8.2 Kunden > Adressen

8.2 Kunden > Adressen

In der Maske Kunden > Adressen können beliebig viele Adressen und Bankverbindungen für den aufgerufenen Kundendatensatz erfasst werden. Pro aufgerufenen Kunden kann ein Adress-Datensatz als Standardadresse markiert werden. Adressen können in der Liste geschützt werden, so dass sie nicht gelöscht werden können und an den Anfang der Liste platziert werden. Adressen können als vCard exportiert oder in das OS X Adressbuch bzw. in Microsoft Outlook übertragen werden. Jeder Adressdatensatz enthält Felder für eine Bankverbindung, so dass für jeden Kundendatensatz beliebig viele Adressen und Bankverbindungen verwaltet werden können.

8.2.1 Registerschaltflächen in Kunden > Adressen

• Adressen – Anzeige und Erfassung beliebig vieler Adressen für den aufgerufenen Kontaktdatensatz.
• Landkarte – Anzeige aller aufgerufenen Kunden auf einer Google-Maps-Landkarte.
• Routen – Anzeige aller gepeicherten Routenplanungen für den aufgerufenen Kontaktdatensatz.

8.2.2 Felder in Kunden > Adressen

• Adress-ID (Zahl, Adress-ID, wird automatisch generiert)
• Adressart (Adressart – Adressarten können in Einstellungen > Firmenstamm definiert werden. Standard: 10 – Standardadresse, 20 – Versandadresse, 30 – Zentrale, 40 – Filialadresse, 50 – Sonstige)
• Firma/Name (Firmenname oder Nachname)
• Firma/Vorname (2. Zeile Firmenname oder Vorname)
• Straße/Hausnr. (Anschrift des Kunden)
• Land/PLZ/Ort (Land, Postleitzahl und Ort des Kunden)
• Telefon, Telefax (Telefon- und Telefaxnummer des Kunden)
• E-Mail, Internet-URL (Telefaxnummer des Kunden)
• Briefanrede (Briefanrede für die Verwendung in Korrespondenz)
• Konto/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstitut (Bankverbindung des Kunden)

8.2.3 Funktionen in Kunden > Adressen

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

• Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
• Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
• Neue Kontaktperson – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Kontaktperson zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Aktion – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Aktion zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
• Neues Dokument – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
• Dokument scannen – Mit dieser Funktion kann ein Papierdokument eingescannt und zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden. Der Text des Dokuments wird beim Scannen automatisch erkannt und gespeichert, wenn diese Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] aktiviert wurde.
• Datei archivieren – Mit dieser Funktion kann eine beliebige Datei zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden.
• Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Bestellung – Dient zum Erfassen einer neuen Bestellung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Bestellung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Lastschrift – Erstellen Sie mit dieser Funktion eine neue Inlands-Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, Bankleitzahl, Kontonummer, Verwendungszweck und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird eine neue Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neuer SEPA-Transfer – Mit dieser Funktion kann ein neuer SEPA-Transfer (SEPA-Lastschrift oder EU/SEPA-Überweisung für den aufgerufenen Kunden angelegt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, BIC, IBAN, Verwendungszweck, EzE-Referenz und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neuer SEPA-Transfer für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neues SEPA-Mandat – Um SEPA-Lastschriften oder EU/SEPA-Überweisungen durchführen zu können, ist zunächst ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Mandat erforderlich. Ein Formular für ein neues SEPA-Mandat kann direkt aus gFM-Business heraus erzeugt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Zahlungsart, Referenz, Name, Anschrift, PLZ/Ort, Land, SWIFT BIC und IBAN aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neues SEPA-Mandat für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt, das unter Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate eingesehen und ausgedruckt werden kann.
• Daten exportieren – Erlaubt den Datenexport aller aufgerufenen Kundendatensätze in eine externe Datei. Dabei werden diverse Dateiformate sowie spezielle Formate von Logistikdienstleistern unterstützt.
• Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
• Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.2.4 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Adressen

