gFM-Business 2.7 avec gestion de projet publiée.

Nous avons le plaisir de vous présenter aujourd'hui Logiciel d'entreprise gFM-Business Light et Professional dans sa version 2.7 actualisée. La nouvelle version dispose dès à présent d'une gestion de projet intégrée qui permet de planifier et de gérer des projets individuels et convient donc très bien aussi en tant que Logiciel d'agence.

Il est possible d'attribuer à chaque projet un nombre illimité de clients, de personnes de contact, de services, de collaborateurs, de documents, de devis, de commandes, de factures, d'avoirs, de commandes, de processus et de fichiers externes. Les valeurs réelles des produits et des coûts sont calculées automatiquement à partir des factures, des notes de crédit, des commandes et des activités attribuées. Pour chaque projet, il est possible de prédéfinir de nombreuses données de planification telles que le type de projet, les dates de début et de fin, le budget, les produits ou les coûts. Des champs libres correspondants sont disponibles pour les données individuelles. La nouvelle gestion de projet peut être utilisée sur Mac, Windows et iPad. gFM-Business 2.7 contient également quelques corrections d'erreurs et optimisations pour l'utilisation sur l'iPad d'Apple.

Planification et gestion de projets

Dans le domaine [Entreprise] gFM-Business dispose dès à présent d'une gestion de projet permettant de planifier autant de projets que nécessaire. Pour cela, il est possible d'attribuer à chaque projet un nombre quelconque des données suivantes :

• Clients - Attribuez autant de clients que vous le souhaitez à un projet. Un client peut être attribué sans problème à plusieurs projets.
• Contacts - Un nombre illimité de personnes de contact peut être attribué à chaque projet.
• Services - Affectez les services de la saisie des temps à n'importe quel projet.
• Collaborateurs - Il est possible d'attribuer à chaque projet autant de collaborateurs que l'on veut à partir de la gestion des utilisateurs.
• Documents - Attribuez à un projet autant de documents que vous le souhaitez à partir du module [Correspondance] à .
• Offres - Permet d'attribuer à un projet un nombre quelconque de devis issus de la facturation.
• Commandes - Permet d'attribuer à un projet un nombre quelconque de commandes issues de la facturation.
• Factures - Les factures attribuées augmentent automatiquement la valeur réelle des produits.
• Crédits - Les notes de crédit attribuées augmentent automatiquement la valeur réelle des coûts.
• Commandes - Attribuez autant de commandes que vous le souhaitez à un projet.
• Opérations - Il est possible d'attribuer à chaque projet un nombre illimité de tâches avec le soutien de jalons.
• Fichiers - Attribuez autant de fichiers externes que vous le souhaitez à un projet.

Les données de base suivantes peuvent être gérées pour chaque projet :

• Nom du projet - Nom du projet
• Type de projet - Type de projet avec possibilité de modification Liste de valeurs
• Chef de projet - Sélection d'utilisateurs à partir de la gestion des utilisateurs
• Description - Description textuelle du projet
• Statut - Statut d'activité du projet
• Phase - Phase de projet avec liste de valeurs éditable
• Priorité - Priorité du projet
• Image - Image du projet
• Date - Date de saisie du projet
• Date de début et date de fin Théorique et réel
• Budget prévisionnel
• Revenus et coûts théoriques avec calcul automatique des Total
• Revenus et coûts réels avec calcul automatique des Total à partir des produits, des coûts et des documents affectés
• Cinq champs librement définissables pour les données individuelles

Création d'un nouveau projet

Pour créer un nouveau projet, appelez d'abord dans le logiciel d'entreprise gFM-Business le point de sélection [Entreprise > Projets] et cliquez sur le bouton [Nouveau] de la barre d'outils.

Saisissez dans les champs de la boîte de dialogue popover toutes les informations souhaitées sur le nouveau projet. Après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter] le nouveau projet sera Base de données et peut être modifié.

Ajouter des clients à un projet

Pour ajouter un client à un projet, allez dans la section [Données associées] sur [Clients] et cliquez sur le bouton à droite du portail de données [+]. Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez trouver des clients par recherche plein texte et les ajouter au projet par un simple clic de souris.

