8.5 Kunden > Dienstleistungen

8.5 Kunden > Dienstleistungen

Unter der Maske Kunden > Dienstleistungen können in einer Zeiterfassungstabelle Dienstleistungen dokumentiert werden, die dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen werden. Jede Zeile in der Liste entspricht einer vollbrachten Arbeitsleistung, deren Start- und Enddatum sowie weitere Angaben im Datensatz gespeichert werden.

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8.5.1 Felder in Kunden > Dienstleistungen

  • Datum (Datum der erbrachten Dienstleistung)
  • Protokoll-ID (ID des Leistungsprotokolls, mit dem der Eintrag verbucht wurde. Ist nur gefüllt, wenn bereits ein Leistungsprotokoll erstellt und verbucht wurde)
  • Fachbereich (Fachbereich, Werteliste anpassen in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
  • Startdatum (Startdatum der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Startzeit (Startzeit der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktueller Tageszeit gefüllt)
  • Enddatum (Enddatum der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktuellem Tagesdatum gefüllt)
  • Endzeit (Endzeit der erbrachten Dienstleistung. Feld wird bei Neuanlage automatisch mit aktueller Tageszeit gefüllt)
  • Minuten (automatisch berechnete Formel, Anzahl Minuten)
  • Artikel-Nr. (Artikel-Nummer des Eintrags. Die Werteliste setzt sich zusammen aus allen Artikeln, deren Status Zeiterfassung aktiv ist. Dieser Status läßt sich im Register Stammdaten unter Artikel > Artikelstamm aktivieren.
  • Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der gewählten Artikel-Nr.)
  • Texthinweis/Artikelbeschreibung (Texthinweis, welche Dienstleistung erbracht wurde. Ist im zugrundeliegenden Artikel eine Artikelbeschreibung hinterlegt, wird diese standardmäßig in das Feld eingetragen.

8.5.2 Funktionen in Kunden > Dienstleistungen

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

  • Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
  • Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
  • Neue Kontaktperson – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Kontaktperson zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
  • Neue Aktion – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Aktion zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
  • Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
  • Neues Dokument – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
  • Dokument scannen – Mit dieser Funktion kann ein Papierdokument eingescannt und zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden. Der Text des Dokuments wird beim Scannen automatisch erkannt und gespeichert, wenn diese Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] aktiviert wurde.
  • Datei archivieren – Mit dieser Funktion kann eine beliebige Datei zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden.
  • Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Bestellung – Dient zum Erfassen einer neuen Bestellung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Bestellung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
  • Neue Lastschrift – Erstellen Sie mit dieser Funktion eine neue Inlands-Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, Bankleitzahl, Kontonummer, Verwendungszweck und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird eine neue Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
  • Neuer SEPA-Transfer – Mit dieser Funktion kann ein neuer SEPA-Transfer (SEPA-Lastschrift oder EU/SEPA-Überweisung für den aufgerufenen Kunden angelegt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, BIC, IBAN, Verwendungszweck, EzE-Referenz und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neuer SEPA-Transfer für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
  • Neues SEPA-Mandat – Um SEPA-Lastschriften oder EU/SEPA-Überweisungen durchführen zu können, ist zunächst ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Mandat erforderlich. Ein Formular für ein neues SEPA-Mandat kann direkt aus gFM-Business heraus erzeugt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Zahlungsart, Referenz, Name, Anschrift, PLZ/Ort, Land, SWIFT BIC und IBAN aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neues SEPA-Mandat für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt, das unter Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate eingesehen und ausgedruckt werden kann.
  • Daten exportieren – Erlaubt den Datenexport aller aufgerufenen Kundendatensätze in eine externe Datei. Dabei werden diverse Dateiformate sowie spezielle Formate von Logistikdienstleistern unterstützt.
  • Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
  • Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.5.3 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Dienstleistungen

  • Neuer Eintrag – Dient zum Erfassen eines neuen Eintrags für eine erbrachte Dienstleistung. Bei Erfassung werden die Felder Datum, Startdatum/Zeit und Enddatum/Zeit automatisch mit den aktuellen Werten gefüllt. Ist im zugrundeliegenden Artikel eine Artikelbeschreibung hinterlegt, wird diese standardmäßig in das Feld <<Texthinweis>> eingetragen.
  • Eintrag duplizieren – Dient zum Duplizieren des gewählten Eintrags. Dabei wird ein neuer Eintrag auf Basis der Daten des gewählten Eintrags erzeugt.
  • Buchen/Stornieren – Mit dieser Funktion kann ein Eintrag manuell gebucht oder storniert werden. Ist ein Eintrag gebucht, erscheint er nicht mehr auf dem nächsten Leistungsprotokoll. Diese Funktion steht auch als direkte Schaltfläche zur Verfügung.
  • Eintrag (ent-)schützen – Mit dieser Funktion kann eine Aktion geschützt oder eine geschützte Aktion entschützt werden. Eine geschützte Aktion läßt sich nicht löschen und erscheint in der Liste an oberer Position. Diese Funktion steht auch als direkte Schaltfläche zur Verfügung.
  • Eintrag löschen – Mit dieser Funktion kann der gewählte Eintrag nach einer Abfrage aus der Datenbank gelöscht werden.