7.3 Vorgaben in gFM-Business

7.3 Vorgaben für gFM-Business

Unter diesem Menüpunkt werden alle Vorgaben eingetragen, die für die Arbeit mit gFM-Business verwendet werden sollen. Dazu gehören Nummernkreise, Zahlungsarten, Umsatzsteuer und Konten, Buchungskonten, Erlöskonten, Statistiksätze, Währungen, Artikelvorgaben, Wertelisten, Geräteeinstellungen und Vorgaben für Dialoge.

7.3.1 Vorgaben > Fakturierung

Erfassen Sie unter diesem Menüpunkt alle Vorgaben, die für das Fakturierungsmodul gelten sollen.

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  • Artikel-Erlöskonten – In der Artikelverwaltung stehen bis zu vier unterschiedliche Artikel-Erlöskonten zur Verfügung, die an dieser Stelle eingerichtet werden können. Dabei steht jeweils das obere Feld für die Beschriftung und das untere Feld für das Erlöskonto.
  • Automatische Beleg-Kopie – Erstellt automatisch eine Kopie eines Belegs beim Drucken.
  • Bank X Kontoname – Wird im Modul Kassenbuch für die Übertragung von Bankbuchungen (Kontoauszügen) das Programm Bank X verwendet, muss an dieser Stelle der Name des Kontos aus Bank X angegeben werden. Dieser wird für die Übertragung von Lastschriften und/oder SEPA-Transfers benötigt.
  • Barcode – Einstellungen zur automatischen Erstellung von Barcodes für alle Belegarten.
  • Buchungskonten – in gFM-Business können Sie beliebig viele Buchungskonten anlegen, die für Buchungen im Modul Kassenbuch verwendet werden sollen. Konten, die als Finanzkonto definiert werden, stehen im Modul Kassenbuch auch für den Import von Bankbuchungen zur Verfügung. Buchungskonten können auf einem DATEV-Konto basieren.  gFM-Business enthält die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 für Einzelunternehmen, Kapital- und Personengesellschaften.
  • CRM-Bemerkungen – Mit dieser Einstellung werden freie Bemerkungen aus dem CRM bei der Erstellung von Belegen in der Fakturierung automatisch in das Feld [Bemerkungen] des Belegs kopiert.
  • Dezimalstellen – Geben Sie hier an, mit wievielen Dezimalstellen in der Fakturierung Beträge berechnet werden sollen.
  • Nummernkreise – Für alle Belegarten sowie für Kunden und Leistungsprotokolle können beliebige Nummernkreise eingerichtet werden. Für jeden Nummernkreis kann ein Präfix, die Differenz zwischen zwei Werten sowie die Anzahl der Stellen angegeben werden. Mit dem Funktionspfeil kann die Zählung des entsprechenden Nummernkreises auf einen beliebigen Wert zurückgesetzt werden, z.B. am Jahresanfang.
  • Standard Finanzkonto – Geben Sie hier an, welches Finanzkonto standardmäßig für Buchungen und für Funktionen im Modul „Kassenbuch“ verwendet werden soll.
  • Standard Forderungskonto – Geben Sie hier an, welches Forderungskonto gFM-Business standardmäßig verwenden soll.
  • Statistiksätze – Pflegen Sie in diesem Bereich beliebig viele Statistiksätze, die in der Kunden- oder Gesamtstatistik als Schnellauswahl zur Verfügung stehen.
  • Stellen Positionsberechnung – In diesem Feld läßt sich konfigurieren, mit wievielen Dezimalstellen nach dem Komma Belegpositionen berechnet werden sollen.
  • Umsatzsteuer und Konten – Geben Sie in diesem Bereich den Standard-Mehrwertsteuersatz (Deutschland z.Zt. 19%), den verminderten Mehrwertsteuersatz sowie die zugehörigen Buchungskonten und das Vorsteuerkonto an.
  • Währung – An dieser Stelle kann eingestellt werden, welche Währung gFM-Business standardmäßig verwenden soll.

