gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 4: Faturalama ve belgeler.

"gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanmak ve zamandan tasarruf etmek" başlıklı yazı dizimizin dördüncü bölümüne hoş geldiniz. Bu bölümde şu modülü inceleyeceğiz [Faturalama]ve ilgili ayarların yanı sıra belgelerin oluşturulması ve yönetilmesi. Faturalama, gFM-Business'ın en fazla fonksiyona sahip en güçlü modülüdür, bu nedenle bu serinin iki bölümünü bu modüle ayıracağız. Faturalama Kurumsal yazılım gFM-Business, doğrudan bir müşteri veri kaydından fiyat teklifleri, sipariş onayları, irsaliyeler, faturalar, kredi notları ve hatırlatıcılar oluşturmanıza olanak tanır. Tüm belgeler oluşturulduktan sonra yazdırılabilir veya PDF dosyası olarak e-posta ile gönderilebilir. Program bölümünde [Satın alma] Tüm siparişler yönetilebilir ve teslim edilen ürünler envantere kaydedilebilir. gFM-Business'ta faturalama, tekliflerdeki alternatif kalemler, tekrarlanan faturalar, fiyat grupları, kademeli fiyatlar gibi diğer birçok işlevi içerir ve birden fazla para birimini ve KDV oranını destekler. Faturalama işlemlerinizi nasıl optimize edebileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz Faturalama gFM-Business'ta çalışabilir.

Faturalama özellikleri ve ayarları

Modül içinde [Ayarlar] Modül için kapsamlı teknik özellikler ve ayarlar [Faturalama] oluşturulan tüm belgeler için geçerli olacaktır.

Altında [Ayarlar > Şirket ana verileri] kendi şirketiniz için tüm özellikler girilir. Burada kaydedilen tüm şirket verileri, gönderen adresi, şirket logosu, banka bilgileri veya vergi bilgileri olarak makbuzlarda görünür. Sekme altında [Konumlar] Konum yönetimine, envanter yönetiminde depolama konumları olarak da kullanılabilen herhangi bir sayıda konum ve şube girilebilir. Konum yönetimi dört adede kadar serbestçe tanımlanabilir metin alanı ve iki serbestçe tanımlanabilir seçim alanı içerir.

E-posta ile göndermek için metin özellikleri

Altında [Ayarlar > Tercihler > Metinler] makbuzları e-posta ile gönderirken otomatik olarak kullanılacak tüm e-posta metinleri belirtilebilir. Dinamik metinler için aynı yer tutucular burada da desteklenmektedir. [Yazışma]Böylece tüm e-postalar fatura numarası veya kişisel selamlama gibi veriler içerebilir. Ayrıca, belgeye özgü yer tutucular {referans no} ve {tarih} desteklenmektedir. Burada girilen metinler, faturalamada "E-posta ile gönder" veya "Tümünü e-posta ile gönder" işlevleriyle oluşturulan e-postalara otomatik olarak girilir.

Faturalama] modülü için ayarlar ve özellikler

Altında [Ayarlar > Tercihler > Faturalama] modülü doğrudan etkileyen tüm ayarları ve varsayılanları bulacaksınız [Faturalama] bir etkisi var.

