"gFM-Business'ı etkin bir şekilde kullanmak ve zamandan tasarruf etmek" serisinin ikinci bölümünde, yazılımı müşterilere yazmak, e-posta ve bülten göndermek için nasıl kullanacağınızı ve bir tarayıcı kullanarak gFM-Business'ta kağıt belgeleri nasıl okuyacağınızı ve yöneteceğinizi öğreneceksiniz. Belirli bir müşteri grubuna nasıl form mektubu gönderebileceğinizi ve bir HTML şablonuna dayalı olarak nasıl grafik bülten gönderebileceğinizi açıklıyoruz. İstediğiniz sayıda (SMTP) posta sunucusu üzerinden istediğiniz sayıda dosya eki içeren e-postalar gönderin. Şablon tabanlı yazışma modülü, FileMaker Pro ile özelleştirilebilir ve genişletilebilir baskı düzenleri ile birlikte, istediğiniz tüm müşterilerinizle düzenli iletişim halinde kalmak için birçok olasılık sunar.
Belge şablonları oluşturma
Modül içinde [Yazışma] mektupların, faksların, e-postaların veya haber bültenlerinin temel alınabileceği herhangi bir sayıda belge şablonunu yönetmek için kullanılabilir. Bir belge şablonu esasen bir belge ile aynı giriş alanlarını içerir, ancak alıcı ayrıntıları eksiktir. Yeni bir belge şablonu oluşturmak için modüle geçin [Yazışma > Şablonlar] ve araç çubuğundaki simgeye tıklayın [Yeni]. Bu, yeni belge şablonu için aşağıdaki verilerin girilmesi için bir açılır diyalog penceresi açar:
- Tarih
- Katip
- Belge adı (Belge şablonu için serbestçe atanabilir ad)
- Baskı düzeni (belge şablonunun temel alınacağı baskı düzeni)
Düğmeye tıkladıktan sonra [Yeni şablon] yeni belge şablonu oluşturulur ve açılır diyalog penceresinde tutulan tüm veriler otomatik olarak ilgili alanlara girilir.
Belge şablonunun konu ve gövde metninde, belge oluşturulduğunda otomatik olarak ilgili değerle değiştirilen herhangi bir konuma istediğiniz sayıda yer tutucu entegre edebilirsiniz. Yer tutucular {konu} ve {belge} bir HTML şablonuna konu veya gövde metni eklemek için kullanılır. Önekine sahip tüm yer tutucular {e-...} alıcının verilerine atıfta bulunur, örneğin mektup selamlaması, şirket adı, adres, şehir vb. Ön eke sahip tüm yer tutucular {s-...} şirket adı, adresi, banka bilgileri vb. gibi gönderenin, yani şirketinizin verilerine atıfta bulunur.
Otomatik eylemler
İsteğe bağlı olarak, bir belge oluşturulduğunda ilgili kişi veri kaydında otomatik olarak oluşturulan belge şablonuna bir eylem girilebilir. Bu şekilde, örneğin, bir kişi için bir belge oluşturulduğunda kişiyi telefonla takip etmek için otomatik olarak takipler oluşturulabilir. Eylem daha sonra ilgili kişi veri kaydının eylem geçmişinde bulunabilir ve herhangi bir yeniden gönderim, memurun yeniden gönderim listesine ve gerekirse takvime girilir.
Otomatik eylem yalnızca bir kişi için bir belge oluşturulduğunda oluşturulur. Şablonu otomatik eylem içeren bir form mektup oluşturulursa, bu eylem form mektubun oluşturulması için seçilen tüm kişi veri kayıtlarında oluşturulur.
Her türlü yazışma için kişileri seçin
Müşteriler, tedarikçiler veya diğer kişilerle mektup, faks, form mektubu, e-posta veya bülten yoluyla iletişim kurma prosedürü gFM Business'ta her zaman aynıdır. Yalnızca bir veri kaydıyla iletişime geçilecekse, bu öncelikle CRM-modül [Müşteriler] çağrılabilir. Bu, örneğin müşteri numarası veya şirket adı kullanılarak basit bir arama ile yapılır. Bir adres mektup birleştirme belgesi birden fazla kişiye gönderilecekse, istenen tüm veri kayıtları CRM modülüne girilmelidir [Müşteriler] çağrılabilir. Bu, posta kodu aralığı, müşteri türleri veya herhangi bir serbest seçim alanı gibi herhangi bir arama kriteri girilerek yapılır. gFM-Business, tüm modüllerdeki tüm veri alanlarında veri kayıtlarının seçilmesine izin verir.
