We zijn verheugd u de Bedrijfssoftware gFM-Business Light 1.7.1 is de eerste versie voor één gebruiker met automatische creatie en archivering van PDF-bestanden. Net als gFM-Business Professional ondersteunt gFM-Business Light nu de automatische archivering van alle geprinte documenten, lijsten en ontvangstbewijzen. Bovendien kunnen papieren documenten en visitekaartjes als PDF-bestanden worden gearchiveerd en automatisch aan de betreffende record met contactgegevens worden toegewezen. In gFM-Business Light kan onder Mac OS X een PDF-printerdriver zoals CUPS-PDF worden ingesteld, waarvan de afdrukken automatisch worden hernoemd en opgeslagen in de overeenkomstige map die in gFM-Business is ingesteld. Als de PDF-printerdriver is ingesteld, is de functionaliteit van het hele printsysteem identiek aan de overeenkomstige functies in gFM-Business Professional; voor alle documenttypen is de functie [Verstuur per e-mail]. beschikbaar. Ontdek hieronder welke nieuwe functies de update naar gFM-Business Light 1.7.1 bevat.
Een PDF-printerdriver instellen in gFM-Business
Om het automatisch archiveren van PDF-bestanden in gFM-Business Light 1.7.1 mogelijk te maken, moet u eerst een PDF-printerdriver op uw systeem installeren. Zo installeert u de gratis beschikbare PDF-printerdriver "CUPS-PDF" onder Mac OS X, wat je zult leren in dit technische artikel. Het installatiepakket voor gFM-Business Light 1.7.1 voor Mac OS X bevat nu ook de installatie voor CUPS-PDF. Hoe u een PDF-printerstuurprogramma voor gFM-Business Light onder Windows installeert, leest u in het onderste gedeelte van dit artikel. 
Nadat de PDF-printerdriver is geïnstalleerd, start u gFM-Business en gaat u na het inloggen naar het volgende scherm [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]..
Vernieuw de lijst met geïnstalleerde printers door te klikken op de knop [Update] boven de Portaal "Geïnstalleerde printers en standaardprinters". Als het PDF-printerstuurprogramma eerder correct op het systeem is geïnstalleerd, verschijnt het nu in de lijst met printers. 
Selecteer nu in het veld [PDF Printer] selecteer het PDF-printerstuurprogramma dat je hebt geïnstalleerd (hier: CUPS-PDF). Klik nu op de actieknop voor het veld [Pad] en selecteer het bestandspad waaronder het PDF-printerstuurprogramma nieuwe PDF-documenten opslaat. Het PDF-printerstuurprogramma "CUPS-PDF" dat beschikbaar is voor Mac OS X slaat documenten op in de map:
/private/var/spool/cups-pdf/UwUserDirectoryNaam
Om deze map gemakkelijker te vinden, installeert CUPS-PDF een alias van de map onder
/Users/Gedeeld/CUPS-PDF
of ook:
Macintosh HD > Gebruikers > Voor alle gebruikers > CUPS-PDF.
De TWAIN-scanner instellen
Als u papieren documenten ook als PDF-bestanden in gFM-Business Light wilt archiveren, klikt u op de knop "TWAIN-scanner" boven het portaal. [Update]en alle TWAIN-scanners die op uw systeem zijn geïnstalleerd (met 32-bits stuurprogramma's) verschijnen automatisch in de lijst. Als er meerdere scanners op uw systeem zijn geïnstalleerd, klikt u op de functieknop voor de gewenste scanner en selecteert u de functie [Gebruik deze scanner].
Klik vervolgens op de functieknop voor het veld [Pad] en selecteer de map waarin gFM Business gescande documenten moet opslaan. Het standaardpad is:
/Gebruikers/UwUserDirectoryNaam/Documenten/gFM-Business/Archive.
Paden instellen voor afdruklay-outs
Nadat u de directory van de PDF-printerdriver hebt geselecteerd, moeten nu de paden van alle printlay-outs worden ingesteld, zodat gFM Business alle documenten in de juiste directory's kan opslaan. Navigeer hiervoor in gFM-Business naar het masker [Instellingen > Afdruklay-outs].
Klik op de functieknop linksonder en selecteer de functie [Alle paden instellen]. Je wordt nu gevraagd om de standaarddocumentmap van gFM-Business te selecteren, waarin alle documentmappen van gFM-Business zich bevinden (promoties, aanbiedingen, archief, bestellingen, etc.). In de standaardinstallatie onder Mac OS X is de map:
/Gebruikers/UwUserDirectoryNaam/gFM-Business.
Nadat u op de knop [Selecteer] worden de paden automatisch ingesteld in alle afdruklay-outs.
