PDF-Druckertreiber in gFM-Business Light einrichten

Anleitung zur Einrichtung eines PDF-Druckertreibers in der gFM-Business Light Warenwirtschaft. Diese Funktion ermöglicht die automatische Erzeugung von PDF-Dateien beim Ausdruck beliebiger Dokumente.

Mit gFM-Business Light können Sie wie in allen anderen Versionen problemlos manuell PDF-Dateien erstellen. Wählen Sie dazu einfach im Druckdialog die PDF-Erstellung oder unter Windows einen PDF-Druckertreiber aus. Sie können gFM-Business Light aber auch so einrichten, dass PDF-Dateien wie in gFM-Business Professional automatisch erstellt und im gFM-Business-Dokumentordner abgelegt werden. Für diese Funktion ist in gFM-Business Light auf dem Mac und unter Windows die Einrichtung eines PDF-Druckertreibers erforderlich.

Wir empfehlen, unter macOS den PDF-Drucktertreiber “PDFWriter” zu verwenden, den Sie unter https://sourceforge.net/projects/pdfwriterformac/ herunterladen können. Für Windows empfehlen wir den PDF-Druckertreiber “PDF24”, den Sie unter https://de.pdf24.org herunterladen können. Beide PDF-Druckertreiber können erstellte PDF-Dateien automatisch erstellen und in einem bestimmten Ordner ablegen.

Prüfen Sie bitte nach der Installation in den Systemeinstellungen unter [Drucker & Scanner], ob ein Drucker mit dem Namen “PDFwriter” angelegt wurde und fügen gegebenenfalls einen neuen Drucker hinzu, falls noch kein Drucker mit diesem Namen existiert. Dazu klicken Sie einfach auf das [+]-Symbol unter der Druckerliste, wählen im folgenden Dialog “PDFwriter” aus und klicken auf die Schaltfläche [Hinzufügen].

Unter Windows müssen Sie in dem PDF24-Druckertreiber zunächst ein paar Einstellungen vornehmen. Öffnen Sie dazu nach der Installation das Programm “PDF24” aus dem Startmenü heraus. Klicken Sie nach dem Start im PDF24-Dialog am unteren Rand auf den Link [Einstellungen].

Aktivieren Sie im Bereich “PDF Drucker Tool” die Option “Dokumente nach dem Drucken automatisch speichern”. Im Bereich “Automatisches Speichern” wählen Sie zunächst einen Ordner, in dem erstellte PDF-Dateien abgelegt werden sollen. Aktivieren Sie ausschließlich die Option “Zeige Status beim Speichern” und bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [OK].

Einen PDF-Druckertreiber zur automatischen Erzeugung von PDF-Dateien richten Sie in gFM-Business ein unter [Einstellungen > Vorgaben > Geräte].

Aktualisieren Sie zunächst die Liste Ihrer installierten Drucker durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche am rechten oberen Rand. Wählen Sie daraufhin im Popup-Menü des Feldes “PDF-Drucker” auf dem Mac den PDFwriter und unter Windows den PDF24-Drucker aus.

Wählen Sie daraufhin im Feld “Pfad” den Pfad aus, unter dem der PDF-Druckertreiber die erzeugten PDF-Dokumente speichert. Auf dem Mac werden die erstellten PDF-Dateien im Ordner “/private/var/spool/pdfwriter” abgelegt. Die Software legt außerdem einen Alias dieses Ordners unter “Benutzer > Für alle Benutzer > PDFwriter” an. Unter Windows wählen Sie den Ordner, den Sie bei der Einrichtung von PDF24 eingetragen haben. Mit Klick auf den Funktionspfeil links neben dem Feld können Sie den Ordner in einem Auswahldialog auswählen.

Stellen Sie sicher, daß für alle verwendeten Drucklayouts ein Speicherverzeichnis angegeben wurde. Bei fehlenden Einträgen geben Sie den Namen des Verzeichnisses im gFM-Business Dokumentordner an, unter dem erstellte Dokumente mit dem jeweiligen Drucklayout gespeichert werden sollen.

Stellen Sie außerdem sicher, daß der Pfad zum Arbeitsverzeichnis in allen verwendeten Benutzern eingerichtet wurde. Wählen Sie hier den gFM-Business Dokumentordner aus, in dem sich alle weiteren Verzeichnisse wie “Angebote”, “Aufträge”, „System” usw. befinden.

Die automatische Archivierung von Dokumenten als PDF-Datei können Sie aktivieren unter [Einstellungen > Firmenstamm]. Sie können optional einen Präfix und Suffix angeben, der zusätzlich zum automatisch erstellten Dateinamen eingefügt werden soll.

Alle Dokumente werden ab sofort beim Ausdrucken automatisch als PDF-Datei im jeweiligen Verzeichnis des Drucklayouts im gFM-Business Dokumentordner abgelegt. Alle Funktionen [Per E-Mail senden] erstellen nun automatisch eine E-Mail mit entsprechendem Dateianhang.

Übersicht aller Video-Anleitungen

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