8.1 Kunden > Übersicht

8.1 Kunden > Übersicht

In der Maske Kunden > Übersicht werden die wichtigsten Daten eines Kontakt-Datensatzes in einer Übersicht angezeigt. Die Übersicht wurde in zwei Spalten aufgeteilt – in der linken Spalte befindet sich der Adreßstamm, in dem die für den aktuellen Datensatz markierte Standardadresse angezeigt wird. In der rechten Spalte befinden sich die Stammdaten sowie folgende weitere  Registerschaltflächen:

• Details:  Angaben zur Abrechnung von Dienstleistungen, Preisgruppe, Lieferanten-Nr., kundenbezogene Rabatte und Zuschläge auf Artikel oder Artikelkategorien und den primären Ansprechpartner.
• Selektionen: Enhält vier freie Selektionsfelder, deren Basis-Wertelisten unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelistenvorgegeben werden können.
• Felder: In diesem Register befinden sich alle eingerichteten frei definierbaren Felder für den Kundenstamm. Es können bis zu zwanzig freie Felder mit individuellen Eingabetypen definiert werden. Mit gFM-Business Custom Professional oder der offenen Lizenz können in allen relevanten Tabellen auch neue eigene Felder erstellt werden.
• Medien: Speichern Sie in diesem Register bis zu sechs wichtige Dokumente direkt im Kundendatensatz. Für jedes Dokument kann ein separater Titel angegeben werden. Um ein neues Dokument einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das jeweilige Medienfeld und wählen die Funktion [Datei einfügen] aus.
• Dateien: Speichern Sie in diesem Register beliebig viele Dateien zu Ihrem Kunden mit Vorschau und Eingabemöglichkeit für Bemerkungen
• Anfahrt: Enthält einen Google-Maps Anfahrtsplan für alle im aufgerufenen Kundendatensatz gespeicherten Adressen.

Bei Erfassung eines neuen Kundendatensatzes wird die in der Maske Allgemeines – Übersicht eingetragene Adresse automatisch als Standardadresse erfaßt.

8.1.1 Felder in Kunden > Übersicht – Stammdaten

• Anrede (Herr, Frau, Firma)
• Kundennummer (automatisch generierte Kundennummer)
• Firma/Name (Firmenname oder Nachname)
• Firma/Vorname (2. Zeile Firmenname oder Vorname)
• Straße/Hausnr. (Anschrift des Kunden)
• Land/PLZ/Ort (Land, Postleitzahl und Ort des Kunden)
• Telefon, Telefax (Telefon- und Telefaxnummer des Kunden)
• E-Mail, Internet-URL (Telefaxnummer des Kunden)
• Briefanrede (Briefanrede für die Verwendung in Korrespondenz)
• Konto/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstitut (Bankverbindung des Kunden)
• Branche (freies Textfeld für Branche des Kunden)
• Kundenart (Standard: Interessent, Kunde, Lieferant, Werbung. Kann angepasst werden)
• Klassifizierung (Klassifizierung des Kunden nach A, B und C)
• Akquisiteur/Betreuer (Akquisiteur und Betreuer des Kunden)
• Fibu Kunde/Fibu Lieferant (Konto in Finanzbuchhaltung für Kunde oder Lieferant)
• MwSt.-Satz (Mehrwertsteuersatz)
• Kreditlimit/Bonitätsindex (Kreditlimit und Bonitätsindex des Kunden aus Wirtschaftsauskunft)
• USt.-ID (Umsatzsteuer-ID des Kunden)
• Zahlungsart (Standard-Zahlungsweise für Rechnungen)
• Statusfelder (Mahnen, Liefersperre oder ohne Mehrwertsteuer für Auslandskunden)
• Bemerkungen (freies Textfeld für Bemerkungen)
• Währung (Standard-Währung des aufgerufenen Kunden für Belege)
• Kundenverzeichnis (Für jeden Kunden kann ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk angegeben werden, in das zum Kunden zugehörige Dokumente gespeichert werden können. Mit Klick auf die Schaltfläche vor dem Feld kann das entsprechende Verzeichnis ausgewählt werden. Mit Klick auf den Feldinhalt wird das entsprechende Verzeichnis im Finder (Mac) oder Windows Explorer (Windows) geöffnet. Ein Klick auf die Löschen-Schaltfläche entfernt das Verzeichnis wieder aus dem aufgerufenen Kunden.)

8.1.2 Felder in Kunden > Übersicht – Details

• Abrechnung (für Dienstleistungen, pauschal oder nach Stundensatz)
• Vertrag vom (Datum des Dienstleistungsvertrags/Auftrags)
• Vertrag bis (optional, Gültigkeitszeitraum des Dienstleistungsvertrags
• Stundensatz (Betrag des Standard-Stundensatzes für den aufgerufenen Kunden)
• Pauschale (optional, Betrag einer Monatspauschale für den aufgerufenen Kunden)
• Rabattstaffel (ab Anzahl Stunden und Stundensatz für bis zu zwei Staffelungen)
• Lieferanten-Nr. (Feld, das bei Erzeugung neuer Belege automatisch in den neuen Beleg übertragen wird)
• Preisgruppe (Voreinstellung, falls der Kunde zu einer Preisgruppe zugehörig sein soll)
• Zuordnung weiterer E-Mails (weitere E-Mail-Adressen, zu denen eingehende E-Mails zugeordnet werden sollen)
• Rabatte und Zuschläge (kundenbezogene Rabatte und Zuschläge auf einzelne Artikel oder Artikelkategorien)
• Primärer Ansprechpartner (Anzeige des primären Ansprechpartners, sofern einer unter Kontakte & Aktionen > Kontaktpersonen entsprechend markiert wurde)

8.1.3 Felder in Kunden > Übersicht – Selektionen

• Freies Selektionsfeld 1 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 2 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 3 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)
• Freies Selektionsfeld 4 (Markierungsfelder, Werteliste kann definiert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten)

8.1.4 Felder in Kunden > Übersicht – Anfahrt

• Adress-Nummer – dient zur Auswahl der Adresse, deren Anfahrtsplan angezeigt werden soll
• Zoomstufe – Mit den beiden Schaltflächen links und rechts neben der Anzeige der Zoomstufe kann die Zoomstufe der aktuell angezeigten Google-Maps Karte angepasst werden.

