Benutzerhandbuch

11.7 Artikel > Chargen

11.7.1 Chargenstamm und Chargenbuchungen Unter dem Menüpunkt [Artikel > Chargen] kann die Chargenverwaltung aufgerufen werden. Auf der Maske werden im oberen Bereich alle Stammdaten einer Charge angezeigt:

10.7 Faktura > Einkauf

10.7 Faktura > Einkauf Unter Faktura > Einkauf befinden sich alle bisher erstellten Bestellungen für den Einkauf, und es können neue Bestellungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Bestellung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Bestellung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird…
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13.2 Enthaltene Drucklayouts

13.2 Enthaltene Drucklayouts Im folgenden Kapitel finden Sie eine Übersicht aller im Lieferumfang von gFM-Business befindlichen Drucklayouts. Alle Drucklayouts können in der Datei gFM_Drucklayouts.fmp12 unter Verwendung von FileMaker Pro oder FileMaker Pro Advanced angepaßt oder bearbeitet werden, auch neue Drucklayouts lassen…
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13.1 Bearbeiten und hinzufügen

13.1 Drucklayouts bearbeiten, anpassen und hinzufügen In allen Versionen von gFM-Business können alle Drucklayouts mit FileMaker Pro (oder -Advanced) beliebig angepaßt und erweitert werden. Um ein Drucklayout anzupassen, wechseln Sie zunächst in gFM-Business nach Einstellungen > Drucklayouts.

13. Drucklayouts bearbeiten

13 Drucklayouts Auf den folgenden Seiten finden Sie einen Überblick aller in gFM-Business standardmäßig verfügbaren Drucklayouts als Listenansicht oder Vorschauansicht, in deren Liste sich kleine Vorschaubilder des jeweiligen Drucklayouts befinden.

12.4 Unternehmen > Statistik

12.4 Unternehmen > Statistik Im Programmteil Statistik befindet sich alle unternehmensweiten Statistiken. In der oberen Zeile dieses Layouts kann der Zeitraum für die statistische Auswertung gewählt werden, entweder manuell oder durch Auswahl eines entsprechenden Statistiksatzes. Statistiksätze können unter Vorgaben > Fakturierung konfiguriert und neu…
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9.3 Korrespondenz > Archiv

Zentrales Dokumentarchiv Im Modul [Korrespondenz] steht ab sofort ein zentrales Dokumentarchiv zur Verfügung, das alle gescannten Papierdokumente ohne Bezug zum Kontaktdatensatz anzeigt. Über die integrierte Volltextsuche lassen sich Dokumente nun zielgenau und ohne Bezug zu einem Kontakt auffinden.

12.3 Unternehmen > Fahrtenbücher

12.3 Fahrtenbücher gFM-Business enthält eine Fahrtenbuch-Verwaltung, mit der beliebig viele Fahrtenbücher für dienstlich genutzte PKW verwaltet werden können. Die Fahrtenbuch-Verwaltung entspricht den gesetzlichen Vorschriften und enthält ein Änderungsprotokoll für alle im Nachhinein erfassten Änderungen.

12.2 Unternehmen > Inventar

12.2 Inventarverwaltung Mit der neuen Inventarverwaltung haben Sie Ihr gesamtes Betriebsinventar immer im Blick. Für jedes Produkt des Betriebsinventars lassen sich umfangreiche Informationen wie Kategorie, Hersteller, Händler, Standort/Filiale mit Abteilung, Raum und Sachbearbeiter mit entsprechenden Detailinformationen speichern. Erfassen Sie das Kaufdatum…
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12.1 Unternehmen > Projekte

12.1 Planung und Verwaltung von Projekten Im Bereich [Unternehmen] steht in gFM-Business ab sofort eine Projektverwaltung zur Planung beliebig vieler Projekte zur Verfügung. Jedem Projekt können dazu beliebig viele der folgenden Daten zugewiesen werden:

12. Unternehmen

12. Unternehmen Der Programmteil Unternehmen verfügt über ein integriertes System für Projektmanagement, eine Inventarverwaltung, Erfassung und Verwaltung von Fahrtenbüchern für beliebig viele Fahrzeuge sowie ein Modul für unternehmensbezogene Statistiken.

11.6 Artikel > Ereignisprotokoll

11.6 Artikel > Ereignisprotokoll In dieser Maske befinden sich alle Ereignisse, die mit dem aufgerufenen Artikel in Verbindung stehen. Hier können alle Ereignisse und Feldänderungen des Datensatzes in chronologischer Reihenfolge eingesehen werden. Über die integrierte Volltextsuche am rechten oberen Rand kann…
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11.5 Artikel > Stückliste

In der Maske [Artikel > Stückliste] kann eine Stückliste, eine Liste mit Kombiartikeln und/oder eine Liste mit Zubehörartikeln erfasst und verwaltet werden.

