A volte si tratta di piccole cose che è sufficiente conoscere per rendere più semplice il lavoro quotidiano con il computer. Uno Software aziendale è utilizzato per memorizzare il maggior numero possibile di dati aziendali in modo strutturato ed è quindi di solito relativamente complesso. In questo articolo vi presentiamo dieci brevi consigli e trucchi che vi permetteranno di lavorare con il software basato su FileMaker. CRM-fatturazione e Sistema di gestione delle merci gFM-Business.
Aprire nuove finestre durante il lavoro in un batter d'occhio, richiamare funzioni del programma da diversi menu, creare facilmente complesse query di ricerca, sostituire i dati con valori calcolati in un numero qualsiasi di record di dati contemporaneamente o creare prezzi graduati con l'aiuto di gruppi di prezzi nel programma. Gestione degli articoli. I suggerimenti e i trucchi contenuti in questo articolo vi aiuteranno a lavorare in modo più rapido ed efficace con gFM-Business. Alcuni dei seguenti suggerimenti sono universali e possono essere utilizzati anche in altre soluzioni FileMaker.
Aprire una nuova finestra tenendo premuto il tasto Shift (Light/Professional)
Immaginate di lavorare con il software aziendale gFM-Business e di aver appena creato una complessa query di ricerca. Un attimo dopo squilla il telefono e un cliente ha bisogno di informazioni su alcuni dati memorizzati in gFM-Business. Per evitare di dover abbandonare la query di ricerca appena creata, è possibile utilizzare l'opzione [Nuova istanza]che si trova a destra nella parte superiore Barra di navigazione aprire una nuova finestra. Nella nuova finestra è disponibile un'istanza completamente nuova di gFM-Business in cui è possibile navigare, effettuare ricerche o eseguire qualsiasi funzione. La query di ricerca precedentemente creata rimane nella prima finestra di gFM-Business. Una volta che il cliente ha riagganciato e ha ricevuto le informazioni da voi, potete semplicemente chiudere la nuova finestra e tornare alla query di ricerca creata in precedenza.
È ancora più facile aprire una nuova finestra tenendo premuto il tasto [Shift]-per fare clic su qualsiasi pulsante di navigazione. La maschera di destinazione del pulsante cliccato si apre automaticamente in una nuova finestra. Questa funzione può essere utilizzata anche nel menu principale e nelle voci dei portali di dati.
Rimuovere le selezioni nei pulsanti di opzione con il tasto Maiusc.
Alcuni campi di gFM-Business sono visualizzati come cosiddetti pulsanti di opzione. Si tratta di campi di selezione in cui è possibile specificare un solo valore tra più valori. Se un valore è già attivo e si fa clic su un altro valore, solo il nuovo valore è attivo e il vecchio valore è di nuovo inattivo. Ma cosa fare se il campo non deve più contenere un valore, ovvero se un valore attivo deve essere rimosso senza che un altro valore diventi attivo? In questo caso, si fa clic sul valore attivo con il tasto [Shift]-chiave (maiuscolo). Il valore attivo viene quindi rimosso senza che un altro valore diventi attivo nel campo. Il campo è quindi vuoto.
Funzioni e preferiti in gFM-Business
gFM-Business offre una serie di funzioni in ogni modulo con cui è possibile modificare o elaborare i dati corrispondenti. Nel modulo Gestione dei clienti si trovano funzioni come "Nuovo cliente", "Nuova offerta", "Nuova fattura" e molte altre. Tutte le funzioni sono accessibili tramite il pulsante di funzione all'estrema sinistra nella parte inferiore della pagina. Barra delle funzioni o nella barra dei menu alla voce di menu [Funzioni] può essere richiamato.
Per le funzioni utilizzate più di frequente, in gFM Business Light e Professional è possibile inserire fino a cinque pulsanti preferiti in ogni schermata. Poiché questi pulsanti possono essere definiti separatamente per ogni utente, la configurazione dei pulsanti dei preferiti si trova alla voce di menu [Impostazioni > Utente > Pulsanti]. In alto a destra, sopra l'elenco dei layout, selezionare l'utente desiderato per il quale si desidera definire i pulsanti. È possibile definire fino a cinque pulsanti per ogni layout (computer o iPad), che possono essere utilizzati per richiamare le funzioni corrispondenti con un clic del mouse.
