8.4 Kunden > Aktionen

8.4 Kunden > Kontakte > Aktionen

In jedem Kundendatensatz können beliebig viele Aktionen gespeichert werden. Eine Aktion wird immer dann erfasst, wenn in irgendeiner Form ein Kontakt mit dem Kunden stattgefunden hat. So kann im Nachhinein immer der chronologische Kontaktverlauf eines Kunden nachvollzogen werden. Jeder Aktion kann ein Datum für eine Wiedervorlage und/oder für einen Termin zugewiesen werden.

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8.4.1 Felder in Kunden > Kontakte > Aktionen

  • Datum (Datum der Aktion, wird standardmäßig mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Aktionsart (Art der Aktion, z.B. Gespräch mit, Anruf von, E-Mail von usw. Die Werteliste für die zur Verfügung stehenden Aktionsarten können unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten angepasst werden.
  • Kontaktperson (Kontaktperson, mit der der Kontakt stattgefunden hat. Werteliste aus den verfügbaren Kontaktpersonen für den aufgerufenen Kunden)
  • Sachbearbeiter/Änderung (Sachbearbeiter und letztes Änderungsdatum der Aktion)
  • Wiedervorlage (optional, Wiedervorlagedatum, erscheint automatisch auf der Wiedervorlageliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Aktionstext (Freies Textfeld für Anmerkungen zur Aktion)
  • Termin Start (optional, Startdatum und Uhrzeit eines Termins, erscheint automatisch auf der Terminliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Termin Ende (optional, Enddatum und Uhrzeit eines Termins, erscheint automatisch auf der Terminliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Termin Ort (Ort, an dem der Termin geplant ist)

8.4.2 Funktionen in Kunden > Kontakte > Aktionen

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

  • Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
  • Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
  • Neue Kontaktperson – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Kontaktperson zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
  • Neue Aktion – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Aktion zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
  • Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
  • Neues Dokument – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
  • Dokument scannen – Mit dieser Funktion kann ein Papierdokument eingescannt und zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden. Der Text des Dokuments wird beim Scannen automatisch erkannt und gespeichert, wenn diese Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] aktiviert wurde.
  • Datei archivieren – Mit dieser Funktion kann eine beliebige Datei zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden.
  • Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Bestellung – Dient zum Erfassen einer neuen Bestellung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Bestellung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Lastschrift – Erstellen Sie mit dieser Funktion eine neue Inlands-Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, Bankleitzahl, Kontonummer, Verwendungszweck und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird eine neue Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
  • Neuer SEPA-Transfer – Mit dieser Funktion kann ein neuer SEPA-Transfer (SEPA-Lastschrift oder EU/SEPA-Überweisung für den aufgerufenen Kunden angelegt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, BIC, IBAN, Verwendungszweck, EzE-Referenz und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neuer SEPA-Transfer für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
  • Neues SEPA-Mandat – Um SEPA-Lastschriften oder EU/SEPA-Überweisungen durchführen zu können, ist zunächst ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Mandat erforderlich. Ein Formular für ein neues SEPA-Mandat kann direkt aus gFM-Business heraus erzeugt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Zahlungsart, Referenz, Name, Anschrift, PLZ/Ort, Land, SWIFT BIC und IBAN aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neues SEPA-Mandat für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt, das unter Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate eingesehen und ausgedruckt werden kann.
  • Daten exportieren – Erlaubt den Datenexport aller aufgerufenen Kundendatensätze in eine externe Datei. Dabei werden diverse Dateiformate sowie spezielle Formate von Logistikdienstleistern unterstützt.
  • Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
  • Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.4.3 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Aktionen

  • Neue Aktion – Dient zum Erfassen einer neuen Aktion, die dem aufgerufenen Kunden zugeordnet wird. Wenn eine Aktion über ein Wiedervorlagedatum verfügt, wird erscheint sie auf der Wiedervorlageliste des jeweiligen Sachbearbeiters.
  • Aktion duplizieren – Dient zum Duplizieren der gewählten Aktion. Dabei wird eine neue Aktion auf Basis der Daten der gewählten Aktion erzeugt.
  • Termin in Kalender – Überträgt den in der gewählten Aktion eingetragenen Termin in den Kalender von Mac OS X oder von Microsoft Outlook. Die Übertragung erfolgt an die Kalender-Anwendung, die auf dem betreffenden System als Standard definiert ist.
  • Termin per E-Mail senden – Sendet den in der gewählten Aktion eingetragenen Termin per E-Mail als .ics-Datei. Diese Datei kann beim Empfänger in den Kalender von Mac OS X oder von Microsoft Outlook importiert werden. Als E-Mail-Text erscheint der in der Aktion eingetragene freie Text sowie die Signatur des an gFM-Business angemeldeten Benutzers.
  • Aktion (ent-)schützen – Mit dieser Funktion kann eine Aktion geschützt oder eine geschützte Aktion entschützt werden. Eine geschützte Aktion läßt sich nicht löschen und erscheint in der Liste an oberer Position.
  • Aktion löschen – Mit dieser Funktion kann die gewählte Aktion nach einer Abfrage aus der Datenbank gelöscht werden.

8.4.4 Kunden > Kontakte > Wiedervorlagen

In der Maske Kunden > Wiedervorlagen werden in Listenform alle fälligen Wiedervorlagen angezeigt, unabhängig des aktuell aufgerufenen Kundendatensatzes. Mit Klick auf den Funktionspfeil am linken Rand eines Listeneintrags kann der Eintrag unter Kunden > Kontakte & Aktionen – Aktionen aufgerufen werden. Das Schloß-Symbol darunter dient zum sichern oder entsichern eines Eintrags. Oben rechts kann die Wiedervorlage nach Sachbearbeitern gefiltert werden.

8.4.5 Felder in Kunden > Kontakte > Wiedervorlagen

  • Datum (Datum der Aktion, wird standardmäßig mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Aktionsart (Art der Aktion, z.B. Gespräch mit, Anruf von, E-Mail von usw. Die Werteliste für die zur Verfügung stehenden Aktionsarten können unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten angepasst werden.
  • Kontaktperson (Kontaktperson, mit der der Kontakt stattgefunden hat. Werteliste aus den verfügbaren Kontaktpersonen für den aufgerufenen Kunden)
  • Sachbearbeiter/Änderung (Sachbearbeiter und letztes Änderungsdatum der Aktion)
  • Wiedervorlage (optional, Wiedervorlagedatum, erscheint automatisch auf der Wiedervorlageliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Aktionstext (Freies Textfeld für Anmerkungen zur Aktion)
  • Termin Start (optional, Startdatum und Uhrzeit eines Termins, erscheint automatisch auf der Terminliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Termin Ende (optional, Enddatum und Uhrzeit eines Termins, erscheint automatisch auf der Terminliste des in der Aktion angegebenen Sachbearbeiters)
  • Termin Ort (Ort, an dem der Termin geplant ist)