7.3.2 Zahlung und Versandunternehmen

In dieser Maske können Sie beliebig viele Zahlungsarten und Versandunternehmen vorgeben.

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  • Zahlungsarten – Alle gepflegten Zahlungsarten können im Fakturierungsmodul verwendet werden. Für jede Zahlungsart stehen folgende Felder zur Verfügung: Kurzbezeichnung, Textbezeichnung, Buchungskonto, Fälligkeitstage, Tage bis Mahnstufe 1, Tage bis Mahnstufe 2.
  • Versandunternehmen – Alle gespeicherten Versandunternehmen können im Fakturierungsmodul verwendet werden. Im Feld [Unternehmen] geben Sie einen Namen für das Versandunternehmen ein. Optional können Sie eine Vorlage für eine Tracking-URL ohne Parameter eintragen. Für Schnittstellen können Sie in die Felder [Produkte] und [Schlüssel] beliebig viele Produkte und zugehörige Buchungsschlüssel des Versandunternehmens eintragen. In diesen beiden Feldern ist zwingend auf die Reihenfolge der gepflegten Produkte und Schlüssel zu achten.

7.3.3 Vorgaben > Währungen

In dieser Maske befinden sich die Valuakurse folgender Fremdwährungen im Bezug zum Euro: AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR.

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Die Valutakurse aller Währungen können beim Programmstart automatisch aktualisiert werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] werden alle Valutakurse sofort aktualisiert. Die Aktualisierung erfolgt über einen Dienst der Europäischen Zentralbank (EZB).

7.3.4 Vorgaben > Produktkategorien und -optionen

In dieser Maske können Produktkategorien, Artikeloptionen und zugehörige Optionswerte für die Artikelverwaltung vorgegeben werden. Produktoptionen werden verwendet, wenn Artikel konfigurierbare Optionen enthalten sollen, z.B. Kleidung in unterschiedlichen Farben und Größen oder auch Hardware mit unterschiedlichen Ausstattungsoptionen und Mehr- oder Minderpreisen.

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Einstellungen zur Artikelverwaltung im Überblick:

  • Produktkategorien: Erfassen Sie hier beliebig viele Kategorien für Produkte
  • Produktoptionen: Optionen eines Produktes, die jeweils mehrere Ausprägungen (Optionswerte) besitzen können (z.B. Arbeitsspeicher: 2GB, 4GB und 8GB. Dabei ist „Arbeitsspeicher“ die Produktoption)
  • Produktoptionswerte: Optionswert für eine Produktoption, z.B. 2GB, 4GB und 8GB für Arbeitsspeicher
  • Freie Selektion: Freies Selektionsfeld in der Artikelverwaltung
  • Geschäftsbereiche: Produkte können beliebig vielen Geschäftsbereichen zugeordnet werden
  • Freifelder 1-3: Freie Selektionsfelder in der Artikelverwaltung
  • Standard-Einheit: Anzahl und Einheit bei Neuanlage eines Produktes
  • Artikelbestand: Aktivierung der automatischen Bestandsverwaltung mit Bestandsreservierung, automatische Buchungen und Stücklisten.
  • Preisgruppen/Kundengruppen: Vorgabe beliebig vieler Preisgruppen bzw. Kundengruppen für kundenbezogene Verkaufspreise.
  • Barcodes: Einstellung für artikelbezogene Barcodes.

7.3.5 Vorgaben > Wertelisten

Unter Vorgaben > Wertelisten können alle Vorgaben erfasst werden, die in den Wertelisten der gFM-Business Warenwirtschaft erscheinen sollen.

