1.4 Funktionen der Fakturierung

1.4 – Funktionen der Faktura/Kassenbuch

Im Programmteil Faktura können für jeden Kunden Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen erfasst werden. Mit gFM-Business sind Sie für die Zukunft gerüstet: Die Faktura enthält ein integriertes Kassenbuch mit Datenexport im DATEV-Format, eine Verwaltung von Bankbuchungen mit Schnittstelle zu gängigen Onlinebanking-Programmen sowie eine SEPA-Mandatsverwaltung und einen Datenexport im SEPA-XML-Format.

• Faktura mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Retouren, Gutschriften, Anfragen, Bestellungen und Mahnungen.
• Bestellverwaltung zur Erfassung von Waren- und Leistungsbestellungen, Einbuchen bei Wareneingang als Gesamtbeleg oder einzelner Positionen bei Teillieferungen. Erfassung eines Inventarproduktes aus einer Bestellung oder Einzelposition heraus.
• Automatische Eintragung von Zahlungsterminen aus der Bestellverwaltung im Gruppenkalender.
• Frei definierbare laufende Belegnummern mit individuellem Präfix und Suffix.
• Getrennte Rechnungs- und Lieferanschrift mit automatischer Datenübertragung.
• Beliebig viele Positionen pro Beleg mit Direkterfassung über Artikelnummer sowie Erfassung und Mehrfacherfassung über Volltextsuche.
• Beliebig viele Mehrwertsteuersätze.
• Interaktive Informationen zu Kunden und Artikelpositionen direkt in der Belegmaske.
• Alle Belege können in verschiedenen Währungen erzeugt werden.
• Eigener Barcode-Typ für alle Belege.
• Beliebig viele Zahlungsarten mit Angabe der Fälligkeit sowie Mahnstufen 1 und 2.
• Berücksichtigung von Preisgruppen aus dem CRM und der Artikelverwaltung für kundenspezifische Verkaufspreise.
• Beliebige Staffelpreise in Verbindung mit Preisgruppen.
• Erweiterte Artikelsuche bei der Erfassung neuer Belegpositionen mit Volltextsuche und Hinzufügen mehrerer Belegpositionen in einem Arbeitsschritt mit konfigurierbarer Sortierung.
• Erfassung von Belegrabatten als Prozentsatz oder absoluter Betrag.
• Beliebige interne Bemerkungen sowie beliebige Bemerkungen, die auf dem Beleg erscheinen.
• Unterstützung von Alternativpositionen in Angebotsbelegen.
• Alle Belege lassen sich drucken oder per E-Mail als PDF-Anhang versenden.
• Verwaltung der Trackingnummer in Lieferscheinen und Rechnung mit integrierter Sendungsverfolgungfür beliebig viele Logistikunternehmen.
• Beleg-Archivierung als PDF-Datei mit automatischer Einsortierung in konfigurierbare Verzeichnisse.
• Automatische Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus.
• Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot heraus.
• Automatische Erstellung einer Anfrage aus einem Angebot heraus.
• Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Angebot heraus.
• Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einem Auftrag heraus.
• Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag heraus.
• Automatische Erstellung einer Retoure aus einem Auftrag heraus.
• Automatische Erstellung einer Anfrage aus einem Auftrag heraus.
• Automatische Erstellung einer Bestellung aus einem Auftrag heraus.
• Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einer Rechnung heraus.
• Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Lieferschein heraus.
• Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung heraus.
• Automatische Erstellung einer Mahnung aus einer Rechnung heraus.
• Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Retoure heraus.
• Erstellung von Sammelaufträgen aus mehreren Angeboten.
• Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Angeboten.
• Erstellung von Sammellieferscheinen aus mehreren Aufträgen.
• Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Aufträgen.
• Erstellung von Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen.
• Duplizieren von Belegen mit allen enthaltenen Positionen.
• Automatisierte Lokalisierung offener Posten mit Anzeige im Hauptmenü.
• Bestandsausbuchung wahlweise pro Position oder über den gesamten Beleg.
• Verwaltung von Chargen über alle Buchungsbelege und Lieferscheine, Chargenbuchung nach dem FIFO-Prinzip.
• Rechnungen und Gutschriften mit Buchungssystem und Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
• Wiederkehrende Rechnungen mit beliebigen Intervallen.
• Bis zu 15 frei definierbare Felder in jeder Belegart mit individueller Beschriftung, Eingabeart und optionaler Werteliste.
• Automatisierter Mahnlauf mit Anzeige im Hauptmenü.
• Auftragspositionen mit Bestandsreservierung und Anzeige reservierter Positionen in der Artikelverwaltung.
• Automatisierte Zuordnung von Zahlungen, wenn Bankbuchungen im Modul Kassenbuch importiert wurden.
• Automatisches Mahnwesen mit zwei Mahnstufen und Abgabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren.
• Kassenbuch mit automatischer Buchung aller in der Fakturierung erfassten und gebuchten Belege.
• Export von Buchungen im DATEV (EXTF/CSV)-Format, MonkeyOffice und als individuelles Format.
• Buchungen mit Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
• Verwaltung von Bankbuchungen/Kontoauszügen mit Import aus Bank X, MacGiro, StarMoney oder als MT940-Datei.
• Import aus Bank X und MacGiro bequem direkt über die Zwischenablage.
• Verwaltung von Lastschriften mit Export an Bank X, MacGiro, als DTAUS-Datei oder als individueller Export.
• Verwaltung von SEPA-Transfers mit Export an Bank X, MacGiro, SEPA-XML oder als individueller Export.
• SEPA Mandatsverwaltung zur kundenbezogenen Verwaltung von SEPA-Mandaten. Automatische Erzeugung zugelassener SEPA-Mandate.
• Scannen und archivieren von ausgehenden aus eingehenden Belegen als PDF-Dokument im Kassenbuch mit Unterstützung aller Scanner mit 32-bit-Treiber unter Mac OS X und Windows.
• Import von Bestellungen aus Gambio GX2 Onlineshops über Schnittstelle möglich, wahlweise als Auftrag oder als Rechnung.
• Erfassung von Statusmeldungen zu Shopbestellungen im Gambio GX2 Onlineshop direkt in gFM-Business über enthaltene Schnittstelle.
• Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet.