8.3 Kunden > Dienstleistungen

8.3 Kunden > Dienstleistungen

Unter der Maske Kunden > Dienstleistungen können in einer Zeiterfassungstabelle Dienstleistungen dokumentiert werden, die dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen werden. Jede Zeile in der Liste entspricht einer vollbrachten Arbeitsleistung, deren Start- und Enddatum sowie weitere Angaben im Datensatz gespeichert werden.

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8.3.1 Felder in Kunden > Dienstleistungen

  • Datum (Datum der erbrachten Dienstleistung)
  • Protokoll-ID (ID des Leistungsprotokolls, mit dem der Eintrag verbucht wurde. Ist nur gefüllt, wenn bereits ein Leistungsprotokoll erstellt und verbucht wurde)
  • Fachbereich (Fachbereich, Werteliste anpassen in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
  • Startdatum (Startdatum der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Startzeit (Startzeit der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktueller Tageszeit gefüllt)
  • Enddatum (Enddatum der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Endzeit (Endzeit der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktueller Tageszeit gefüllt)
  • Minuten (automatisch berechnete Formel, Anzahl Minuten)
  • Artikel-Nr. (Artikel-Nummer des Eintrags. Die Werteliste setzt sich zusammen aus allen Artikeln, deren Status Zeiterfassung aktiv ist. Dieser Status läßt sich im Register Stammdaten unter Artikel > Artikelstamm aktivieren.
  • Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der gewählten Artikel-Nr.)
  • Texthinweis/Artikelbeschreibung (Texthinweis, welche Dienstleistung erbracht wurde. Ist im zugrundeliegenden Artikel eine Artikelbeschreibung hinterlegt, wird diese standardmäßig in das Feld eingetragen.

8.3.2 Funktionen in Kunden > Dienstleistungen

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

  • Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
  • Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
  • Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
  • Neues Dokument (Brief, Telefax, E-Mail) – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
  • Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
  • Statistik aktualisieren – Mit dieser Funktion wird die Kundenbezogene Statistik nach einer Abfrage wahlweise für den aktuellen Datensatz oder für alle aufgerufenen Datensätze aktualisiert. Je nach Datenbestand kann diese Funktion einige Zeit in Anspruch nehmen.
  • Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.3.3 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Dienstleistungen

  • Neuer Eintrag – Dient zum Erfassen eines neuen Eintrags für eine erbrachte Dienstleistung. Bei Erfassung werden die Felder Datum, Startdatum/Zeit und Enddatum/Zeit automatisch mit den aktuellen Werten gefüllt. Ist im zugrundeliegenden Artikel eine Artikelbeschreibung hinterlegt, wird diese standardmäßig in das Feld <<Texthinweis>> eingetragen.
  • Eintrag duplizieren – Dient zum Duplizieren des gewählten Eintrags. Dabei wird ein neuer Eintrag auf Basis der Daten des gewählten Eintrags erzeugt.
  • Buchen/Stornieren – Mit dieser Funktion kann ein Eintrag manuell gebucht oder storniert werden. Ist ein Eintrag gebucht, erscheint er nicht mehr auf dem nächsten Leistungsprotokoll. Diese Funktion steht auch als direkte Schaltfläche zur Verfügung.
  • Eintrag (ent-)schützen – Mit dieser Funktion kann eine Aktion geschützt oder eine geschützte Aktion entschützt werden. Eine geschützte Aktion läßt sich nicht löschen und erscheint in der Liste an oberer Position. Diese Funktion steht auch als direkte Schaltfläche zur Verfügung.
  • Eintrag löschen – Mit dieser Funktion kann der gewählte Eintrag nach einer Abfrage aus der Datenbank gelöscht werden.