• Ödeme yöntemleri - gFM-Business, ad, kısa açıklama, rezervasyon hesabı ve fatura, hatırlatma ve ikinci hatırlatma için son tarihlerin belirtilmesiyle herhangi bir sayıda ödeme türünün oluşturulmasını destekler. İsteğe bağlı olarak kullanılabilen mağaza arayüzü Gambio GX2 çevrimiçi mağazalarında, çevrimiçi mağazadaki ödeme yönteminin ilgili adı da buraya girilebilir.
• Katma değer vergisi ve hesaplar - KDV oranlarını ve ilgili kayıt hesaplarını ve standart girdi vergisi hesabını buraya girin.
• Sayı aralıkları - Tüm sayı aralıkları burada yönetilir. Her sayı aralığı için herhangi bir önek, sayma farkı ve basamak sayısı belirtilebilir. İlgili sayı aralığı, bir fonksiyon okuna tıklanarak belirli bir değere sıfırlanabilir. Yeni değer mevcut değerden düşükse, gelecekte mükerrer belge numaralarının oluşturulmaması için ilgili bir mesaj görüntülenir. gFM-Business aşağıdakiler için ayrı numara aralıklarını yönetir
  • Teklifler
  • Sipariş onayları
  • Teslimat notları
  • Faturalar
  • Kredi notları
  • Hatırlatmalar
  • Siparişler
  • SEPA yetkileri
  • Müşteri numaraları
  • Performans günlükleri
• İş pozisyonu hesaplama - Yuvarlama farklılıklarını önlemek için gFM-Business, satır kalemlerini dahili olarak ikiden fazla ondalık basamakla da hesaplayabilir.
• Makbuzun kopyasını yazdırın - Burada, gFM Business'ın makbuzları yazdırırken makbuzun bir kopyasını otomatik olarak yazdırıp yazdırmayacağını belirtin. Bu ayar, her bir makbuz türü için ayrı ayrı belirtilebilir.
• Banka X Hesap - Eğer gFM-Business'ı Bank X online bankacılık yazılımı ile birlikte kullanıyorsanız, bu noktada Bank X'e hesabın adını (hesap klasörünü değil!) girin.
• Tekrarlama - Yinelenen faturalar için varsayılan olarak hangi dönemin geçerli olması gerektiğini burada belirtin. Örneğin, çoğunlukla aylık faturalar yazıyorsanız, 'her 1 ayda bir', üç aylık faturalar için 'her 3 ayda bir' ve yıllık faturalar için 'her 1 yılda bir' girin.
• Hesap gönderme - Burada şirketiniz için bir hesap planı oluşturabilirsiniz. gFM-Business, şahıs şirketleri, şirketler ve ortaklıklar için SKR03 ve SKR04 hesap planlarının tüm hesaplarını içerir. Hesap planından istediğiniz kayıt hesabını seçmek üzere bir açılır diyalog penceresi açmak için [+] düğmesine tıklayın. Alt alanda, belgeleri gönderirken dikkate alınacak standart mali hesabı ve standart alacaklar hesabını seçin.
• İstatistiksel kayıtlar - Bu öğe altında, istatistik modülünde seçilebilen ve her biri belirli bir istatistik dönemi içeren kendi istatistik kayıtlarınızı oluşturabilirsiniz.

Yabancı para birimleri

gFM-Business, belgelerin oluşturulması ve makalelerin bakımı için 30'dan fazla yabancı para birimini destekler. Altında [Ayarlar > Tercihler > Para Birimleri] düğmesine tıklayabilirsiniz [Güncelleme] tüm döviz kurları günlük olarak hesaplanmaktadır. Güncellemeler Avrupa Merkez Bankası'nın web hizmeti aracılığıyla yapılır. Seçenek alanı ile [Otomatik olarak güncelle] gFM-Business başlatıldığında değer tarihleri otomatik olarak güncellenir.

Serbestçe tanımlanabilir alanlar

gFM-Business'taki her belge, belge görünümünde sekme altında görüntülenen 15 adede kadar serbestçe tanımlanabilir alanı destekler [Alanlar] çağrılabilir. Her alan için etiketleme, giriş türü ve isteğe bağlı olarak bir Değer listesi belirtilebilir. Serbestçe tanımlanabilir alanlar için aşağıdaki giriş türleri desteklenir:

• Giriş alanı - Normal giriş alanı. Bir değer listesinin bakımı gerekli değildir.
• Fade-in listesi - Serbestçe tanımlanabilir alan için değer listesinden değerlerin açılır listesini içeren kombi alan. Serbest değerler girmek hala mümkündür. Bir değer listesinin bakımı gereklidir.
• Açılır menü - Serbestçe tanımlanabilir alan için değer listesindeki tüm değerlerin listesi. Yanlış girişleri önlemek için sadece açılır menüden değerler seçilebilir. Değer listesinin bakımı gereklidir.
• İşaretleme alanları - Girilen değer listesindeki tüm değerler için onay kutuları. Alan başına birden fazla değer seçilebilir. Değer listesinin bakımı gereklidir.
• Seçenek alanları - Girilen değer listesindeki tüm değerler için alanları işaretleme. Alan başına yalnızca bir değer seçilebilir. Bir değer listesinin bakımı gereklidir.
• Soluk takvim - Açılır takvimli bir giriş alanı görüntüler. Tarih alanları için uygundur, bir değer listesinin bakımı gerekli değildir.