Sur le terrain [Critère de recherche] permet d'effectuer une recherche plein texte dans tous les clients disponibles afin de limiter la sélection dans le dialogue. Après avoir sélectionné un client par un clic de souris, le client est ajouté au projet appelé. Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois un client à un projet.

Ajouter des personnes de contact à un projet

Vous pouvez attribuer autant de personnes de contact que vous le souhaitez à chaque projet. Pour ajouter une personne de contact à un projet, passez dans la section [Données associées] sur [Contacts] et cliquez sur le bouton à droite du portail de données [+].

Dans le dialogue d'ajout de personnes de contact, seuls les contacts des clients liés au projet sont affichés. Dans le champ [Critère de recherche] permet d'effectuer une recherche plein texte dans toutes les personnes de contact disponibles afin de limiter la sélection dans le dialogue. Après avoir sélectionné une personne de contact par un clic de souris, le contact est ajouté au projet appelé. Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois une personne de contact à un projet.

Ajouter des services à un projet

La saisie des temps intégrée dans gFM-Business a été étendue pour être utilisée dans la gestion de projets. Ainsi, les services enregistrés peuvent également être [Clients > Services] du site CRM être attribuée à un projet spécifique. Pour ajouter directement une nouvelle prestation dans un projet, passez dans le domaine [Données associées] sur [Prestations] et cliquez sur le bouton à droite du portail de données [+].

Après avoir confirmé la boîte de dialogue popover en cliquant sur le bouton [Nouvelle performance] le service enregistré est ajouté au projet appelé. Le service enregistré est également disponible pour le client attribué dans le CRM sous [Clients > Services] visible.

Affecter un collaborateur à un projet

Sous le point de sélection [personnel] dans le domaine [Données associées] permet d'attribuer à un projet plusieurs collaborateurs de son propre établissement. Pour ajouter une personne de contact à un projet, passez dans le domaine correspondant et cliquez sur le bord droit du portail de données sur le bouton [+].

Dans la boîte de dialogue popover pour la sélection des collaborateurs, tous les collaborateurs saisis dans la gestion des utilisateurs sont disponibles. Dans le champ [Critère de recherche] permet d'effectuer une recherche plein texte dans tous les collaborateurs disponibles afin de limiter la sélection dans le dialogue. Après avoir sélectionné un collaborateur par un clic de souris, celui-ci est ajouté au projet appelé. Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois un collaborateur à un projet.

Ajouter des documents à un projet

Pour chaque projet, il est possible d'ajouter autant de documents que souhaité à partir du module [Correspondance] être attribué à un projet. Pour ajouter un document à un projet, allez dans la section [Données associées] sur [Documents] et cliquez sur le bouton à droite du portail de données [+].

Sur le terrain [Critère de recherche] permet d'effectuer une recherche plein texte dans tous les documents disponibles afin de limiter la sélection dans le dialogue. Après avoir sélectionné un document par un clic de souris, le document est ajouté au projet appelé. Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois un document à un projet.

Ajouter des documents à un projet

gFM-Business prend en charge l'ajout d'un nombre quelconque de devis, commandes, factures, notes de crédit et bons de commande à un projet. Pour associer un document au projet, sélectionnez dans la section [Données associées] sélectionnez le type de document souhaité et cliquez sur le bouton à droite du portail de données [+].

Sur le terrain [Critère de recherche] permet d'effectuer une recherche plein texte dans les positions de tous les documents disponibles afin de limiter la sélection dans le dialogue. Après avoir sélectionné un document par un clic de souris, le document est ajouté au projet appelé. Il n'est pas possible d'ajouter plusieurs fois un document à un projet. Pour les factures, notes de crédit et commandes affectées au projet, les valeurs réelles des produits et des coûts sont automatiquement recalculées.

Ajouter des activités à un projet

Il est possible d'ajouter à un projet autant de tâches que souhaité, qui représentent des étapes individuelles au sein d'un projet. Une activité peut être définie comme jalon afin de la mettre en évidence dans la liste des activités. Pour ajouter une nouvelle tâche à un projet, cliquez sur l'onglet "Tâches". [opérations] et cliquez sur le bord droit dans la barre de titre sur le bouton [+].

