12.2 Unternehmen > Inventar

12.2 Inventarverwaltung

Mit der neuen Inventarverwaltung haben Sie Ihr gesamtes Betriebsinventar immer im Blick. Für jedes Produkt des Betriebsinventars lassen sich umfangreiche Informationen wie Kategorie, Hersteller, Händler, Standort/Filiale mit Abteilung, Raum und Sachbearbeiter mit entsprechenden Detailinformationen speichern. Erfassen Sie das Kaufdatum mit Garantie und Abschreibungsdauer oder Daten zu einem Leasingvertrag, rechnet gFM-Business automatisch Daten wie Laufzeit, Abschreibungsdatum, monatliche Kosten und den Restwert aus. Für jedes Produkt können ein Foto und bis zu zwei weitere externe Dokumente gespeichert werden. Für die Verwaltung individueller Daten stehen außerdem frei definierbare Felder zur Verfügung.

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Für Inventarprodukte steht ein eigener Barcode-Typ zur Verfügung, der automatisch aus der Inventarnummer generiert wird. Neben einem Inventarbogen und einer Inventarliste stehen Drucklayouts für verschiedene Etiketten zur Verfügung, um Produkte kennzeichnen und direkt scannen zu können.

12.2.1 Barcodes für Artikel, Inventar und Belege

gFM-Business unterstützt unterschiedliche Barcode-Typen für Artikel, Inventarprodukte und alle Belegarten. Für Artikel kann ein Barcode wahlweise aus der Artikel-ID oder aus der Artikelnummer (MPN) erzeugt werden. Für Inventarprodukte wird der Barcode aus der Inventarnummer erzeugt, bei Belegen aus der Belegnummer. gFM-Business unterstützt folgende Barcode-Typen:

  • CODE11Barcodes in gFM-Business 2.0
  • CODE39
  • CODE128
  • DataMatrix
  • EXCODE39
  • PDF417
  • PHARMA
  • PZN
  • QR-Code
  • UPCA
  • UPCE

Für alle Barcodes kann in den Einstellungen unter [Vorgaben] getrennt angegeben werden, welcher Barcode-Typ verwendet werden soll. So können Sie beispielsweise alle Artikel und Belege mit CODE39 kodieren und Inventarprodukte per QR-Code.

12.2.2 Erfassen neuer Inventarartikel

Inventarartikel können aus der Artikelverwaltung heraus sowie in der Fakturierung aus Bestellungen heraus erfasst werden. Um einen Inventarartikel direkt in der Inventarverwaltung neu anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [Neu] oder wählen die Funktion [Neues Inventarprodukt]. Daraufhin öffnet sich ein Popover-Dialog zur Eingabe folgender Stammdaten für das neue Produkt:

  • Bezeichnung – Bezeichnung des Inventarprodukts
  • Beschreibung – Artikelbeschreibung des Inventarprodukts
  • Kategorie – Kategorie des Inventarprodukts
  • Hersteller – Hersteller des Inventarprodukts
  • Händler – Händler des Inventarprodukts
  • Filiale – Standort des Inventarprodukts
  • Abteilung – Abteilung am Standort des Inventarprodukts
  • Kaufdatum – Kaufdatum des Inventarprodukts
  • Garantie – Garantiezeitraum in Monaten
  • Kaufpreis netto – Kaufpreis des Inventarprodukts
  • USt.-Satz – USt.-Satz beim Einkauf des Inventarprodukts
  • Lieferart – Lieferart des Inventarprodukts
  • Abschreibung – Abschreibungsdauer in Monaten

12.2.3 Bilder und Dokumente einfügen

Für jedes Inventarprodukt können Sie ein Produktbild, eine Rechnung und ein weiteres Dokument direkt in den Datensatz einfügen. Klicken Sie dazu einfach auf die jeweilige Schaltfläche [+] zum Hinzufügen des Dokuments. Auf die gleiche Weise können Sie ein enthaltenes Bild oder Dokument auch wieder aus dem Datensatz entfernen.