Kupon oluşturmak için temel bilgiler

gFM Business'ta tüm makbuz türlerini kolayca oluşturabilmek için, yukarıdaki ayarların ve özelliklerin tümü kendi şirketinize uyacak şekilde girilmelidir. Makbuz kalemlerinin oluşturulması için öncelikle aşağıdakilerin girilmesi de gerekli veya en azından yararlıdır [Makale] kendi makale yöneticisi, bkz. Bu yazı dizisinin 3. Bölümü. Makbuzlar genellikle doğrudan aşağıdaki kişi veri kayıtlarından oluşturulur CRM oluşturulmuştur. Ana fonksiyonlar bu amaca hizmet eder:

• Yeni teklif
• Yeni sipariş
• Yeni teslimat notu
• Yeni fatura
• Yeni kredi notu

Bir müşteri için yeni bir belge oluşturmak için CRM modülünü çağırmanız yeterlidir [Müşteriler] ve yeni bir belge oluşturmak için ilgili işlevlerden birini seçin. Hatırlatmalar burada özel bir durumdur: bunlar müşteri veri kaydından değil, (ödenmemiş) fatura belgesinden oluşturulur. Yeni bir belge oluşturmak için bir fonksiyon seçtikten sonra, ilk olarak oluşturulacak bir sonraki belge numarasının görüntülendiği bir diyalog kutusu belirir. Diyalog onaylandığında, yeni belge müşteri veri kaydında oluşturulur. [Faturalama] ve CRM'de çağrılan kişi veri kaydına bağlanır.

Belge türleri Teklifler, Siparişler ve Faturalar bir makbuzu başka bir makbuza devam ettirebilir. Başka bir belge türüne yönlendirme yapılırken, belgeye ait tüm veriler ve tüm belge öğeleri yeni belgeye aktarılır. Yukarıdaki şemada CRM'deki belge işlevlerinin yanı sıra her bir belge türü için belge devam ettirme seçenekleri açıklanmaktadır.

Belge görünümü ve işlevleri

Modüldeki ilk altı menü öğesi [Faturalama] tüm giden belgeleri temsil eder:

• Teklifler
• Siparişler
• Teslimat notları
• Faturalar
• Kredi notları
• Hatırlatmalar

Bu türdeki belgelerin sayısı halihazırda Veritabanı mevcuttur. Aşağıdaki veriler ana ekranın üst kısmında görüntülenir:

• Makbuz alıcısı (fatura adresi)
• Teslimat adresi
• Belge numarası
• Belge tarihi
• Atanmış müşteri numarası ve adres numarası

Orta bölümde tüm makbuz kalemlerine genel bir bakış yer alır; makbuz için ayarlanan para birimi ve üzerindeki fiyat grubu gösterilir. Aşağıdaki kupon verileri, kupon kalemlerinin altındaki alt bölümde görüntülenir:

• Ödeme yöntemi
• Açıklamalar (dahili)
• Notlar (makbuz üzerinde ödeme türünün altında görünür)
• Belge durumu
• Toplam net tutar
• Net indirim
• Katma değer vergisi
• Toplam brüt tutar

Burada verilen bilgiler tüm belge türleri için geçerlidir; sadece irsaliyelerde tüm fiyatlar ve toplamlar eksiktir.

