12.1 Unternehmen > Projekte

12.1 Planung und Verwaltung von Projekten

Im Bereich [Unternehmen] steht in gFM-Business ab sofort eine Projektverwaltung zur Planung beliebig vieler Projekte zur Verfügung. Jedem Projekt können dazu beliebig viele der folgenden Daten zugewiesen werden:

• Kunden – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Kunden zu. Ein Kunde kann problemlos mehreren Projekten zugeordnet werden.
• Kontakte – Jedem Projekt können beliebig viele Kontaktpersonen zugewiesen werden.
• Dienstleistungen – Ordnen Sie Dienstleistungen aus der Zeiterfassung beliebigen Projekten zu.
• Mitarbeiter – Jedem Projekt können beliebig viele Mitarbeiter aus der Benutzerverwaltung zugewiesen werden.
• Dokumente – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] zu.
• Angebote – Ermöglicht die Zuordnung beliebig vieler Angebote aus der Fakturierung zu einem Projekt.
• Aufträge – Ermöglicht die Zuordnung beliebig vieler Aufträge aus der Fakturierung zu einem Projekt.
• Rechnungen – Zugewiesene Rechnungen erhöhen automatisch den Istwert von Erlösen.
• Gutschriften – Zugewiesene Gutschriften erhöhen automatisch den Istwert von Kosten.
• Bestellungen – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele Bestellungen zu.
• Vorgänge – Jedem Projekt können beliebig viele Vorgänge mit Unterstützung von Meilensteinen zugewiesen werden.
• Dateien – Weisen Sie einem Projekt beliebig viele externe Dateien zu.

Zu jedem Projekt können folgende Stammdaten verwaltet werden:

• Projektname – Name des Projekts
• Projektart – Art des Projekts mit editierbarer Werteliste
• Projektleiter – Auswahl von Benutzern aus der Benutzerverwaltung
• Beschreibung – Textbeschreibung des Projekts
• Status – Aktivitätsstatus des Projekts
• Phase – Projektphase mit editierbarer Werteliste
• Priorität – Priorität des Projekts
• Bild – Projektbild
• Datum – Erfassungsdatum des Projekts
• Startdatum und Enddatum Soll und Ist
• Geplantes Budget
• Erlöse und Kosten Soll mit automatischer Berechnung der Summe
• Erlöse und Kosten Ist mit automatischer Berechnung der Summe aus Erlösen, Kosten und zugeordneten Belegen
• Fünf frei definierbare Felder für individuelle Daten
• Projektverzeichnis – Für jedes Projekt kann ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk angegeben werden, in das zum Projekt zugehörige Dokumente gespeichert werden können. Mit Klick auf die Schaltfläche vor dem Feld kann das entsprechende Verzeichnis ausgewählt werden. Mit Klick auf den Feldinhalt wird das entsprechende Verzeichnis im Finder (Mac) oder Windows Explorer (Windows) geöffnet. Ein Klick auf die Löschen-Schaltfläche entfernt das Verzeichnis wieder aus dem aufgerufenen Projekt.

12.1.1 Erstellung eines neuen Projekts

Um ein neues Projekt zu erstellen, rufen Sie in der gFM-Business Unternehmenssoftware zunächst den Auswahlpunkt [Unternehmen > Projekte] auf und klicken dort in der Symbolleiste auf die Schaltfläche [Neu].

Tragen Sie in die Felder des Popover-Dialogs alle gewünschten Angaben zum neuen Projekt ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Hinzufügen] wird das neue Projekt in der Datenbank erstellt und kann weiter bearbeitet werden.

12.1.2 Hinzufügen von Kunden zu einem Projekt

Um einen Kunden zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Kunden]und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+]. Im folgenden Dialog können Sie Kunden per Volltextsuche finden und per Mausklick zum Projekt hinzufügen.

