Por vezes, são as pequenas coisas que precisamos de saber para facilitar o nosso trabalho diário com o computador. Um Software empresarial é utilizado para armazenar o maior número possível de dados da empresa de forma estruturada e, por isso, é normalmente relativamente complexo. Neste artigo, apresentamos dez pequenas dicas e truques que farão com que o seu trabalho com o software FileMaker seja mais fácil. CRM-faturação e Sistema de gestão de mercadorias gFM-Business.
Abra novas janelas enquanto trabalha num instante, chame funções do programa a partir de diferentes menus, crie facilmente consultas de pesquisa complexas, substitua dados por valores calculados em qualquer número de registos de dados simultaneamente ou crie preços graduados com a ajuda de grupos de preços no Gestão de artigos. As dicas e truques deste artigo ajudá-lo-ão a trabalhar de forma mais rápida e eficaz com o gFM-Business. Algumas das dicas seguintes são universais e podem também ser utilizadas noutras soluções FileMaker.
Abrir uma nova janela mantendo premida a tecla Shift (Light/Professional)
Imagine que está a trabalhar com o software empresarial gFM-Business e que acabou de criar uma consulta de pesquisa complexa. Um momento depois, o telefone toca e um cliente precisa de informações sobre alguns dados armazenados no gFM-Business. Para evitar ter de abandonar a consulta de pesquisa que acabou de criar, pode utilizar a função [Nova instância]que se encontra à direita no canto superior Barra de navegação abrir uma nova janela. Na nova janela, está disponível uma instância completamente nova do gFM-Business na qual pode navegar, pesquisar ou executar quaisquer funções. A consulta de pesquisa criada anteriormente mantém-se na primeira janela do gFM-Business. Quando o cliente tiver desligado e recebido a informação, pode simplesmente fechar a nova janela e voltar à consulta de pesquisa criada anteriormente.
É ainda mais fácil abrir uma nova janela mantendo premida a tecla [Shift]-(maiúsculas) para clicar em qualquer botão de navegação. A máscara de destino do botão em que se clicou abre-se automaticamente numa nova janela. Esta função também pode ser utilizada no menu principal e nas entradas dos portais de dados.
Remover selecções em botões de rádio com a tecla Shift
Alguns campos no gFM-Business são apresentados como os chamados botões de rádio. Trata-se de campos de seleção nos quais só pode ser especificado um valor de entre vários valores. Se um valor já estiver ativo e se clicar noutro valor, apenas o novo valor fica ativo e o valor antigo fica novamente inativo. Mas o que fazer se o campo deixar de conter um valor, ou seja, se um valor ativo tiver de ser removido sem que outro valor fique ativo? Neste caso, clique no valor ativo com o botão [Shift]-chave (maiúsculas). O valor ativo é então removido sem que outro valor fique ativo no campo. O campo fica então vazio.
Funções e favoritos no gFM-Business
O gFM-Business oferece uma série de funções em cada módulo com as quais os dados correspondentes podem ser editados ou processados. No módulo Gestão de clientes encontrará funções como "Novo cliente", "Nova oferta", "Nova fatura" e muitas outras funções. Todas as funções podem ser acedidas através do botão de função na extremidade esquerda da parte inferior Barra de funções ou na barra de menus, no item de menu [Funções] pode ser chamado.
Para as funções utilizadas com mais frequência, podem ser colocados até cinco botões de favoritos em cada ecrã do gFM Business Light e Professional. Uma vez que estes botões podem ser definidos separadamente para cada utilizador, a configuração dos botões de favoritos pode ser encontrada no item de menu [Definições > Utilizador > Botões]. No canto superior direito, acima da lista de esquemas, selecione o utilizador pretendido para o qual pretende definir os botões. Pode então definir até cinco botões para cada apresentação (computador ou iPad), que podem ser utilizados para chamar as funções correspondentes com um clique do rato.
