Il Software aziendale gFM-Business si basa sulla piattaforma FileMaker e richiede una licenza per l'utilizzo nella piattaforma di FileMaker. Rete in ambiente Mac OS X o Windows e una licenza per il software di database FileMaker Pro per la modifica dei layout di stampa. Oltre che per l'uso di gFM-Business, questo software può essere utilizzato senza problemi anche per altri scopi, poiché FileMaker Pro dispone di una potente gamma di funzioni per la gestione e la modifica di tutti i tipi di dati in modo strutturato.
In questa serie di articoli in tre parti, vi presenteremo alcune delle possibilità che si presentano quando acquistate una licenza di FileMaker Pro. Utilizzate FileMaker Pro come strumento per la gestione dei dati o per la modifica e la creazione di fogli di calcolo Excel. Chi lavora molto con Excel si divertirà molto con FileMaker Pro, perché le possibilità di FileMaker vanno ben oltre quelle di un foglio di calcolo in molte aree. Qui di seguito presentiamo alcune soluzioni di partenza del nuovissimo FileMaker Pro (Advanced) 15. La maggior parte delle soluzioni sono già disponibili in FileMaker Pro. La maggior parte delle soluzioni è già disponibile in FileMaker 14. Nella seconda e terza parte di questa serie, presenteremo altre soluzioni di partenza e le possibilità di FileMaker Pro.
gFM-Business consente l'accesso ai dati
Se utilizzate il software aziendale gFM-Business, potete anche accedere facilmente a tutti i dati di gFM-Business con tutte le soluzioni starter di FileMaker menzionate di seguito.
È sufficiente aggiungere un'origine dati esterna alla tabella dati desiderata da gFM-Business nella soluzione FileMaker Starter. Questo vale per tutte le versioni ed è disponibile anche nella versione gratuita di FileMaker Starter. Gestione gratuita della merce gFM-Business è possibile gratuitamente. L'uso di gFM-Business in combinazione con FileMaker Pro consente una flessibilità illimitata nella gestione dei dati aziendali in modo strutturato.
FileMaker supporta molti formati di dati
Per gestire e modificare in FileMaker i dati provenienti da fonti di dati esterne, sono disponibili diversi formati per l'importazione dei dati. Oltre ai consueti formati di dati testo, CSV, dBase e così via, anche le tabelle di Excel possono essere importate in FileMaker con un semplice clic del mouse. Naturalmente, i dati possono essere importati anche in formato Excel.Tabella possono essere esportati nuovamente da FileMaker.
Per le fonti di dati ospitate su server esterni, FileMaker supporta l'opzione ODBC-ODBC è uno standard che può essere utilizzato per collegare qualsiasi fonte di dati a FileMaker. I driver ODBC sono disponibili per molti sistemi diversi come MySQL, Oracle, Microsoft SQL o IBM DB/2. Le tabelle di dati di questi sistemi possono essere facilmente inserite nel grafico delle relazioni come una tabella di dati di FileMaker e collegate ad altre tabelle.
Avvio diretto di FileMaker per i principianti
Al fine di rendere la creazione di database il più semplice possibile per i principianti, l'opzione FileMaker dispone di una funzione di avvio diretto integrata già da diverse versioni. Una volta installato e avviato il software, viene visualizzata la finestra di avvio diretto, in cui è possibile selezionare una soluzione di partenza o creare una soluzione personalizzata con la semplice pressione di un pulsante.
La finestra di avvio diretto può essere spostata verso il basso e contiene le quattro soluzioni di avvio apparentemente più utilizzate:
- Contatti
- Inventario
- Gestione dei contenuti
- Compiti
Fare clic sul pulsante [Mostra soluzioni avanzate] apre un'altra finestra contenente molte altre soluzioni di avvio.
Le soluzioni starter sono database già pronti, dotati di funzioni di base per la registrazione e l'elaborazione dei dati. I database sono strutturati in modo tale da poter essere facilmente estesi con tabelle, campi e funzioni personalizzate. Di seguito diamo un'occhiata più da vicino alle soluzioni starter integrate in FileMaker.
Immobilizzazioni - gestione delle immobilizzazioni
Con la soluzione di partenza integrata in FileMaker Pro Allegati è possibile gestire ed elaborare le immobilizzazioni. Il software calcola automaticamente il valore residuo di un bene in base alla data di acquisto e al periodo di ammortamento.
Per ogni sistema, è possibile aggiungere alcuni dati anagrafici e fino a sei immagini o file tramite drag & drop. Il Database ha la possibilità di stampare etichette, un rapporto di ammortamento e un rapporto di inventario. La visualizzazione dell'elenco può essere filtrata in base agli articoli presi in prestito con la semplice pressione di un tasto.
Attività - Semplice gestione delle attività
Gestite qualsiasi attività e lista di controllo con la soluzione di avviamento integrata in FileMaker Pro Compiti. Per ogni compito è possibile salvare un numero qualsiasi di redattori con i relativi contatti e un numero qualsiasi di allegati.
I compiti possono essere suddivisi in categorie e inviati per e-mail. Per la stampa sono disponibili diversi layout di stampa e una vista di pagina nella vista elenco.
Rapporto spese - gestione delle spese e dei rimborsi chilometrici
Con la soluzione Starter di FileMaker Rapporto sulle spese può essere utilizzato per gestire un numero qualsiasi di spese e indennità chilometriche. Il database consente di creare un numero qualsiasi di note spese, ognuna delle quali può essere assegnata a un dipendente.
Le note spese possono essere inviate per e-mail in formato PDF. Nella vista elenco sono disponibili funzioni per l'esportazione e l'importazione di dati da qualsiasi file esterno.
Gestione dei contenuti: gestione di file di ogni tipo in FileMaker
La soluzione iniziale di FileMaker Gestione dei contenuti consente di gestire un numero qualsiasi di file in FileMaker Pro. È possibile creare un numero qualsiasi di record di dati. I file possono essere aggiunti mediante trascinamento. Dopo aver aggiunto un file, nel campo corrispondente viene visualizzata un'immagine di anteprima del file.
I media salvati possono essere esportati o inviati via e-mail con la semplice pressione di un pulsante. Il software dispone di una vista elenco per tutti i media e di una vista miniature con immagini di anteprima che possono essere filtrate in base ai tipi di media foto, immagine, PDF, audio, video, ufficio e firma.
Gestione degli eventi - Gestire gli eventi con FileMaker
Con la soluzione Starter di FileMaker Gestione degli eventi è una soluzione di database un po' più completa per la gestione degli eventi. Oltre ai dati anagrafici generali, per ogni evento è possibile salvare un numero qualsiasi di partecipanti e di ospiti, nonché i compiti e l'agenda da un numero qualsiasi di punti.
È possibile memorizzare informazioni sullo stato di tutte le voci, come lo stato di partecipazione di un ospite o di chi contribuisce a un compito. I partecipanti possono essere contattati via e-mail semplicemente premendo un pulsante. La soluzione comprende anche un Layout di stampa per ottenere un rapporto sugli eventi che può essere salvato, stampato o inviato per e-mail con un semplice clic del mouse. La vista elenco contiene elenchi separati per eventi e contatti.
Gestire gli appunti di ricerca con FileMaker
Un'altra soluzione di avvio integrata in FileMaker è rappresentata dagli appunti di ricerca. Partendo da un numero qualsiasi di progetti, è possibile gestire un numero qualsiasi di appunti, documenti e file multimediali per progetto, salvando i file direttamente in FileMaker tramite drag & drop.
La soluzione starter comprende anche un layout di stampa per un rapporto di ricerca che può essere salvato, stampato e inviato per e-mail con un semplice clic. Nella vista elenco di tutti i progetti sono disponibili funzioni per l'esportazione e l'importazione di dati da qualsiasi file esterno.
La gestione dell'inventario come soluzione iniziale
La gestione dell'inventario è disponibile anche in FileMaker Pro come soluzione iniziale. I prodotti dell'inventario possono essere classificati e assegnati a un produttore. Oltre ai dati anagrafici generali, come il nome dell'oggetto, il numero dell'articolo, il codice a barre, l'ubicazione, i costi unitari e così via, è possibile aggiungere un numero qualsiasi di transazioni per ogni record di dati per visualizzare le merci in entrata e in uscita, dopodiché vengono calcolati automaticamente il livello e il valore delle scorte.
Il software consente inoltre di memorizzare un punto di riordino e la data dell'ultimo ordine. Nella vista elenco è disponibile un rapporto sull'inventario, che può essere stampato con un semplice clic del mouse o inviato per e-mail come file PDF. Sono inoltre disponibili funzioni per l'esportazione dei dati e l'importazione di dati da qualsiasi file esterno.
Gestite facilmente i contatti con FileMaker
Come soluzione iniziale, FileMaker Pro contiene anche una semplice funzione di gestione dei contatti che può essere utilizzata per salvare un numero qualsiasi di contatti. Per ogni contatto è possibile salvare separatamente un indirizzo aziendale e uno privato. Con la funzione [Invia per e-mail] Tutti i dati inseriti, compresa una sezione dell'indirizzo su mappa, possono essere inviati per e-mail.
La vista elenco integrata consente di ordinare e filtrare le voci in base a diverse categorie. È inoltre disponibile un layout di stampa per la stampa di etichette e una funzione per l'esportazione e l'importazione di dati da qualsiasi file esterno.
Altre soluzioni di avviamento nella seconda parte
Con FileMaker, l'acquirente acquisisce un potente strumento con il quale è possibile gestire facilmente dati di ogni tipo. In questo articolo abbiamo presentato le prime otto soluzioni di partenza fornite di serie con FileMaker Pro. Nella prossima parte di questo articolo, presenteremo le otto soluzioni di partenza seguenti, fornite con FileMaker Pro:
- Stime dei costi
- Riunioni
- Dati del personale
- Catalogo prodotti
- Progetti
- Fatture
- Pianificazione delle risorse
- Contabilità del tempo
Ci auguriamo che la prima parte di questa serie di articoli vi sia piaciuta e che vi abbia ispirato a dare un'occhiata più da vicino alle soluzioni starter di FileMaker. Tutte le soluzioni starter sono database completamente aperti che possono essere facilmente ampliati con dati e funzioni aggiuntive.
Markus Schall sviluppa database personalizzati, interfacce e applicazioni aziendali basate su Claris FileMaker dal 1994. È un partner di Claris, vincitore del premio FMM 2011 e sviluppatore del programma Software ERP gFM-Business. È anche autore di libri e fondatore dell'associazione M. Schall Editore.