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Kunden durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Kunden per Mausklick wird der Kunde zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Kunden mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.3 Hinzufügen von Kontaktpersonen zu einem Projekt

Zu jedem Projekt können Sie beliebig viele Kontaktpersonen zuordnen. Um eine Kontaktperson zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Kontakte] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Dialog zum Hinzufügen von Kontaktpersonen werden ausschließlich Kontakte der mit dem Projekt verbundenen Kunden angezeigt. Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Kontaktpersonen durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl einer Kontaktperson per Mausklick wird der Kontakt zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, eine Kontaktperson mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.4 Hinzufügen von Dienstleistungen zu einem Projekt

Die in gFM-Business integrierte Zeiterfassung wurde für die Verwendung in der Projektverwaltung erweitert. So können eingetragene Dienstleistungen auch im Bereich [Kunden > Dienstleistungen] des CRM einem bestimmten Projekt zugeordnet werden. Um direkt in einem Projekt eine neue Leistung hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Leistungen] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Nach Bestätigung des Popover-Dialogs mit der Schaltfläche [Neue Leistung] wird die eingetragene Dienstleistung zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Die gespeicherte Dienstleistung ist beim zugeordneten Kunden auch im CRM unter [Kunden > Dienstleistungen] sichtbar.

12.1.5 Dokumente zu einem Projekt hinzufügen

Zu jedem Projekt können beliebig viele Dokumente aus dem Modul [Korrespondenz] zugeordnet werden. Um ein Dokument zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Dokumente] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Dokumenten durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Dokuments per Mausklick wird das Dokument zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, ein Dokument mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.6 Artikel zu einem Projekt hinzufügen

Zu jedem Projekt können beliebig viele Produkte aus dem Modul [Artikel] zugeordnet werden. Um einen Artikel zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie im Bereich [Verbundene Daten] auf [Artikel] und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Artikeln durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Artikels per Mausklick wird der Artikel zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Artikel mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.7 Mitarbeiter einem Projekt zuordnen

Unter dem Auswahlpunkt [Mitarbeiter] im Bereich [Verbundene Daten] können einem Projekt mehrere Mitarbeiter des eigenen Betriebs zugewiesen werden. Um einen Mitarbeiter zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie in den entsprechenden Bereich und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Popover-Dialog zur Auswahl von Mitarbeitern stehen alle in der Personalverwaltung erfassten Mitarbeiter zur Verfügung. Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Mitarbeitern durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Mitarbeiters per Mausklick wird der Mitarbeiter zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Mitarbeiter mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.8 Aufgaben einem Projekt zuordnen

Unter dem Auswahlpunkt [Aufgaben] im Bereich [Verbundene Daten] können einem Projekt mehrere Aufgaben zugewiesen werden. Um eine Aufgabe zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie in den entsprechenden Bereich und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Popover-Dialog zur Auswahl von Aufgaben stehen alle in der Artikelverwaltung erfassten Produkte zur Verfügung. Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in allen verfügbaren Aufgaben durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl einer Aufgabe per Mausklick wird die Aufgabe zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, eine Aufgabe mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen.

12.1.9 Belege zu einem Projekt hinzufügen

gFM-Business unterstützt das Hinzufügen beliebig vieler Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Anfragen und Bestellungen zu einem Projekt. Um einen Beleg zum Projekt zuzuordnen, wählen Sie im Bereich [Verbundene Daten] die gewünschte Belegart aus und klicken am rechten Rand des Datenportals auf die Schaltfläche [+].

Im Feld [Suchbegriff] kann eine Volltextsuche in den Positionen aller verfügbarer Belege durchgeführt werden, um die Auswahl im Dialog einzuschränken. Nach Auswahl eines Belegs per Mausklick wird der Beleg zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt. Es ist nicht möglich, einen Beleg mehrfach zu einem Projekt hinzuzufügen. Bei zum Projekt zugeordneten Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen werden automatisch die Istwerte von Erlösen und Kosten neu berechnet.

12.1.10 Vorgänge zu einem Projekt hinzufügen

Zu einem Projekt können beliebig viele Vorgänge hinzugefügt werden, die einzelne Schritte innerhalb eines Projekts darstellen. Ein Vorgang kann als Meilenstein definiert werden, um ihn in der Vorgangsliste entsprechend hervorzuheben. Um einen neuen Vorgang zu einem Projekt hinzuzufügen, wechseln Sie in die Registerschaltfläche [Vorgänge] und klicken am rechten Rand in der Titelzeile auf die Schaltfläche [+].

