6 Afdrukken in gFM-Business

gFM Business biedt een groot aantal afdruk- en exportfuncties voor alle opgeslagen gegevens. U kunt een willekeurig aantal afdruklay-outs maken waarmee u gegevens uit gFM Business kunt uitvoeren. Alle krachtige lay-outhulpmiddelen van FileMaker Pro staan tot uw beschikking. Meer gedetailleerde informatie over het aanpassen en maken van uw eigen afdruklay-outs vindt u in hoofdstuk 13. Welke afdruklay-outs met gFM-Business worden meegeleverd, vindt u ook in hoofdstuk 13.

6.1 Formulieren en lijsten afdrukken in gFM-Business

Nadat u op het pictogram in de werkbalk hebt geklikt [Afdrukken] Er wordt een dialoogvenster voor de afdrukopties geopend. Alle afdruklay-outs die in de instellingen aan de overeenkomstige module zijn toegewezen, zijn beschikbaar.

Selecteer eerst de gewenste afdruklay-out in de afdrukdialoog. Bij "Gegevensrecords" kunt u aangeven of het document alleen voor het huidige gegevensrecord of voor alle opgeroepen gegevensrecords moet worden afgedrukt. In de regel wordt de optie "Alle opgeroepen gegevensrecords" geselecteerd voor lijsten en de optie "Huidig gegevensrecord" voor afdrukformulieren. Als u alle opgevraagde gegevensrecords wilt afdrukken, kunt u een sorteercriterium en een bijbehorende sorteervolgorde opgeven. Als het document per e-mail moet worden verzonden, moet een bijbehorend e-mailadres worden ingevoerd. Met de optie "Verzenden zonder afdruk" wordt het document niet uitgevoerd op de printer en wordt het alleen per e-mail verzonden naar het opgegeven e-mailadres. In het gedeelte "Facturen" van het programma kan tegelijkertijd een servicerapport worden afgedrukt in de afdrukdialoog, op voorwaarde dat er een corresponderend servicerapport is toegewezen aan de factuur.

6.2 Afdruklay-outs toewijzen

Alle afdruklay-outs die in gFM-Business worden gebruikt, zijn te vinden in het bestand gFM_Print_layouts.fmp12. Als je een nieuwe afdruklay-out wilt maken, kun je bijvoorbeeld een bestaande afdruklay-out dupliceren en aanpassen aan je wensen. Hoe u nieuwe afdruklay-outs maakt en welke opties u kunt gebruiken, leest u in hoofdstuk 14. Alle afdruklay-outs worden in gFM Business opgeslagen onder Instellingen > Lay-outs afdrukken elk toegewezen aan een deel van het programma, bijvoorbeeld "Klanten", "Artikelen" of "Facturatie".

Een nieuwe afdruklay-out wordt pas weergegeven in het afdrukdialoogvenster als deze is toegewezen aan het bijbehorende programmadeel. Tijdens het proces kunnen verdere instellingen worden gemaakt:

• Papierformaat- het papierformaat van de overeenkomstige lay-out
• Module- Toewijzing bij welk programmaonderdeel de lay-out hoort
• Tabel (TOC)- Toewijzing van de stamtafel voor de opgegeven lay-out
• Functie(optioneel) - Toewijzing van een functie die moet worden uitgevoerd tijdens het afdrukken
• Type lay-out- Document of lijst
• Archiveringspad- Pad waaronder PDF-documenten van dit document moeten worden opgeslagen