11.4 Artikel > Artikelbestand

11.4 Artikel > Artikelbestand In der Maske Artikel > Artikelbestand können aktuelle Bestände des aufgerufenen Artikels gepflegt werden, ausgehend von einem Lieferanten.

11.3 Artikel > Lieferanten

11.3 Artikel > Lieferanten In der Maske Artikel > Lieferanten können für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten und Konditionen hinterlegt werden. Dabei können für jeden Lieferanten bis zu dreistufige Staffelpreise eingepflegt werden.

11.2 Artikel > Artikelattribute

11.2 Artikel > Artikelattribute In der Maske Artikel > Artikelattribute können beliebig viele Artikelattribute für den aufgerufenen Artikel erfasst werden. Artikelattribute werden verwendet, wenn vom aufgerufenen Artikel mehrere Artikelvarianten, Ausführungen oder Erweiterungen erhältlich sind.

11.1 Artikel > Artikelstamm

11.1 Artikel > Artikelstamm Die Maske Artikelstamm zeigt alle Stammdaten eines in der Artikelverwaltung eingetragenen Artikels an. In der Navigationsspalte wird die Anzahl erfasster Artikel und die Artikelattribute, Lieferanten, Artikelbestand und Ereignisse des derzeit aufgerufenen Artikels angezeigt. Der EAN-Code kann nur generiert…
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11. Artikelverwaltung

11 Artikelverwaltung In der Artikelverwaltung können in gFM-Business beliebig viele Artikel verwaltet werden. Dabei können sowohl materielle- als auch Dienstleistungsartikel erfasst werden. Ein Dienstleistungsartikel wird mit dem Auswahlfeld [  ] Zeiterfassung am rechten Rand der Maske markiert. Für jeden Artikel können beliebig viele Artikelattribute, Lieferanten sowie…
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10.8 Faktura > Kassenbuch

10.8 Faktura – Kassenbuch Im Programmteil Faktura – Kassenbuch werden alle Buchungen, Bankbuchungen (Kontoauszüge), Lastschriften, SEPA-Transfers und SEPA-Mandate verwaltet. Buchungen in der Buchungsliste werden beim Buchen von Rechnungen und Gutschriften automatisch erfasst. Bankbuchungen (Kontoauszüge) können aus verschiedenen Onlinebanking-Programmen in gFM-Business übernommen werden.

10.6 Faktura > Mahnungen

10.6 Faktura > Mahnungen Unter Faktura > Mahnungen befinden sich alle bisher erstellten Mahnungen, und es können neue Mahnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Mahnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Mahnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift…
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10.5 Faktura > Gutschriften

10.5 Faktura > Gutschriften Unter Faktura > Gutschriften befinden sich alle bisher erstellten Gutschriften, und es können neue Gutschriften erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Gutschrift für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Gutschrift, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift…
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10.4 Faktura > Lieferscheine

10.4 Faktura > Lieferscheine Unter Faktura > Lieferscheine befinden sich alle bisher erstellten Lieferscheine, und es können neue Lieferscheine erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Lieferschein für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Lieferschein, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Lieferschein…
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10.3 Faktura > Rechnungen

10.3 Faktura > Rechnungen Unter Faktura > Rechnungen befinden sich alle bisher erstellten Rechnungen, und es können neue Rechnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Rechnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Rechnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Rechnung…
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10.2 Faktura > Aufträge

10.2 Faktura > Aufträge Unter Faktura > Aufträge befinden sich alle bisher erstellten Aufträge, und es können neue Aufträge erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Auftrag für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Auftrag, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Auftrag…
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10.1 Faktura > Angebote

10.1 Faktura > Angebote Unter Faktura > Angebote befinden sich alle bisher erstellten Angebote, und es können neue Angebote erstellt werden. Der einfachste Weg, ein Angebot für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neues Angebot, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein…
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10. Faktura

10 – Faktura Im Programmteil Faktura werden alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen verwaltet. Jede Belegart verfügt über eine eigene Eingabemaske mit Ereignisprotokoll und eine Listenansicht. Jeder Beleg kann beliebig viele Positionen enthalten. Die Rechnungs- und Lieferanschrift kann für jeden…
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9.4 Korrespondenz > Ereignisse

9.4 Korrespondenz > Ereignisse In der Maske Korrespondenz > Ereignisse befinden sich alle Ereignisse in Bezug auf das aktuell aufgerufene Dokument im Programmteil Korrespondenz.