Un'altra schermata per la definizione dei pulsanti dei preferiti si trova nella sezione [Impostazioni > Aspetto > Pulsanti]. Qui è possibile definire quali pulsanti devono essere preimpostati automaticamente alla creazione di nuovi utenti nell'amministrazione utenti.
Inserimento automatico del dialogo (Light/Professional)
Come per i pulsanti dei preferiti, anche le voci automatiche nelle finestre di dialogo possono essere specificate separatamente per ogni utente. Ad esempio, è possibile definire per ogni utente dettagli quali il tipo di indirizzo, il codice del Paese, il luogo di conservazione o persino il numero per l'inserimento di nuovi elementi. Se l'utente richiama una finestra di dialogo per la quale sono stati predefiniti dei valori, questi vengono inseriti automaticamente nella finestra.
Per definire le voci di dialogo automatiche per un utente, richiamare la voce di menu [Impostazioni > Utente > Dialoghi] su. Selezionare in alto a destra sotto [Utente corrente] per selezionare l'utente desiderato per il quale si desidera definire i pulsanti. È quindi possibile impostare tutte le voci di dialogo automatico desiderate per l'utente.
Un'altra schermata per la definizione delle voci di dialogo automatiche si trova nella sezione [Impostazioni > Preferenze > Dialoghi]. Qui è possibile definire quali voci di dialogo automatiche devono essere specificate automaticamente quando si creano nuovi utenti nell'amministrazione utenti.
Sostituire automaticamente i contenuti dei campi in più record di dati
Il software aziendale gFM-Business è basato sul sistema di database FileMaker Pro e offre quindi funzioni particolarmente flessibili. Ad esempio, è possibile utilizzare l'intero Database modificare il contenuto di qualsiasi campo in tutti i record di dati chiamati con una funzione. Si immagini di voler assegnare un valore specifico a un campo libero in tutti gli articoli di una certa categoria. Per farlo, basta richiamare gli articoli desiderati con una query di ricerca per la categoria corrispondente. Inserite il valore desiderato nel campo libero e lasciate il cursore nel campo dopo l'inserimento. Selezionare ora con il mouse la voce di menu [Record > Sostituisci contenuto campo] e confermare il dialogo con il tasto [Sostituire].
Attenzione: Utilizzare sempre questa funzione con attenzione e cautela, poiché la modifica viene apportata a tutti i record di dati richiamati e non può essere annullata. Una descrizione dettagliata di questa funzione è disponibile nel nostro articolo Modificare i valori dei campi in tutti i record di dati contemporaneamente.
Query di ricerca per diversi criteri indipendenti
Immaginate di voler scrivere ai vostri clienti delle aree postali 2xxxx, 4xxxx e 65xxx. In questo caso, è necessario eseguire una query di ricerca in tre diverse aree di codice postale nello stesso campo "Postcode". Con FileMaker è molto semplice: nella schermata di riepilogo del CRM, avviare il comando Modalità di ricercafacendo clic sul pulsante nella barra degli strumenti. [Ricerca] fare clic. Inserite ora il primo criterio di ricerca nel campo "Codice postale". 2* (* è un segnaposto per qualsiasi altro carattere). Ora fate clic sul pulsante nella barra degli strumenti [Nuovo]per aprire una nuova ricerca. Inserite quindi il secondo criterio di ricerca nel campo "CAP", che ora è di nuovo vuoto. 4* pulsante. Fare nuovamente clic sul pulsante [Nuovo]per aprire la terza query, in cui si inserisce il valore "CAP" nel campo "CAP". 65* inserire. Se ora si avvia la ricerca facendo clic sul pulsante [Cerca] o premendo il tasto Invio, si riceveranno tutti i clienti delle aree di codice postale 2xxxx, 4xxxx e 65xxx, come richiesto. Per una descrizione più dettagliata delle opzioni di selezione dei record di dati, consultare l'articolo Selezionare, cercare e trovare i record di dati in gFM-Business.
