8.3 Kunden > Kontaktpersonen

8.3 Kunden > Kontaktpersonen

Für jeden Kundendatensatz können beliebig viele Kontaktpersonen erfasst werden, die beispielsweise bei Aktionen in Kunden > Aktionen verwendet werden können. Pro Kundendatensatz kann eine Kontaktperson als Standard-Ansprechpartner definiert werden, der in der Maske Kunden > Übersicht – Details angezeigt wird. Die Maske Kontaktpersonen enthält eine weitere Registerschaltfläche Aktionen, unter der sich alle zugeordneten Aktionen befinden.

8.3.1 Registerschaltflächen in Kunden > Kontakte

• Kontaktpersonen – Anzeige und Erfassung beliebig vieler Kontaktpersonen für den aufgerufenen Kontaktdatensatz.
• Aktionen – Anzeige und Erfassung beliebig vieler Aktionen für den aufgerufenen Kontaktdatensatz.
• Wiedervorlagen – Anzeige aller gespeicherten Wiedervorlagen mit Filtermöglichkeit nach Sachbearbeiter.

8.3.2 Felder in Kunden > Kontakte

• Name/Vorname (Nachname und Vorname der Kontaktperson)
• Funktion (Funktion der Kontaktperson. Zugrundeliegende Werteliste kann unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten angepasst werden. Standard: Buchhaltung, Geschäftsführer, Inhaber, Vertriebsmitarbeiter, Vorstandsvorsitzender)
• Telefon (Telefonnummer der Kontaktperson)
• Anrede/Briefanrede (Anrede und Briefanrede der Kontaktperson)
• E-Mail (E-Mail-Adresse der Kontaktperson)
• Bemerkungen (freies Textfeld für Bemerkungen zur Kontaktperson)

8.3.3 Funktionen in Kunden > Kontakte

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

• Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
• Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
• Neue Kontaktperson – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Kontaktperson zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Aktion – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Aktion zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
• Neues Dokument – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
• Dokument scannen – Mit dieser Funktion kann ein Papierdokument eingescannt und zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden. Der Text des Dokuments wird beim Scannen automatisch erkannt und gespeichert, wenn diese Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] aktiviert wurde.
• Datei archivieren – Mit dieser Funktion kann eine beliebige Datei zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden.
• Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Bestellung – Dient zum Erfassen einer neuen Bestellung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Bestellung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Lastschrift – Erstellen Sie mit dieser Funktion eine neue Inlands-Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, Bankleitzahl, Kontonummer, Verwendungszweck und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird eine neue Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neuer SEPA-Transfer – Mit dieser Funktion kann ein neuer SEPA-Transfer (SEPA-Lastschrift oder EU/SEPA-Überweisung für den aufgerufenen Kunden angelegt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, BIC, IBAN, Verwendungszweck, EzE-Referenz und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neuer SEPA-Transfer für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neues SEPA-Mandat – Um SEPA-Lastschriften oder EU/SEPA-Überweisungen durchführen zu können, ist zunächst ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Mandat erforderlich. Ein Formular für ein neues SEPA-Mandat kann direkt aus gFM-Business heraus erzeugt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Zahlungsart, Referenz, Name, Anschrift, PLZ/Ort, Land, SWIFT BIC und IBAN aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neues SEPA-Mandat für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt, das unter Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate eingesehen und ausgedruckt werden kann.
• Daten exportieren – Erlaubt den Datenexport aller aufgerufenen Kundendatensätze in eine externe Datei. Dabei werden diverse Dateiformate sowie spezielle Formate von Logistikdienstleistern unterstützt.
• Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
• Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.3.4 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Kontakte

• Neue Kontaktperson – Dient zum Erfassen einer neuen Kontaktperson, bei Aufruf dieser Funktion erscheint eine entsprechende Dialogbox.
• Kontaktperson duplizieren – Dient zum Duplizieren der gewählten Kontaktperson. Dabei wird eine neue Kontaktperson auf Basis der Daten der gewählten Kontaktperson erzeugt.
• Kontaktperson (ent-)schützen – Mit dieser Funktion kann eine Kontaktperson geschützt oder eine geschützte Kontaktperson entschützt werden. Eine geschützte Kontaktperson läßt sich nicht löschen und erscheint in der Liste an oberer Position.
• Primärer Ansprechpartner – Trägt die gewählte Kontaktperson als primären Ansprechpartner für den aufgerufenen Kundendatensatz ein. Pro Kunde kann nur eine Kontaktperson als primärer Ansprechpartner definiert werden.
• Adressbuch – Überträgt die gewählte Kontaktperson in das Adressbuch von Mac OS X oder in das Adressbuch von Microsoft Outlook. Verwendet wird das Adressbuch, das auf dem betreffenden System als Standard-Adressbuch definiert wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Ihres Betriebssystems.
• Als vCard exportieren – Exportiert die gewählte Kontaktperson inkl. Standardadresse des aufgerufenen Kunden als digitale Visitenkarte (vCard, .vcf-Datei), die in anderen Anwendungen oder auf Mobiltelefonen importiert werden kann.
• Neue Aktion – Bei Aufruf dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, mit der eine neue Aktion auf Basis des gewählten Ansprechpartners erfasst werden kann.
• Neuer Brief – Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Die gewählte Kontaktperson wird dabei im erzeugten Dokument als Ansprechpartner eingetragen.
• Neue E-Mail – Dient zum Erfassen eineneuen E-Mail an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Die gewählte Kontaktperson wird dabei im erzeugten Dokument als Ansprechpartner eingetragen.
• Neues Telefax – Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Die gewählte Kontaktperson wird dabei im erzeugten Dokument als Ansprechpartner eingetragen.
• Kontaktperson löschen – Entfernt nach einer Abfrage die gewählte Kontaktperson aus der Datenbank. Sollte es sich um den primären Ansprechpartner handeln, muss daraufhin eine andere Kontaktperson als primärer Ansprechpartner für den aufgerufenen Kundendatensatz definiert werden.