9.2 Korrespondenz > Vorlagen

9.2 Korrespondenz > Vorlagen In dieser Maske können Dokumentvorlagen für die Nutzung im Programmteil Korrespondenz erstellt werden. Neue Dokumente im Programmteil Korrespondenz können auf einer Vorlage basieren, die unter Korrespondenz > Vorlagen erstellt werden können.

9.1 Korrespondenz > Dokumente

9.1 Korrespondenz > Dokumente In der Maske Korrespondenz > Dokumente befinden sich alle Dokumente, die bisher für Kunden erstellt und ggf. gedruckt und versendet wurden. Diese Maske beinhaltet alle Dokumentfelder sowie die postalische Anschrift des Empfängers.

9. Korrespondenz

9 – Korrespondenz Mit dem Programmteil Korrespondenz kann ausgehende schriftliche Korrespondenz für alle gespeicherten Kunden sowie Serienbriefe oder Serien-E-Mails erstellt werden. Der Programmteil Korrespondenz ist aufgeteilt in:

8.8 Kunden > Statistik

8.8 Kunden > Statistik Im Programmteil Kunden > Statistik befinden sich alle kundenbezogenen Statistiken. In der oberen Zeile dieses Layouts kann der Zeitraum für die statistische Auswertung gewählt werden, entweder manuell oder durch Auswahl eines entsprechenden Statistiksatzes. Statistiksätze können unter Vorgaben > Fakturierung konfiguriert und neu…
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8.7 Kunden > Ereignisse

8.7 Kunden > Ereignisse In der Maske Kunden > Ereignisse befinden sich alle Ereignisse, Druckaufträge und gesendete Korrespondenz in Bezug auf den aktuell aufgerufenen Kundendatensatz sowie das Dokumentarchiv und verbundene Projekte. Um alle Daten in separaten Listen anzuzeigen, verfügt diese Maske über die…
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8.6 Kunden > Belege

8.6 Kunden > Belege In der Maske Kunden > Belege werden alle Belege angezeigt, die dem aktuell aufgerufenen Kunden zugeordnet wurden. Die Maske verfügt über die Registerschaltflächen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen und zeigt alle Belegarten in separaten Listen an. Mit Klick auf den Funktionspfeil kann zum gewählten Beleg…
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8.5 Kunden > Dienstleistungen

8.5 Kunden > Dienstleistungen Unter der Maske Kunden > Dienstleistungen können in einer Zeiterfassungstabelle Dienstleistungen dokumentiert werden, die dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen werden. Jede Zeile in der Liste entspricht einer vollbrachten Arbeitsleistung, deren Start- und Enddatum sowie weitere Angaben im Datensatz gespeichert werden.

8.4 Kunden > Aktionen

8.4 Kunden > Kontakte > Aktionen In jedem Kundendatensatz können beliebig viele Aktionen gespeichert werden. Eine Aktion wird immer dann erfasst, wenn in irgendeiner Form ein Kontakt mit dem Kunden stattgefunden hat. So kann im Nachhinein immer der chronologische Kontaktverlauf eines Kunden…
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8.3 Kunden > Kontaktpersonen

8.3 Kunden > Kontaktpersonen Für jeden Kundendatensatz können beliebig viele Kontaktpersonen erfasst werden, die beispielsweise bei Aktionen in Kunden > Aktionen verwendet werden können. Pro Kundendatensatz kann eine Kontaktperson als Standard-Ansprechpartner definiert werden, der in der Maske Kunden > Übersicht – Details angezeigt wird. Die…
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8.2 Kunden > Adressen

8.2 Kunden > Adressen In der Maske Kunden > Adressen können beliebig viele Adressen und Bankverbindungen für den aufgerufenen Kundendatensatz erfasst werden. Pro aufgerufenen Kunden kann ein Adress-Datensatz als Standardadresse markiert werden. Adressen können in der Liste geschützt werden, so dass sie nicht gelöscht…
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8.1 Kunden > Übersicht

8.1 Kunden > Übersicht In der Maske Kunden > Übersicht werden die wichtigsten Daten eines Kontakt-Datensatzes in einer Übersicht angezeigt. Die Übersicht wurde in zwei Spalten aufgeteilt – in der linken Spalte befindet sich der Adreßstamm, in dem die für den aktuellen Datensatz markierte Standardadresse…
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8. Kundenverwaltung (CRM)

9 Kunden und Kontakte Das erste Modul „Kunden & Kontakte“ ist das CRM-Modul (Customer Relationship Management), in dem alle Kunden, Adressen und Kontakte verwaltet werden. Dieser Programmteil besteht aus den Kapiteln Übersicht, Adressen, Kontakte & Aktionen, Dienstleistungen, Belege, Ereignisse und Wiedervorlagen.

