12.4 Unternehmen > Personal

12.4 Personalverwaltung im Modul [Unternehmen]

Mit der Personalverwaltung in gFM-Business Light und Professional können Sie für jeden Mandanten getrennte Personen als Personal verwalten (Mandanten nur Professional). In den Stammdaten können Sie detaillierte Angaben zu Adressdaten, zur Beschäftigung im Unternehmen, Bankverbindung, Versicherungsdaten und zu vermögenswirksamen Leistungen hinterlegen. Nutzen Sie bis zu zehn Freifelder zur eigenen Verwendung. Speichern Sie ein Foto zum Mitarbeiter und nutzen Sie einen beliebigen Artikel aus der Artikelverwaltung für die Abrechnung von Provisionen für den Mitarbeiter.

12.4.1 Dateien, Dokumente und Aktionen zum Mitarbeiter speichern

Zu jedem Mitarbeiter können im Register [Dateien] beliebige Dateien wie z.B. Verträge oder andere Dokumente gespeichert werden. Im Register [Korrespondenz] werden alle Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] aufgelistet, die dem Mitarbeiter zugeordnet wurden. Unter dem Register [Aktionen] befindet sich eine Aktionschronik, die wie im CRM-Modul für Kunden hier für den Mitarbeiter erstellt werden kann. Hinterlassen Sie hier z.B. Telefon-Notizen, die Sie im Rahmen eines Telefongesprächs mit dem Mitarbeiter speichern möchten. Im Register [Ereignisse] werden automatisch alle Ereignisse zu eingetragenen Daten oder ausgeführten Funktionen zum Mitarbeiter protokolliert.

12.4.2 Personalbogen und Personalliste als neue Drucklayouts

In der Drucklayout-Datei stehen für die Personalverwaltung im Modul [Unternehmen] mit dem Personalbogen und der Personalliste zwei neue Drucklayouts zur Verfügung.

Verwenden Sie die neuen Drucklayouts als Basis und erweitern diese optional mit FileMaker Pro um weitere Daten oder erstellen Sie auf deren Basis neue Drucklayouts zur eigenen Verwendung. Die neuen Drucklayouts stehen standardmäßig in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung.

12.4.3 Provisionsabrechnung für Mitarbeiter in der Personalverwaltung

Unter dem Register [Provisionen] kann ein Mitarbeiter als Provisionär für beliebige Firmen aus dem CRM-Modul [Kunden] definiert werden. Geben Sie hierbei den Provisionstypen (Absolut oder Prozentsatz) und einen entsprechenden Wert an. Werden für das jeweilige Unternehmen Rechnungen geschrieben, wird automatisch ein Provisionssatz für den Mitarbeiter erzeugt, wenn der Mitarbeiter Provisionär für das Unternehmen ist. Alle Provisionen können in beliebigen Zeiträumen jederzeit automatisiert über das Faktura-Modul abgerechnet werden.

Bei der Provisionsabrechnung können mehrere Provisionen (alle ungebuchten oder alle markierten) gleichzeitig abgerechnet werden. Im Rahmen der Funktion [Abrechnen] werden alle noch nicht gebuchten oder manuell markierten Provisionen in einen neuen Beleg des Faktura-Moduls eingetragen. In den Personal-Stammdaten kann aus der Artikelverwaltung ein beliebiger Artikel definiert werden, der für die Provisionsabrechnung des Mitarbeiters verwendet werden soll.

12.4.4 Personalplanung mit dem Kalendermodul

Unter dem Register [Kalender] kann für jeden Mitarbeiter ein Kalender geführt werden, der Termine in Kategorien wie Urlaub, Fortbildung oder Krankheit speichern kann. In der Übersichtsliste werden alle Termine standardmäßig in absteigender Reihenfolge angezeigt.

Mit Klick auf einen Termin in der Übersichtsliste öffnet sich ein Popoverfenster mit der Detailansicht und Google Maps Anfahrtsplan, sofern der Termin einen Ort enthält. Im Popoverfenster können alle Angaben des Termins bearbeitet werden, und der Termin kann per Mausklick in den Apple Kalender oder zu Microsoft Outlook übertragen werden. Alle hier eingetragenen Termine können auch in der Gesamtansicht des Kalendermoduls angezeigt werden.