9.2 Korrespondenz > Vorlagen

9.2 Korrespondenz > Vorlagen

In dieser Maske können Dokumentvorlagen für die Nutzung im Programmteil Korrespondenz erstellt werden. Neue Dokumente im Programmteil Korrespondenz können auf einer Vorlage basieren, die unter Korrespondenz > Vorlagen erstellt werden können.

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9.2.1 Felder in Korrespondenz > Vorlagen

  • Vorlagen-ID (Eindeutige ID der Vorlage)
  • Datum (Erstellungsdatum der Vorlage)
  • Sachbearbeiter (Sachbearbeiter, der die Vorlage erstellt hat)
  • Dokumentname (Name der Vorlage)
  • Drucklayout (Layout aus Drucklayouts.fmp12, auf dem die Vorlage gedruckt werden soll)
  • Ihr Zeichen (Feld für Aktenzeichen des Empfängers)
  • Unser Zeichen (Feld für eigenes Aktenzeichen)
  • Durchwahl (Feld für eigene Durchwahl. Wird automatisch gefüllt, wenn in der Benutzerverwaltung des Sachbearbeiters eine Durchwahl gepflegt wurde)
  • Betreff (Betreffzeile des Dokuments)
  • Fliesstext (Fließtext des Dokuments)
  • Grußformel (Grußformel, die in der Benutzerverwaltung vorgegeben wurde)
  • Unterschrift (Grafikfeld für digitale Unterschrift)
  • Automatische Aktion (Sind die Felder der automatischen Aktion gefüllt, wird beim Druck des Dokuments automatisch eine neue Aktion im verknüpften Kundendatensatz angelegt. So kann bspw. später bei einem Serienbrief in jedem beteiligten Kunden nachvollzogen werden, ob und wann ein Dokument an den Kunden versendet wurde.)

9.2.2 Platzhalter in Dokumente > Vorlagen

Der Fließtext in Dokumentvorlagen kann mit bestimmten Platzhaltern versehen werden. Platzhalter können im Fließtext an beliebiger Stelle eingefügt werden und bestehen immer aus einem Platzhaltertext, der von geschweiften Klammern umgeben ist. Bei der Erstellung eines neuen Dokuments auf Basis der Vorlage werden Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Werten ersetzt.

  • {e-firma1} {e-firma2} {e-firma3} – Adresszeile 1 bis 3 des Empfängers
  • {e-strasse} – Straße des Empfängers
  • {e-hausnr} – Hausnummer des Empfängers
  • {e-plz} – Postleitzahl des Empfängers
  • {e-ort} – Ort des Empfängers
  • {e-telefon} – Telefonnummer des Empfängers
  • {e-telefax} – Telefaxnummer des Empfängers
  • {e-tel-mobil} – Mobilfunknummer des Empfängers
  • {e-email} – E-Mail-Adresse des Empfängers
  • {e-ländercode} – Ländercode des Empfängers
  • {e-land} – Land des Empfängers
  • {e-bank-institut} – Bankinstitut des Empfängers
  • {e-bank-bic} – BIC des Empfängers
  • {e-bank-blz} – Bankleitzahl des Empfängers
  • {e-bank-iban} – IBAN des Empfängers
  • {e-bank-konto} – Kontonummer des Empfängers
  • {e-adressnr} – Adressnummer des Empfängers
  • {e-kundennr} – Kundennummer des Empfängers
  • {e-bemerkungen} – Bemerkungen aus dem Kundendatensatz des Empfängers
  • {e-briefanrede} – Briefanrede des Empfängers
  • {e-anrede} – Anrede des Empfängers
  • {s-firma1} – Adresszeile 1 des Absenders
  • {s-firma2} – Adresszeile 2 des Absenders
  • {s-firma3} – Adresszeile 3 des Absenders
  • {s-strasse} – Straße des Absenders
  • {s-hausnr} – Hausnummer des Absenders
  • {s-plz} – Postleitzahl des Absenders
  • {s-ort} – Ort des Absenders
  • {s-telefon} – Telefonnummer des Absenders
  • {s-telefax} – Telefaxnummer des Absenders
  • {s-tel-mobil} – Mobilfunknummer des Absenders
  • {s-email} – E-Mail-Adresse des Absenders
  • {s-internet} – Internetadresse des Absenders
  • {s-steuernr} – Steuernummer des Absenders
  • {s-ustid} – USt.-ID des Absenders
  • {s-bank1} {s-bank2} {s-bank3} – Bankverbindung 1 bis 3 des Absenders