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  • Aktionsarten: Alle Aktionsarten, die in Aktionen und Wiedervorlagen genutzt werden
  • Aktionsgründe: Alle Aktionsgründe, die in Aktionen und Wiedervorlagen genutzt werden
  • Wiedervorlagegründe: Wiedervorlagegründe für Aktionen und Wiedervorlagen
  • Zahlungsweisen: Zahlungsweise (Bonität) des Kunden. Vorgabe: Creditreform
  • Kontaktpersonen > Funktionen: Funktion von Kontaktpersonen im Unternehmen
  • Kunden: Freie Selektion 1-4: Freie Selektionsfelder in der Kundenverwaltung
  • Kundenarten: Spezifiziert die Art eines Kundendatensatzes
  • Dokumentarten: Bezeichnet Dokumentarten in der Dokumentarchivierung
  • Länderkürzel, Länder und Uhrzeiten: Standard-Auswahllisten
  • Mehrwertsteuersätze: Alle verwendeten Mehrwertsteuersätze in der Fakturierung
  • Beleg-Anmerkungen: Werteliste zum Hinzufügen von Beleg-Anmerkungen (Fußzeile)
  • Beleg-Kopfzeile: Werteliste zum Hinzufügen von Beleg-Kopfzeilen
  • Kostenstellen: Alle verwendeten Kostenstellen im Kassenbuch
  • Buchungstexte: Verfügbare Buchungstexte im Kassenbuch
  • Filialen – Freie Selektion und Textfelder: Freie Selektionsfelder in der Filialverwaltung
  • Standard Buchungstexte: Standardwerte für Einnahmen und Ausgaben
  • Fahrtenbuch Gründe: Fahrtgründe zur Angabe in Fahrtenbüchern

7.3.6 Vorgaben > Freifelder im CRM

In dieser Maske können alle Freifelder für den Kundenstamm sowie für verbundene Adressen im CRM-Modul eingerichtet werden. Dabei kann für jedes frei definierbare Feld ein Titel, der Eingabetyp und optional eine zugehörige Werteliste definiert werden.

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Für jedes Freifeld kann einer der folgenden Eingabetypen definiert werden:

  • Eingabefeld – Normales Eingabefeld zur Eingabe beliebiger Texte
  • Einblendliste – Eingabefeld mit Einblendliste und Vorgabewerten aus der zugehörigen Werteliste. Erlaubt die Eingabe freier Texte.
  • Einblendmenü – Auswahlfeld mit Einblendmenü und Vorgabewerten aus der zugehörigen Werteliste. Erlaubt keine Eingabe freier Texte.
  • Markierungsfelder – Erlaubt das Markieren eines oder mehrerer Werte aus der vorgegebenen Werteliste.
  • Optionsfelder – Erlaubt das Markieren ausschließlich eines Wertes aus der vorgegebenen Werteliste.
  • Einblendkalender – Eingabefeld mit Einblendkalender zur Eingabe von Datumswerten.

7.3.7 Vorgaben > Freifelder in Fakturierung und Artikelverwaltung

In dieser Maske können alle Freifelder für die Fakturierung und Artikelverwaltung eingerichtet werden. Dabei kann für jedes frei definierbare Feld ein Titel, der Eingabetyp und optional eine zugehörige Werteliste definiert werden.

In der unteren Zeile können die beiden Selektionsfelder und drei frei definierbaren Felder für Filialen in den Stammdaten vorgegeben werden.

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Für jedes Freifeld kann einer der folgenden Eingabetypen definiert werden:

  • Eingabefeld – Normales Eingabefeld zur Eingabe beliebiger Texte
  • Einblendliste – Eingabefeld mit Einblendliste und Vorgabewerten aus der zugehörigen Werteliste. Erlaubt die Eingabe freier Texte.
  • Einblendmenü – Auswahlfeld mit Einblendmenü und Vorgabewerten aus der zugehörigen Werteliste. Erlaubt keine Eingabe freier Texte.
  • Markierungsfelder – Erlaubt das Markieren eines oder mehrerer Werte aus der vorgegebenen Werteliste.
  • Optionsfelder – Erlaubt das Markieren ausschließlich eines Wertes aus der vorgegebenen Werteliste.
  • Einblendkalender – Eingabefeld mit Einblendkalender zur Eingabe von Datumswerten.

