12.2 Unternehmen > Aufgaben

12.2 Aufgabenmanagement

gFM-Business Light und Professional enthalten im Modul [Unternehmen] das Modul [Aufgaben], das systemweit in viele weitere Module eingebunden wurde. Mit dem neuen Aufgaben-Modul können bestimmte Prozesse und Aufgaben einfach und schnell an beliebige Mitarbeiter delegiert werden. Dabei kann eine Aufgabe mit vielen Daten aus gFM-Business verbunden werden, so dass diese Daten direkt aus der Aufgabe heraus per Mausklick aufgerufen werden können.

Aufgaben können in anderen Modulen wie z.B. CRM, Faktura, Artikelverwaltung oder Projektmanagement direkt mit der Funktion “Neue Aufgabe” erstellt werden und enthalten dann automatisch eine Verknüpfung zum entsprechenden Datensatz aus dem jeweiligen Modul.

Neues Aufgaben-Modul im Modul [Unternehmen]

Um eine Datei zu einer Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie das gewünschte Datei-Feld an, woraufhin sich ein Popoverfenster mit einer vergrößerten Vorschau öffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das weiße Vorschaufeld und wählen den Eintrag “Datei einfügen” aus. Nach Auswahl Ihrer Datei wird die Datei im gewählten Datei-Feld gespeichert. Möchten Sie die Datei wieder löschen, klicken Sie im Vorschau-Popover das Dateifeld an und drücken auf der Tastatur die “Entfernen”-Taste.

12.2.1 Funktionen des Aufgaben-Moduls

Im Modul [Unternehmen > Aufgaben] werden alle vorhandenen Aufgaben in Listenform und absteigender Reihenfolge angezeigt. Im unteren Bereich wird eine Liste aller erledigten Aufgaben angezeigt. In der Titelzeile des Registers [Aufgaben] kann die angezeigte Liste nach Mandant, Mitarbeiter oder nach einem beliebigen Suchbegriff gefiltert werden.

Mit dem Symbol [+] am rechten Rand der Titelzeile kann eine neue Aufgabe hinzugefügt werden. Dabei können im Popover-Dialog folgende Daten zu einer Aufgabe gespeichert werden:

  • Mandant (dem die Aufgabe zugewiesen werden soll, nur Professional)
  • Titel (Bezeichnung der Aufgabe)
  • Mitarbeiter (dem die Aufgabe zugewiesen werden soll)
  • Priorität
  • Fälligkeitsdatum und Uhrzeit
  • Datei 1 und Datei 2 (in jeder Aufgabe können bis zu zwei Dateien gespeichert werden)
  • Bemerkungen

Mit dem Symbol [x] am linken Rand einer Aufgabe kann die Aufgabe aus der Datenbank gelöscht werden. Mit dem Kalender-Symbol darunter kann die Aufgabe in gFM-Business Professional in den Kalender übertragen werden.

12.2.2 Verknüpfung zu anderen Daten

Jede Aufgabe kann mit anderen Daten aus gFM-Business verbunden werden. Für eine Übersicht aller verbundenen Daten öffnet sich bei Klick auf die laufende Nummer einer Aufgabe ein entsprechendes Popoverfenster.

Verbundene Daten einer Aufgabe

In diesem Popoverfenster werden alle verbundenen Daten einer Aufgabe angezeigt und können per Mausklick direkt aufgerufen werden. Mit Klick auf die ID auf der linken Seite können Daten mit der Aufgabe verknüpft werden. Es öffnet sich daraufhin ein Overlay-Fenster, in dem der gewünschte Datensatz gesucht und ausgewählt werden kann.

Mit Klick auf die Bezeichnung (hier z.B. “Falk Scherer GmbH”) wird der angezeigte Datensatz in seinem jeweiligen Modul aufgerufen.

Mit Klick auf das rote Symbol [x] am rechten Rand kann die Verbindung der Aufgabe mit dem entsprechenden Datensatz entfernt werden.

12.2.3 Aufgabenfenster zur systemweiten Anzeige von Aufgaben

Mit der Funktion [Aufgabenfenster] können die Aufgaben in einem neuen, schwebenden Fenster angezeigt werden. Im Aufgabenfenster stehen alle Funktionen zur Filterung der Einträge zur Verfügung. Das Aufgabenfenster wird in Bezug auf alle anderen gFM-Business-Fenster immer im Vordergrund angezeigt. Mit Klick auf das Feld [Lfd. Nr.] kann das Popoverfenster “Verbundene Daten” geöffnet werden, in dem sich alle verbundenen Daten anzeigen und aufrufen lassen.

Aufgabenfenster zur systemweiten Anzeige von Aufgaben

Das Aufgabenfenster kann ab gFM-Business 6.0 auch in der Symbolleiste der linken Navigation geöffnet oder geschlossen werden.

12.2.4 Neue Aufgaben aus anderen Modulen heraus erstellen

Alle Module, dessen Datensätze mit Aufgaben verknüpft werden können, enthalten ab sofort die Funktion [Neue Aufgabe], um eine Aufgabe auch beispielsweise direkt aus einem Kunden oder einem Angebot heraus neu zu erstellen. Dabei werden alle weiteren möglichen Verknüpfungen automatisch erstellt – bei einem Angebot wird die Aufgabe also nicht nur mit dem Angebot verknüpft, sondern auch mit dem dem Angebot zugeordneten Kunden.

Die Funktion [Neue Aufgabe] steht ab sofort in folgenden Modulen zur Verfügung:

  • Kundenverwaltung auf allen Masken
  • Korrespondenz, Dokumente und Vorlagen
  • Faktura, Angebote
  • Faktura, Aufträge
  • Faktura, Lieferscheine
  • Faktura, Rechnungen
  • Faktura, Gutschriften
  • Faktura, Mahnungen
  • Faktura, Bestellungen
  • Artikelverwaltung auf allen Masken
  • Artikel, Chargen
  • Unternehmen, Inventar
  • Unternehmen, Projekte