9.2.3 Funktionen in Korrespondenz > Vorlagen

  • Neue Vorlage – Dient zum Erstellen einer neuen Dokumentvorlage.
  • Vorlage drucken – Öffnet den Dialog für einen Probedruck der aktuellen Dokumentvorlage.
  • Vorlage per E-Mail senden – sendet die aktuelle Vorlage an eine beliebige E-Mail-Adresse, die im entsprechenden Dialog angegeben werden kann.
  • Automatische Aktion löschen – Löscht alle zugehörigen Felder zur automatischen Funktion im aktuell aufgerufenen Dokument.
  • Dokument löschen – Diese Funktion entfernt das aktuell aufgerufene Dokument aus der Datenbank.

9.2.4 Dokumentvorlagen für E-Mails und Newsletter

Eine Dokumentvorlage für E-Mails und Newsletter enthält im Prinzip die gleichen Felder wie jede andere Dokumentvorlage auch. Der Betreff entspricht dem Betreff-Feld der E-Mail, der Brieftext entspricht dem Text der E-Mail. Die Maske unter [Korrespondenz > Vorlagen] verfügt über die drei Registerschaltflächen [Vorlage][E-Mail] und [Dateianhänge].

Unter dem Register [Vorlage] werden alle Angaben zur Dokumentvorlage selbst gepflegt, wie z.B. der Betreff, Brieftext, Felder für Geschäftszeichen oder eine automatische Aktion mit optionaler Wiedervorlage. Diese Felder stehen auch für Dokumentvorlagen von Briefen, Telefaxen oder Serienbriefen zur Verfügung.

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Unter dem Register [E-Mail] werden alle Angaben gepflegt, die für die Versendung von E-Mails und Newslettern erforderlich sind wie z.B. die Sendeadresse, Sendeart und das Dokumentformat. Das Register [E-Mail] enthält drei weitere untergeordnete Register [Textansicht][HTML-Vorlage] und [Vorschau]. Unter dem Register [Textansicht] kann wie in der Hauptansicht der Brieftext editiert und formatiert werden. Im Register [HTML-Vorlage] kann eine beliebige HTML-Vorlage erfasst werden, auf der die zu versendende E-Mail oder der Newsletter basieren soll. In unserem Beispiel haben wir eine ganz einfache HTML-Vorlage verwendet, die selbstverständlich auch komplexer aufgebaut sein kann und beispielsweise auch Bilder und Schaltflächen enthalten kann.

Beispiel HTML-Vorlage

<div>
     {betreff}
</div>
<div>
     {dokument}
</div>

In dieser beispielhaften HTML-Vorlage befinden sich einfach zwei Absätze, die jeweils mit einem <div>-Tag umschlossen sind und den Betreff sowie den Fließtext des Dokumentes enthalten. Die HTML-Vorlage kann selbstverständlich weitere Elemente enthalten, um beispielsweise Grafiken oder Schaltflächen einzubinden. Wie die E-Mail samt HTML-Vorlage aussieht, wenn sie beim Empfänger eingegangen ist, kann unter dem Register [Vorschau] betrachtet werden.

9.2.5 E-Mails mit Dateianhängen versenden

Unter dem Register [Dateianhänge] können beliebig viele Dateien an die Dokumentvorlage angehängt werden. Beim Versand einer E-Mail über einen SMTP-Server werden alle angehängten Dateien mit der E-Mail versendet. Das Register [Dateianhänge] steht auch im Dokument unter [Korrespondenz > Dokumente] zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass beim Versand über den lokalen E-Mail-Client aus technischen Gründen lediglich der erste Dateianhang mit der E-Mail versendet werden kann. Der Versand mehrerer Dateianhänge ist ausschließlich beim Versand direkt über einen SMTP-Server möglich. SMTP-Sendeadressen können unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] eingerichtet und verwaltet werden.

9.2.6 Video-Anleitung: Briefe und Serienbriefe schreiben mit gFM-Business