Teklifler ve teklif öğeleri

Altında [Faturalama > Teklifler] şimdiye kadar oluşturulmuş tüm teklifleri bulacaksınız. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir fiyat teklifi oluşturulduğunda, artık [+] Yeni teklif kalemleri eklemek için kalem listesinin sağ üst köşesindeki düğmesine basın. Diğer tüm belge türlerinin aksine, teklif kalemleri alternatif kalemler olarak girilebilir. Alternatif bir kalem teklifte toplam fiyat olmadan görünür ve bu nedenle teklifin toplam tutarına dahil edilmez. gFM-Business içindeki kalem listesinde, alternatif bir kalem sarı bir arka planla vurgulanır.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale numarası Makale yönetimi. Düğmeye tıklayarak [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)
• Alternatif pozisyon - Bir teklif kalemini alternatif kalem olarak gösterir

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] Açılır diyalog penceresinde, çağrılan teklif için yeni pozisyon kaydedilir ve pozisyon listesinde görüntülenir.

Teklifler için ana işlevler

Teklif belgelerinin işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni teklif - Başlangıçta bir kişi veri kaydına bağlantısı olmayan yeni bir teklif oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla ilişkilendirilebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilebilir. Yeni bir fiyat teklifi oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir fiyat teklifi numarası oluşturulur.
• Baskı teklifi - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Teklifler] veya [Teklif öğeleri] atandı.
• E-posta ile gönder - Geçerli makbuzu e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Talep edilen tüm makbuzları, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek kuponların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Sipariş oluştur - Bu işlev, çağrılan fiyat teklifinden bir sipariş onayı oluşturmak için kullanılır. Fiyat teklifindeki tüm ayrıntılar ve kalemler sipariş onayına aktarılır.
• Fatura oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan fiyat teklifinden bir fatura oluşturmak için kullanılır. Fiyat teklifindeki tüm ayrıntılar ve kalemler yeni faturaya aktarılır.
• Teklifi sil - Seçilen teklifi veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Teklif kalemleri için işlevler

Ürün kalemlerine ilişkin işlevler, ürün kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. Teklif kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Alternatif pozisyon - Alternatif pozisyon olarak çağrılan pozisyonu işaretler.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Siparişler ve sipariş kalemleri

Altında [Faturalama > Siparişler] şimdiye kadar oluşturulmuş tüm sipariş onaylarını bulacaksınız. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir sipariş oluşturulduğunda, artık [+] Yeni sipariş kalemleri eklemek için kalem listesinin sağ üst köşesindeki düğmesine tıklayın.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale yönetiminden makale numarası. Düğmeye tıklayın [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] açılır diyalog penceresinde, çağrılan sipariş için yeni pozisyon girilir ve pozisyon listesinde görüntülenir.

Siparişler için ana fonksiyonlar

Sipariş onaylarının işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni sipariş - Başlangıçta bir kişi veri kaydına bağlantısı olmayan yeni bir sipariş onayı oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla ilişkilendirilebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilebilir. Yeni bir sipariş oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir sipariş numarası oluşturulur.
• Baskı teklifi - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Emirler] veya [Sipariş öğeleri] atandı.
• E-posta ile gönder - Geçerli makbuzu e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Talep edilen tüm makbuzları, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek kuponların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Teslimat notu oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan siparişten bir irsaliye oluşturmak için kullanılır. Siparişin tüm detayları ve kalemleri irsaliyeye aktarılır.
• Fatura oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan siparişten bir fatura oluşturmak için kullanılır. Siparişteki tüm ayrıntılar ve kalemler yeni faturaya aktarılır.
• İthalat siparişi (sadece isteğe bağlı çevrimiçi mağaza ile-Arayüz) - Online mağazadaki tüm yeni siparişlerin görüntülenebileceği ve gFM Business'a aktarılabileceği yeni bir pencere açar. Online mağazadan gelen siparişler gFM Business'a sipariş olarak veya doğrudan fatura olarak aktarılabilir.
• Siparişi sil - Çağrılan sipariş onayını veritabanından geri alınamaz şekilde kaldırır.