• Neue Adresse – Mit dieser Funktion kann eine neue Adresse erfasst werden, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anhand der Adressart kann angegeben werden, um welche Art von Adresse es sich handelt.
• Adresse duplizieren – Dient zum Duplizieren des gewählten Adressdatensatzes. Dabei wird eine neue Adresse mit neuer Adress-ID auf Basis der Daten der gewählten Adresse erzeugt.
• Adresse (ent-)schützen – Mit dieser Funktion kann eine Adresse geschützt oder eine geschützte Adresse entschützt werden. Eine geschützte Adresse läßt sich nicht löschen und erscheint in der Adressliste an oberer Position.
• Standardadresse – Trägt die gewählte Adresse als Standardadresse für den aufgerufenen Kundendatensatz ein. Pro Kunde kann nur eine Adresse als Standardadresse definiert werden. Eine ggf. andere Standardadresse wird bei diesem Vorgang als normale Adresse weitergeführt.
• Adressbuch – Überträgt die gewählte Adresse in das Adressbuch von Mac OS X oder in das Adressbuch von Microsoft Outlook. Verwendet wird das Adressbuch, das auf dem betreffenden System als Standard-Adressbuch definiert wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Ihres Betriebssystems.
• Als vCard exportieren – Exportiert die gewählte Adresse als digitale Visitenkarte (vCard, .vcf-Datei), die in anderen Anwendungen oder auf Mobiltelefonen importiert werden kann.
• Neuer Brief – Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse.
• Neue E-Mail – Dient zum Erfassen eineneuen E-Mail an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse.
• Neues Telefax – Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse.
• Start neue Route – Mit dieser Funktion kann eine neue Route erstellt werden, bei der die ausgewählte Adresse automatisch als Startadresse erfasst wird.
• Ziel neue Route – Mit dieser Funktion kann eine neue Route erstellt werden, bei der die ausgewählte Adresse automatisch als Zieladresse erfasst wird.
• Adresse löschen – Entfernt nach einer Abfrage die gewählte Adresse aus der Datenbank. Sollte es sich um die Standardadresse handeln, muss daraufhin eine andere Adresse als Standardadresse für den aufgerufenen Kundendatensatz definiert werden.

8.2.5 Geocoding und Routenplanung

gFM-Business enthält Geocoding-Funktionen, mit denen für erfasste Adressen automatisch die entsprechenden Geokoordinaten ermittelt werden. Damit ist es möglich, Adressen geografisch zuzuordnen und auf einer Landkarte darzustellen. In der neuen Maske [Kunden > Adressen > Landkarte] werden alle aufgerufenen Kontakte auf einer Landkarte angezeigt. Enthält die Ergebnismenge mehr als 100 aufgerufene Datensätze, werden die ersten 100 Kontakte auf der Landkarte angezeigt.

Das CRM-Modul enthält nun die Möglichkeit, pro Kontakt beliebig viele Routen zwischen Standorten zu speichern. In der Adressverwaltung stehen dafür die beiden neuen kontextsensitiven Funktionen [Start Route]und [Ziel Route] zur Verfügung, mit denen eine Adresse als Start- oder Zielstandort für eine Route verwendet werden kann. Pro Kunden können beliebig viele Routen zwischen verschiedenen Standorten gespeichert werden. Die Entfernung zwischen den Standorten wird automatisch ermittelt und in den Datensatz eingetragen.

Mit Klick auf die Entfernung öffnet sich ein Popover-Dialog mit dem Google Routenplaner, in dem die gewählte Route bearbeitet oder ausgedruckt werden kann. Im Popover des Routenplaners kann außerdem für die gewählte Route direkt in gFM-Business ein Flug- oder Bahnticket gebucht werden. Mit der Schaltfläche [Fahrtenbuch] kann die gewählte Route als neuer Eintrag in einem Fahrtenbuch erfasst werden.

8.3 – Daten importieren aus externen Datenquellen

Mit der Funktion [Daten importieren] können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden. Der Import kann entweder aus einer externen Datei (z.B. Excel, CSV usw.) oder aus einem unter [Einstellungen > Onlineshops] eingerichteten Onlineshop erfolgen.

Für den Import von Kunden aus dem Onlineshop stehen im CRM-Modul [Kunden] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung.  Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierte Kunden zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Kunden. Im neuen Fenster werden alle Kunden angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Kunden werden im Importfenster blau hinterlegt, und die Kunden-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf die Kunden-ID kann ein bereits bestehender Kunde direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Importieren] werden alle ausgewählten Einträge mit allen im Shop erfassten Adressen in das CRM von gFM-Business importiert.