Nous sommes heureux de vous présenter Logiciel d'entreprise gFM-Business Light 1.7.1, de présenter pour la première fois la version monoposte avec création et archivage automatiques de fichiers PDF. Comme gFM-Business Professional, gFM-Business Light prend désormais en charge l'archivage automatique de tous les documents, listes et justificatifs imprimés. De plus, les documents papier et les cartes de visite peuvent être archivés sous forme de fichiers PDF et automatiquement associés à l'enregistrement de contact correspondant. Dans gFM-Business Light, il est possible de configurer un pilote d'imprimante PDF, comme par exemple CUPS-PDF sous Mac OS X, dont les impressions sont automatiquement renommées et classées dans le répertoire correspondant configuré dans gFM-Business. Une fois le pilote d'impression PDF configuré, le fonctionnement de l'ensemble du système d'impression est identique aux fonctions correspondantes dans gFM-Business Professional ; pour tous les types de documents, la fonction [Envoyer par e-mail] est disponible. Découvrez ci-dessous les nouveautés de la mise à jour vers gFM-Business Light 1.7.1.
Configuration d'un pilote d'impression PDF dans gFM-Business
Pour permettre l'archivage automatique des fichiers PDF dans gFM-Business Light 1.7.1, vous devez d'abord installer un pilote d'imprimante PDF sur votre système. Comment installer sous Mac OS X le pilote d'impression PDF "CUPS-PDF", librement disponible et gratuit, découvrez dans cet article spécialisé. Le paquet d'installation pour gFM-Business Light 1.7.1 pour Mac OS X contient désormais aussi l'installation pour CUPS-PDF. Pour savoir comment installer un pilote d'impression PDF pour gFM-Business Light sous Windows, consultez la partie inférieure de cet article. 
Une fois le pilote d'impression PDF installé, démarrez gFM-Business et, après vous être connecté, passez au masque [Paramètres > Préférences > Appareils].
Actualisez la liste des imprimantes installées en cliquant sur le bouton [Actualiser] au-dessus du Portail "Imprimantes installées et imprimantes par défaut". Si le pilote d'imprimante PDF a été correctement installé auparavant sur le système, il apparaît maintenant dans la liste des imprimantes. 
Sélectionnez maintenant dans le champ [Imprimante PDF] sélectionnez le pilote d'impression PDF que vous avez installé (ici : CUPS-PDF). Cliquez maintenant sur le bouton d'action devant le champ [Chemin] et sélectionnez le chemin d'accès au fichier dans lequel le pilote d'impression PDF enregistre les nouveaux documents PDF. Le pilote d'imprimante PDF "CUPS-PDF", disponible pour Mac OS X, enregistre les documents dans le répertoire :
/private/var/spool/cups-pdf/Nom de votre répertoire utilisateur
Pour faciliter la recherche de ce répertoire, CUPS-PDF installe par défaut un alias du répertoire sous
/Users/Shared/CUPS-PDF
ou encore
Macintosh HD > Utilisateur > Pour tous les utilisateurs > CUPS-PDF.
Configurer le scanner TWAIN
Si vous souhaitez également archiver des documents papier sous forme de fichiers PDF dans gFM-Business Light, cliquez au-dessus du portail "Scanner TWAIN" sur le bouton [Actualiser]Tous les scanners TWAIN installés sur votre système (avec un pilote 32 bits) apparaissent alors automatiquement dans la liste. Si plusieurs scanners sont installés sur votre système, cliquez sur le bouton de fonction en face du scanner que vous souhaitez utiliser et sélectionnez la fonction [Utiliser ce scanner].
Cliquez ensuite sur le bouton de fonction situé devant le champ [Chemin] et sélectionnez le répertoire dans lequel gFM-Business doit placer les documents numérisés. Par défaut, le chemin est
/Utilisateurs/Nom de votre répertoire utilisateur/Documents/gFM-Business/Archive.
Définir les chemins des mises en page d'impression
Après avoir sélectionné le répertoire du pilote d'impression PDF, il faut maintenant définir les chemins de toutes les mises en page d'impression, afin que gFM-Business puisse enregistrer tous les documents dans les répertoires corrects. Pour ce faire, naviguez dans gFM-Business jusqu'au masque [Réglages > Layouts d'impression].
Cliquez sur le bouton de fonction en bas à gauche et sélectionnez la fonction [Définir tous les chemins d'accès]. Il vous sera alors demandé de sélectionner le répertoire de documents par défaut de gFM-Business, dans lequel se trouvent tous les répertoires de documents de gFM-Business (actions, offres, archives, commandes, etc.). Dans l'installation par défaut sous Mac OS X, ce répertoire est
/Utilisateurs/Nom de votre répertoire utilisateur/gFM-Business.
Après avoir cliqué sur le bouton [Choisir] les chemins d'accès sont automatiquement définis dans toutes les mises en page d'impression.
Nouvelles fonctions dans gFM-Business Light 1.7.1
Dans gFM-Business Light 1.7.1, comme dans gFM-Business Professional, les fonctions "Imprimer" et "Imprimer" sont désormais disponibles dans tous les popovers du système.
