9.1 Korrespondenz > Dokumente

9.1 Korrespondenz > Dokumente

In der Maske Korrespondenz > Dokumente befinden sich alle Dokumente, die bisher für Kunden erstellt und ggf. gedruckt und versendet wurden. Diese Maske beinhaltet alle Dokumentfelder sowie die postalische Anschrift des Empfängers.

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9.1.1 Felder in Korrespondenz > Dokumente

  • Kunden-Nr. (Kunden-Nummer des Empfängers)
  • Adress-Nr. (Adressnummer des Empfängers)
  • Firma/Name (Firmenname oder Name des Empfängers)
  • Firma/Vorname (Zeile 2 des Firmennamens oder Vorname des Empfängers)
  • Anschrift (Straße und Hausnummer des Empfängers)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, PLZ und Ort des Empfängers)
  • Telefax (Telefaxnummer des Empfängers, wird nur für Telefaxe benötigt)
  • E-Mail (E-Mail-Adresse des Empfängers, wird nur für E-Mails benötigt)
  • Kontaktperson (Ansprechpartner beim Empfänger)
  • Datum (Datum der Dokumenterstellung)
  • Sachbearbeiter (Sachbearbeiter, der das Dokument erstellt hat)
  • Dokumentname (Name des Dokuments)
  • Vorlage ID/Name (ID und Name der Dokumentvorlage, auf der das Dokument basiert)
  • Drucklayout (Drucklayout, mit dem das Dokument gedruckt werden soll)
  • Ihr Zeichen (Feld für Aktenzeichen des Empfängers)
  • Unser Zeichen (Feld für eigenes Aktenzeichen)
  • Durchwahl (Feld für eigene Durchwahl. Wird automatisch gefüllt, wenn in der Benutzerverwaltung des Sachbearbeiters eine Durchwahl gepflegt wurde)
  • Betreff (Betreffzeile des Dokuments)
  • Fliesstext (Fließtext des Dokuments)
  • Grußformel (Grußformel, die in der Benutzerverwaltung vorgegeben wurde)
  • Unterschrift (Grafikfeld für digitale Unterschrift)
  • Automatische Aktion (Sind die Felder der automatischen Aktion gefüllt, wird beim Druck des Dokuments automatisch eine neue Aktion im verknüpften Kundendatensatz angelegt. So kann bspw. später bei einem Serienbrief in jedem beteiligten Kunden nachvollzogen werden, ob und wann ein Dokument an den Kunden versendet wurde.)

9.1.2 Funktionen in Korrespondenz > Dokumente

  • Neues Dokument – Mit dieser Funktion können Sie im Programmteil Korrespondenz ein neues Dokument erstellen. Wenn Sie auf diesem Weg ein neues Dokument erstellen, müssen Sie alle Angaben zum Empfänger manuell eintragen. Dies entfällt, wenn Sie ein neues Dokument im Programmteil Kunden direkt aus dem Kundendatensatz heraus erzeugen.
  • Dokument drucken – Diese Funktion öffnet den Druck-Dialog zum Drucken des Dokuments. Detaillierte Informationen zum Drucken von Dokumenten finden Sie in Kapitel 6.
  • Per E-Mail senden – Mit dieser Funktion kann das aufgerufene Dokument per E-Mail versendet werden.
  • Alle per E-Mail senden – Versenden Sie mit dieser Funktion alle aufgerufenen Dokumente per E-Mail. Es wird empfohlen, diese Funktion nur bei Dokumenten einzusetzen, die direkt über einen SMTP-Mailserver versendet werden sollen.
  • Automatische Aktion ausführen – Führt die automatische Aktion des aktuellen Dokuments aus und fügt eine entsprechende Aktion in den verbundenen Kundendatensatz ein.
  • Automatische Aktion löschen – Löscht alle zugehörigen Felder zur automatischen Funktion im aktuell aufgerufenen Dokument.
  • Dokument löschen – Diese Funktion entfernt das aktuell aufgerufene Dokument aus der Datenbank.

9.1.3 Video-Anleitung: Briefe und Serienbriefe schreiben mit gFM-Business