Outro ecrã para definir os botões favoritos está localizado no [Definições > Aspeto > Botões]. Aqui pode definir quais os botões que devem ser predefinidos automaticamente quando são criados novos utilizadores na administração de utilizadores.
Entrada automática de diálogo (Ligeiro/Profissional)
À semelhança dos botões de favoritos, as entradas automáticas nas janelas de diálogo também podem ser especificadas separadamente para cada utilizador. Por exemplo, pormenores como o tipo de endereço, o código do país, o local de armazenamento ou mesmo o número quando se introduzem novos itens podem ser definidos para cada utilizador. Se o utilizador chamar uma caixa de diálogo para a qual tenham sido predefinidos valores, estes valores correspondentes são automaticamente introduzidos na caixa de diálogo.
Para definir entradas de diálogo automáticas para um utilizador, chamar o item de menu [Definições > Utilizador > Diálogos] em. Selecione o canto superior direito em [Utilizador atual] para selecionar o utilizador desejado para o qual pretende definir os botões. Em seguida, é possível definir todas as entradas de diálogo automático desejadas para o utilizador.
Outro ecrã para definir entradas de diálogo automáticas pode ser encontrado no [Definições > Preferências > Diálogos]. Aqui pode definir quais as entradas de diálogo automático que devem ser especificadas automaticamente ao criar novos utilizadores na administração de utilizadores.
Substituir automaticamente o conteúdo do campo em vários registos de dados
O software empresarial gFM-Business baseia-se no sistema de base de dados FileMaker Pro e, por conseguinte, oferece funções particularmente flexíveis. Por exemplo, é possível utilizar todo o Base de dados alterar qualquer conteúdo de campo em todos os registos de dados chamados com uma função. Imagine que pretende atribuir um valor específico a um campo livre em todos os itens de uma determinada categoria. Para isso, basta chamar os itens desejados com uma consulta de pesquisa para a categoria correspondente. Em seguida, introduza o valor pretendido no campo livre e deixe o cursor no campo após a introdução. Utilizar agora o rato para selecionar o item de menu [Registos > Substituir conteúdo do campo]. e confirmar o diálogo com o botão [Substituir].
Atenção: Utilizar sempre esta função com cuidado e precaução, uma vez que a modificação é feita em todos os registos de dados chamados e não pode ser anulada. Também é possível encontrar uma descrição detalhada desta função no nosso artigo Alterar simultaneamente os valores dos campos em todos os registos de dados.
Consultas de pesquisa baseadas em vários critérios independentes
Imagine que quer escrever aos seus clientes das áreas de código postal 2xxxx, 4xxxx e 65xxx. Neste caso, precisa de efetuar uma pesquisa em três áreas de código postal diferentes no mesmo campo "Código Postal" em cada caso. Isto é muito fácil com a FileMaker: No ecrã de visão geral do CRM, inicie a função Modo de pesquisaclicando no botão da barra de ferramentas. [Pesquisar]. clique. Introduza agora o primeiro critério de pesquisa no campo "Código postal". 2* (* é um espaço reservado para quaisquer outros caracteres). Agora, clique no botão da barra de ferramentas [Novo]para abrir uma nova consulta. De seguida, introduza o segundo critério de pesquisa no campo "Código postal", que agora está novamente vazio. 4* botão. Clicar novamente no botão [Novo]para abrir a terceira consulta, na qual se introduz o valor "Código postal" no campo "Código postal". 65* entrar. Se iniciar agora a consulta de pesquisa, clicando no botão [Pesquisar] ou premindo a tecla Enter, receberá todos os clientes das áreas de código postal 2xxxx, 4xxxx e 65xxx, conforme necessário. Pode encontrar uma descrição mais detalhada das opções de seleção de registos de dados no artigo Selecionar, pesquisar e encontrar registos de dados no gFM-Business.
