10.7 Faktura > Einkauf

10.7 Faktura > Einkauf

Unter Faktura > Einkauf befinden sich alle bisher erstellten Bestellungen für den Einkauf, und es können neue Bestellungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Bestellung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Bestellung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Bestellung direkt im Programmteil Faktura > Bestellungen erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Bestellung kann auch auf Basis eines Angebots oder eines Auftrags erstellt werden. Wählen Sie hierfür die Funktion Bestellung erzeugen aus.

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10.7.1 Felder in Faktura > Einkauf

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift.)
  • Bestellung-ID (Eindeutige ID des Auftrags, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Fakturafür Auftragsnummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum des Auftrags)
  • Lieferant-ID (Kundennummer des Lieferanten)
  • Adressnummer (Adressnummer des Lieferanten)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
  • Position: Buchungsmenge (Anzahl der im Lager gebuchten Positionen)
  • Position: Buchungsdatum (Datum der Lagerbuchung)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Position: Status (Status der aktuellen Position)
  • Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Auftragsbestätigung gedruckt wurde)
  • Angebot vom (Datum des Angebots, wenn der Auftrag auf Basis eines Angebots erstellt wurde)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Kopfzeile (Kopfzeile auf der Auftragsbestätigung, auf dem Beleg sichtbar)
  • Fusszeile (Fusszeile auf der Auftragsbestätigung, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (im Auftrag enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Status Wareneingang (Status, ob Ware eingegangen ist)
  • Datum Wareneingang (Datum des Wareneingangs)
  • Status Rechnung (Status zum Eingang der Lieferantenrechnung)
  • Rechnung vom (Datum der Lieferantenrechnung)
  • Rechnung-Nr. (Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung)
  • Rechnung fällig am (Fälligkeitsdatum der Lieferantenrechnung)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

10.7.2 Funktionen in Faktura > Einkauf

  • Neue Bestellung – Mit dieser Funktion wird ein neuer Bestellungs-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Bestellung-ID generiert.
  • Bestellung duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Bestellung inklusive aller Belegpositionen.
  • Bestellung drucken – Öffnet den Druckdialog, um eine Bestellung auf einem Drucker auszugeben.
  • Per E-Mail senden – Öffnet den Druckdialog, um die Bestellung per E-Mail zu versenden.
  • Alle senden – Mit dieser Funktion können alle derzeit aufgerufenen Bestellungen per E-Mail gesendet werden. Datensätze, bei deren Empfänger keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden bei dieser Funktion übersprungen.
  • Bestände einbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen in ein Lager ein, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde. Nach erfolgreichem Einbuchen werden die Felder [Lagerort], [Buchungsmenge] und [Buchungsdatum] in der Position grün gekennzeichnet.
  • Inventarbestellung – Fügt alle Positionen der Bestellung in der Inventarverwaltung zum Betriebsinventar hinzu.
  • Bestellung löschen – Löscht den aktuellen Auftrags-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank.

10.7.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Einkauf

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Bestand einbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand der gewählten Position ein, sofern ein Lagerort in der Position angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort], [Buchungsmenge] und [Buchungsdatum] in der Position grün gekennzeichnet.
  • Alle Bestände einbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen in ein Lager ein, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde. Nach erfolgreichem Einbuchen werden die Felder [Lagerort], [Buchungsmenge] und [Buchungsdatum] in der Position grün gekennzeichnet.
  • Position zum Inventar – Fügt die gewählte Artikelposition in der Inventarverwaltung zum Betriebsinventar hinzu.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.7.4 Faktura > Einkauf > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Bestellung in Verbindung stehen.

10.7.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen. Für die Berechnung des Verkaufspreises werden Fremdwährungen und Preisgruppen automatisch berücksichtigt.

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Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

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Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Faktura: Textpositionen in allen Belegen

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.7.6 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Alle zugehörigen Belege im Belegverlauf