Zu jedem Vorgang kann ein externes Bild und ein externes Dokument gespeichert werden. Wird der Vorgang als Meilenstein markiert, wird er in der Vorgangsliste hervorgehoben dargestellt. In jedem Vorgang kann angegeben werden, ob sich eingegebene Beträge in den Felder für Kosten und Erlöse auf die Gesamtberechnung im Projekt auswirken sollen. Mit Klick auf die Schaltfläche [Hinzufügen] wird der neue Vorgang zum aufgerufenen Projekt hinzugefügt.

12.1.11 Vorgänge bearbeiten

Um einen bestehenden Vorgang zu bearbeiten, klicken Sie in der Vorgangsliste auf den entsprechenden Eintrag, woraufhin sich der oben gezeigte Dialog zum Bearbeiten des Vorgangs öffnet. In diesem Dialog ist es zusätzlich möglich, den Vorgang mit Start- und Enddatum als Termin in den Gruppenkalender zu übertragen.

In der Vorgangsliste finden Sie am linken Rand eines Eintrags das Symbol zum Aufruf entsprechender Funktionen für den Vorgang. Folgende Funktionen stehen für Vorgänge zur Verfügung:

• Neuer Vorgang – Dient zur Anlage eines neuen Vorgangs zum aufgerufenen Projekt.
• Vorgang duplizieren – Erstellt einen neuen Vorgang auf Basis des ausgewählten Vorgangs.
• < Vorgang zurück – Ordnet den gewählten Vorgang vor den vorherigen Vorgang an.
• > Vorgang weiter – Ordnet den gewählten Vorgang hinter den nächsten Vorgang an.
• Vorgang löschen – Entfernt den gewählten Vorgang aus dem aufgerufenen Projekt.
• Markierte löschen – Entfernt alle markierten Vorgänge aus dem aufgerufenen Projekt.

Mit der Schaltfläche rechts neben der Funktionsschaltfläche kann ein Vorgang per Mausklick auf den Status [Erledigt] gesetzt werden. Rechts daneben können Vorgänge in der Liste markiert werden, um beispielsweise mehrere Vorgänge in einem Schritt entfernen zu können. Vorgänge mit dem Status [Meilenstein] werden in der Liste gelb markiert hervorgehoben.

12.1.12 Externe Dateien an ein Projekt anhängen

Jedem Projekt können beliebig viele externe Dateien zugeordnet werden. Unter der Registerschaltfläche [Dateien] werden alle zum Projekt gehörigen Dateien in Listenform angezeigt.

Mit Klick auf einen Dateinamen wird eine Vorschau des Dokuments in einem Popover-Dialog angezeigt. Das Dokument kann durch Klick auf die Dokumentvorschau in einem externen Programm geöffnet werden. Dateianhänge können geöffnet, gedruckt und wieder aus dem Projekt entfernt werden.

12.1.13 Ereignisprotokoll von Projekten

Unter der Registerschaltfläche [Ereignisse] werden in chronologischer Reihenfolge alle Änderungen angezeigt, die in der Vergangenheit am aufgerufenen Projekt vorgenommen wurden.

12.1.14 Projektliste und Projektübersicht drucken

Um eine Liste aller Projekte oder eine Übersicht eines Projektes zu drucken, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol [Drucken], woraufhin der Druckdialog für Projekte erscheint.

Standardmäßig verfügt gFM-Business in der Projektverwaltung über die Drucklayouts „Projektliste“ (Liste aller aufgerufenen Projekte) und „Projektübersicht“ (Übersicht des aufgerufenen Projekts mit allen Vorgängen). Unter Verwendung von FileMaker Pro können die Drucklayouts an individuelle Anforderungen angepaßt oder weitere Drucklayouts für Projekte hinzugefügt werden.

12.1.15 Projektverwaltung auf dem iPad

Die Projektverwaltung steht auch für die Verwendung auf dem Apple iPad mit optimierten Masken zur Verfügung. Auf dem iPad wird das Hinzufügen externer Dateien nicht unterstützt.