Utilizar consultas de pesquisa predefinidas
O gFM-Business contém uma série de consultas de pesquisa predefinidas em cada módulo que são frequentemente utilizadas na prática. Por exemplo, no módulo CRM, os clientes com ou sem volume de negócios, promoções ou pessoas de contacto podem ser chamados com um único clique. Para tal, basta selecionar a consulta de pesquisa relevante no menu de funções no lado esquerdo da barra de funções inferior no modo de pesquisa. A consulta de pesquisa selecionada é então iniciada imediatamente.
Definir preços escalonados com grupos de preços (Ligeiro/Profissional)
No gFM-Business, os preços relacionados ao cliente e os preços escalonados, bem como uma mistura de ambos os modelos de preço, podem ser salvos para cada item. Para definir preços escalonados para um ou mais itens, primeiro configure o seguinte em [Definições > Preferências > Artigos] um grupo de preços correspondente, por exemplo, "Standard" ou "Graduated price".
Agora, abra o artigo desejado na gestão de artigos e selecione [Preços e cálculos]. o registo [Grupos de preços]. de. Em seguida, introduza todos os preços graduados, selecionando o mesmo grupo de preços e introduzindo os valores correspondentes nos campos "Quantidade de origem" e "Preço". No CRM, pode introduzir [Clientes > Descrição geral > Detalhes]. Especifique um grupo de preços standard para cada cliente, que é automaticamente tido em conta ao criar cupões para este cliente.
Mapeamento de variantes de produtos com atributos de artigos (Light/Professional)
Quaisquer atributos de artigos e opções de produtos podem ser especificados no gFM Business para mapear as variantes de produtos. Como retalhista de vestuário, por exemplo, é possível definir diferentes tamanhos ou cores que podem ser atribuídos aos produtos. Para o fazer, primeiro é necessário definir [Definições > Preferências > Artigos] podem ser definidas opções de produto correspondentes e valores de opção adequados. Uma opção de produto é o termo genérico para uma variante, por exemplo, "tamanho" ou "cor". Para poder mapear diferentes tamanhos, começa por criar uma opção de produto [Tamanho]. Para criar tamanhos diferentes para esta opção de produto, clique no botão na opção de produto pretendida. [+] e introduzir o nome da opção de produto na caixa de diálogo seguinte, por exemplo, "S". Repita este processo para todos os tamanhos, como "M", "L", "XL", etc., até ter definido todos os tamanhos pretendidos.
Na gestão de itens, pode agora ir a [Artigo > Atributos do artigo]. É possível entrar qualquer número de atributos para armazenar variantes de produtos. É possível entrar dados adicionais para cada atributo, como o nível de estoque, um peso a mais ou a menos e um preço a mais ou a menos em relação ao item principal. Pode encontrar mais dicas sobre a gestão de itens no gFM Business em este artigo.
Selecionar os próximos x registos de dados
Por vezes, pretende obter um determinado número dos registos de dados seguintes numa seleção, a partir do registo de dados atual. Para o fazer, basta clicar no ícone na barra de ferramentas [excl.] e introduzir o número de registos de dados que pretende chamar a partir do registo de dados atual na caixa de diálogo seguinte. Depois de confirmar a caixa de diálogo, todos os registos de dados que pretende selecionar são excluídos do conjunto de resultados atual. Clicar agora uma vez no botão [inverter]que está localizado à direita do ícone em que clicou primeiro. O seu conjunto de resultados contém agora todos os x registos de dados que selecionou no primeiro passo do [Excluir registos de dados]. indicaram.
Sistema de ajuda em linha no gFM-Business
Cada ecrã do gFM-Business contém o ícone no lado direito da barra de ferramentas [Ajuda]. Clicar neste ícone abre o sistema de ajuda online do gFM Business diretamente no respetivo contexto. Por exemplo, se clicar no ícone de ajuda em "Facturas" na Faturação, abre-se uma nova janela com a ajuda online do gFM Business para criar facturas na Faturação. Em cada página da documentação, existe um índice na coluna da esquerda que pode ser utilizado para aceder diretamente a cada capítulo.
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É um parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do Software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