Sipariş kalemleri için fonksiyonlar

Ürün kalemlerine ilişkin işlevler, ürün kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. Sipariş kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Stok silme - Girilen kalem sayısını çağrılan kalemin stokundan düşer. Bu fonksiyon yalnızca stokun rezerve edilebileceği kalem için bir depolama konumu belirtilmişse çağrılabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

İrsaliyeler ve irsaliye kalemleri

Altında [Faturalama > İrsaliyeler] şimdiye kadar oluşturulmuş tüm irsaliyeleri bulacaksınız. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir irsaliye oluşturulduğunda, artık [+] irsaliyeye yeni öğeler eklemek için öğe listesinin sağ üst köşesindeki düğmesine basın.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale yönetiminden makale numarası. Düğmeye tıklayın [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] açılır diyalog penceresinde, çağrılan irsaliye için yeni kalem girilir ve kalem listesinde görüntülenir.

İrsaliyeler için ana fonksiyonlar

Sipariş onaylarının işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni teslimat notu - Başlangıçta bir kişi veri kaydına bağlantısı olmayan yeni bir irsaliye oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla düzenlenebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilebilir. Yeni bir irsaliye oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir sipariş numarası oluşturulur.
• Teslimat notunu yazdır - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Teslimat notları] veya [Teslimat notu öğeleri] atandı.
• E-posta ile gönder - Geçerli makbuzu e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Talep edilen tüm makbuzları, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek kuponların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Teslimat notunu sil - Seçilen irsaliyeyi veritabanından geri alınamaz şekilde kaldırır.

İrsaliye öğeleri için işlevler

İrsaliye kalemlerine ilişkin işlevler, ürün kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. İrsaliye kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Stok silme - Girilen kalem sayısını çağrılan kalemin stokundan düşer. Bu fonksiyon yalnızca stokun rezerve edilebileceği kalem için bir depolama konumu belirtilmişse çağrılabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Faturalar ve fatura kalemleri

Altında [Faturalama > Faturalar] şimdiye kadar oluşturulmuş tüm fatura belgelerini bulacaksınız. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir fatura oluşturulduğunda, artık [+] Yeni fatura kalemleri eklemek için kalem listesinin sağ üst köşesindeki düğmesine tıklayın.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale yönetiminden makale numarası. Düğmeye tıklayın [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] açılır diyalog penceresinde, çağrılan fatura için yeni kalem girilir ve kalem listesinde görüntülenir.

Faturalar için ana fonksiyonlar

Faturaların işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni fatura - Başlangıçta bir kişi veri kaydına bağlantısı olmayan yeni bir fatura belgesi oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla düzenlenebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilmelidir. Yeni bir fatura oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir fatura numarası oluşturulur.
• Fatura yazdır - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Faturalar] veya [Fatura kalemleri] atandı.
• Kitap faturası - Çağrılan faturanın rezervasyon durumunu şu şekilde ayarlar [gönderildi]. Ayrıca, aşağıdaki dosyada da bir gönderi kaydı oluşturulur Nakit defteri Bu liste örneğin DATEV aracılığıyla vergi danışmanına aktarılabilir. Altına girin [Ayarlar > Tercihler > Faturalama] Kayıtlar için kullanılacak kayıt hesapları ve vergi hesapları
• Kitap adı - 'ye kadar çağrılan tüm faturaların rezervasyon durumunu ayarlar. [gönderildi] ve kasa defterinde ilgili kayıtları oluşturur. DİKKATBu işlevi seçmeden önce, yalnızca gönderilecek makbuzların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• E-posta ile gönder - Geçerli makbuzu e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Talep edilen tüm makbuzları, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek kuponların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Açık öğeleri çağırın - Liste görünümünde henüz tamamı ödenmemiş olan tüm faturaları görüntüler.
• Ödeme bulun - Bu fonksiyon, gFM Business'a aktarılan hesap ekstrelerinde çağrılan fatura için otomatik olarak bir ödeme bulmak için kullanılabilir. Hesap ekstreleri şu bölümde bulunabilir [Faturalama > Kasa defteri > Banka girişleri] çeşitli çevrimiçi bankacılık programlarından içe aktarılabilir.
• İhtar çalışmasını başlat - Liste görünümünde tam olarak ödenmemiş ve son ödeme tarihi aşılmış tüm faturaları çağırır.
• Teslimat notu oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan faturadan bir irsaliye oluşturmak için kullanılır. Faturadaki tüm ayrıntılar ve kalemler irsaliyeye aktarılır.
• Kredi notu oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan faturadan bir alacak notu oluşturmak için kullanılır. Faturadaki tüm ayrıntılar ve kalemler yeni kredi notuna aktarılır.
• Hatırlatma oluşturun - Bu fonksiyon, çağrılan faturadan bir hatırlatma oluşturmak için kullanılır. Faturadaki tüm ayrıntılar ve kalemler yeni hatırlatıcıya aktarılır.
• Tekrar oluşturun - Çağrılan fatura yinelenen bir belge ise, bu fonksiyon yeni bir yinelenen belge oluşturmak için kullanılabilir.
• Tüm tekrarları oluşturun - Bu fonksiyon, tekrar belgesi olarak girilmiş ve tekrarlarının vadesi gelmiş tüm faturalar için tekrar belgeleri oluşturmak için kullanılabilir.
• İthalat siparişi (sadece opsiyonel online mağaza arayüzü ile) - Online mağazadan gelen tüm yeni siparişlerin görüntülenebileceği ve gFM Business'a aktarılabileceği yeni bir pencere açar. Online mağazadan gelen siparişler gFM Business'a sipariş olarak veya doğrudan fatura olarak aktarılabilir.
• Faturayı iptal et - Çağrılan faturayı iptal eder. Bu işlem, çağrılan fatura için kasa defterindeki tüm kayıtları da kaldırır.

Fatura kalemleri için işlevler

Ürün kalemlerine ilişkin işlevler, ürün kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. Fatura kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Stok silme - Girilen kalem sayısını çağrılan kalemin stokundan düşer. Bu fonksiyon yalnızca stokun rezerve edilebileceği kalem için bir depolama konumu belirtilmişse çağrılabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Kredi notları ve kredi notu kalemleri

Altında [Faturalama > Kredi notları] şimdiye kadar oluşturulmuş tüm kredi notu belgelerini bulacaksınız. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir kredi notu oluşturulduğunda, artık [+] Yeni kredi notu kalemleri eklemek için kalem listesinin sağ üst köşesindeki düğmesine basın.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale yönetiminden makale numarası. Düğmeye tıklayın [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] Açılır diyalog penceresinde, çağrılan kredi notu için yeni kalem girilir ve kalem listesinde görüntülenir.

Kredi notları için ana fonksiyonlar

Kredi notlarının işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni kredi notu - Başlangıçta bir kişi veri kaydına bağlantısı olmayan yeni bir kredi notu belgesi oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla düzenlenebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilmelidir. Yeni bir kredi notu oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir kredi notu numarası oluşturulur.
• Kredi notu yazdır - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Credits] veya [Kredi notu kalemleri] atandı.
• Kredi notu sonrası - Çağrılan kredi notunun gönderme durumunu şu şekilde ayarlar [gönderildi]. Kasa defterinde, listesi örneğin DATEV aracılığıyla vergi danışmanına aktarılabilecek bir kayıt da oluşturulur. Altına girin [Ayarlar > Tercihler > Faturalama] Kayıtlar için kullanılacak kayıt hesapları ve vergi hesapları
• Kitap adı - Çağrılan tüm kredi notlarının gönderme durumunu şu şekilde ayarlar [gönderildi] ve kasa defterinde ilgili kayıtları oluşturur. DİKKATBu işlevi seçmeden önce, yalnızca gönderilecek makbuzların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• E-posta ile gönder - Geçerli makbuzu e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Talep edilen tüm makbuzları, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek kuponların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Kredi notunu iptal et - Çağrılan kredi notunu iptal eder. Bu işlem aynı zamanda çağrılan kredi notu için kasa defterindeki herhangi bir kayıt kaydını da kaldırır.

Kredi notu kalemleri için fonksiyonlar

Madde kalemlerine ilişkin işlevler, madde kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. Kredi notu kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Stok silme - Girilen kalem sayısını çağrılan kalemin stokundan düşer (veya geri gönderir). Bu fonksiyon yalnızca stokun içeri veya dışarı rezerve edilebileceği kalem için bir depolama konumu belirtilmişse çağrılabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Hatırlatıcılar ve hatırlatma öğeleri

Altında [Faturalama > Hatırlatmalar] bölümünde o ana kadar oluşturulmuş tüm hatırlatıcıları bulabilirsiniz. Hatırlatmalar ödenmemiş bir fatura belgesinden oluşturulur ve diğer tüm belge türlerinden farklı olarak doğrudan CRM modülünden oluşturulamaz. [Müşteriler] sistem içinden girilebilir. Orijinal belgedeki tüm madde kalemleri otomatik olarak aktarılır. İhtarname masrafları gibi ek kalemler, aşağıdaki seçenek kullanılarak eklenebilir [+] öğe listesinin sağ üst köşesinde.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Makale yönetiminden makale numarası. Düğmeye tıklayın [>] makalelerin tam metin araması kullanılarak rahatça bulunabileceği ve bir makale öğesi olarak eklenebileceği yeni bir pencere açar.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] Açılır diyalog penceresinde, çağrılan hatırlatıcı için yeni öğe girilir ve öğe listesinde görüntülenir.

Hatırlatmalar için ana işlevler

Hatırlatıcıları işlemek için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni hatırlatma - Bir fatura belgesini temel alarak yeni bir hatırlatıcı oluşturur. Bu işlev seçildiğinde, istenen orijinal faturanın seçilebileceği bir açılır pencere diyalogu görüntülenir. Henüz tamamı ödenmemiş tüm faturalar seçim için kullanılabilir.
• > Hatırlatma seviyesi 2 - Bu fonksiyon, çağrılan hatırlatıcıyı hatırlatma seviyesi 2'ye aktarmak için kullanılabilir.
• > Borç tahsilatı - Durumu ayarlar [Koleksiyon] geçerli belgenin bir borç tahsilat ajansı tarafından daha fazla işlenmekte olduğunu belirtmek için çağrılan hatırlatıcının aktif hale getirilmesi.
• > Adli - Durumu ayarlar [Adli ihtar prosedürü] geçerli belgenin adli ihtar prosedüründe olduğunu belirtmek için çağrılan hatırlatıcının aktif hale getirilmesi.
• Hatırlatma yazdır - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen belgenin veya seçilen tüm belgelerin yazıcıdan çıktısını alabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Hatırlatmalar] veya [Hatırlatma öğeleri] atandı.
• E-posta ile gönder - Geçerli hatırlatıcıyı e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Tüm çağrı hatırlatmalarını, atanan kişide girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek hatırlatıcıların çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Hatırlatıcıyı sil - Çağrılan hatırlatıcıyı veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

İhtar kalemleri için fonksiyonlar

Madde kalemlerine ilişkin işlevler, madde kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. İhtar kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Stok silme - Girilen kalem sayısını çağrılan kalemin stokundan düşer (veya geri gönderir). Bu fonksiyon yalnızca stokun içeri veya dışarı rezerve edilebileceği kalem için bir depolama konumu belirtilmişse çağrılabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Satın alma ve sipariş yönetimi

Altında [Faturalama > Satın Alma] tüm kendi mal siparişlerinizi yönetebilirsiniz. CRM modülünden ise [Müşteriler] Bir kişi için yeni bir sipariş oluşturulduğunda, artık [+] Yeni sipariş kalemleri eklemek için kalem listesinin sağ üst köşesine tıklayın. Diğer tüm belgelerin aksine, yeni ürün kalemleri eklenirken siparişler için tedarikçinin ürün numaraları kullanılır. Lütfen sipariş listesindeki tedarikçi ürün numarasının [Makale] buna uygun olarak sürdürülmüştür.

Yeni bir kalem girmek için aşağıdaki kalem verileri bir açılır diyalog penceresine girilmelidir:

• Miktar - Yeni konumdaki öğe sayısı
• Makale no. - Ürün yönetiminden ürün numarası. Sipariş girerken, bu noktada tedarikçinin ürün numarası kullanılır. Bu, ilgili makalede muhafaza edilmiş olmalıdır, aksi takdirde makale listede görüntülenmeyecektir.
• Makale - Makalenin tanımlanması
• Açıklama - Makale açıklaması
• KDV oranı - Mevcut ürün kalemi için KDV oranı
• Fiyat (net ve brüt)
• Toplam fiyat (otomatik olarak hesaplanır)

Düğmeye tıklayın [Yeni pozisyon] Açılır diyalog penceresinde, çağrılan sipariş için yeni kalem girilir ve kalem listesinde görüntülenir.

Siparişler için ana fonksiyonlar

Siparişlerin işlenmesi için gFM-Business'ta aşağıdaki fonksiyonlar mevcuttur:

• Yeni sipariş - Başlangıçta bir tedarikçi veri kaydına bağlantı olmadan yeni bir sipariş oluşturur. Bu daha sonra şu alanlarla düzenlenebilir [Müşteri numarası] ve [Adres numarası] belirtilmelidir. Yeni bir sipariş oluşturulduğunda, ilgili numara aralığından yeni bir sipariş numarası oluşturulur.
• Sipariş yazdır - Açılır pencere diyaloğunu açar [Yazdır]düğmesine basarak seçilen siparişi veya seçilen tüm siparişleri bir yazıcıda yazdırabilirsiniz. Tablo orijinine karşılık gelen tüm yazdırma düzenleri yazdırma için kullanılabilir. [Emirler] veya [Sipariş öğeleri] atandı.
• E-posta ile gönder - Mevcut siparişi e-posta ile gönderir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, atanan kişinin e-posta adresinin varsayılan olarak görüntülendiği bir diyalog açılır.
• Tümünü gönder - Çağrılan tüm siparişleri, atanan kişiye girilen e-posta adresine e-posta ile gönderir. DİKKATBu fonksiyonu seçmeden önce, sadece e-posta ile gönderilecek siparişlerin çağrıldığından kesinlikle emin olun.
• Tüm hisse senetlerini gönderin - Siparişteki tüm kalemleri stok olarak yayınlar. İlgili kalemde yeni bir stok veri kaydı oluşturulur ve bu kayda daha sonra bir depolama konumu atanabilir.
• Siparişi sil - Siparişi veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Sipariş kalemleri için fonksiyonlar

Ürün kalemlerine ilişkin işlevler, ürün kaleminin solundaki ilgili düğmenin altında bulunabilir. Sipariş kalemleri için aşağıdaki işlevler mevcuttur:

• Yeni pozisyon - Yeni bir satır öğesi girmek için açılır pencereyi açar.
• Çift pozisyon - Seçili öğenin tüm ayrıntılarını içeren yeni bir öğe oluşturur.
• Envanter sonrası - Girilen ürün kalemlerinin sayısını çağrılan ürünün stokuna ekler. İlgili kalemde yeni bir stok veri kaydı oluşturulur ve bu kayda daha sonra bir depolama konumu atanabilir.
• Tüm hisse senetlerini gönderin - Siparişteki tüm kalemleri stok olarak yayınlar. İlgili kalemde yeni bir stok veri kaydı oluşturulur ve bu kayda daha sonra bir depolama konumu atanabilir.
• Pozisyon silme - Çağrılan pozisyonu veritabanından kalıcı olarak kaldırır.

Bölüm 5: Kasa defteri ve banka

Bu, faturalama ve makbuzlar konusundaki "gFM Business ile etkin bir şekilde çalışmak ve zamandan tasarruf etmek" başlıklı yazı dizimizin dördüncü bölümüydü. Beşinci bölümde, kasa defteri, banka kayıtları ve hesap ekstreleri, otomatik ödemeler, SEPA yetkileri ve SEPA transferleri konularını ele alacağız.

gFM-Business Light veya Professional'ı indirin

gFM-Business Light ve gFM-Business Professional 30 günlük deneme sürümü olarak aşağıdaki adresten ücretsiz indirilebilir Destek & İndirmeler indirilebilir. Bu sayfada ayrıca diğer tüm indirme ve belgelere genel bir bakış bulacaksınız.

Serideki tüm makaleler

• gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 1: CRM
• gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 2: Belgeler ve yazışmalar
• gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 3: Makale yönetimi
• gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 4: Faturalama ve belgeler