10.5 Faktura > Retouren

10.5 Faktura > Retouren

Unter Faktura > Retouren befindet sich das Modul für Retourenmanagement, neue Retouren können aus einem Auftrag oder einer Rechnung heraus erzeugt werden. Wird eine Retoure direkt im Programmteil Faktura > Retouren erstellt, kann der gewünschte Kunde für die Beleganschrift und Lieferanschrift im Feld Kundennummer ausgewählt werden.

10.5.1 Felder in Faktura > Retouren

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
  • Retouren-Nr. (Eindeutige ID der Retoure, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Retourennummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum der Retoure)
  • Kundennummer (Kundennummer des Empfängers)
  • Adressnummer (Adressnummer des Empfängers)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
  • Position: Serien-Nr. (Seriennummer(n) der aktuellen Position)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Position: Status (Status der aktuellen Position)
  • Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Auftragsbestätigung gedruckt wurde)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Anmerkungen (Bemerkungen auf der Auftragsbestätigung, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (im Auftrag enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

Faktura: Retourenmanagement

10.5.2 Funktionen in Faktura > Retouren

  • Neue Retoure – Mit dieser Funktion wird ein neuer Retouren-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Retourennummer generiert.
  • Retoure duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Retoure inklusive aller Belegpositionen.
  • Retoure drucken – Öffnet den Druckdialog, um eine Retoure auf einem Drucker auszugeben.
  • Per E-Mail senden – Öffnet den Druckdialog, um die Retoure per E-Mail zu versenden.
  • Alle senden – Mit dieser Funktion können alle derzeit aufgerufenen Retouren per E-Mail gesendet werden. Datensätze, bei deren Empfänger keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden bei dieser Funktion übersprungen.
  • Gutschrift erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neuer Gutschrift auf Basis der aufgerufenen Retoure erzeugt. Dabei werden alle in der Retoure befindlichen Daten und Positionen in die neue Gutschrift übernommen.
  • Teil-Gutschrift – Wurden Retourenpositionen markiert, kann aus allen markierten Retourenpositionen eine Teil-Gutschrift erzeugt werden.
  • Retoure löschen – Löscht den aktuellen Retouren-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank.

10.5.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Retouren

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.5.4 Faktura > Retouren > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Retoure in Verbindung stehen.

10.5.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen.

Faktura: Neue Auftragsposition

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels. Im Feld [Formel/Aufmaß] kann der Wert im Feld [Anzahl] automatisch berechnet werden.

Anzahl und Artikelauswahl

Tragen Sie dazu einfach die entsprechende Formel (z.B. 2*2+5) in das Feld [Formel/Aufmaß] ein. Zusätzliche Rabatte und Zuschläge können im Dialog für Positionsdetails eingetragen werden, sobald die Position erstellt wurde. Wurden für diesen Artikel oder die Artikelkategorie kundenbezogene Rabatte oder Zuschläge erfasst, werden diese bei der Erstellung einer Position automatisch berücksichtigt.

Durch Klick auf das grüne Feld [Artikel-Nr.] öffnet sich der Suchdialog für Artikel, um einen Artikel für die Position auszuwählen. Rechts daneben kann die Position als Alternativposition oder Textposition definiert werden. Verfügt der Artikel über eingetragene Artikelattribute (Produktvarianten), können diese für die neue Position ausgewählt werden. Etwaige Mehr- oder Minderpreise werden automatisch bei der Auswahl zum Verkaufpreis hinzuberechnet.

Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

Faktura: Dialog zur Artikelauswahl

Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.5.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Faktura: Dialog für Positionsdetails

Positionsrabatt oder -Zuschlag hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Prozent-, Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt. Die grün gefärbten Felder können einen Zuschlag enthalten, der als Brutto-, Netto- oder Prozentwert eingegeben kann. Kundenbezogene Rabatte und Zuschläge werden bei der Erstellung der Position automatisch berücksichtigt.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels.

Liefertermine bearbeiten

Für jede Belegposition kann ein Liefertermin in Form eines Wunschtermins und eines bestätigten Termins angegeben werden.

10.5.7 Anzeige der Gesamterlöse und Gewinnspanne

Durch Klick auf die Gesamtsumme eines Belegs öffnet sich ein Popoverfenster mit Informationen zu den Gesamterlösen und der Gewinnspanne des aufgerufenen Belegs. In diesem Popoverfenster kann außerdem ein Rabatt in Prozent oder als absoluter Betrag angegeben werden, der für den gesamten Beleg gilt. Für den Rabatt kann angegeben werden, für welchen Mehrwertsteuersatz der Rabatt gelten soll.

Faktura: Popover für Auftragssumme

10.5.8 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Faktura: Verbundene Belegnummern