10.5 Faktura > Gutschriften

10.5 Faktura > Gutschriften

Unter Faktura > Gutschriften befinden sich alle bisher erstellten Gutschriften, und es können neue Gutschriften erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Gutschrift für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Gutschrift, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift direkt im Programmteil Faktura > Gutschriften erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Gutschrift kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Gutschrift erzeugen aus.

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10.5.1 Felder in Faktura > Gutschriften

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
  • Gutschrift-Nr. (Eindeutige ID der Gutschrift, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Gutschriftsnummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum der Gutschrift)
  • Kundennummer (Kundennummer des Empfängers der Gutschrift)
  • Adressnummer (Adressnummer des Empfängers der Gutschrift)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
  • Position: Serien-Nr. (Seriennummer(n) der aktuellen Position)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Zahlungsart ( Zahlungsart, mit der die Gutschrift erstattet werden soll)
  • Ursprungsrechnung (optional – Rechnung, auf der die Gutschrift ursprünglich basiert)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Gutschrift gedruckt wurde)
  • Buchungsstatus (Status, ob die Gutschrift gebucht wurde. Eine gebuchte Gutschrift lässt sich im Nachhinein nicht mehr verändern.)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zur Gutschrift, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Anmerkungen (Bemerkungen auf der Gutschrift, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme der Gutschrift, netto und brutto)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (im der Gutschrift  enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme der Gutschrift, netto und brutto)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

10.5.2 Funktionen in Faktura > Gutschriften

  • Neue Gutschrift – Mit dieser Funktion wird ein neuer Gutschrifts-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Gutschrift-Nr. generiert.
  • Gutschrift duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Gutschrift inklusive aller Belegpositionen.
  • Gutschrift drucken – Öffnet den Druckdialog, um die aufgerufene Gutschrift auf einem Drucker auszugeben.
  • Gutschrift buchen – Bucht die aufgerufene Gutschrift, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden kann.
  • Aufgerufene buchen – Bucht alle aufgerufenen Gutschriften, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden können. Außerdem werden Buchungssätze im Kassenbuch für alle aufgerufenen Gutschriften erstellt.
  • Per E-Mail senden – Sendet sie aufgerufene Gutschrift per E-Mail. Im folgenden Dialog kann eine E-Mail-Adresse für den Empfänger und optional für eine Kopie angegeben werden.
  • Alle senden – Sendet alle aufgerufenen Rechnungen per E-Mail. Datensätze, in denen keine E-Mail-Adresse in der angegebenen Rechnungsadresse hinterlegt wurde, werden übersprungen.
  • Bestände einbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen ein, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde.
  • Gutschrift stornieren – Storniert die Gutschrift, indem der Buchungsstatus entfernt wird, woraufhin in der Gutschrift wieder Änderungen vorgenommen werden können. Diese Funktion steht möglicherweise nicht allen Benutzern zur Verfügung.

10.5.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Gutschriften

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Bestand einbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand der gewählten Position ein, sofern ein Lagerort in der Position angegeben wurde.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.5.4 Faktura > Gutschriften > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Gutschrift in Verbindung stehen.

10.5.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen. Für die Berechnung des Verkaufspreises werden Fremdwährungen und Preisgruppen automatisch berücksichtigt.

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Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

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Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Faktura: Textpositionen in allen Belegen

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.5.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Preis, Rabatt, Einkaufspreis, Spanne und Liefertermin

Positionsrabatt hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels.

Liefertermine bearbeiten

Für jede Belegposition kann ein Liefertermin in Form eines Wunschtermins und eines bestätigten Termins angegeben werden.

10.5.7 Anzeige der Gesamterlöse und Gewinnspanne

Durch Klick auf die Gesamtsumme eines Belegs öffnet sich ein Popoverfenster mit Informationen zu den Gesamterlösen und der Gewinnspanne des aufgerufenen Belegs. In diesem Popoverfenster kann außerdem ein Rabatt in Prozent oder als absoluter Betrag angegeben werden, der für den gesamten Beleg gilt. Für den Rabatt kann angegeben werden, für welchen Mehrwertsteuersatz der Rabatt gelten soll.

Gesamtsumme, Rabatt und Erlöse

10.5.8 Teilbelege mit allen Folgebelegen auf einen Blick

02-faktura-status-folgebelegeDas Popover-Fenster [Status/Folgebeleg]zeigt für jede Belegposition an, auf welchem Folgebeleg die Position zu finden ist. Der Folgebeleg kann dabei per Mausklick aufgerufen werden.

Das Popoverfenster für Folgebelege steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfügung. Sofern für eine Position ein Folgebeleg erstellt wurde, wird die Schaltfläche [Status/Folgebeleg] rot markiert, um auf einen Blick erkennen zu können, welche Positionen eines Belegs bereits bearbeitet wurden.

10.5.9 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Alle zugehörigen Belege im Belegverlauf