10.3 Faktura > Rechnungen

10.3 Faktura > Rechnungen

Unter Faktura > Rechnungen befinden sich alle bisher erstellten Rechnungen, und es können neue Rechnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Rechnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Rechnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Rechnung direkt im Programmteil Faktura > Rechnungen erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Rechnung kann auch auf Basis eines Angebots oder auf Basis eines Auftrags erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Angebote oder Aufträge die Funktion Rechnung erzeugen aus.

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10.3.1 Felder in Faktura > Rechnungen

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
  • Rechnungs-Nr. (Eindeutige ID der Rechnung, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Rechnungsnummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum der Rechnung)
  • Kundennummer (Kundennummer des Rechnungsempfängers)
  • Adressnummer (Adressnummer des Rechnungsempfängers)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort für die aktuelle Position)
  • Position: Serien-Nr. (Seriennummer(n) für die aktuelle Position)
  • Position: Status (Status der Position)
  • Zahlungsart (Zahlungsart, nach der die Rechnung bezahlt werden soll)
  • Leistungsdatum (Liefer- oder Leistungsdatum)
  • Fällig am (Fälligkeitsdatum der Rechnung)
  • Zahlung am (Zahlungsdatum)
  • Zahlungsbetrag (Betrag, der zur Rechnung bezahlt wurde)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Rechnung gedruckt wurde)
  • Buchungsstatus (Status, ob die Rechnung gebucht wurde. Eine gebuchte Rechnung lässt sich im Nachhinein nicht mehr verändern.)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zur Rechnung, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Anmerkungen (Bemerkungen auf der Rechnung, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme der Rechnung, netto und brutto)
  • Rabatt MwSt. (Mehrwertsteuersatz, auf den ein etwaiger Rabatt gebucht werden soll)
  • Rabatt Prozent (Optional eingeräumter Rabatt in Prozent)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (im der Rechnung  enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme der Rechnung, netto und brutto)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

10.3.2 Funktionen in Faktura > Rechnungen

  • Neue Rechnung – Mit dieser Funktion wird ein neuer Rechnungs-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Rechnungsnummer generiert.
  • Rechnung duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Rechnung inklusive aller Belegpositionen.
  • Rechnung drucken – Öffnet den Druckdialog, um die aufgerufene Rechnung auf einem Drucker auszugeben.
  • Rechnung buchen – Bucht die aufgerufene Rechnung, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden kann. Außerdem wird ein Buchungssatz im Kassenbuch für die Rechnung erstellt.
  • Aufgerufene Buchen – Bucht alle aufgerufenen Rechnungen, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden können. Außerdem werden Buchungssätze im Kassenbuch für alle Rechnungen erstellt.
  • Per E-Mail senden – Sendet sie aufgerufene Rechnung per E-Mail. Im folgenden Dialog kann eine E-Mail-Adresse für den Empfänger und optional für eine Kopie angegeben werden.
  • Alle senden – Sendet alle aufgerufenen Rechnungen per E-Mail. Datensätze, in denen keine E-Mail-Adresse in der angegebenen Rechnungsadresse hinterlegt wurde, werden übersprungen.
  • Offene Posten aufrufen – Ruft alle Rechnungen auf, die noch nicht oder bisher erst zum Teil bezahlt und damit offen sind.
  • Zahlung finden – Durchsucht die Bankbuchungen (Kontoauszüge) nach einer Zahlung für die aufgerufene Rechnung. Wird eine Zahlung gefunden, erscheint ein entsprechender Dialog für die Übernahme der Zahlung.
  • Mahnlauf starten – Durchsucht alle offenen Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, um ggf. entsprechende Mahnungen zu erstellen.
  • Lieferschein erzeugen – Mit dieser Funktion wird ein neuer Lieferschein auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in den neuen Lieferschein übernommen.
  • Gutschrift erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neue Gutschrift auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in die neue Gutschrift übernommen.
  • Mahnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neue Mahnung auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in die neue Mahnung übernommen.
  • Wiederholung erzeugen – Wenn eine Rechnung als wiederkehrende Rechnung definiert wurde, kann mit dieser Funktion eine entsprechende neue Rechnung erzeugt werden.
  • Alle Wiederh. erzeugen – Erzeugt wiederkehrende Belege aus allen fälligen Wiederholrechnungen.
  • Bestände ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen aus, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
  • Bestellungsimport – Öffnet ein Dialogfenster für den Import von Bestellungen aus einem Gambio-GX2-basierten Onlineshop.
  • Daten exportieren – Öffnet den Dialog für den Export von Rechnungen in vielen Zielformaten für freie Exporte oder Logistikdienstleister.
  • Rechnung stornieren – Storniert die Rechnung, indem der Buchungsstatus entfernt wird, woraufhin in der Rechnung wieder Änderungen vorgenommen werden können. Diese Funktion steht möglicherweise nicht allen Benutzern zur Verfügung.

