Rilasciato gFM-Business 2.7 con gestione dei progetti.

Siamo lieti di presentare il Software aziendale gFM-Business Light e Professional nella versione aggiornata 2.7. La nuova versione è ora dotata di una funzione integrata di gestione dei progetti che può essere utilizzata per pianificare e gestire singoli progetti, rendendola ideale per l'utilizzo come Software dell'agenzia.

A ogni progetto può essere assegnato un numero qualsiasi di clienti, referenti, servizi, dipendenti, documenti, preventivi, ordini, fatture, note di credito, ordini, processi e file esterni. I valori effettivi dei ricavi e dei costi vengono calcolati automaticamente in base alle fatture, alle note di credito, agli ordini e alle transazioni assegnate. Per ogni progetto possono essere predefiniti numerosi dati di pianificazione, come il tipo di progetto, la data di inizio e di fine, il budget, le entrate o i costi. Per i dati personalizzati sono disponibili campi liberi corrispondenti. La nuova gestione dei progetti può essere utilizzata su Mac, Windows e iPad. gFM-Business 2.7 contiene anche alcune correzioni di bug e ottimizzazioni per l'utilizzo su Apple iPad.

Pianificazione e gestione dei progetti

Nell'area [Azienda] In gFM-Business è ora disponibile una funzione di gestione dei progetti che consente di pianificare un numero qualsiasi di progetti. A ciascun progetto può essere assegnato un numero qualsiasi dei seguenti dati:

• Clienti - Assegnare un numero qualsiasi di clienti a un progetto. Un cliente può essere facilmente assegnato a più progetti.
• Contatti - A ogni progetto può essere assegnato un numero qualsiasi di referenti.
• servizi - Assegnare i servizi dalla registrazione del tempo a qualsiasi progetto.
• I dipendenti - A ogni progetto può essere assegnato un numero qualsiasi di dipendenti dell'amministrazione utenti.
• Documenti - Assegnare un numero qualsiasi di documenti dall'elenco [Corrispondenza] a.
• Offerte - Consente di assegnare a un progetto un numero qualsiasi di preventivi provenienti dalla fatturazione.
• Ordini - Consente di assegnare a un progetto un numero qualsiasi di ordini provenienti dalla fatturazione.
• Fatture - Le fatture assegnate aumentano automaticamente il valore effettivo delle entrate.
• Note di credito - Le note di credito assegnate aumentano automaticamente il valore effettivo dei costi.
• Ordini - Assegnare un numero qualsiasi di ordini a un progetto.
• Processi - A ogni progetto può essere assegnato un numero qualsiasi di compiti con il supporto di milestone.
• File - Assegnare un numero qualsiasi di file esterni a un progetto.

Per ogni progetto è possibile gestire i seguenti dati anagrafici:

• Nome del progetto - Nome del progetto
• Tipo di progetto - Tipo di progetto modificabile Elenco valori
• Responsabile di progetto - Selezione degli utenti dall'amministrazione utenti
• Descrizione del - Descrizione testuale del progetto
• Stato - Stato di avanzamento del progetto
• Fase - Fase del progetto con elenco valori modificabile
• Priorità - Priorità del progetto
• Immagine - Immagine del progetto
• data - Data di inizio del progetto
• Data di inizio e data di fine Obiettivo e dati effettivi
• Budget previsto
• Ricavi e costi Obiettivo con calcolo automatico del Totale
• Ricavi e costi effettivi con calcolo automatico del Totale da ricavi, costi e documenti assegnati
• Cinque Campi liberamente definibili per i dati individuali

Creazione di un nuovo progetto

Per creare un nuovo progetto, richiamare innanzitutto il punto di selezione [Azienda > Progetti] e fare clic sul pulsante [Nuovo] nella barra degli strumenti.

Inserire tutti i dettagli richiesti per il nuovo progetto nei campi della finestra di dialogo a comparsa. Dopo aver fatto clic sul pulsante [Aggiungi] il nuovo progetto nel Database e può essere modificato ulteriormente.

Aggiunta di clienti a un progetto

Per aggiungere un cliente a un progetto, accedere alla sezione [Dati collegati] su [Clienti] e fare clic sul pulsante sul lato destro del portale dei dati [+]. Nella finestra di dialogo seguente, è possibile trovare i clienti utilizzando una ricerca full-text e aggiungerli al progetto con un clic del mouse.