7.3.8 Vorgaben > Standard-Benutzervorgaben für Dialoge

In dieser Maske können Vorgaben für Dialogboxen definiert werden, die bei der Anlage neuer Benutzer automatisch dem neuen Benutzer zugewiesen werden sollen.

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  • Kunden: Neue Adresse– Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Adressen
  • Kunden: Neue Kontaktperson– Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Kontaktpersonen
  • Kunden: Neue Aktion – Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Aktionen
  • Kunden: Neue Dienstleistung– Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Leistungen
  • Artikelstamm: Neuer Artikel– Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Artikel und Produkte
  • Angebote: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Angebotspositionen
  • Aufträge: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Auftragspositionen
  • Rechnungen: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Rechnungspositionen
  • Lieferscheine: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Positionen
  • Gutschriften: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Positionen
  • Mahnungen: Neue Position– Dialog-Standardwert für die Anlage neuer Positionen
  • Kassenbuch: Neue Buchung– Dialog-Standardwerte für die Anlage neuer Buchungen
  • Druckdialog– Datensatzauswahl, aktueller Datensatz oder alle aufgerufenen Datensätze

7.3.9 Vorgaben > Geräte

In dieser Maske können alle Einstellungen für verbundene Geräte vorgenommen werden. gFM-Business unterstützt die Steuerung beliebig vieler Drucker und Scanner mit OCR Schrifterkennung in fünf Sprachen, E-Mail-Sendeadressen, Telefonanlagen und Fritz!Box, SMS-Versand über smstrade.de sowie weitere Funktionen.

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Folgende Einstellungen können in dieser Maske vorgenommen werden:

  • TWAIN-Scanner – Klicken Sie zum Aktualisieren der Geräteliste auf die entsprechende Schaltfläche rechts über der Geräteliste. Um einen Scanner standardmäßig in gFM-Business zu verwenden, wählen Sie die entsprechende kontextsensitive Funktion im gewünschten Eintrag aus.
  • Installierte Drucker und Standarddrucker – Klicken Sie zum Aktualisieren der Geräteliste auf die entsprechende Schaltfläche rechts über der Geräteliste. Um einen Drucker standardmäßig in gFM-Business zu verwenden, klicken Sie in der rechten Spalte das entsprechende Symbol an.
  • PDF-Drucker/Pfad – In gFM-Business Light wählen Sie hier optional einen installierten PDF-Druckertreiber aus und geben einen Pfad an, unter dem der PDF-Druckertreiber gedruckte Dokumente speichert.
  • Druckvorschau – Wählen Sie die Zoomstufe des Fensters für die Druckvorschau.
  • OCR Schrifterkennung – Wählen Sie die Sprache für die Schrifterkennung aus.
  • E-Mail-Sendeadressen und SMTP Mailserver – Erfassen Sie für den Versand von E-Mails aus gFM-Business heraus beliebig viele Sendeadressen mit Logindaten für SMTP Mailserver. Für die Erfassung einer neuen Sendeadresse klicken Sie auf die Schaltfläche [+] rechts über der Liste von Sendeadressen.
  • Telefonanlage – Wählen Sie eine Software für Ihre Telefonanlage aus, falls installiert. Unterstützt werden unter macOS folgende Telefonanlagen: FritzBox mit DialList, DialFritz oder fritz.mac Suite, STARFACE Client, TeamCall direct, Gigaset QuickSync und Skype. Unter Windows können Telefonnummern über Windows TAPI gewählt werden.
  • SMS-Gateway – Wenn Sie die Funktion zum Versand von SMS-Nachrichten als Erinnerung für Termine nutzen möchten, tragen Sie Ihre Daten von smstrade.de in die entsprechenden Felder ein.
  • Sendeadresse für Erinnerungen – Wählen Sie einen Mailserver für den Versand von Erinnerungen per E-Mail aus.
  • E-Mail-Versand im Druckdialog und von Belegen – Wählen Sie aus, ob Dokumente über den Mailclient Ihres Computers oder direkt über einen SMTP Mailserver versendet werden sollen. Unter BCC können Sie einen Empfänger für eine generelle Blindkopie eintragen.