7.7 Benutzerverwaltung

7.7 Benutzerverwaltung Unter Einstellungen > Benutzer können alle Benutzer und deren Stammdaten verwaltet werden, die Zugriff auf gFM-Business erhalten sollen.

7.6 Onlineshop

Einrichtung neuer Onlineshops Um in gFM-Business 4.0 eine neue Schnittstelle für einen Onlineshop einzurichten, navigieren Sie im Hauptmenü oder in der internen Navigation auf die Maske [Einstellungen > Onlineshops]. gFM-Business 4.0 unterstützt die Verwendung beliebig vieler Onlineshops der folgenden Systeme: Gambio…
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7.5 Erscheinungsbild

7.5 Erscheinungsbild gFM-Business wird mit unterschiedlichen Erscheinungsbildern (Skins) geliefert. Standardmäßig erscheint gFM-Business nach dem Start unter Windows in Windows-Optik, unter Mac OS X in Mac OS X-Optik und auf dem iPad in iOS-Optik. Zusätzlich enthält gFM-Business ein Erscheinungsbild für Netzwerkverbindungen mit…
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7.4 Drucklayouts

7.4 Drucklayouts Alle in gFM-Business verwendeten Drucklayouts befinden sich in der Datei gFM_Drucklayouts.fmp12. Wenn Sie ein neues Drucklayout anlegen möchten, können Sie beispielsweise ein bestehendes Drucklayout duplizieren und nach Ihren Wünschen anpassen. Wie Sie neue Drucklayouts erstellen können und welche Möglichkeiten Sie…
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7.3 Vorgaben in gFM-Business

7.3 Vorgaben für gFM-Business Unter diesem Menüpunkt werden alle Vorgaben eingetragen, die für die Arbeit mit gFM-Business verwendet werden sollen. Dazu gehören Nummernkreise, Zahlungsarten, Umsatzsteuer und Konten, Buchungskonten, Erlöskonten, Statistiksätze, Währungen, Artikelvorgaben, Wertelisten, Geräteeinstellungen und Vorgaben für Dialoge.

7.2 Bankverbindungen und Standorte

7.2 Bankverbindungen Unter der Registerschaltfläche [Bankverbindungen] können beliebig viele Bankverbindungen für Ihr Unternehmen eingetragen werden. Die in dieser Maske gepflegten Bankverbindungen werden für Bankbuchungen, Lastschriften und SEPA-Transfers im Modul Kassenbuch verwendet. Für den Briefkopf gibt es separate Felder für die Bankverbindungen, die unter der…
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7.1 Firmenstamm und Stammdaten

7.1 – Firmenstamm und Stammdaten Im Programmteil Einstellungen > Firmenstamm werden alle Firmen-Stammdaten konfiguriert, die für die Arbeit mit gFM-Business gelten sollen. Neben der Anschrift, Kommunikationsnummern, rechtlichen Angaben, Bankverbindungen, Abteilungen usw. enthält die Maske eine Registerschaltfläche Standorte, um ggf. weitere Filialen hinzuzufügen, die auch in der…
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7. gFM-Business einrichten

7. gFM-Business einrichten und konfigurieren Bevor gFM-Business in der Praxis eingesetzt werden kann, muss das System zunächst eingerichtet werden. Dazu gehören Angaben zu den Firmenstammdaten, Firmenlogo, Anschrift, Wertelisten für frei definierbare Felder oder auch die Einrichtung von Benutzern, die mit der Software arbeiten sollen.

6. Drucken in gFM-Business

6 Drucken in gFM-Business In gFM-Business stehen vielfältige Druck- und Exportfunktionen für alle gespeicherten Daten zur Verfügung. Sie können beliebig viele Drucklayouts erstellen, mit denen Sie Daten aus gFM-Business ausgeben können. Dabei stehen Ihnen alle leistungsfähigen Layoutwerkzeuge von FileMaker Pro zur Verfügung….
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5.2 Sortieren von Datensätzen

5.2 Sortieren von Datensätzen gFM-Business speichert Datensätze standardmäßig in der Reihenfolge, in der sie in die Datentabelle eingefügt wurden. Durch eine Sortierung können Sie Datensätze temporär neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken.

5.1 Suchen und ersetzen von Daten

5.1 Suchen und Ersetzen von Daten Wie in einem Textverarbeitungsprogramm können Sie Daten in mehreren Feldern (einschließlich Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensätzen oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einer Maske suchen und ersetzen.

