gFM İşletmesi ERP yazılımı özellikle esnekliği ve uyarlanabilirliği ile karakterize edilen güçlü bir iş çözümüdür. Şirketlerin müşteri ve sipariş yönetiminden depo ve finansal muhasebeye kadar tüm iş süreçlerini kapsamlı bir şekilde yönetmelerini sağlar. Dijital süreçler ve yasal gereklilikler için artan gereksinimler nedeniyle giderek daha önemli hale gelen elektronik fatura oluşturma ve işleme işlevleri özellikle dikkat çekicidir. Aralık 2020'den bu yana gFM-Business sürüm 5.0, ZUGFeRD/Factur-X ve XRechnung formatlarında elektronik fatura oluşturma seçeneği sunarak şirketlerin faturalandırmalarını uluslararası ve ulusal standartlara uyarlamalarını kolaylaştırıyor.
2025'te hangi düzenlemeler geçerli olacak ve kimler etkilenecek?
1 Ocak 2025 tarihinden itibaren Almanya'da şirketler için elektronik faturalamaya ilişkin yeni yükümlülükler yürürlüğe girecektir. Bu değişikliklerin temelinde Büyüme Fırsatları YasasıMart 2024'te kabul edilmiştir ve AB'nin "Dijital Çağda KDV" (ViDA) girişimine karşılık gelmektedir.
2025'ten itibaren ana yükümlülükler:
-
Elektronik fatura alma zorunluluğu1 Ocak 2025 tarihinden itibaren Almanya'daki tüm şirketler, yapılandırılmış bir formatta (örneğin XRechnung veya ZUGFeRD) elektronik fatura alabilmelidir. Bu, vergiye tabi kişiler arasındaki tüm B2B işlemleri için geçerlidir.
-
Elektronik fatura düzenleme zorunluluğu: Şirketler 2025 yılından itibaren elektronik fatura almak zorunda olacak olsa da, bu tür fatura düzenleme yükümlülüğü kademeli olarak yürürlüğe girecektir. 1 Ocak 2027'den itibaren yıllık cirosu 800.000 Euro'nun üzerinde olan şirketler elektronik fatura düzenlemek zorundadır. Daha küçük şirketlerin uyum sağlamak için 2027 sonuna kadar süreleri vardır ve alıcının onayı ile kağıt veya diğer elektronik fatura formatlarını kullanmaya devam edebilirler. 2028 yılından itibaren tüm şirketlerin elektronik fatura düzenlemesi gerekecektir.
Geçiş dönemleri:
- 2025-2026Şirketler, alıcının kabul etmesi koşuluyla faturaları kağıt üzerinde veya yapılandırılmamış elektronik formatta (örn. PDF) göndermeye devam edebilir.
- 2027'den itibarenCirosu 800.000 avronun üzerinde olan şirketler elektronik fatura düzenlemek zorundayken, daha küçük şirketler 2027 sonuna kadar diğer formatları kullanmaya devam edebilir.
İstisnalar:
Küçük tutarlar (250 avronun altındaki faturalar) ve biletler için istisnalar geçerlidir ve bunlar için geleneksel faturalar düzenlenmeye devam edilebilir.
Şirketler, elektronik faturaları alabilmelerini ve işleyebilmelerini sağlamak için özellikle BT altyapılarıyla ilgili olarak bu değişikliklere erken bir aşamada hazırlanmalıdır.
FileMaker ERP yazılımı ile ürün yönetimi, CRM ve faturalama, esnek bir şekilde özelleştirilebilir.
Daha fazla bilgi
gFM-Business ile elektronik fatura oluşturma
gFM-Business 5.0'ın kullanıma sunulmasıyla birlikte, ZUGFeRD/Factur-X ve XRechnung formatlarında elektronik faturaların oluşturulması ilk kez entegre edildi. Bu formatlar, giderek daha fazla şirket ve kamu idaresi tarafından talep edilen yapılandırılmış ve standartlaştırılmış faturalama sunmaktadır. Özellikle Almanya'da, XRechnung Kasım 2020'den beri kamu müşterilerine kesilen faturalar için zorunludur, bu nedenle gFM-Business'taki bu işlevsellik, kamu sözleşmelerini kabul eden şirketler için büyük bir katma değer temsil etmektedir.
ZUGFeRD ve Factur-X, PDF ve XML teknolojisini birleştirerek hem görsel olarak okunabilir bir fatura hem de makine tarafından okunabilir, yapılandırılmış bir veri aktarımı sağlar. XRechnung tamamen XML tabanlıdır ve aynı zamanda AB'deki birçok kamu müşterisi tarafından beklenen makine tarafından okunabilir bir yapı sunar. gFM-Business'taki işlevsellik sayesinde, bu faturaları ek bir yazılıma veya karmaşık manuel süreçlere ihtiyaç duymadan doğrudan sistemden oluşturabilirsiniz.
Elektronik faturaların alınması
gFM-Business 7.5'in piyasaya sürülmesiyle birlikte, gelen faturaların yönetimi yazılıma entegre edilmiştir. Bu modül, tedarikçilerden ve hizmet sağlayıcılardan gelen faturaları net bir şekilde yönetmenize ve arşivlemenize ve bunları muhasebe departmanında daha ileri işlemler için hazırlamanıza olanak tanır.
Halihazırda, aşağıdaki alanlarda bir Arayüz için Resepsiyon ZUGFeRD/Factur-X ve XRechnung formatlarındaki elektronik faturaların tüm hızıyla devam ediyor. Bu arayüz, gelecek sürümle birlikte kullanıma sunulacaktır gFM-Business 8.0, 2024 yılı sonunda piyasaya sürülecek kullanılabilir olacaktır. Bu yenilik sayesinde, gFM Business ERP yazılımı yalnızca elektronik fatura göndermekle kalmayacak, aynı zamanda bu tür belgelerin doğrudan alınmasını ve daha fazla işlenmesini de sağlayacaktır. Bu, şirketlere tüm faturalama süreçlerinin uçtan uca dijital ve verimli yönetimini sunuyor.
gFM-Business 8.0 ile birlikte elektronik fatura oluşturma arayüzü de tamamen yeniden geliştirilecektir. Bu yıl henüz elektronik faturalara ihtiyacınız yoksa, 8.0 sürümünden itibaren arayüzü kullanmanızı öneririz.
gFM-Business'ta elektronik faturanın etkinleştirilmesi
gFM-Business'ta elektronik fatura oluşturma işlevini etkinleştirmek için aşağıdaki adımları izleyin: ERP yazılımının "Ayarlar" bölümünde "Tercihler" öğesini seçin. Burada "E-fatura olarak dışa aktar" seçeneğini bulacaksınız. Bu seçeneği etkinleştirerek, gelecekte tüm faturaların ZUGFeRD/Factur-X ve XRechnung formatlarında oluşturulabilmesini sağlarsınız. Bu seçenek, faturalarınızı gerekli standartlara uygun olarak otomatik olarak dışa aktarmanıza ve iş ortaklarınız ve yetkililerle alışverişi kolaylaştırmanıza olanak tanır.
İsviçreli kullanıcılar için gFM-Business, faturaları İsviçre QR-faturaları olarak oluşturma seçeneği de sunar. Bunu yapmak için "Ayarlar > Tercihler" bölümünden "Swiss-QR" seçeneğini etkinleştirin. Bu işlev özellikle İsviçre pazarı için geliştirilmiştir ve ilgili tüm ödeme bilgilerini yapılandırılmış bir şekilde gösteren standartlaştırılmış QR kodunu içeren ülkeye özgü formatta faturalar oluşturmanıza olanak tanır. Bu, faturalama ve ödeme sürecini önemli ölçüde basitleştirir ve daha hızlı ve hatasız işlem yapılmasını sağlar.
E-faturanın ötesinde: gFM-Business ile esnek süreçler
Özelleştirilebilir, FileMaker tabanlı gFM Business ERP yazılımı ile şirketler yalnızca elektronik fatura oluşturup almakla kalmaz, aynı zamanda diğer iş süreçlerini de iş akışına sorunsuz bir şekilde entegre edebilir. Yazılımın yüksek esneklik düzeyi sayesinde, faturalama ile ilgili ek süreçler ve veri bağlantıları özelleştirilebilir. Örneğin, gelen faturaların kontrolü ve onayı, fatura verilerinin doğrudan ilgili sipariş süreci veya mal makbuzu ile karşılaştırılmasıyla otomatikleştirilebilir. Bir tutarsızlık tespit edilirse, gFM-Business sorumlu çalışanlara otomatik olarak bir bildirim gönderebilir ve bir inceleme başlatabilir.
Bir başka örnek de elektronik faturaları ödeme iş akışına entegre etme seçeneğidir. Bir fatura alındığında veya oluşturulduğunda, gFM Business ERP yazılımı otomatik olarak ödeme sürecini başlatabilir ve verileri finansal muhasebeye veya ilgili banka bağlantısına aktarabilir. Bu süreçler özelleştirilebilir ve bir şirketin özel gereksinimlerini tam olarak karşılayacak şekilde tasarlanabilir. Bu şekilde, gFM-Business sadece verimli fatura yönetimi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iş süreçlerini otomatikleştirmek için bütünsel bir çözüm sunar.
Özet
İlerici ile Dijitalleştirme ve elektronik faturalama için artan gereksinimler, gFM-Business ERP bu zorlukları karşılamak için kapsamlı bir çözüm sunar.
ZUGFeRD/Factur-X ve XRechnung formatlarında elektronik fatura oluşturma ve yakında alma işlevleri, gFM-Business'ı iş süreçlerinizin verimli yönetiminde sizi destekleyen geleceğe dönük bir ERP yazılımı haline getirir. E-fatura işlevini etkinleştirerek faturalandırmanızı optimize edebilir ve aynı zamanda yasal gereklilikleri karşılayabilirsiniz. İsviçreli kullanıcılar, ödeme sürecini basitleştiren ve hızlandıran QR fatura oluşturma seçeneğinden de yararlanmaktadır.