Utilizzare query di ricerca predefinite
gFM-Business contiene in ogni modulo una serie di query di ricerca predefinite che vengono utilizzate frequentemente nella pratica. Ad esempio, nel modulo CRM è possibile richiamare con un solo clic i clienti con o senza fatturato, le promozioni o i referenti. A tal fine, è sufficiente selezionare la query di ricerca pertinente nel menu delle funzioni sul lato sinistro della barra delle funzioni inferiore in modalità di ricerca. La ricerca selezionata viene avviata immediatamente.
Definire prezzi graduati con gruppi di prezzi (Light/Professional)
In gFM-Business, per ogni articolo è possibile salvare i prezzi in base al cliente, i prezzi graduali e una combinazione di entrambi i modelli di prezzo. Per definire i prezzi graduali per uno o più articoli, impostate prima di tutto la seguente voce [Impostazioni > Preferenze > Articoli] un gruppo di prezzi corrispondente, ad esempio "Standard" o "Prezzo graduato".
A questo punto, richiamate l'articolo desiderato nella gestione degli articoli e selezionate la voce [Prezzi e calcoli] il registro [Gruppi di prezzo] da. Quindi inserire tutti i prezzi graduati selezionando lo stesso gruppo di prezzi e inserendo i valori corrispondenti nei campi "Quantità da" e "Prezzo". Nel CRM è possibile inserire [Clienti > Panoramica > Dettagli] Specificare un gruppo di prezzi standard per ogni cliente, che viene preso in considerazione automaticamente quando si creano i buoni per questo cliente.
Mappatura delle varianti di prodotto con gli attributi degli articoli (Light/Professional)
In gFM Business è possibile specificare tutti gli attributi degli articoli e le opzioni dei prodotti per mappare le varianti dei prodotti. Un rivenditore di abbigliamento, ad esempio, può definire diverse taglie o colori da assegnare ai prodotti. A tal fine, è necessario definire prima [Impostazioni > Preferenze > Articoli] È possibile definire le opzioni di prodotto corrispondenti e i valori di opzione adeguati. Un'opzione di prodotto è il termine generico per una variante, ad esempio "taglia" o "colore". Per poter mappare diverse taglie, si crea innanzitutto un'opzione di prodotto [Dimensione]. Per creare dimensioni diverse per questa opzione di prodotto, fare clic sul pulsante nell'opzione di prodotto desiderata. [+] e inserire il nome dell'opzione di prodotto nella finestra di dialogo successiva, ad esempio "S". Ripetere questa procedura per tutte le taglie, come "M", "L", "XL" e così via, fino a definire tutte le taglie desiderate.
Nella gestione degli articoli, è ora possibile andare su [Articolo > Attributi dell'articolo] È possibile inserire un numero qualsiasi di attributi per la memorizzazione delle varianti di prodotto. Per ogni attributo è possibile inserire dati aggiuntivi, come il livello di scorta, un peso in eccesso o in difetto e un prezzo in eccesso o in difetto rispetto all'articolo principale. Ulteriori suggerimenti sulla gestione degli articoli in gFM Business sono disponibili in questo articolo.
Selezionare i successivi x record di dati
A volte si desidera ottenere un certo numero di record di dati successivi in una selezione, a partire dal record di dati corrente. A tale scopo, è sufficiente fare clic sull'icona nella barra degli strumenti [escl.] e inserire il numero di record di dati che si desidera richiamare dal record di dati corrente nella finestra di dialogo seguente. Una volta confermata la finestra di dialogo, tutti i record di dati che si desidera selezionare vengono esclusi dal set di risultati corrente. Cliccare ora una volta sul pulsante [reverse]che si trova a destra dell'icona su cui si è fatto clic per prima. L'insieme dei risultati contiene ora tutti gli x record di dati selezionati nel primo passaggio della procedura [Escludere i record di dati] hanno indicato.
Sistema di assistenza online in gFM-Business
Ogni maschera in gFM-Business contiene l'icona sul lato destro della barra degli strumenti [Aiuto]. Facendo clic su questa icona si apre la guida online di gFM Business direttamente nel rispettivo contesto. Ad esempio, se si fa clic sull'icona della guida sotto "Fatture" in Fatturazione, si apre una nuova finestra con la guida online di gFM Business per la creazione di fatture in Fatturazione. In ogni pagina della documentazione, nella colonna di sinistra è presente un indice che consente di accedere direttamente a ciascun capitolo.
Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.
