7.4 Drucklayouts

7.4 Drucklayouts

Alle in gFM-Business verwendeten Drucklayouts befinden sich in der Datei gFM_Drucklayouts.fmp12. Wenn Sie ein neues Drucklayout anlegen möchten, können Sie beispielsweise ein bestehendes Drucklayout duplizieren und nach Ihren Wünschen anpassen. Wie Sie neue Drucklayouts erstellen können und welche Möglichkeiten Sie dabei nutzen können, lesen Sie in Anhang A. Alle Drucklayouts werden in gFM-Business unter Einstellungen > Drucklayouts jeweils einem Programmteil zugeordnet, also z.B. „Kunden“, „Artikel“ oder „Faktura“.

Ein neues Drucklayout wird im Druckdialog erst dann angezeigt, wenn es dem entsprechenden Programmteil zugewiesen wurde. Dabei können weitere Einstellungen vorgenommen werden:

• Layoutname – Name des Layouts in der Datei [gFM_Drucklayouts]
• Papierformat – das Papierformat des entsprechenden Layouts
• Modul – Zuordnung, zu welchem Programmteil das Layout gehört
• Tabelle (TOC) – Zuordnung der Stammtabelle für das angegebene Layout
• Funktion(optional) – Zuordnung einer Funktion, die beim Drucken ausgeführt werden soll
• Layoutart – Dokument oder Liste
• Archivierungspfad – Pfad, unter dem PDF-Dokumente dieses Dokuments gespeichert werden sollen. Der Pfad kann für Windows und Mac OS X bzw. macOS gesondert angegeben werden.

7.4.1 Archivierungspfad setzen

Für jedes Drucklayout kann angegeben werden, unter welchem Dateipfad beim Drucken automatisch als PDF-Datei gespeichert werden soll. Für ein einzelnes Drucklayout kann der Pfad mit der kontextsensitiven Funktion [Archivierungspfad setzen] angegeben werden.

Um die Pfade für alle Standard-Layouts in einem Arbeitsschritt anzugeben, kann die Hauptfunktion [Alle Pfade setzen] genutzt werden. Nach einer Abfrage erscheint ein Dialog zur Auswahl des Hauptverzeichnisses, in dem sich alle anderen Verzeichnisse („Angebote“, „Auftragsbestätigungen“, usw.) befinden. Nach Auswahl des Hauptverzeichnisses werden die Pfade aller Standard-Dokumente für das aktive Betriebssystem automatisch eingetragen.

7.4.2 Vorlagen für E-Mail-Anschreiben definieren

In gFM-Business können alle Drucklayouts mit Vorgabetexten für den Versand von Dokumenten per E-Mail versehen werden. Sobald ein beliebiges Dokument über den Druckdialog per E-Mail versendet wird, setzt gFM-Business automatisch die für das Drucklayout vorgegebenen Texte in den Betreff und den E-Mail-Text ein. Die Vorlagen können für alle Drucklayouts zentral unter [Einstellungen > Drucklayouts > Details] vorgegeben werden. Hier können auch für jedes Drucklayout separate Speicherpfade für Mac OS X und Windows angegeben werden.

7.4.3 Platzhalter für E-Mail-Anschreiben definieren

Für den Versand von Dokumenten per E-Mail enthält gFM-Business 2.4 eine Verwaltung von Platzhaltern, die in den E-Mail-Anschreiben separat für jedes Drucklayout genutzt werden können. In der neuen Maske unter [Einstellungen > Drucklayouts > E-Mail-Platzhalter] können beliebig viele Platzhalter verwaltet werden.

Mit der Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Platzhalterliste können durch den Anwender neue Platzhalter hinzugefügt werden. Dabei müssen für jeden Platzhalter folgende Angaben eingetragen werden:

• Tabellenursprung – Datentabelle, die im Drucklayout unter [TOC] zugewiesen wurde. Der Tabellenursprung kann auch in der Datei „gFM_Drucklayouts“ im geöffneten Drucklayout unter „Layouteinstellungen“ gefunden werden.
• Platzhalter – Name des Platzhalters, sinnvollerweise in geschweiften Klammern.
• Tabelle – Datentabelle, aus der die Daten für den Platzhalter bezogen werden sollen.
• Feld – Name des Feldes, das den Inhalt für den Platzhalter enthält.
• Bezugsschlüssel – Schlüsselfeld, über das der gewünschte Datensatz aufgefunden werden kann. Bei Angeboten z.B. „_pk_Angebot_ID“, bei Rechnungen „_pk_Rechnung_ID“ usw.

Sobald ein Platzhalter in diese Liste eingetragen wurde, kann er in den Vorlagen für die E-Mail-Texte verwendet werden, sofern der Tabellenursprung mit dem TOC des Drucklayouts übereinstimmt.