Sul campo [termine di ricerca] è possibile effettuare una ricerca full text in tutti i clienti disponibili per limitare la selezione nel dialogo. Dopo aver selezionato un cliente con un clic del mouse, il cliente viene aggiunto al progetto richiamato. Non è possibile aggiungere un cliente a un progetto più di una volta.

Aggiunta di persone di contatto a un progetto

È possibile assegnare un numero qualsiasi di referenti a ciascun progetto. Per aggiungere un referente a un progetto, accedere alla sezione [Dati collegati] su [Contatti] e fare clic sul pulsante sul lato destro del portale dei dati [+].

Nella finestra di dialogo per l'aggiunta di persone di contatto, vengono visualizzati solo i contatti dei clienti collegati al progetto. Nel campo [termine di ricerca] è possibile effettuare una ricerca a tutto testo in tutti i contatti disponibili, per limitare la selezione nel dialogo. Dopo aver selezionato un referente con un clic del mouse, il contatto viene aggiunto al progetto richiamato. Non è possibile aggiungere un contatto a un progetto più di una volta.

Aggiunta di servizi a un progetto

La registrazione dei tempi integrata in gFM-Business è stata estesa per l'utilizzo nella gestione dei progetti. Ciò significa che le prestazioni registrate possono essere registrate anche nel [Clienti > Servizi] del CRM possono essere assegnati a un progetto specifico. Per aggiungere un nuovo servizio direttamente in un progetto, andare nella sezione [Dati collegati] su [Servizi] e fare clic sul pulsante sul lato destro del portale dei dati [+].

Dopo aver confermato il dialogo popover con il pulsante [Nuovo servizio] il servizio inserito viene aggiunto al progetto richiamato. Il servizio salvato è disponibile anche per il cliente assegnato nel CRM alla voce [Clienti > Servizi] visibile.

Assegnare i dipendenti a un progetto

Sotto la voce di selezione [Dipendenti] nell'area [Dati collegati] È possibile assegnare a un progetto più collaboratori della propria azienda. Per aggiungere un referente a un progetto, passare all'area corrispondente e fare clic sul pulsante sul lato destro del portale dati. [+].

Tutti i dipendenti inseriti nell'amministrazione utenti sono disponibili nel dialogo popover per la selezione dei dipendenti. Nel campo [termine di ricerca] è possibile effettuare una ricerca full-text in tutti i dipendenti disponibili per limitare la selezione nel dialogo. Dopo aver selezionato un dipendente con un clic del mouse, il dipendente viene aggiunto al progetto selezionato. Non è possibile aggiungere un dipendente a un progetto più di una volta.

Aggiungere documenti a un progetto

Per ogni progetto, un numero qualsiasi di documenti dal [Corrispondenza] possono essere assegnati a un progetto. Per aggiungere un documento a un progetto, accedere alla sezione [Dati collegati] su [Documenti] e fare clic sul pulsante sul lato destro del portale dei dati [+].

Sul campo [termine di ricerca] è possibile effettuare una ricerca full-text in tutti i documenti disponibili per limitare la selezione nel dialogo. Dopo aver selezionato un documento con un clic del mouse, il documento viene aggiunto al progetto chiamato. Non è possibile aggiungere un documento a un progetto più di una volta.

Aggiungere documenti a un progetto

gFM-Business supporta l'aggiunta di un numero qualsiasi di preventivi, ordini, fatture, note di credito e ordini di acquisto a un progetto. Per assegnare un documento a un progetto, selezionare quanto segue nella finestra di dialogo [Dati collegati] il tipo di documento desiderato e cliccare sul pulsante sul lato destro del portale dati. [+].

Sul campo [termine di ricerca] è possibile effettuare una ricerca a testo pieno nelle voci di tutti i documenti disponibili per limitare la selezione nel dialogo. Dopo aver selezionato un buono con un clic del mouse, il buono viene aggiunto al progetto richiamato. Non è possibile aggiungere un buono a un progetto più di una volta. I valori effettivi dei ricavi e dei costi vengono ricalcolati automaticamente per le fatture, le note di credito e gli ordini assegnati al progetto.

Aggiungere attività a un progetto

È possibile aggiungere a un progetto un numero qualsiasi di attività, che rappresentano le singole fasi di un progetto. Un'attività può essere definita come una pietra miliare per evidenziarla di conseguenza nell'elenco delle attività. Per aggiungere un nuovo compito a un progetto, passare al pulsante della scheda [Processi] e fare clic sul pulsante nella barra del titolo sul lato destro. [+].

Per ogni attività è possibile salvare un'immagine esterna e un documento esterno. Se l'attività è contrassegnata come milestone, viene evidenziata nell'elenco delle attività. In ogni attività, è possibile specificare se gli importi inseriti nei campi dei costi e dei ricavi devono influire sul calcolo complessivo del progetto. Facendo clic sul pulsante [Aggiungi] il nuovo task viene aggiunto al progetto chiamato.

Modifica dei processi

Per modificare un'attività esistente, fare clic sulla voce corrispondente nell'elenco delle attività, dopodiché si aprirà la finestra di dialogo mostrata sopra per la modifica dell'attività. In questa finestra è anche possibile trasferire l'attività con data di inizio e fine come appuntamento nel calendario del gruppo.

Nell'elenco dei compiti, a sinistra di una voce si trova l'icona per richiamare le funzioni corrispondenti al compito. Per le attività sono disponibili le seguenti funzioni:

• Nuovo processo - Serve a creare una nuova attività per il progetto richiamato.
• Processo duplicato - Crea una nuova operazione basata sull'operazione selezionata.
• < Processo indietro - Ordina l'operazione selezionata prima di quella precedente.
• > Continua il processo - Dispone l'operazione selezionata dopo l'operazione successiva.
• Cancellare il processo - Rimuove l'attività selezionata dal progetto selezionato.
• Cancellare la voce selezionata - Rimuove tutte le attività selezionate dal progetto selezionato.

Il pulsante a destra del pulsante funzione può essere utilizzato per impostare un processo sullo stato [Fatto] possono essere impostati. A destra, i processi possono essere contrassegnati nell'elenco, ad esempio per rimuovere più processi in un unico passaggio. Attività con lo stato [Pietra miliare] sono evidenziati in giallo nell'elenco.

Allegare file esterni a un progetto

A ciascun progetto è possibile assegnare un numero qualsiasi di file esterni. Sotto il pulsante di registrazione [File] tutti i file appartenenti al progetto vengono visualizzati in forma di elenco.

Facendo clic sul nome di un file si visualizza un'anteprima del documento in una finestra di dialogo a comparsa. Il documento può essere aperto in un programma esterno facendo clic sull'anteprima del documento. Gli allegati possono essere aperti, stampati e rimossi dal progetto.

Registro eventi dei progetti

Sotto il pulsante di registrazione [Eventi] tutte le modifiche apportate in passato al progetto selezionato vengono visualizzate in ordine cronologico.

Stampa dell'elenco e della panoramica dei progetti

Per stampare un elenco di tutti i progetti o una panoramica di un progetto, fare clic sull'icona [Stampa] nella barra degli strumenti.

Per impostazione predefinita, gFM-Business dispone dei layout di stampa "Elenco progetti" (elenco di tutti i progetti chiamati) e "Panoramica progetti" (panoramica del progetto chiamato con tutte le attività) nella gestione dei progetti. Utilizzando FileMaker Pro, i layout di stampa possono essere personalizzati in base alle esigenze individuali o possono essere aggiunti ulteriori layout di stampa per i progetti.

Gestione dei progetti su iPad

La gestione dei progetti è disponibile anche per l'uso su Apple iPad con maschere ottimizzate. L'aggiunta di file esterni non è supportata su iPad.

Maschere ed elenchi rivisti su iPad

In gFM-Business 2.7, tutte le maschere e le visualizzazioni degli elenchi sono state rielaborate per l'Apple iPad e ottimizzate per l'uso con FileMaker Go 15 ottimizzato.

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• gFM-Business Light - utente singolo, senza calendario di gruppo, 299 euro
• gFM-Business Professional - utente singolo, da 499 euro
• gFM-Business Professional, licenza multiutente, da 799 euro
• gFM-Business Custom, licenza per singolo utente - da 1.299 euro
• gFM-Business Custom, licenza multiutente, da 1.999 euro

Scarica la versione di prova di 30 giorni

Di seguito troverete gFM-Business Light per Mac OS X o Windows e gFM-Business Professional da scaricare. È possibile scaricare gratuitamente il software e provarlo senza restrizioni per un periodo di 30 giorni. gFM-Business Professional richiede una licenza installata o una versione demo di FileMaker Pro.

Scarica gFM-Business Light (licenza per utente singolo)

Scarica gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)