4.4 Funktionen

4.4 Funktionen Auf jedem Bildschirmlayout befindet sich am unteren linken Rand die Funktions-Schaltfläche, in der sich  alle relevanten Funktionen der aufgerufenen Maske befinden. Mit Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Popup-Menü, das alle verfügbaren Funktionen anzeigt. Nach Klick auf einen Eintrag wird…
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4.3 Listenansichten

4.3 Listenansichten In jedem Modul befinden sich Listenansichten, die in der Funktionsleiste am unteren rechten Bildschirmrand aufgerufen werden.

4.2 Eingabefelder und Wertelisten

4.2 Eingabefelder und Wertelisten Jedes hell (weiß) hinterlegte Feld kann in gFM-Business vom Anwender editiert werden. Grau hinterlegte Felder können nicht verändert werden, weil es sich dann um ein automatisch berechnetes Feld handelt.

4.1 Die Symbolleiste

4.1 Die Symbolleiste In der Symbolleiste befinden sich Schaltflächen für die Datensatznavigation und Funktionen wie suchen, sortieren, drucken, usw. Auf iPad-Layouts wird die Symbolleiste aus Platzgründen nicht angezeigt – die entsprechenden Funktionen befinden sich auf dem iPad in einer weiteren Funktions-Schaltfläche innerhalb der Auswahlleiste…
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5. Datensätze selektieren und sortieren

In gFM-Business gibt es mehrere Möglichkeiten, nach Datensätzen zu suchen und bestimmte Selektionen zu erzeugen. Datensätze müssen meist in zwei Fällen aufgefunden werden: Gezielte Suche nach einem bestimmten Datensatz Selektion einer bestimmten Menge von Datensätzen nach vorher bestimmten Kriterien; beispielsweise für…
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4. Die Benutzeroberfläche von gFM-Business

Die Benutzeroberfläche von gFM-Business wurde nach jahrelanger Entwicklung verschiedenster FileMaker-Lösungen immer weiter auf die Bedürfnisse der Benutzer angepaßt. Dabei wurde die Navigation und Optik innerhalb der Software an die Bedienung gängiger Mac OS X- und Windows-Programme angelehnt, um einen höchstmöglichen…
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3. Erster Start von gFM-Business

Nachdem Sie die Grundinstallation von FileMaker Pro oder FileMaker Server und den gFM-Business-Verzeichnissen vorgenommen haben, können Sie gFM-Business zum ersten Mal starten. Im folgenden Kapitel erfahren Sie mehr über den Start und die erste Einrichtung von gFM-Business.

3.1 Das Hauptmenü von gFM-Business

Auf dem Hauptmenü von gFM-Business werden nach dem ersten Start alle verfügbaren Programmteile angezeigt. Jeder Programmteil ist farblich gekennzeichnet – Masken in tieferen Ebenen besitzen die jeweils gleiche Farbe aufgehellt.

2.5 EAN-Schriftart installieren

Im Hauptverzeichnis des gFM-Business-Archivs befindet sich die Schriftart „ean13.ttf“. Diese Schriftart wird benötigt, um in der Artikelverwaltung EAN13-Codes anzeigen zu können.

2.6 Installieren auf mehreren Arbeitsplätzen

gFM-Business kann auch im Netzwerk für die Nutzung auf mehreren Arbeitsplätzen installiert werden. Je nach dem, wieviele Arbeitsplätze gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen sollen, ist die Installation entweder mit einem FileMaker Pro oder unter Einsatz eines FileMaker Pro Servers durchzuführen….
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2.7 Installation unter Verwendung von FileMaker Server

Wenn mehr als fünf Arbeitsstationen gleichzeitig auf die gFM-Business-Datenbanken zugreifen sollen, ist der Einsatz von FileMaker Server empfehlenswert. FileMaker Server ist ein dedizierter Datenbank-Server, der FileMaker Pro-Dateien öffnet, anderen Computern in einem Netzwerk zur Verfügung stellt und FileMaker-Daten auf Web-Seiten im Internet oder…
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2. Installieren von FileMaker Pro

Bevor Sie mit der Installation von gFM-Business beginnen können, müssen Sie zunächst FileMaker Pro auf Ihrem Computer installieren. Unter Mac OS X und Windows müssen Sie FileMaker Pro über das Installationsprogramm installieren. Sie können die Anwendung nicht durch Verschieben der Dateien auf die…
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2.2 Installieren von FileMaker Pro auf dem Mac

Bevor Sie mit dem Installationsvorgang beginnen, beenden Sie andere geöffnete Programme und speichern Sie Ihre Arbeit. Bevor Sie FileMaker Pro installieren, lesen Sie sich folgende Hinweise durch: