Yeni ERP yazılımının tanıtımı için kılavuz

ERP yazılımında hangi veriler saklanır?

Bu sorunun genel bir cevabı yoktur, çünkü piyasada birçok ilgili yazılım programı vardır ve her ERP yazılımı, yönetilen verilerle ilgili olarak da kendi odağını belirler. Kural olarak, ERP yazılımı bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), ürün yönetim sistemi ve müşteri, adres, kişi ve randevuları yönetmek için bir Faturafiyat teklifleri, faturalar ve diğer belgeleri yazmak için. Pek çok ERP sistemi ayrıca aşağıdaki gibi ek veritabanı modüllerine de sahiptir Proje yönetimibelge yönetimi veya hatta bir Nakit defteri muhasebe için.

Eski yazılımdan mı yoksa yeni bir sistemden mi geçiş yapıyorsunuz?

Yeni bir ERP sistemi devreye alındığında, ilk temel soru verilerin eski veya başka bir sistemden aktarılıp aktarılmayacağıdır. Bunu takip eden süreç analizi sırasında, münferit süreçlerin şirkette zaten var olup olmadıkları veya yeni süreçler olup olmadıkları da netleşecektir. Yeni süreçler geliştirilirken, eski süreçlerin uygulanması genellikle mevcut sürece dayandığından, özgürlük alanı genellikle biraz daha geniştir. 

Yeni ERP yazılımının tanıtımı için kontrol listeleri

Aşağıda, yeni ERP yazılımının tanıtımını yapılandırmak için kullanılabilecek bazı kontrol listeleri derledik. Önceden ne kadar çok soru açıklığa kavuşturulabilirse, giriş veya başka bir sistemden geçiş o kadar sorunsuz olacaktır.

Gelecekte bu yazılımla çalışmaları bekleneceğinden, lütfen çalışanlarınızı yeni yazılıma zamanında alıştırmayı da unutmayın. Geçmişte, planlama aşamasında en az bir çalışanın yazılıma aşina olmasının yararlı olduğu kanıtlanmıştır.

Genel koşullar için kontrol listesi

İlk olarak, yeni ERP yazılımının tanıtımı için temel noktaların kaydedildiği bir kontrol listesi hazırlanmalıdır:

• Yazılımın tek bir iş istasyonunda kullanılması veya Şebeke birden fazla kullanıcı ile?
• FileMaker ile ağda paylaşım Sunucu yoksa FileMaker Pro* ile mi?
• FileMaker mevcutsa, tüm sürümler en az sürüm 17 mi?
• Bilgisayarların işletim sistemi sürümleri gerekli FileMaker sürümünün yüklenmesine izin veriyor mu?
• FileMaker Server için özel bir bilgisayar (Mac, Windows, Linux) mevcut olmalıdır.
• Sunucu FileMaker Server için gerekli işletim sistemine sahip mi?
• İnternet üzerinden erişim mümkün olmalı mı? Eğer evet ise:
  • Yönlendiriciniz dinamik DNS ve port yönlendirmeyi destekliyor mu?
  • Sunucunun bağlı olduğu İnternet erişiminizin bant genişliği nedir?
• Veri şifreleme için FileMaker Server ile hangi SSL sertifikası kullanılmalıdır?
• Mümkünse, FileMaker sunucusundaki tüm otomatik güncellemeleri kapatın ve bunları zaman zaman manuel olarak yükleyin. "MacKeeper" veya benzeri herhangi bir "yardımcı araç" yüklemeyin.
• En iyi performans için, hem sunucu hem de tüm istemciler ağa kablo ile bağlanmalıdır. Mümkünse en az bir gigabit anahtar kullanın.

* Paylaşım işlevi Claris tarafından gelecek sürümler için iptal edilmiştir.

ERP yazılım fonksiyonları için kontrol listesi

Bir sonraki adım, ERP yazılımı içindeki işlevlerin bir kontrol listesini hazırlamaktır. Eksik alanlar veya işlevler hakkında fikir edinmek için ERP yazılımının bir demo sürümünü indirmek ve yazılıma yakından bakmak en iyisidir. ERP yazılımı şirketin felsefesine ve süreçlerine uygun olmalıdır, bu nedenle satın almadan önce istediğiniz ERP yazılımını ayrıntılı olarak incelemeniz önemlidir. Bu, amaçlarınız için eksik olabilecek bileşenler hakkında size otomatik olarak bir fikir verecektir.

• Yeni ERP yazılımını bir test sürümü olarak görün, işlevleri deneyin.
• Kendi süreçleriniz için eksik alanları veya işlevleri arayın.
• Test verileriyle birlikte gerekli belgelerin çıktısını alın. Baskı düzenlerine bir göz atın ve yapılması gereken değişiklikleri not edin.
• Bir çevrimiçi mağaza bağlanmalı mı?
  • Evet ise: Bir WooCommerce- mi, Shopware- veya Gambio-Dükkan mı?
  • Değilse: Online mağaza sisteminizin bir REST API'si var mı?
• Etiketler veya benzerleri etiket yazıcıları ile mi oluşturulmalıdır? Bu formatta baskı düzenleri mevcut mu?
• Eski veya diğer sistemlerdeki veriler yeni ERP yazılımına aktarılmalı mı? Eğer öyleyse, veri aktarımı için kontrol listesine bakın.
• Süreç analizi: Daha karmaşık yeni süreçleri entegre etmek istiyorsanız, öncelikle süreç akışının basit anahtar kelimelerle not edildiği bir süreç analizi yapmanızı öneririz. Bunun için bu kılavuzdaki PDF formumuzu kullanabilirsiniz. 

Veri aktarımı için kontrol listesi

Eski yazılımdan veya diğer yazılım sistemlerinden gelen veriler yeni ERP yazılımına aktarılacaksa, aşağıdaki soruların önceden netleştirilmesi tavsiye edilir:

• Diğer yazılımdan hangi veriler dışa aktarılabilir?
• Veriler diğer yazılımdan hangi formatta dışa aktarılıyor? Dışa aktarma dosyasında noktalı virgüller, özel karakterler vb. doğru mu?
• Dışa aktarılan verilerin yeni ERP yazılımına aktarılabilmesi için yeniden biçimlendirilmesi veya dışa aktarılması gerekiyor mu?
• Veriler yinelenen bir temelde içe aktarılmalı mı? Eğer evet ise:
• Diğer sisteme doğrudan erişim mümkün mü, örneğin FileMaker, SQL veya ODBC?
• Diğer yazılım dışa aktarma dosyalarını otomatik olarak bir dizinde saklayabilir mi?
• İletişim adresleri ve makaleler dışındaki veriler de içe aktarılmalı mı?

gFM Business ERP yazılımı, CRM'deki iletişim adreslerinin ve CRM'deki ürün verilerinin içe aktarılmasını destekler. Makale yönetimi dosyalardan ve çevrimiçi mağazalardan. Belge verileri gibi diğer veriler de faturaya aktarılacaksa, FileMaker Pro ile manuel olarak bir veri içe aktarma işlemi gerçekleştirilmelidir.