10.3.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Rechnungen

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Bestand ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand der gewählten Position aus, sofern ein Lagerort in der Position angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.3.4 Faktura > Rechnungen > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Rechnung in Verbindung stehen.

10.3.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen. Für die Berechnung des Verkaufspreises werden Fremdwährungen und Preisgruppen automatisch berücksichtigt.

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Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

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Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Faktura: Textpositionen in allen Belegen

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.3.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Preis, Rabatt, Einkaufspreis, Spanne und Liefertermin

Positionsrabatt hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels.

Liefertermine bearbeiten

Für jede Belegposition kann ein Liefertermin in Form eines Wunschtermins und eines bestätigten Termins angegeben werden.

10.3.7 Anzeige der Gesamterlöse und Gewinnspanne

Durch Klick auf die Gesamtsumme eines Belegs öffnet sich ein Popoverfenster mit Informationen zu den Gesamterlösen und der Gewinnspanne des aufgerufenen Belegs. In diesem Popoverfenster kann außerdem ein Rabatt in Prozent oder als absoluter Betrag angegeben werden, der für den gesamten Beleg gilt. Für den Rabatt kann angegeben werden, für welchen Mehrwertsteuersatz der Rabatt gelten soll.

Gesamtsumme, Rabatt und Erlöse

10.3.8 Teilbelege mit allen Folgebelegen auf einen Blick

02-faktura-status-folgebelegeDas Popover-Fenster [Status/Folgebeleg]zeigt für jede Belegposition an, auf welchem Folgebeleg die Position zu finden ist. Der Folgebeleg kann dabei per Mausklick aufgerufen werden.

Das Popoverfenster für Folgebelege steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfügung. Sofern für eine Position ein Folgebeleg erstellt wurde, wird die Schaltfläche [Status/Folgebeleg] rot markiert, um auf einen Blick erkennen zu können, welche Positionen eines Belegs bereits bearbeitet wurden.

10.3.9 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Alle zugehörigen Belege im Belegverlauf

10.4 Bestellungen aus einem Onlineshop importieren

Für den Import von Bestellungen aus dem Onlineshop stehen im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung. Shopbestellungen können wahlweise als Auftrag oder als Rechnung zu gFM-Business übertragen werden. Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Faktura: Daten aus Onlineshop importieren

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierten Bestellungen zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Bestellungen. Im neuen Fenster werden alle Artikel angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Faktura: Bestellungen aus Onlineshop importieren

Bereits importierte Bestellungen werden im Importfenster entsprechend farblich hinterlegt, und die Auftrag-ID und/oder Rechnung-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf eine Auftrags- und Rechnungs-ID kann ein bereits bestehender Beleg direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Import als Auftrag] werden alle ausgewählten Shopbestellungen als Auftrag in gFM-Business importiert. Mit der Schaltfläche [Import als Rechnung] werden die ausgewählten Shopbestellungen als Rechnung in gFM-Business importiert. Wurde in den Einstellungen für diesen Onlineshop der Status „Bezahlt“ voreingestellt, wird automatisch eine Zahlung in die Rechnung eingetragen, wenn der Status der Bestellung mit dem eingestellten Status „Bezahlt“ übereinstimmt.

Beim Import von Bestellungen aus Gambio-GX3-basierten Onlineshops werden evtl. bestehende Artikeloptionen bzw. Artikelattribute als Text in die Artikelbeschreibung eingefügt. Shopware fügt Artikelvarianten beim Import als Text in die Artikelbezeichnung ein.

10.5 Video-Anleitung: Rechnungen schreiben mit gFM-Business