= (Gleichheitszeichen)

5.1.5 Suchen nach doppelten Werten

Sie können alle Datensätze finden, für die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensätze überprüfen und entscheiden, welche dieser Datensätze Sie behalten und welche löschen wollen. Um alle doppelten Datensätze zu finden, geben Sie im Suchen-Modus ein Ausrufezeichen (!) in das zu vergleichende Feld ein.

5.1.6 Verwenden mehrerer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien eingeben.

Logische UND-Suche

Geben Sie im Suchen-Modus Ihre gewünschten Suchbegriffe ein und bestätigen die Eingabe mit <Enter>. Daraufhin werden alle Datensätze gefunden, die mit allen eingegebenen Kriterien übereinstimmen.

Logische ODER-Suche

Um Ihre Suchabfrage mit Suchkriterien zu erweitern, die zusätzlich mit der Ergebnismenge übereinstimmen KÖNNEN, klicken Sie im Suchen-Modus auf die Schaltfläche „Neue Abfrage“ in der Symbolleiste.

Daraufhin erscheint eine neue leere Suchabfrage, in die Sie weitere Suchbegriffe eingeben können. Sie können beliebig viele Suchabfragen erstellen und darin genauso navigieren wie in Datensätzen im Blättern-Modus. Eine Abfrage kann mit der Schaltfläche „Löschen“ in der Symbolleiste wieder entfernt werden.

5.1.7 Einschränken einer Ergebnismenge

Sie können das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifischeren Details in Ihrer Datenbank suchen. So können Sie beispielsweise zuerst nach allen Kontakten der Kundenart „Kunde“ suchen und anschließend die Suche auf alle Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs beschränken.

  • Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Kontakten mit der Kundenart „Kunde“ durch und bestätigen Sie die Suchabfrage mit <Enter>.
  • Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> einen Postleitzahlenbereich ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste „Abfragen > Ergebnismenge einschränken“.

5.1.8 Erweitern einer Ergebnismenge

Sie können eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, daß sie zusätzliche gültige Datensätze findet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen. So können Sie beispielsweise zuerst nach Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26125 suchen und die Suche anschließend auf Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26131 erweitern.

  • Führen Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Kunden aus dem Postleitzahlbereich 26125 durch und bestätigen die Sucheabfrage mit <Enter>.
  • Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> nun 26131 ein.
  • Wählen Sie in der Menüleiste „Abfragen > Ergebnismenge erweitern“.

5.1.9 Ändern der letzten Suchabfrage

Haben Sie eine Suchabfrage durchgeführt und möchten sie nachträglich erweitern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“ in der Symbolleiste. gFM-Business springt daraufhin in den Suchenmodus mit Ihren bereits in der letzten Suchabfrage eingetragenen Suchkriterien.

5.1.10 Aus- und Einblenden von Daten in einer Ergebnismenge

Alle Datensätze, die nicht in einer Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen und sind damit nicht sichtbar. Sie können aus der Ergebnismenge weitere Datensätze ausschließen, ohne eine weitere Suchabfrage durchzuführen.

Wichtig! Ausgeschlossene Datensätze werden temporär aus der Gruppe der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank gelöscht.

Um einen oder mehrere Datensätze aus der Ergebnismenge auszuschließen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Ausschließen“.

Es erscheint daraufhin eine  Dialogbox zur Angabe der Anzahl, wieviele Datensätze ausgeschlossen werden sollen, ausgehend vom aktuellen Datensatz. Nach Bestätigung des Dialogs wird die angegebene Anzahl an Datensätzen aus der aktuellen Ergebnismenge ausgeschlossen.

5.1.11 Kurzsuche auf Basis eines Feldinhalts

Sie können Kurzsuchen durchführen, die auf Felddaten basieren, ohne in den Suchen-Modus wechseln zu müssen. Sie können Kurzsuchen basierend auf einem ganzen Feld oder einer Textauswahl innerhalb eines Feldes durchführen.

  • Wählen Sie im Blättern-Modus den Text in einem Feld aus, den Sie für die Suche verwenden wollen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Text und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Über- einstimmende Datensätze suchen.

5.2 Hilfe-Popover im Suchenmodus

FileMaker bietet als Basis von gFM-Business überdurchschnittlich viele und flexible Möglichkeiten, Datensätze zu suchen und zu selektieren. Das Bedienkonzept von gFM-Business ermöglicht es, grundsätzlich auf alle Felder der Datenbank Suchabfragen durchführen zu können. Für Suchabfragen bietet FileMaker eine Fülle an Platzhaltern, um jede mögliche Suchabfrage optimal ausführen zu können.

Hilfe-Popover im Suchenmodus

gFM-Business 3.6 enthält in allen Masken im Suchenmodus ab sofort ein Hilfe-Popover, in dem alle verfügbaren Platzhalter für die Suche dokumentiert sind. Auf diese Weise können Sie auch komplexe Suchabfragen mit Platzhaltern für z.B. gefüllte oder leere Felder einfach ausführen und haben alle verfügbaren Befehle immer im Blick.