Pour chaque activité, il est possible d'enregistrer une image et un document externes. Si la tâche est marquée comme jalon, elle est affichée en surbrillance dans la liste des tâches. Dans chaque activité, il est possible d'indiquer si les montants saisis dans les champs pour les coûts et les produits doivent avoir une influence sur le calcul total dans le projet. En cliquant sur le bouton [Ajouter] la nouvelle activité est ajoutée au projet appelé.

Traiter les demandes

Pour modifier une demande existante, cliquez sur l'entrée correspondante dans la liste des demandes, ce qui ouvre la boîte de dialogue ci-dessus pour la modification de la demande. Dans cette boîte de dialogue, il est en outre possible de transférer la tâche avec la date de début et de fin comme rendez-vous dans le calendrier du groupe.

Dans la liste des demandes, vous trouverez sur le bord gauche d'une entrée le symbole permettant d'appeler les fonctions correspondantes pour la demande. Les fonctions suivantes sont disponibles pour les demandes :

• Nouveau processus - Permet de créer une nouvelle activité pour le projet appelé.
• Dupliquer une opération - Crée une nouvelle demande basée sur la demande sélectionnée.
• < Opération retour - Place l'opération sélectionnée avant l'opération précédente.
• > Processus suivant - Classe l'opération sélectionnée derrière l'opération suivante.
• Supprimer une opération - Supprime l'activité sélectionnée du projet appelé.
• Supprimer les personnes sélectionnées - Supprime toutes les activités sélectionnées du projet appelé.

Le bouton situé à droite du bouton de fonction permet d'attribuer à une opération l'état [Liquidé] peut être activé. A droite, les demandes peuvent être sélectionnées dans la liste, par exemple pour pouvoir supprimer plusieurs demandes en une seule étape. Les tâches ayant le statut [Jalon] sont surlignés en jaune dans la liste.

Joindre des fichiers externes à un projet

Chaque projet peut être associé à autant de fichiers externes que souhaité. Sous le bouton d'onglet [Fichiers] tous les fichiers appartenant au projet sont affichés sous forme de liste.

En cliquant sur un nom de fichier, un aperçu du document s'affiche dans une boîte de dialogue popover. Le document peut être ouvert dans un programme externe en cliquant sur l'aperçu du document. Les pièces jointes peuvent être ouvertes, imprimées et supprimées du projet.

Journal des événements des projets

Sous le bouton de registre [Événements] affiche par ordre chronologique toutes les modifications qui ont été apportées au projet appelé dans le passé.

Imprimer la liste des projets et l'aperçu des projets

Pour imprimer une liste de tous les projets ou un aperçu d'un projet, cliquez sur l'icône [Imprimer] dans la barre d'outils, ce qui fait apparaître la boîte de dialogue d'impression pour les projets.

Par défaut, gFM-Business dispose dans la gestion de projets des modèles d'impression "Liste des projets" (liste de tous les projets appelés) et "Aperçu du projet" (aperçu du projet appelé avec toutes les activités). En utilisant FileMaker Pro, les modèles d'impression peuvent être adaptés aux exigences individuelles ou d'autres modèles d'impression peuvent être ajoutés pour les projets.

Gestion de projets sur iPad

La gestion de projet est également disponible pour une utilisation sur l'iPad d'Apple avec des masques optimisés. L'ajout de fichiers externes n'est pas pris en charge sur l'iPad.

Masques et listes révisés sur iPad

Dans gFM-Business 2.7, tous les masques et les vues de listes ont été revus pour l'iPad d'Apple et adaptés à l'utilisation de FileMaker Go 15 optimisé.

Acheter gFM-Business dans la boutique en ligne

• gFM-Business Light - monoposte, sans calendrier de groupe, 299 euros
• gFM-Business Professional - monoposte, à partir de 499 euros
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• gFM-Business Custom, licence monoposte - à partir de 1.299 euros
• gFM-Business Custom, licence multi-utilisateurs, à partir de 1.999 euros

Télécharger la version d'essai de 30 jours

Vous trouverez ci-dessous gFM-Business Light pour Mac OS X ou Windows et gFM-Business Professional à télécharger. Vous pouvez télécharger le logiciel gratuitement et l'essayer sans restriction pendant une période de 30 jours. gFM-Business Professional nécessite une licence installée ou une version de démonstration de FileMaker Pro.

Télécharger gFM-Business Light (licence monoposte)

Télécharger gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)