CRM modülünde bir veya daha fazla veri kaydı oluşturmak için [Müşteriler] araç çubuğundaki simgeye tıklayın. [Arama]Ardından arama modu çağrılır - her giriş alanındaki küçük büyüteç sembolünden tanınabilir. Artık istediğiniz müşterileri herhangi bir kritere göre seçme seçeneğine sahipsiniz. Bir posta kodu alanı girmek için aşağıdakileri girebilirsiniz [Posta kodu] örneğin
26000...26999
Arama sonuçlarını "26" posta kodu alanıyla kısıtlamak için. gFM-Business ve diğer FileMaker tabanlı veritabanı çözümlerinde başka hangi kriterlerin kullanılabileceğini makalede bulabilirsiniz "gFM-Business'ta ara ve bul". Aramayı başlatmak için Fonksiyon çubuğu düğmesinin alt kısmında [Arama] veya [Enter]-düğmesine basın. gFM-Business daha sonra girilen arama kriterleriyle eşleşen tüm veri kayıtlarını çağırır.
Mektup, faks ve form mektupları oluşturma ve gönderme
Seçilen bir kişi kaydı için bir mektup veya faks oluşturmak ve göndermek için CRM modülü aşağıdaki seçenekleri sunar [Müşteriler] tüm maskelerde fonksiyonlar [Yeni mektup], [Yeni faks] ve [Yeni seri belge] kullanılabilir. Yeni bir belge oluşturmak için, işlev menüsünden ilgili işlevi seçin veya bir Sık Kullanılanlar düğmesi araç çubuğunda. Bu, yeni belge için aşağıdaki verileri girebileceğiniz bir açılır diyalog penceresi açar:
- Tarih
- Müşteri Kimliği (otomatik olarak çağrılan veri kaydının müşteri kimliğini içerir, seri belge oluşturulurken alan atlanır)
- Katip (belgenin atandığı sorumlu kişi)
- Belge adı (Belgenin serbest adı)
- Şablon (yeni belgenin temel alınacağı belge şablonu)
- Baskı düzeni (yeni belgenin temel alınacağı baskı düzeni)
Yukarıdaki veriler girildikten sonra, yeni belge [Yeni belge] ve gFM-Business daha sonra doğrudan yeni belgeye geçiş yapar. [Yazışma]. Saha [Müşteri Kimliği] seri belgeler için açılır diyalog penceresinde atlanır çünkü bu işlev çağrılan her veri kaydı için belirtilen belgeyi oluşturur.
Yeni belge oluşturulduğunda, belge şablonundaki tüm yer tutucular otomatik olarak atanan kişi veri kaydının karşılık gelen alanlarıyla değiştirilir. Belge şablonunda otomatik bir eylem varsa, yeni belge oluşturulduğunda otomatik olarak yeni bir eylem oluşturulur ve ilgili iletişim verisi kaydına atanır.
Harfleri ve seri harfleri yazdırma
Mektup, faks veya adres mektup birleştirme çıktısını yazıcıya göndermek için araç çubuğundaki simgeye tıklayın [Yazdır]ve tüm yazdırma seçeneklerini seçmek için bir açılır diyalog penceresi açılacaktır:
- Baskı düzeni (belgenin yazdırılacağı baskı düzeni)
- Veri kayıtları (Geçerli veri kaydının mı yoksa çağrılan tüm veri kayıtlarının mı (adres mektup birleştirme) yazdırılacağının seçimi)
- Kopyalar (basılacak kopya sayısı)
- Yazıcı (Belgenin çıktısının alınacağı yazıcı)
- Sırala (Adres mektup birleştirme için çağrılan veri kayıtlarını belirli kriterlere göre sıralar)
- Sıralama dizisi (Artan veya azalan sırada sıralama kriteri)
- e-posta (e-posta gönderimi için alıcının e-posta adresi)
- E-posta ile gönder (belgeyi yazdırmanın yanı sıra e-posta ile gönderir)
- Çıktı almadan gönder (belgeyi yalnızca e-posta ile gönderir)
Düğmeye tıkladıktan sonra [Yazdır] belge veya belgelerin yazıcıdan çıktısı alınır. Otomatik belge arşivleme etkinleştirildiyse, belge aynı zamanda bir PDF dosyası olarak arşivlenir.