Nieuwe functies in gFM-Business Light 1.7.1
In gFM-Business Light 1.7.1 zijn, net als in gFM-Business Professional, de volgende functies nu systeembreed beschikbaar in alle afdrukpopovers
- Per e-mail verzenden
- Verzenden zonder afdruk
en een invoerveld voor een e-mailadres. Alle afdrukken worden automatisch gearchiveerd in de mappen die zijn opgegeven voor de betreffende Print lay-out onder [Instellingen > Afdruklay-outs] zijn opgegeven. Door de functie "Verzenden per e-mail" te selecteren, kan het document onmiddellijk na het afdrukken worden verzonden. Na het selecteren van de optie [Versturen zonder afdruk] het document wordt per e-mail verstuurd als een PDF-bestand zonder het af te drukken. Bovendien is de nieuwe functie [Verstuur per e-mail]. is beschikbaar in alle hoofdfunctiemenu's van de volgende modules:
-
- Correspondentie
- Facturatie > Offertes
- Facturatie > Bestellingen
- Facturatie > Leveringsbonnen
- Facturatie > Facturen
- Facturatie > Creditnota's
- Facturatie > Herinneringen
- Facturatie > Bestellingen
PDF-printerstuurprogramma onder Windows
Onder Windows kan ook een PDF-printerdriver worden ingesteld om documenten en ontvangstbewijzen uit gFM-Business Light automatisch als PDF-bestanden te archiveren. Onder Windows gebruiken we de PDF-printerdriver "eDocPrintPro", die gratis beschikbaar is op de Website van de fabrikant kan worden gedownload.
- Start na het downloaden het programma "eDocPrintPro" en het installatieprogramma wordt geopend. Doorloop alle stappen die nodig zijn om het printerstuurprogramma te installeren. Start vervolgens je Windows-systeem opnieuw op.
- Open nu het configuratiescherm in het configuratiescherm [Apparaten en printers]..
- Klik met de rechtermuisknop op de "eDocPrintPro"-printer en selecteer de functie [Afdrukinstellingen]. Selecteer in het volgende dialoogvenster de knop Registreren [Doel] van.
- Selecteer de opslagmodus [Opslaan - zonder dialoog - met vooraf ingestelde map en naam]. van.
- Selecteer de map [eDocPrintPro] in de documentenmap van gFM-Business. (Standaard: C:\Users_Uw_gebruikersnaam_Documenten_DocPrintPro)
- Selecteer onder "Bestaand bestand vervangen" de optie [Automatische nummering]. van.
Het PDF-printerstuurprogramma "eDocPrintPro" is nu klaar voor gebruik aan de systeemzijde. Werk in gFM-Business Light de lijst met geïnstalleerde printers bij in [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. door op de knop [Update] boven de portal "Geïnstalleerde printers en standaardprinters". Als het PDF-printerstuurprogramma eerder correct op het systeem is geïnstalleerd, verschijnt het nu in de lijst met printers. Selecteer nu in het veld [PDF Printer] het geïnstalleerde PDF-printerstuurprogramma "eDocPrintPro". Klik nu op de actieknop voor het veld [Pad] en selecteer hetzelfde bestandspad dat je hebt ingevoerd in de afdrukinstellingen van eDocPrintPro. Alle verdere stappen, zoals het instellen van de paden voor de afdruklay-outs, zijn identiek voor Mac OS X en kunnen worden gevonden in het bovenste gedeelte van dit artikel.
Koop gFM-Business Light in de goFileMaker online winkel
gFM-Business Light 1.7.1: Versiegeschiedenis
- Instellingen: Velden "PDF_printer_driver" en "path_pdf_printer_driver" toegevoegd.
- Lay-out "scr.instellingen > Apparaten": Velden "PDF-printerstuurprogramma" en "Pad naar PDF-printerstuurprogramma" geplaatst en Waardelijst toegewezen.
- Script "lay.settings_defaults": "Pad selectie PDF printerstuurprogramma" subscript toegevoegd, knop toegewezen aan lay-out.
- gFM-Business: Nieuw script "ts.CUPS_PDF_Dateimigration" toegevoegd.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Scripts "ts.Drucken" en "ts.PDF_erzeugen" uitgebreid.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Nieuwe tabel "Correspondentie_Archief_Content" aangemaakt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Nieuwe relatie "Correspondence_Archive_Master" aangemaakt.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Nieuwe lay-out "Archivering" toegevoegd.
- gFM_Drucklayouts.fmp12: Script "sys.Twain_Dokument_archivieren" geïmporteerd uit gFM-Business en uitgebreid.
- Optimalisatie van alle nieuwe functies voor platformonafhankelijkheid en Microsoft Windows.
- Layout "scr.settings_defaults > Facturatie": Veldtoewijzingen "BTW-tarief verlaagd" en "BTW-rekening verlaagd" gecorrigeerd.
- Layout "iPad.invoicing_quotes": triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.invoicing_orders": triggeroproep in positieknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.invoicing_delivery notes": triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.facturatie_facturen": Triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.facturatie_creditnota's": triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.facturatie_herinneringen": Triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Lay-out "iPad.facturatie_bestellingen": Triggeroproep in itemknop bijgewerkt.
- Fout in script "ts.kor_Dokument_archivieren" gecorrigeerd (annulering tijdens het archiveren van bestanden)
Markus Schall ontwikkelt sinds 1994 databases, interfaces en bedrijfstoepassingen op maat op basis van Claris FileMaker. Hij is Claris-partner, FMM Award-winnaar 2011 en ontwikkelaar van de ERP-software gFM-Business. Hij is ook auteur van boeken en oprichter van de M. Schall Uitgevers.