8.1.5 Funktionen in Kunden > Übersicht

Alle datensatzbezogenen Funktionen befinden sich unten links in der Funktionsschaltfläche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt.

• Neuer Kunde – Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden.
• Neue Adresse – Öffnet eine Dialogbox, um einen neuen Adress-Datensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden bei der Anlage einer neuen Adresse automatisch gepflegt.
• Neue Kontaktperson – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Kontaktperson zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Aktion – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Aktion zu erfassen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird.
• Neue Dienstleistung – Öffnet eine Dialogbox, um eine neue Dienstleistung in der Zeiterfassung anzulegen, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Bei der Auswahl von Artikelnummern erscheinen alle Artikel, die in der Artikelverwaltung als Dienstleistungs-Artikel markiert sind.
• Neues Dokument – Dient zum Erfassen eines neuen Dokuments an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Dokument im Modul Korrespondenzangelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neues Seriendokument – Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Kapitel „Datensätze suchen, selektieren und sortieren“. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwendende Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kunden-datensatz ein entsprechendes Dokument erstellt.
• Dokument scannen – Mit dieser Funktion kann ein Papierdokument eingescannt und zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden. Der Text des Dokuments wird beim Scannen automatisch erkannt und gespeichert, wenn diese Funktion unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte] aktiviert wurde.
• Datei archivieren – Mit dieser Funktion kann eine beliebige Datei zum aufgerufenen Kundendatensatz gespeichert werden.
• Neues Angebot – Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neuer Auftrag – Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Gutschrift – Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Rechnung – Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Bestellung – Dient zum Erfassen einer neuen Bestellung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Fakturierung. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Bestellung im Modul Fakturierung angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet.
• Neue Lastschrift – Erstellen Sie mit dieser Funktion eine neue Inlands-Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, Bankleitzahl, Kontonummer, Verwendungszweck und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird eine neue Lastschrift für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neuer SEPA-Transfer – Mit dieser Funktion kann ein neuer SEPA-Transfer (SEPA-Lastschrift oder EU/SEPA-Überweisung für den aufgerufenen Kunden angelegt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Eigenkonto, Transferart, Kontoinhaber, BIC, IBAN, Verwendungszweck, EzE-Referenz und Betrag aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neuer SEPA-Transfer für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt.
• Neues SEPA-Mandat – Um SEPA-Lastschriften oder EU/SEPA-Überweisungen durchführen zu können, ist zunächst ein vom Kunden unterschriebenes SEPA-Mandat erforderlich. Ein Formular für ein neues SEPA-Mandat kann direkt aus gFM-Business heraus erzeugt werden. Füllen Sie dazu in der entsprechenden Dialogbox die Felder Zahlungsart, Referenz, Name, Anschrift, PLZ/Ort, Land, SWIFT BIC und IBAN aus. Nach Klick auf die Schaltfläche [Neu] wird ein neues SEPA-Mandat für den aufgerufenen Kundendatensatz angelegt, das unter Fakturierung > Kassenbuch > SEPA-Mandate eingesehen und ausgedruckt werden kann.
• Daten exportieren – Erlaubt den Datenexport aller aufgerufenen Kundendatensätze in eine externe Datei. Dabei werden diverse Dateiformate sowie spezielle Formate von Logistikdienstleistern unterstützt.
• Daten importieren – Mit dieser Funktion können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden.
• Statistik aktualisieren – Mit dieser Funktion wird die Kundenbezogene Statistik nach einer Abfrage wahlweise für den aktuellen Datensatz oder für alle aufgerufenen Datensätze aktualisiert. Je nach Datenbestand kann diese Funktion einige Zeit in Anspruch nehmen.
• Kunden löschen – Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden.

8.1.6 Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Übersicht

• Telefon > Rückwärtssuche– Rückwärtssuche der eingetragenen Telefonnummer im Web.
• Telefon > Telefonnummer wählen– Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gFM-Business mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows)
• Telefon > Zwischenablage– kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage
• Telefax > Rückwärtssuche– Rückwärtssuche der eingetragenen Telefaxnummer im Web.
• Telefax > Telefaxnummer wählen– Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gFM-Business mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows)
• Telefax > Zwischenablage– kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage
• E-Mail/URL aufrufen– Verfaßt eine E-Mail oder ruft die entsprechende URL im Internet auf.

8.2 Daten importieren aus externen Datenquellen

Mit der Funktion [Daten importieren] können Kundenadressen in gFM-Business importiert werden. Der Import kann entweder aus einer externen Datei (z.B. Excel, CSV usw.) oder aus einem unter [Einstellungen > Onlineshops] eingerichteten Onlineshop erfolgen.

Für den Import von Kunden aus dem Onlineshop stehen im CRM-Modul [Kunden] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung.  Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierte Kunden zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Kunden. Im neuen Fenster werden alle Kunden angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Kunden werden im Importfenster blau hinterlegt, und die Kunden-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf die Kunden-ID kann ein bereits bestehender Kunde direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Importieren] werden alle ausgewählten Einträge mit allen im Shop erfassten Adressen in das CRM von gFM-Business importiert.