E-posta ve haber bültenleri oluşturma ve gönderme
Prensip olarak, bir e-posta veya bülten, bir mektup veya posta birleştirme ile aynı şekilde oluşturulur. CRM modülünde şunları seçin [Müşteriler] önce istenen kişiyi veya istenen tüm kişileri seçin ve ardından işlevi seçin [Yeni e-posta] Saygılar. [Yeni seri belge]CRM modülünün her maskesinde görüntülenen [Müşteriler] kullanılabilir. Yeni belge için verileri açılır diyalog penceresine girdikten ve onayladıktan sonra, yeni belge(ler) [Yazışma] üretildi.
Özellikle belge formatı (metin veya HTML), istemci üzerinden veya doğrudan SMTP üzerinden gönderme ve istenen gönderme adresi gibi teknik ayrıntılar açısından e-postalar ve haber bültenleri için diğer belgelerden farklılıklar vardır. Bu bilgiler belge şablonunda zaten belirtilebilir, böylece bir e-posta veya bülten oluşturulduğunda oluşturulan belgelerde ayarlar otomatik olarak yapılır.
E-posta ve haber bültenleri için belge şablonu
Prensip olarak, e-postalar ve haber bültenleri için bir belge şablonu diğer herhangi bir belge şablonuyla aynı alanları içerir. Konu, e-postanın konu alanına, mektup metni ise e-postanın metnine karşılık gelir. Altındaki maske [Yazışma > Şablonlar] üç kayıt düğmesine sahiptir [Şablon], [E-Mail] ve [Dosya ekleri].
Kayıt altında [Şablon] Konu, mektup metni, referans numaraları için alanlar veya isteğe bağlı yeniden gönderim ile otomatik bir eylem gibi belge şablonunun kendisi için tüm ayrıntılar korunur. Bu alanlar mektuplar, fakslar veya seri mektuplar için belge şablonları için de kullanılabilir.
Kayıt altında [E-Mail] e-posta ve haber bültenlerinin gönderilmesi için gerekli olan gönderim adresi, gönderim türü ve belge formatı gibi tüm bilgiler muhafaza edilir. Kayıt defteri [E-Mail] üç alt kayıt daha içerir [Metin görünümü], [HTML şablonu] ve [Önizleme]. Kayıt altında [Metin görünümü] mektup metni ana görünümdekiyle aynı şekilde düzenlenebilir ve biçimlendirilebilir. Sekmede [HTML şablonu] Gönderilecek e-posta veya bültenin temel alacağı herhangi bir HTML şablonunu girebilirsiniz. Örneğimizde, elbette daha karmaşık bir yapıya sahip olabilen ve örneğin resimler ve düğmeler de içerebilen çok basit bir HTML şablonu kullandık.
Örnek HTML şablonu
<div>
{konu}
</div>
<div>
{belge}
</div>
Bu örnek HTML şablonunda, her biri şu şekilde başlayan iki paragraf vardır <div>-etiketini ve belgenin konu ve gövde metnini içerir. HTML şablonu, örneğin grafikler veya düğmeler gibi başka unsurlar da içerebilir. E-posta ve HTML şablonunun alıcı tarafından alındığında nasıl görüneceğini [Önizleme] dikkate alınmalıdır.
Dosya eki içeren e-postalar gönderme
Kayıt altında [Dosya ekleri] Belge şablonuna istenilen sayıda dosya eklenebilir. SMTP aracılığıyla bir e-posta gönderirkenSunucu tüm ekli dosyalar e-posta ile gönderilir. Kayıt [Dosya ekleri] altındaki belgede de yer almaktadır. [Yazışmalar > Belgeler] mevcut.
Yerel e-posta istemcisi aracılığıyla gönderirken, teknik nedenlerden dolayı e-postayla yalnızca ilk dosya ekinin gönderilebileceğini lütfen unutmayın. Birden fazla dosya eki göndermek yalnızca doğrudan bir SMTP sunucusu üzerinden gönderilirken mümkündür. SMTP gönderme adresleri aşağıda bulunabilir [Ayarlar > Tercihler > Cihazlar] kurulabilir ve yönetilebilir.
Belgeleri tarayın ve arşivleyin
gFM-Business Light ve Professional ile, kağıt belgeler TWAIN uyumlu tarayıcılarla da taranabilir ve arşivlenebilir. Bu işlevi kullanabilmek için öncelikle en az bir tarayıcının [Ayarlar > Tercihler > Cihazlar] gFM-Business, herhangi bir sayıda TWAIN uyumlu tarayıcının (32 bit sürücüler) kullanımını destekler. Düğme ile [Güncelleme] bölgede "TWAIN tarayıcı" gFM-Business sistemde kurulu olan tüm tarayıcıları otomatik olarak arar ve bunları bir listede görüntüler. Birden fazla tarayıcı bulunursa, aşağıdaki işlevi kullanarak bir tarayıcıyı varsayılan olarak tanımlayabilirsiniz "Bu tarayıcıyı kullan".
Kişiyle ilgili bir belgeyi taramak ve arşivlemek için CRM modülünde aşağıdaki işlevler kullanılabilir [Müşteriler] "Belgeyi tara" fonksiyonu her ekranda mevcuttur. Bu fonksiyon seçildikten sonra, yeni belge için aşağıdaki verilerin girilmesi için bir açılır diyalog penceresi açılır.
- Belge adı (serbestçe atanabilir belge adı)
- Belge türü (Türler Ayarlar > Tercihler > Değer listeleri altında tanımlanabilir)
- Referans tarihi (belgenin tarihi)
- Referans no. (Belgenin referans numarası, örneğin belge numarası)
- Açıklamalar (belge hakkında serbest yorumlar)
- Otomatik eylem (isteğe bağlı)
- Eylem tarihi
- Eylem türü
- Eylem nedeni
- İletişim kurulacak kişi
- Eylem metni
- Yeniden teslim tarihi
- Randevu tarihi
Belge verilerine ek olarak, istenirse bir yeniden gönderim tarihi ve son teslim tarihi ile isteğe bağlı bir eylem girilebilir. ile onayladıktan sonra [Arşiv] tarayıcınızın tarama diyaloğu açılır ve belgeyi hemen tarayabilirsiniz. Tarama işlemi tamamlandığında, başka bir sayfayı tarayabilir veya tarama işlemini sonlandırabilir ve belgeyi gFM Business'a kaydedebilirsiniz.
Bir kişiye kaydedilen belgeler şu adresten yönetilir [Müşteriler > Etkinlikler > Arşiv]. Burada, mevcut veri kaydına atanan tüm belgelerde arama yapmak için kullanılabilecek bir tam metin araması da mevcuttur.
gFM-Business ayrıca aşağıdaki durumlarda kartvizitlerin taranmasını da destekler [Müşteriler > Kişiler > İrtibat kişileri] ve makbuzların taranması Nakit defteri modülün [Faturalama].
Bölüm 3: Ürünler, tedarikçiler ve ürün stoğu
Bu, "gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanma" serisinin ikinci bölümüydü. Bu bölümde birinci bölüm Bu seri, müşterilerin ve adreslerin yönetimine ve CRM modülünün en iyi şekilde kullanımına odaklanmıştır [Müşteriler]. Bir sonraki bölümde, makaleleri kategoriler, özellikler, tedarikçiler ve makale stoğu ile yönetmek için gFM-Business'ı nasıl kullanabileceğinizi ve makalelerin herhangi bir belgeye nasıl kolayca gönderilebileceğini açıklayacağız.
gFM-Business'ı online mağazadan satın alın
Bakım: gFM-Business 1.8 ve üstü, gFM-Business 2.0'a ücretsiz yükseltme içerir.
Önceki versiyonun uygun fiyatlarından şimdi yararlanın!
- gFM-Business Light tam sürüm
- gFM-Business Light gFM-Business'tan ücretsiz yükseltme
- gFM-Business Professional tek kullanıcılı sürüm
- gFM-Business Professional çok kullanıcılı versiyon
Serideki tüm makaleler
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 1: CRM
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 2: Belgeler ve yazışmalar
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 3: Makale yönetimi
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 4: Faturalama ve belgeler
Markus Schall 1994'ten beri Claris FileMaker tabanlı özelleştirilmiş veritabanları, arayüzler ve iş uygulamaları geliştirmektedir. Kendisi Claris ortağı, 2011 FMM Ödülü sahibi ve ERP yazılımı gFM-Business. Kendisi aynı zamanda bir kitap yazarı ve M. Schall Yayınevleri.