- envoyer par e-mail
- Envoi sans impression
ainsi qu'un champ de saisie pour une adresse e-mail. Toutes les impressions sont automatiquement archivées dans les répertoires qui ont été créés pour l'événement en question. Mise en page pour l'impression sur [Réglages > Layouts d'impression] ont été prédéfinis. En sélectionnant la fonction "envoyer par e-mail", le document peut être envoyé immédiatement après l'impression. Après avoir sélectionné l'option [Envoyer sans impression] le document est envoyé par e-mail sous forme de fichier PDF sans être imprimé. De plus, la nouvelle fonction [Envoyer par e-mail] est disponible dans tous les menus de fonction principaux des modules suivants :
-
- Correspondance
- Facturation > Offres
- Facturation > Commandes
- Facturation > Bons de livraison
- Facturation > Factures
- Facturation > Avoirs
- Facturation > Rappels
- Facturation > Commandes
Pilote d'imprimante PDF sous Windows
Sous Windows également, il est possible de configurer un pilote d'impression PDF pour archiver automatiquement les documents et les justificatifs de gFM-Business Light sous forme de fichiers PDF. Sous Windows, nous utilisons le pilote d'impression PDF "eDocPrintPro", qui est disponible gratuitement sur le site Internet de GFM Business. Site web du fabricant peut être téléchargé.
- Après le téléchargement, lancez le programme "eDocPrintPro", après quoi le programme d'installation s'ouvre. Suivez toutes les étapes nécessaires à l'installation du pilote d'imprimante. Redémarrez ensuite votre système Windows.
- Dans le Panneau de configuration, ouvrez le panneau de contrôle [Périphériques et imprimantes].
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'imprimante "eDocPrintPro" et sélectionnez la fonction [Paramètres d'impression]. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez le bouton d'onglet [Objectif] de.
- Sélectionnez comme mode d'enregistrement [Sauvegarder - sans dialogue - avec dossier et nom prédéfinis] de.
- Sélectionnez comme dossier de destination le répertoire [eDocPrintPro] dans le répertoire de documents de gFM-Business. (Par défaut : C:\NVotre nom d'utilisateur Documents DocPrintPro)
- Sous "Remplacer un fichier existant", sélectionnez l'option [Numérotation automatique] de.
Le pilote d'imprimante PDF "eDocPrintPro" est maintenant prêt à être utilisé par le système. Dans gFM-Business Light, mettez à jour la liste des imprimantes installées dans [Paramètres > Préférences > Appareils] en cliquant sur le bouton [Actualiser] au-dessus du portail "Imprimantes installées et imprimantes par défaut". Si le pilote d'imprimante PDF a été correctement installé auparavant sur le système, il apparaît maintenant dans la liste des imprimantes. Sélectionnez maintenant dans le champ [Imprimante PDF] le pilote d'impression PDF installé "eDocPrintPro". Cliquez maintenant sur le bouton d'action devant le champ [Chemin] et sélectionnez le même chemin de fichier que celui que vous avez saisi dans les paramètres d'impression d'eDocPrintPro. Toutes les autres étapes, comme la définition des chemins des mises en page d'impression, sont identiques avec Mac OS X et peuvent être trouvées dans la partie supérieure de cet article.
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gFM-Business Light 1.7.1 : Historique des versions
- Préférences : Ajout des champs "Pilote d'imprimante PDF" et "chemin_pdf_pilote_d'imprimante".
- Mise en page "Paramètres scr.> Périphériques" : Champs "Pilote d'impression PDF" et "Chemin du pilote d'impression PDF" placés et Liste de valeurs est attribuée.
- Script "lay.réglages_préférences" : ajout du sous-script "Sélection du chemin du pilote d'impression PDF", bouton affecté à la mise en page.
- gFM-Business : ajout d'un nouveau script "ts.CUPS_PDF_Dateimigration".
- gFM_Drucklayouts.fmp12 : Scripts "ts.Imprimer" et "ts.Générer_PDF" étendus.
- gFM_Drucklayouts.fmp12 : Création d'une nouvelle occurrence de tableau "Correspondance_Archives_Contenu".
- gFM_Drucklayouts.fmp12 : Création d'une nouvelle relation "Correspondance_Archive_Stamm".
- gFM_Drucklayouts.fmp12 : Ajout d'une nouvelle mise en page "Archivage".
- gFM_Drucklayouts.fmp12 : Script "sys.Twain_Dokument_archivieren" importé de gFM-Business et étendu.
- Optimisation de toutes les nouvelles fonctions pour l'indépendance de la plateforme et Microsoft Windows.
- Layout "scr.réglages_préférences > Facturation" : Correction des attributions de champs "Taux de TVA réduit" et "Compte TVA réduit".
- Mise en page "iPad.Facturation_Offres" : mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.facturation_ordres" : mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.Facturation_Bons de livraison" : mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.Facturation_Factures" : Mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.Facturation_Crédits" : mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.Facturation_Rappels" : Mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Mise en page "iPad.Facturation_Commandes" : Mise à jour de l'appel de déclencheur dans le bouton de position.
- Correction d'une erreur dans le script "ts.kor_archiver_document" (interruption lors de l'archivage de fichiers)
Markus Schall développe depuis 1994 des bases de données individuelles, des interfaces et des applications commerciales sur la base de Claris FileMaker. Il est partenaire de Claris, lauréat du FMM-Award 2011 et développeur de la Logiciel ERP gFM-Business. Il est en outre auteur de livres et fondateur du M. Schall Verlags.
